Marlena Maląg: Kontrola miejsca pracy zdalnej będzie się odbywać przede wszystkim zdalnie – np. przez telefon, e-mail czy chat. Będzie mogła być prowadzona także bezpośrednio w miejscu wykonywania takiej pracy, jednak w takim przypadku będzie konieczne uprzednie porozumienie się z pracownikiem
Rzeczywiście to największa od lat nowelizacja kodeksu pracy odpowiadająca na zmieniające się trendy na rynku pracy oraz regulująca kwestie kluczowe z punktu widzenia pracodawców i pracowników. Warto zauważyć, że trzyletni okres wykonywania pracy zdalnej na podstawie tzw. specustawy covidowej wykształcił już pewną praktykę w tym zakresie. Teraz należy tę praktykę dostosować do regulacji wprowadzanych na stałe do kodeksu pracy. By to ułatwić, na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej opublikowaliśmy najważniejsze informacje na ten temat, praktyczne wskazówki, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Dla pracowników nowelizacja oznacza przede wszystkim znaczne ułatwienie w postaci możliwości wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy – bez konieczności dojazdów. Oczywiście nie oznacza to, że pracownik może zorganizować swoje stanowisko pracy zdalnej bez zachowania jakichkolwiek standardów. Będą musiały zostać zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Natomiast obowiązek dbania o bezpieczeństwo informacji czy możliwość kontroli ze strony pracodawcy nie powinny być dla pracownika zdalnego niczym nowym. Już teraz na pracowniku przetwarzającym dane osobowe ciąży obowiązek ich poszanowania, choć z pewnością ryzyko dla tych danych jest większe, jeśli są one przetwarzane poza siedzibą pracodawcy. Dlatego pracodawca określi procedury ochrony danych osobowych i w razie potrzeby przeprowadzi instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy inne wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę – np. działka czy hotel – zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia. Oznacza to, że ani pracodawca, ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to także sytuacji, w której strony uzgodnią, że praca będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.
Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady przeprowadzania takich kontroli zostaną określone w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie, a w przypadku ich braku – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. Co ważne, kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy. Kontrola pracy zdalnej będzie podlegać tym samym zasadom, co kontrola pracownika wykonującego pracę stacjonarnie – będzie jednak ograniczona prawem pracownika do prywatności. W praktyce więc taka kontrola będzie się odbywać przede wszystkim zdalnie – np. przez telefon, pocztę elektroniczną czy chat. Będzie mogła być prowadzona także bezpośrednio w miejscu wykonywania takiej pracy, jednak w takim przypadku będzie konieczne uprzednie porozumienie się z pracownikiem. Pracodawca będzie również musiał dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
Zdolność pracownika do wykonywania pracy, w tym jego trzeźwość, jest warunkiem, bez którego pracownik nie jest w stanie poprawnie i bezpiecznie tej pracy wykonywać. Dlatego wprowadzenie możliwości przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność narkotyków w ich organizmach było tak kluczowym zadaniem. Jak wspomniałam, pracownik nietrzeźwy nie jest gotowy do wykonywania pracy, dlatego gdy pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że pracownik wykonuje swoją pracę, będąc pod wpływem, ma obowiązek niedopuszczenia takiego pracownika do pracy. Obowiązek ten nie jest uzależniony od tego, czy pracownik wykonuje swoją pracę w siedzibie pracodawcy, czy w innym uzgodnionym z tym pracodawcą miejscu. Kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, a także ochrony mienia. Pracownicy wykonujący pracę zdalną mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca będzie ustalał grupę lub grupy pracowników nią objętych i sposób jej przeprowadzenia.
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z jej wykonywaniem przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wyraźne uregulowanie kwestii skutków podatkowych w przepisach kodeksu pracy miało zapobiec wątpliwościom interpretacyjnym związanym z rozliczaniem kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Natomiast nie można ocenić, jaki wpływ będzie miało wejście w życie nowych przepisów na kontrole pracodawców ze strony PIP, ZUS czy KAS, gdyż podjęcie ewentualnych działań w tym zakresie będzie zależeć wyłącznie od decyzji tych organów.
Pragnę podkreślić, że organy te zawsze mają prawo kontroli należytego wywiązywania się pracodawcy z obowiązków nałożonych przepisami prawa, niezależnie od wprowadzanych zmian.
Szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym pokrywania przez pracodawcę jej kosztów, będą określane odpowiednio w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a także w regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, takie zasady – po konsultacji z przedstawicielami pracowników – również znajdą się w regulaminie.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.
Kwestie techniczne związane z ustalaniem zasad zwrotu kosztów pracy zdalnej pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym. Dotyczy to także decyzji o tym, co dokładnie obejmie zwrot „kosztów” pracy zdalnej.
Ponieważ szczegółowe zasady ustalania wysokości ryczałtu są regulowane wyłącznie na poziomie zakładowym, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej nie może wskazać precyzyjnych zasad wyliczenia tego świadczenia. Jakiekolwiek wytyczne w tej kwestii naruszałyby swobodę co do regulacji tej materii pomiędzy stronami – z uwzględnieniem indywidualnych okoliczności danego pracodawcy i pracownika.
Nowe przepisy wskazują katalog pracowników, którzy mają prawo składać pracodawcy wiążące wnioski o wykonywanie pracy zdalnej. Precyzują jednak także przesłanki umożliwiające pracodawcy odmowę uwzględnienia takiego wniosku.
Do takich przesłanek należy organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Kwestia oceny, czy w przypadku konkretnego uprzywilejowanego pracownika, który złoży wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, zachodzą przesłanki umożliwiające odmowę uwzględnienia takiego wniosku, będzie należeć do pracodawcy. Tylko on bowiem, biorąc pod uwagę organizację pracy w danym zakładzie, może przesądzić, czy wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika jest możliwe.
Znowelizowane przepisy kodeksu pracy nie stoją także na przeszkodzie częściowemu uwzględnieniu wniosku pracownika, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej jest możliwe tylko częściowo.©℗
