Nowe przepisy kodeksu pracy nie pozwolą na szybkie wdrożenie wykonywania obowiązków zawodowych z domu w razie epidemii, stanu nadzwyczajnego ani działania siły wyższej. A stanowisko resortu rodziny utrudnia to jeszcze bardziej.
Nowe przepisy o pracy zdalnej zawarte w nowelizacji kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240) wejdą w życie 7 kwietnia. Przewidziano w nich kilka trybów wprowadzania pracy zdalnej. Jednym z nich jest wykonywanie jej na polecenie pracodawcy. Taka możliwość została zastrzeżona na wyjątkowe sytuacje obejmujące stany nadzwyczajne i epidemiczne oraz działanie siły wyższej (patrz: infografika).
/>
Stan zagrożenia wciąż trwa i się przydaje
W wielu miejscach praca zdalna wciąż jeszcze odbywa się na podstawie przepisów antycovidowych, czyli również na podstawie polecenia. W Polsce nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego (według obecnych przepisów - do 31 marca 2023 r.; czy zostanie przedłużony, na razie nie wiadomo).
Antycovidowe regulacje o pracy zdalnej zostaną uchylone przez nowe przepisy k.p., a w ich miejsce wejdzie polecenie na nowych zasadach. Część pracodawców może więc uznać, że nie ma potrzeby spieszyć się z wdrożeniem pracy zdalnej na nowych zasadach, czyli np. z uzgodnieniem porozumienia ze związkami zawodowymi lub przyjęciem regulaminu. Zwłaszcza że polecenie w obecnym kształcie może być stosowane w ciągu trzech miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego (nawet jeśli zostałby on odwołany od kwietnia, czyli już po wejściu w życie noweli k.p.). Zakładają, że jeśli pozostaną przy poleceniu, kupią sobie czas na przeprowadzenie standardowego wdrożenia (dwa miesiące od publikacji nowelizacji w Dzienniku Ustaw, które dał prawodawca, to stosunkowo niewiele czasu na wszystkie formalności).
Nowe polecenie różni się od starego
Niestety okazuje się, że tak prosto nie będzie. I to z kilku powodów. Przede wszystkim nowe polecenie mocno różni się od tego starego. Nie można więc uznać, że zmienia się tylko podstawa prawna, a reszta zostaje po staremu. Według nowych regulacji k.p. do polecenia pracy zdalnej stosuje się bowiem odpowiednio przepisy o konieczności przekazania pracownikowi zasad dotyczących m.in. pokrywania przez pracodawcę kosztów (w tym np. w formie ryczałtu), kontroli wykonywania pracy zdalnej i w zakresie bhp.
Oznacza to, że w poleceniu muszą się znaleźć te same elementy, które standardowo będą wprowadzane w porozumieniu ze związkami. W przepisach antycovidowych co do zasady nie ma mowy o tak wielu dodatkowych obowiązkach informacyjnych.
- To oznacza, że do polecenia na podstawie nowych przepisów trzeba się przygotować. Nie wystarczy samo wydanie polecenia - stwierdza Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.
Wskazuje, że pracodawca będzie mógł te zasady określić w poleceniu sam, nie musi wówczas prowadzić negocjacji z pracownikiem ani z przedstawicielami zatrudnionych. Dodaje, że pracodawca musi wcześniej uzyskać od pracownika oświadczenie, że ten ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
- Nie można tego oświadczenia odebrać z wyprzedzeniem, niejako na wszelki wypadek, ale musi to nastąpić bezpośrednio przed wydaniem polecenia - zaznacza Robert Lisicki.
Resort rodziny rozwiewa wątpliwości
Firmy, które rozważają pozostawienie pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy, mają wątpliwości dotyczące zakresu obowiązków informacyjnych i dokumentacyjnych. Nowy art. 6720 par. 7 k.p. mówi bowiem wyraźnie o tym, które regulacje stosujemy odpowiednio w przypadku wydania polecenia. I nie wymienia przy tym m.in. wymogu odebrania od pracownika oświadczeń o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych oraz z oceną ryzyka zawodowego.
O to, czy również te obowiązki trzeba spełnić przy poleceniu, zapytaliśmy więc Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej (wymogi, które budzą wątpliwości, wymieniamy w pytaniu DGP do MRiPS - patrz: ramka).
Automatyzmu w firmach nie będzie
- Polecenie dotyczy nadzwyczajnych okoliczności i zdaniem pracodawców nie powinno się do niego stosować ogólnych obowiązków dotyczących uzgodnienia pracy zdalnej. Resort twierdzi jednak, że stosowanie przepisów wskazanych w zapytaniu nie zostało wyłączone. Ta odpowiedź potwierdza nasze obawy, że w tych firmach, które opierają pracę zdalną na przepisach antycovidowych, przejście na nowe reguły nie będzie automatyczne - zauważa Robert Lisicki.
Zwraca on też uwagę, że to oznacza, że jeszcze przed wydaniem polecenia firma musi mieć przygotowaną m.in. ocenę ryzyka pracy zdalnej i informację dotyczącą bhp, aby móc odebrać odpowiednie oświadczenia od pracownika.
Nadmierny formalizm nie jest dobry
Sławomir Paruch, radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler, uważa, że to, że w przepisie o odpowiednim stosowaniu nie wymieniono regulacji dotyczących przygotowania procedury ochrony danych osobowych i oceny ryzyka zawodowego jest racjonalnym i celowym zabiegiem ustawodawcy.
- Spełnienie tych wymogów w niektórych przypadkach byłoby wręcz niemożliwe. Przykładowo, jeśli wynikiem siły wyższej jest pożar zakładu, nie sposób dopełnić tych obowiązków, zwłaszcza przed rozpoczęciem pracy zdalnej - zauważa.
Ekspert przypomina, że ten tryb pracy sprawdził się w pandemii właśnie ze względu na brak formalności i wymogów prawnych.
- Są zatem podstawy, by zakładać, że ustawodawca dozwala na zelżenie wymogów formalnych tej pracy - twierdzi Sławomir Paruch.
- Z polecenia skorzysta ten, kto ma już wcześniej oprzyrządowaną pracę zdalną. Jeśli nie przeprowadził przygotowań pod kątem możliwości jej wykonywania, to tego trybu nie zastosuje z godziny na godzinę, będzie potrzebować raczej kilku dni. Takie przygotowania warto więc poczynić wcześniej - przyznaje Robert Lisicki. ©℗
Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej
Pytanie DGP:
Czy w przypadku powierzenia pracy zdalnej w drodze polecenia pracodawcy w trybie art. 6719 par. 3 k.p. pracodawca będzie zobowiązany do realizacji obowiązków wynikających z art. 6726 i art. 6731 k.p., tj.:
• określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,
• odebrania od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z ww. procedurami oraz o zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
• przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną,
• odebrania od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz o zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
• odebrania od pracownika oświadczenia o tym, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Odpowiedź MRiPS z 7 lutego 2023 r.:
W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, o którym mowa w art. 6719 par. 3 k.p., stosowanie przepisów wskazanych w zapytaniu nie zostało wyłączone. Należy zwrócić uwagę, że przepisy, które stosuje się częściowo bądź odpowiednio do polecenia wykonywania pracy zdalnej, zostały wskazane w ustawie (np. art. 6720 par. 7 k.p.), natomiast w odniesieniu do art. 6726 i art. 6731 k.p. regulacji o takim stosowaniu nie zawarto.
