Mnożą się pytania o urlop opiekuńczy. Odpowiedzi na część z nich przyniesie praktyka

Pracodawcy zastanawiają się nie tylko nad tym, czy można go odmówić. Pojawiają się także wątpliwości co do zakresu informacji, jakich można żądać od pracownika składającego wniosek.

Wraz z wejściem w życie ostatniej nowelizacji kodeksu pracy (26 kwietnia 2023 r.) pracownicy zyskali nowe uprawnienie, tj. urlop opiekuńczy. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 1731 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze pięciu dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlopu udziela się na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż jeden dzień przed rozpoczęciem korzystania z niego. Kodeks pracy określa, jakie informacje powinien zawierać wniosek pracownika. Musi on podać pracodawcy:

• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,
• w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.

O czym trzeba informować

Wniosek jest zatem sformalizowany. Niekompletne jego wypełnienie może skutkować bezskutecznością wniosku. Dlaczego tak ważny jest wniosek i jego dokładne wypełnienie? Otóż we wniosku pracownik zobligowany jest do jego uzasadnienia, które mieścić się musi w prawie do urlopu opiekuńczego. A nie da się wykluczyć pomyłki pracownika, ponieważ na gruncie prawa pracy mamy co najmniej cztery zbliżone przypadki korzystania z usprawiedliwionej nieobecności w pracy, tj. vis maior, urlop na żądanie, dwa dni opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14 oraz opisywany urlop opiekuńczy. Ponadto zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca może za przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy uznać inne przypadki niemożności wykonywania pracy niż wymienione w rozporządzeniu, wskazane przez pracownika.

Tym samym niezmiernie istotne jest, aby pracownik, składając wniosek, wskazał w nim przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia danej osobie oraz inne wymagane dane. Oczywiście pracodawca co do zasady nie będzie uprawniony do kwestionowania wniosku i zawartych w nim danych. Nie da się jednak wykluczyć sytuacji, że pracownik poda dane, które będą nieprawdziwe, np. złoży wniosek w celu sprawowania osobistej opieki nad matką, która już nie żyje, a pracodawca ma wiedzę na ten temat, bo wcześniej udzielał urlopu okolicznościowego z powodu jej śmierci. W takim stanie faktycznym nie budzi wątpliwości, że pracodawca nie tylko odmówi udzielenia urlopu opiekuńczego, lecz także będzie mógł wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika (kary porządkowe, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).

Należy zauważyć, że pracownik zobowiązany jest jedynie do wskazania we wniosku przyczyny konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia, nie jest natomiast zobligowany do przedłożenia jakiegokolwiek zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego konieczność zapewnienia opieki. Pracodawcy musi wystarczyć oświadczenie pracownika niepoparte żadnym dokumentem uwiarygadniającym/potwierdzającym jego oświadczenie. Moim zdaniem pracodawca nawet w regulacjach wewnątrzzakładowych nie może nałożyć na pracowników obowiązku przedłożenia/udostępnienia dokumentu potwierdzającego konieczność sprawowania opieki. Ponadto pracodawca nie może również nakładać na pracownika obowiązku złożenia wniosku pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie nieprawdziwego oświadczenia woli. Mimo braku możliwości weryfikacji wniosku pracownika, jeśli okazałoby się, że podał nieprawdziwe informacje, pracodawca będzie mógł zastosować wobec niego kary porządkowe, jak również rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Stanowisko GIP

Powstaje także pytanie, czy pracodawca może odmówić pracownikowi zgody na wykorzystanie urlopu opiekuńczego. Wydaje się, że pracodawca nie może nie udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego, ponieważ analogicznie jak w przypadku korzystania ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14 użyte jest sformułowanie „pracownikowi przysługuje”. Wydaje się zatem, że wniosek pracownika o udzielenie urlopu opiekuńczego ma charakter wiążący dla pracodawcy. Dla przykładu, jeśli pracownik musi zaopiekować się np. chorym dzieckiem i nie mogąc zorganizować opieki nad nim, składa wniosek o urlop opiekuńczy (do 26 kwietnia 2023r. pewnie złożyłby wniosek o urlop na żądanie), to pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika (choć w takiej sytuacji mógłby on również skorzystać ze zwolnienia od pracy, w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika).

Podobne stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy w materiałach zamieszczonych na swojej stronie internetowej, odnosząc się do zwolnienia od pracy w wymiarze 16 godzin albo dwóch dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat.

Zdaniem GIP, jeżeli pracownik planuje skorzystać ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, to co do zasady powinien odpowiednio wcześniej uprzedzić o tym pracodawcę i uzyskać jego zgodę. Jednak w razie nagłej konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, w sytuacji braku możliwości wcześniejszego uprzedzenia pracodawcy o swej nieobecności w świetle wskazanych wyżej przepisów nie ma podstaw, aby pracodawca odmówił pracownikowi udzielenia zwolnienia w dniu, w którym pracownik zgłasza chęć skorzystania z tego uprawnienia.

Kiedy grzywna

Warto podkreślić, że naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym będzie wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Czy pracodawca, odmawiając udzielenia urlopu opiekuńczego, popełni wykroczenie? Nie można tego wykluczyć, bo pracodawca jest zobligowany do udzielenia urlopu opiekuńczego. Kodeks nie przewiduje możliwości odmowy ze strony pracodawcy. Choć z innej strony podobnie jest w odniesieniu do urlopu na żądanie, a orzecznictwo w tym przypadku dopuszcza możliwość odmowy jego udzielenia. Należy jednak zauważyć, że w razie odmowy pracodawcy pracownik będzie mógł skorzystać ze zwolnienia lekarskiego i z zasiłku opiekuńczego, który w przeciwieństwie do urlopu opiekuńczego jest płatny. I patrząc z tej perspektywy, można się spodziewać, że odmowa pracodawcy może skutkować dla niego dłuższą nieobecnością pracownika w pracy. Jednocześnie wydaje się, że prawo do urlopu opiekuńczego nie będzie nadużywane przez pracowników z powodu jego małej atrakcyjności wynikającej z nieodpłatnego charakteru.

Nieobecność niepłatna

Niektórzy zastanawiają się również, dlaczego za czas przebywania na urlopie opiekuńczym pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, skoro nie wynika to wprost z art. 1731 k.p. Taki wniosek należy jednak wysnuć z art. 80 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Dla przykładu taki zapis zawiera art. 1481 k.p. (vis maior), zgodnie z którym w okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Podobnie w myśl art. 188 par. 1 k.p. pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Z przepisów nie wynika konieczność wypłaty wynagrodzenia za pracę za okres urlopu opiekuńczego. Ponadto okres urlopu opiekuńczego nie jest okresem wykonywania pracy. To powoduje, że okres pobytu na urlopie opiekuńczym przez pracownika jest bezpłatny. Od urlopu bezpłatnego różni go to, że okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 1732 k.p.).

Należy również pamiętać, że pracownikowi nie przysługuje zasiłek chorobowy za okresy niezdolności do pracy przypadające w czasie urlopu opiekuńczego. Podobna regulacja dotyczy urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego czy tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania.

Zgodnie z dyspozycją art. 1733 do pracownika uprawnionego do urlopu opiekuńczego będą miały odpowiednie zastosowanie przepisy kodeksu pracy dotyczące ochrony stosunku pracy (art. 177 par. 1, par. 11 i par. 41), powrotu do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem (art. 1864) oraz przepisy o elastycznej organizacji pracy (art. 1881).

Pracodawca w okresie urlopu opiekuńczego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie takiego urlopu do dnia zakończenia tego urlopu nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Ochrona pracownika rozpoczyna się na dzień przed okresem korzystania z urlopu opiekuńczego, bez względu z jakim wyprzedzeniem wniosek został złożony. Wypowiedzenie umowy o pracę w okresie urlopu opiekuńczego jest jednak dopuszczalne w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Obowiązkiem pracodawcy będzie dopuszczenie pracownika po zakończeniu urlopu opiekuńczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie będzie to możliwe – na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. Ustawodawca zrównał w tym zakresie urlop opiekuńczy z urlopem macierzyńskim, urlopem na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopem rodzicielskim, urlopem ojcowskim oraz urlopem wychowawczym.

Trzeba też podkreślić, że jeśli pracownik nie wykorzysta tych pięciu dni, nie przechodzą one na następny rok i nie zwiększają puli urlopu opiekuńczego w roku następnym. W przypadku urlopu opiekuńczego nie stosujemy bowiem zasady dotyczącej urlopu wypoczynkowego, zgodnie z którą niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi na kolejny rok. Dotyczy to również obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W przypadku urlopu opiekuńczego ta zasada nie będzie miała zastosowania. Niewykorzystany urlop opiekuńczy przepada zatem z upływem roku, w którym pracownik miał do niego prawo. ©℗