Zwrot kosztów przejazdu pracownika zdalnego do siedziby firmy

Skutkiem nowelizacji kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 641) wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej jest m.in. wprowadzenie nakazu poinformowania pracownika o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, jeśli jest ich kilka.

Trzeba zarazem dodać, że dyrektywa ujmuje rzecz istotnie inaczej niż kodeks pracy. Zgodnie bowiem z motywem 16., jeżeli pracownik nie ma stałego lub głównego miejsca pracy, powinien otrzymać informację o ewentualnych rozwiązaniach dotyczących przemieszczania się między miejscami pracy. Nie twierdzę, że polska ustawa wdrożyła dyrektywę niepoprawnie. Wdrożenie dyrektywy nie polega wszak na przepisaniu normy unijnej. Wystarczy, że osiągnięty jest jej cel. A przepis naszego kodeksu ów cel osiąga, bo obejmuje większy zakres przypadków, niż wynika to z prawa unijnego. Mimo to przepis trzeba wykładać pruonijnie, co prowadzi do następujących wniosków.

Zasady, rozwiązania, ustalenia

Po pierwsze, przepis nie dotyczy ani pracowników mobilnych, ani podróży służbowych. Zarówno dyrektywa, jak i prawo polskie odnoszą się bowiem do więcej niż jednego, ale stałego miejsca pracy. Pracownicy mobilni mają z reguły jedno terytorialnie określone miejsce pracy, a wykonywanie obowiązków służbowych w delegacji nie skutkuje powstaniem jednego „z kilku miejsc pracy”. Przepis dotyczy więc osób, które mają kilka stacjonarnych miejsc pracy. Z tego zapewne powodu regulacja polska stanowi o „kilku” miejscach pracy. Trudno sobie wyobrazić, aby pracownik miał kilkanaście „stałych” miejsc pracy.

Po drugie, należy przyjrzeć się bliżej pojęciu zasady. W tłumaczeniu motywu 16. polskiej wersji dyrektywy użyto słowa „rozwiązania”, choć być może jeszcze lepszym byłoby słowo „ustalenia”. W każdym przypadku chodzi jednak o to, że istnieją ustalone reguły, które mają charakter uniwersalny i dotyczą każdej osoby, która aktualnie zajmuje dane stanowisko pracownicze, czyli o prawo zakładowe. Innymi słowy, wprawdzie pośrednio, ale kodeks dopuszcza możliwość wprowadzenia zakładowych przepisów prawnych (polityk, regulaminów, zasad), które ustalą prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy w związku z wykonywaniem pracy w kilku miejscach. Wynika to nie tylko ze znaczenia słowa „zasady”, lecz także z tego, że obowiązki informacyjne dotyczą zawsze regulacji prawnych, a nie ustaleń indywidualnych. Zresztą nie ma sensu informowanie pracownika o uzgodnieniach, których sam był uczestnikiem.

Po trzecie, pracodawca może, ale nie ma obowiązku wprowadzenia aktu normatywnego w tym zakresie. Powyższe wynika w szczególności z treści dyrektywy, która stanowi, że „rozwiązania” są „ewentualne”.

Po czwarte, naturalnym przedmiotem „zasad”, „rozwiązań” lub „ustaleń” są uzgodnienia dotyczące czasu pracy oraz kosztów podróży. Wynika to z faktu, że podróże miedzy miejscami pracy co do zasady nie stanowią ani pracy, ani podróży służbowej. W przypadku podróży między kilkoma miejscami pracy w trakcie dnia pracy uznanie czasu przejazdu za czas pracy będzie zapewne dość naturalne. Ale już w przypadku świadczenia obowiązków służbowych w kilku miejscach w różnych dniach zarówno sprawa kosztów, jak i czasu pracy nie jest tak oczywista. Można wszak stwierdzić, że skoro pracownik w umowie o pracę zgodził się na jej wykonywanie w kilku miejscowościach, to musi się liczyć co najmniej z tym, że dojazd do tych miejsc jest jego sprawą prywatną. Innymi słowy, podróże takie wykonuje poza czasem pracy i sam ponosi ich koszty.

Skoro jednak ustawa przesądza o możliwości wprowadzenia „zasad przemieszczania”, to po to właśnie, aby powyższe sytuacje uregulować inaczej. Innymi słowy, czas podróży można uznać za czas pracy, a koszty z nią związane może pokrywać pracodawca.

Przychód pracownika

Otwiera to bardzo interesującą przestrzeń dla interpretacji prawa podatkowego. W szczególności chodzi o odpowiedź na pytanie, czy koszty podróży pokryte na podstawie prawa zakładowego stanowią przychód pracownika. Mam przy tym na myśli wyłącznie koszty przejazdu i noclegu, a nie diety. W moim przekonaniu tego typu nakłady pracodawcy nie stanowią przychodu dla pracownika, za czym przemawia wiele argumentów. Wymieńmy kilka. Zacznijmy od zaakacentowania, że przedmiotem regulacji nie jest podróż z domu do zakładu pracy oraz z zakładu pracy do domu, ale tylko między miejscami pracy (zakładami pracy). Prawa unijne i polskie wysyłają więc jasny sygnał, że sprawa podróży między kilkoma miejscami pracy nie jest tożsama ze świadczeniem związanym z podrożą do zakładu pracy, która jest wolna od podatku jedynie wyjątkowo (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym). Ponadto zapewnienie określonego standardu podróży i noclegu leży z reguły w interesie pracodawcy. Wynika to z tego, że pracownik najczęściej przewozi narzędzia pracy, choćby w postaci komputera. Wreszcie prawne uregulowanie zasad pokrywania kosztów podróży należy odczytać jako zdefiniowanie obowiązków pracodawcy w zakresie organizacji pracy, a nie jako świadczenie dla pracownika.

Po piąte wreszcie, z uwagi na wdrożenie dyrektywy w sposób istotnie odbiegający od jej treści przepis polski może mieć zastosowanie do pracowników zdalnych. Przypomnę, że w odróżnieniu od prawa unijnego prawo polskie nie odnosi się do braku stałego lub głównego miejsca pracy. Dlatego zgodnie z prawem unijnym praca zdalna nie jest objęta dyspozycją motywu 16. Można próbować dokonywać wykładni, zgodnie z którą przepis odnosi się wyłącznie do miejsc pracy zdefiniowanych w umowie o pracę. Warto bowiem dostrzec, że zgodnie z nową treścią art. 29 k.p. w umowie o pracę można wskazać „miejsca”, a nie – jak do tej pory – „miejsce” wykonywania pracy.

Nie ma jednak powodu, aby wykładnię art. 29 par. 3 k.p. aż tak zawężać, skoro pracownik zdalny może zostać w każdym czasie wezwany do pracy w biurze. Wszak może także zostać wysłany w podróż służbową. Tyle że wezwanie do pracy w biurze podróżą służbową w rozumieniu art. 775 k.p. nie jest. Dlatego uregulowanie tej kwestii w regulaminie pracy zdalnej lub w innym akcie zakładowym miałoby bardzo znaczny walor praktyczny z tego właśnie powodu, że przychodami nie były także pokryte przez pracodawcę koszty takiego dojazdu. Co więcej, wydaje się, że tylko taka wykładnia nadaje przepisom sens. Bo to, że można pracownikom wypłacać świadczenia opodatkowane i ozusowane, nie wymaga żadnej regulacji prawnej. Podkreślam zarazem, że sprawa dotyczy podróży pracownika zdalnego wezwanego do pracy w dniu, w którym zgodnie z harmonogramem pracy zdalnej powinien pracować poza biurem. W dniach, w których pracownik pracuje harmonogramowo w biurze, analizowana tu regulacja zakładowa nie może mieć zastosowania, chyba że wypłacone świadczenia zostaną na potrzeby danin publicznych doliczone do wynagrodzenia. ©℗