Wokół przepisu nakazującego poinformowanie zatrudnionych o warunkach ich zatrudnienia zdążyło powstać kilka mitów. Jednym z nich jest ten, że jakiekolwiek nieprawidłowości będą skutkować grzywną.

rozwiń ›

Nowe brzmienie art. 29 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: k.p.), które nakłada na pracodawców obowiązek przekazania pracownikom wielu informacji nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, wywołało wiele wątpliwości. Zakres informacji, które od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi im przekazywać, został znacznie rozszerzony w stosunku do poprzedniego brzmienia przepisów i wokół tej zmiany (a konkretnie wspomnianego art. 29 par. 3 k.p.) zdążyło już narosnąć wiele mitów, a także pojawiły się nieprawidłowe interpretacje. Niektórzy są zwolennikami zbyt ogólnej formy tej informacji, inni zaś twierdzą, że im bardziej kazuistyczne one będą, tym lepiej. Związane jest to najczęściej z obawą o ewentualne sankcje za naruszenie tego przepisu i przekonaniem, że zbyt skąpa lub zbyt rozbudowana informacja od razu będzie skutkować nałożeniem grzywny.

Interpretując ten przepis, trzeba pamiętać, że wdraża on postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 186, s. 105). Celem ogólnym dyrektywy, który ma być realizowany przez cele szczegółowe, jest promowanie bezpieczniejszego i bardziej przewidywalnego zatrudnienia, a równocześnie zapewnienie zdolności adaptacji rynku pracy i poprawa warunków życia i pracy. Jak wynika z motywu 23 tej dyrektywy pracownicy powinni mieć prawo do uzyskania w momencie nawiązania stosunku pracy pisemnej informacji o swoich prawach i obowiązkach wynikających ze stosunku pracy. Celem tej informacji jest uzyskanie przez pracownika podstawowych informacji o warunkach zatrudnienia, dzięki czemu wykonywana przez niego praca będzie bezpieczniejsza i w konsekwencji bardziej stabilna, pewna i przewidywalna.

W tym duchu należy zatem interpretować art. 29 par. 3 k.p., co pozwala na odpowiedź na najczęściej zadawane pytania.

Czy pracodawca może w informacji jedynie wymienić odpowiednie przepisy?

Zgodnie z art. 29 par. 31 k.p. poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w par. 3 pkt 1 lit. a‒f, h‒k i pkt 2, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Pojawiło się zatem pytanie, czy pracodawca może jedynie wymienić odpowiednie przepisy, a pracownik powinien „dopasować” przepisy do swojej indywidualnej sytuacji, czy może konieczne jest przygotowanie oddzielnie dla każdego pracownika zindywidualizowanej informacji.

Trzeba zwrócić uwagę, że art. 29 par. 3 k.p. ma zapobiegać takim sytuacjom, gdy nowo zatrudniane osoby nie wiedzą, jakie mają prawa, np. do szkoleń, lub też jakie obowiązują zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią. Pracownik na wstępie ma otrzymać informacje na temat warunków zatrudnienia bez konieczności sięgania po regulacje wewnątrzzakładowe, w tym zarządzenia (niekoniecznie spisane, bo mogą funkcjonować na zasadzie zwyczaju). Ma to być wiedza w pigułce, która pozwoli pracownikowi wykonywać pracę w sposób zgodny z wymogami obowiązującymi w zakładzie pracy. Ma on bowiem prawo wiedzieć nie tylko, jakie są rozwiązania przyjęte u pracodawcy, lecz także, jak się ma zachować w określonych sytuacjach.

W związku z tym uważam, że choć przepisy pozwalają, aby informacja zawierała wyłącznie odesłania do przepisów, to może to być niewystarczające i powinno się podawać pracownikom treść ich uprawnień wynikającą z przepisów rozrzuconych po różnych aktach prawnych, w tym wewnątrzzakładowych. Podobne stanowisko można odnaleźć w doktrynie. Zdaniem bowiem J. Steliny „Większość informacji może być udostępniona poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych (należy przez to rozumieć wymienienie stosownych aktów prawnych oraz podanie odpowiednich fragmentów tych aktów)” (A. Sobczyk [red.], „Kodeks pracy. Komentarz”, Warszawa 2023).

Pracodawca może wybrać, w jaki sposób przekaże taką informację, jednak bez względu na zastosowaną formułę powinna być ona czytelna. Pracownik na jej podstawie powinien bez większych trudności ustalić, jakie są jego uprawnienia dotyczące np. urlopu wypoczynkowego, długości wypowiedzenia czy norm czasu pracy. Podanie informacji tylko poprzez odwołanie się do przepisów i podanie samych numerów artykułów może spowodować, że informacja stanie się nieprzejrzysta i mało zrozumiała.

Obowiązkiem pracodawcy będzie zatem wskazanie pracownikowi odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych na tyle precyzyjnie, na ile jest to w danym przypadku z obiektywnych przyczyn możliwe, z odesłaniem do konkretnej jednostki redakcyjnej właściwego przepisu tak, aby pracownik został poinformowany o swoich konkretnych prawach i obowiązkach.

Jeśli pracodawca nie będzie mógł informacji w danym punkcie zindywidualizować, to wtedy będzie uprawniony do podania bardziej ogólnych danych. Dla przykładu, jeśli pracodawca ma poinformować pracownika o dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy i nie będzie to możliwe z powodów technicznych, np. pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy i ma nierównomierny rozkład godzin, to wystarczające będzie podanie widełek „od‒do” zamiast konkretnej liczby godzin. Podanie konkretnych godzin, w sytuacji gdy będzie to informacja niemająca pokrycia w rzeczywistości, mija się z celem i jest niepotrzebnym wprowadzeniem w błąd pracownika. Takie stanowisko potwierdza motyw 21 dyrektywy 2019/1152, zgodnie z którym, jeśli nie można określić stałego rozkładu czasu pracy z racji charakteru zatrudnienia, jak w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na żądanie, pracodawcy powinni informować pracowników o sposobie, w jaki będzie ustalany ich czas pracy, włącznie z przedziałami czasowymi, w których pracownicy mogą być wzywani do świadczenia pracy, oraz o okresie uprzedniego powiadomienia, który należy zachować przed rozpoczęciem przydzielonego zadania.

W jakim terminie należy uaktualnić informację?

Trzeba zwrócić uwagę na zmianę dotyczącą terminu przekazania informacji pracownikowi, bo czas na spełnienie obowiązków informacyjnych będzie nadal wynosił siedem dni, ale od dnia dopuszczenia do pracy, a nie, jak było to dotychczas, od dnia zawarcia umowy o pracę. Jest to istotna zmiana, o której warto pamiętać.

Wprowadzono również zmiany dotyczące aktualizacji warunków zatrudnienia będących przedmiotem informacji. Dotychczas pracodawca miał możliwość poinformowania pracownika w terminie jednego miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. Po 26 kwietnia 2023 r. poinformowanie pracownika o zmianach warunków pracy powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to jednak przypadku, kiedy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, w tym prawa ubezpieczeń społecznych, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych. Oznacza to, że kolejne zmiany k.p. nie będą powodowały konieczności zmian informacji z art. 29 par. 3 k.p., jeśli została ona sporządzona poprzez odesłanie do przepisów powszechnie obowiązujących.

Czy należy wymieniać w informacji świadczenia socjalne?

Niektórzy stoją na stanowisku, że w informacji należy wymienić także świadczenia socjalne, które pracownik może otrzymać. Zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. k dyrektywy 2019/1152 wdrażanym przepisem art. 29 par. 3 pkt 1 lit. h k.p. informacja o zasadniczych aspektach zatrudnienia obejmuje wynagrodzenie, w tym początkowe wynagrodzenie podstawowe pracownika, wszelkie inne mające zastosowanie elementy składowe wskazane oddzielnie oraz częstotliwość i sposób wypłacania wynagrodzenia, do którego pracownik jest uprawniony. Natomiast zgodnie z motywem 20 tej dyrektywy informacja o wynagrodzeniu, którą należy przekazać, powinna obejmować wszystkie elementy wynagrodzenia ujęte oddzielnie, w tym, jeżeli ma to zastosowanie, świadczenia pieniężne lub rzeczowe, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, premie i inne świadczenia otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio z racji zatrudnienia. Przekazywanie takich informacji powinno pozostawać bez uszczerbku dla swobody pracodawców do oferowania dodatkowych elementów wynagrodzenia, takich jak jednorazowe świadczenia pieniężne. To, że elementy wynagrodzenia, które należą się na mocy przepisów prawa lub umowy zbiorowej, nie zostały ujęte w tych informacjach, nie powinno stanowić powodu niewypłacenia ich pracownikowi.

Należy zatem uznać, że obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 29 par. 3 pkt 1 lit. h k.p., dotyczy informacji o składnikach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów oraz układów zbiorowych pracy. Będzie to zatem informacja obejmująca informacje zawarte w dziale trzecim k.p. „Wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia”, takie jak wynagrodzenie za przestój/chorobowe, odprawa emerytalna/pośmiertna lub też zapisany dodatek za pracę w porze nocnej.

Natomiast przekazywana przez pracodawcę informacja z pewnością nie dotyczy prowadzonej przez pracodawcę działalności socjalnej, która jest finansowana i organizowana na podstawie odrębnych przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Fundusz ten ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych generalnie nie kreuje świadczeń o charakterze roszczeniowym (o takim charakterze jak wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia pracownicze wynikające z prawa płacowego). Wynika to ze specyfiki tych świadczeń, które stają się wymagalne dopiero po ich przyznaniu lub, rzadziej, po spełnieniu warunków do ich otrzymania (wyrok Sądu Najwyższego z 15 lipca 1987 r., sygn. akt I PRN 25/87, LEX nr 13048).

Zatem pracodawca nie ma obowiązku zawierania w informacji przekazywanej na podstawie art. 29 par. 3 informacji o świadczeniach z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Nie wyklucza to jednak możliwości odrębnego poinformowania pracownika także o tworzeniu lub nietworzeniu przez pracodawcę ZFŚS albo wypłacaniu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego w zależności od ustawowych obowiązków pracodawcy w tym zakresie.

Jakiego rodzaju urlopy należy ująć w informacji?

Pojawiają się opinie, że pracodawca musi także poinformować pracownika o urlopach związanych z rodzicielstwem, z których pracownik może potencjalnie skorzystać. Ma to wynikać z art. 29 par. 3 pkt 1 lit. i k.p., zgodnie z którym pracodawca ma poinformować pracownika o wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego, lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania. Zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. i dyrektywy 2019/1152 wdrażanym tym przepisem informacja o zasadniczych aspektach zatrudnienia obejmuje długość płatnego urlopu przysługującego pracownikowi lub, jeżeli nie może ona zostać określona przy udzielaniu informacji, procedury przyznawania i ustalania takiego urlopu.

Należy zatem uznać, że przepis ten ma zastosowanie do urlopu wypoczynkowego, ale również do innych rodzajów urlopów płatnych wynikających ze stosunku pracy, takich jak np. dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący urzędnikowi służby cywilnej, pracownikowi niepełnosprawnemu czy pracownikowi socjalnemu oraz urlop dla poratowania zdrowia dla nauczyciela lub urlop jako rekompensata za określone warunki pracy. Obowiązek ten nie dotyczy zwolnień od pracy. Nie ma więc obowiązku informowania o urlopie opiekuńczym, dniach wolnych z tytułu siły wyższej lub opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14. Nie trzeba też informować o urlopie bezpłatnym ani o wszystkich zwolnieniach od pracy wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). Ponadto nie wydaje się, aby dotyczył on urlopów związanych z rodzicielstwem (urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy) z uwagi na to, że nie są one finansowane przez pracodawcę.

Jak ująć w informacji pracę w godzinach nadliczbowych i rekompensatę za nią?

Pojawiają się także pytania, jak zrealizować obowiązek przekazania informacji o zasadach pracy nadliczbowej (art. 29 par. 3 pkt 1 lit. e k.p.). Pracodawca w tym przypadku powinien kierować się raczej literalnym brzmieniem przepisów, zatem należy przekazać pracownikowi informacje o zasadach dotyczących pracy nadliczbowej zdefiniowanej w art. 151 par. 1 k.p. Szczególnie istotne wydaje się poinformowanie pracownika o sposobie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, aby uniknąć sporu, czy pracownik, pracując po godzinach, wykonuje pracę nadliczbową, czy też nie. Jak wynika z motywu 19 dyrektywy 2019/1152, informacja o czasie pracy powinna być spójna z dyrektywą 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz. WE z 2003 r. L 299, s. 9) oraz zawierać informacje o przerwach w pracy, okresach dobowego i tygodniowego odpoczynku oraz płatnego urlopu, a tym samym zapewniać ochronę bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Jak określić zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy?

Wątpliwości niektórych pracodawców wzbudził także art. 29 par. 3 pkt 1 lit. g k.p., zgodnie z którym pracodawca ma przekazać pracownikowi, w przypadku istnienia kilku miejsc wykonywania pracy, informację o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. Przepis ten wdraża art. 4 ust. 2 lit. d dyrektywy 2019/1152, z którego wynika, że pracodawca informuje pracownika o miejscu pracy, a w przypadku braku stałego lub głównego miejsca pracy o zasadzie, że pracownik jest zatrudniony w różnych miejscach lub że ma swobodę określenia swojego miejsca pracy, oraz o siedzibie pracodawcy lub, w stosownych przypadkach, adresie zamieszkania pracodawcy. Zgodnie z motywem 17 tej dyrektywy, jeżeli pracownik nie ma stałego lub głównego miejsca pracy, to powinien otrzymać informację o ewentualnych rozwiązaniach dotyczących przemieszczania się między miejscami pracy. Informacja taka powinna obejmować m.in. kwestię sposobu przemieszczenia się (rodzaj środka transportu), ponoszenia kosztów związanych z tym przemieszczaniem się i kwestii wliczania czasu przemieszczania się między miejscami pracy do czasu pracy.

Co obejmuje pojęcie instytucji zabezpieczenia społecznego?

Obowiązkiem pracodawcy jest również poinformowanie pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz przekazanie informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. Obowiązkiem pracodawcy jest więc poinformowanie pracowników o dobrowolnych formach oszczędzania na emeryturę, innych formach ubezpieczeń lub oszczędzania oferowanych przez konkretnego pracodawcę. Pracodawcy obecnie mogą oferować pracownikom takie formy oszczędzania na podstawie ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 710) oraz ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 46).

Pracodawca powinien zatem poinformować nie tylko o kwestii oczywistej, tj. o przekazywaniu składek do ZUS, ale także o PPK prowadzonym u niego oraz ewentualnym PPE, jeśli u danego pracodawcy można w ten sposób oszczędzać.

Czy zmiana warunków pracy wymaga indywidualnego poinformowania każdego pracownika?

W razie zmiany warunków pracy podanych w informacji pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o ich zmianie, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie będzie to dotyczyć przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Należy przy tym pamiętać, że obowiązek podania informacji z art. 29 par. 3–33 k.p. obciąża pracodawcę indywidualnie wobec każdego pracownika. Nie może on zostać zastąpiony zbiorową informacją podaną załodze, bo musi być spełniony pisemnie (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, „Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany”, LEX/el. 2023, art. 29). Pracodawca musi zatem skierować do każdego pracownika, np. mailem, informację, a nie może poprzestać tylko na informacji udostępnionej pracownikom w intranecie lub wywieszonej do przeczytania na stołówce czy w innym miejscu dostępnym dla pracowników.

Za jakiego rodzaju naruszenia grożą sankcje?

Częstym pytaniem, jakie zadają pracodawcy, jest to, w jakich przypadkach grożą im sankcje za przekazanie pracownikowi nieprawidłowej informacji – czy to niepełnej, czy to zbyt szczegółowej.

Nowelizacja k.p. wprowadziła do katalogu wykroczeń zawartych w art. 281 k.p. nowe kategorie czynów zabronionych, w tym czyn polegający na niepoinformowaniu pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszający w sposób rażący art. 29 par. 3, 32 i 33) oraz art. 291 par. 2 i 4. Tym sposobem wdrożono art. 13 dyrektywy 2019/1158, zgodnie z którym państwa członkowskie ustanawiają przepisy dotyczące sankcji mających zastosowanie w przypadku naruszeń przepisów krajowych przyjętych na podstawie dyrektywy lub odpowiednich obowiązujących już przepisów dotyczących praw wchodzących w zakres stosowania tej dyrektywy i podejmują wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia ich wykonania. Ustanowione sankcje muszą być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające.

W k.p. pojęcie rażącego naruszenia funkcjonowało już przed 26 kwietnia 2023 r. Zgodnie bowiem z art. 281 par. 1 pkt 3 k.p. kto wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie przyjmuje się, że przez rażące naruszenie prawa pracy, o jakim mowa w tym przepisie, należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne. Nie każde zatem naruszenie przepisów przez pracodawcę lub działającego w jego imieniu stanowi rażące naruszenie prawa pracy w rozumieniu art. 281 pkt 3 k.p. (por. wyrok Sądu Najwyższego z 6 lutego 2003 r., sygn. akt III KKN 513/2000, OSNKW 2003/5-6/50).

Ponadto, aby dany czyn mógł zostać uznany za wykroczenie, musi być społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą kary aresztu, ograniczenia wolności, grzywny do 5000 zł lub nagany. Przy czym sprawcą wykroczenia przeciwko prawom pracownika może być tylko osoba fizyczna, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (niekoniecznie pracownik).

Zasadą w prawie pracy jest, że za wykroczenia przeciwko prawom pracownika stosowana jest tylko grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Możliwe jest jednak także zastosowanie kary nagany (art. 36 art. 41 ustawy z 20 maja 1971 r. ‒ Kodeks wykroczeń; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2151; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 535; dalej: k.w.), środka oddziaływania społecznego (art. 39 par. 4 k.w.), a także środka oddziaływania wychowawczego (art. 41 k.w.).

Od oceny inspektora pracy i jego decyzji zależeć będzie, czy:

  • uzna czyn za wykroczenie w konkretnym stanie faktycznym,
  • przeprowadzi czynności wyjaśniające i skieruje wniosek o ukaranie wobec potencjalnego sprawcy czynu, czy też poprzestanie na wszczęciu postępowania mandatowego,
  • ograniczy się do zastosowania środków pozakarnych (art. 41 k.w.); inspektor może bowiem poprzestać na zastosowaniu pouczenia, zwróceniu uwagi, ostrzeżeniu lub na zastosowaniu innych środków oddziaływania wychowawczego w stosunku do sprawcy czynu.

Obowiązek wniesienia wniosku o ukaranie w każdym przypadku stwierdzenia naruszeń nie ma charakteru bezwzględnego. Jeśli ten sam wychowawczy wobec sprawcy skutek można osiągnąć, nie karząc (nie nakładając grzywny mandatem i nie wnosząc wniosku o ukaranie), to można poprzestać na zastosowaniu środków reakcji pozakarnej.

Poza tym, nawet jeśli inspektor zdecyduje się na nałożenie mandatu, sprawca wykroczenia może odmówić jego przyjęcia. Wtedy inspektor skieruje do sądu wniosek o ukaranie i sąd wyda wyrok na podstawie wszystkich przeprowadzonych dowodów, ocenianych swobodnie z uwzględnieniem zasad prawidłowego rozumowania oraz wskazań wiedzy i doświadczenia życiowego. Może się wtedy zdarzyć sytuacja, że sąd nie stwierdzi w zachowaniu pracodawcy znamion wykroczenia i uniewinni go.

Poza tym w uzasadnionych przypadkach wobec pracodawcy rozpoczynającego działalność, a także jeżeli nie stwierdzono bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących pracę ani popełnienia wykroczenia z winy umyślnej, inspektor pracy może odstąpić od stosowania środków prawnych w postaci decyzji lub wystąpienia, poprzestając na ustnym pouczeniu o sposobach zgodnego z wymogami prawa zorganizowania pracy i na odebraniu od podmiotu kontrolowanego oświadczenia o terminie usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień. Oznacza to, że inspektor pracy, jeśli stwierdzi w trakcie czynności kontrolnych, że pracodawca naruszył przepisy prawa pracy z powodu choćby braku wiedzy na temat zmian, które nastąpiły w prawie pracy, a wyraża chęć naprawienia uchybień, których się dopuścił, może nie wydawać środków prawnych, tylko poprzestać na odebraniu oświadczenia od pracodawcy.

Podsumowując, trzeba podkreślić, że zwykłe niepoinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia nie będzie wykroczeniem. O rażącym naruszeniu przepisów prawa pracy można bowiem mówić, gdy bezprawność w konkretnym wypadku jest oczywista dla każdego i przez to budzi szczególną społeczną dezaprobatę. Zatem pracodawcy będą musieli „zapracować” na mandat za rażące naruszenie obowiązku informacyjnego. Wyobrażam sobie, że taka odpowiedzialność będzie miała miejsce, gdy pracodawca w ogóle nie przygotuje takiej informacji, a pracownik będzie o nią występował. Natomiast jeśli informacja byłaby niepełna lub też nadmiarowa, zbyt szczegółowa lub zawierałaby nieaktualne zapisy, to nie ma podstaw do wszczęcia postępowania w sprawach o wykroczenia. Trzeba jednak zaznaczyć, że gdyby inspektor kierował w swoim wystąpieniu wnioski o uzupełnienie informacji, a pracodawca lekceważyłby je, to wtedy znamiona rażącego naruszenia by wystąpiły. I wtedy inspektor mógłby wszcząć postępowanie w sprawach o wykroczenie.

Wydaje się zatem, że nie będzie tak łatwo popełnić wykroczenie, o którym mowa w art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. W mojej ocenie będą to sytuacje sporadyczne, ponieważ obejmują tylko stany faktyczne, w których pracodawca ze złej woli nie przekazuje pracownikowi informacji. Nie będą to zatem sytuacje wynikające z niedostatecznej wiedzy pracodawcy na temat danych wymaganych w informacji lub nadgorliwości przejawiającej się w przekazywaniu zbyt dużej liczby informacji. Ocenie pod kątem popełnienia wykroczenia nie będzie bowiem podlegała treść informacji, tylko sam fakt jej nieprzekazania w terminie, pod warunkiem że spełniał on cechę rażącego naruszenia.

Na marginesie warto zauważyć, że wprowadzenie nowego wykroczenia określonego w art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. powoduje, że pracodawca jest w korzystniejszej sytuacji niż do 26 kwietnia 2023 r., gdy tego przepisu nie było. W doktrynie można było bowiem spotkać poglądy, że nieprzekazanie pracownikowi stosownych informacji może zostać potraktowane jak wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.).

Podsumowanie

Po nowelizacji pracodawca musi przekazać pracownikom więcej informacji, ale plusem nowych przepisów jest to, że mogą one zostać przekazane elektronicznie, ustawodawca odstąpił od obowiązku sporządzania ich na piśmie. Kolejnym realnym ułatwieniem dla pracodawcy jest to, że informacja może zostać przekazana przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Nie dotyczy to zasad przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy, które trzeba sprecyzować.

Pewne kwestie trzeba jednakże zindywidualizować. Jestem jednak zwolennikiem tego, aby ta informacja nie była zbyt kazuistyczna. Trzeba pamiętać że w wielu firmach te kwestie, które powinna precyzować informacja, są już uregulowane nie tylko w regulaminach pracy lub wynagradzania, lecz także różnego w rodzaju zarządzeniach i regulaminach organizacyjnych. Z tego powodu informacja może pełnić rolę zbioru danych, który będzie zawierał wyciąg z obowiązujących u danego pracodawcy regulacji. Ułatwi to pracownikowi odnalezienie się w gąszczu regulacji obowiązujących w zakładzie pracy. A w przypadku małych i średnich pracodawców pozwoli pracownikowi uzyskać wiedzę o podstawowych warunkach pracy, choćby o zasadach pracy nadliczbowej lub też o prawie do szkoleń.

Z tego też powodu nie trzeba patrzeć na nowe przepisy jedynie przez pryzmat nałożenia na pracodawców nowych obowiązków. Zwłaszcza że kodeks pracy nie przewiduje karania za drobne uchybienia w ich realizacji, a jedynie za celowe działanie i zupełne ich zlekceważenie. ©℗