Zostanie ona oznaczona literą E i znajdą się w niej dokumenty związane z kontrolą na obecność w organizmie zatrudnionego alkoholu lub narkotyków. W dotychczasowej sekcji B umieścimy natomiast kwity dotyczące pracy zdalnej.
Zmiany te przewiduje przygotowany przez resort rodziny projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który trafił do konsultacji. To konsekwencja nowelizacji kodeksu pracy dotyczącej kontroli trzeźwości i pracy zdalnej (czeka na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw).
Wyniki testowania
Projekt rozporządzenia przewiduje wprowadzenie nowej, piątej części akt osobowych pracownika, oznaczonej literą E. Znajdą się w niej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu. Ma ona zawierać informacje dotyczące:
- kontroli trzeźwości danego pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę. Obejmują one datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości;
- badania stanu trzeźwości przeprowadzonego przez policję. Obejmuje ona imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL (a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość) oraz datę, godzinę i minutę badania, a także jego wynik;
- kontroli na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu (tu projekt, za pośrednictwem art. 221e par. 2 k.p., zdaje się błędnie odsyłać do art. 221d par. 10 k.p. zamiast do par. 6 tego artykułu).
- badania przeprowadzonego przez policję na obecność w organizmie pracownika substancji niedozwolonych.
Przechowywanie i usuwanie
Projekt wskazuje również sposób przechowywania dokumentów w sekcji E. Ma się to odbywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.
W celu usunięcia z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą na obecność alkoholu lub narkotyków oraz z badaniem przeprowadzonym przez policję usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym częściom przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Dane związane z kontrolą trzeźwości będą przechowywane w aktach nie dłużej niż rok.
Zasadą ma być bowiem, że te informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania (może on być dłuższy np. w przypadku nałożenia kary porządkowej).
– Choć po dodaniu części E akta osobowe będą obszerniejsze, jej wyodrębnienie jest dobrym rozwiązaniem. Zwłaszcza że dokumenty dotyczące kontroli będą znikać z akt po roku. Dzięki temu łatwiej będzie nimi zarządzać – uważa Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Projektowane regulacje przewidują również uzupełnienie katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych o potwierdzenie, że nowo zatrudniony pracownik został poinformowany o wprowadzeniu kontroli na obecność alkoholu lub narkotyków, a także o grupie lub grupach zatrudnionych nią objętych i sposobie jej przeprowadzania.
Dane o pracy zdalnej
Również w części B akt osobowych będą przechowywane dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Znajdą się tu np. uzgodnienie pracy zdalnej, ewentualnie polecenie bądź wniosek o pracę okazjonalną, a także oświadczenie pracownika potwierdzające zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją o zasadach bhp przy takim sposobie wykonywania obowiązków.
Znowelizowane rozporządzenie nie będzie już mówić o gromadzeniu w części B dokumentów związanych z telepracą (wyrazy „w formie telepracy” zostaną zastąpione słowem „zdalnej”).
– Brakuje wprawdzie przepisu przejściowego o pozostawieniu w części B dotychczasowej dokumentacji dotyczącej telepracy, ale wskazana w rozporządzeniu lista dokumentów gromadzonych w tej części jest katalogiem otwartym – zwraca uwagę Robert Lisicki.
Podpowiada, że warto rozważyć przechowywanie dokumentów związanych z pracą zdalną poza aktami osobowymi, tj. w ramach dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Przemawia za tym dynamika powstawania dokumentów (np. może tu być wiele wniosków o pracę okazjonalną) i konieczność ich konwersji z postaci elektronicznej (typowej dla pracy zdalnej) do papierowej w celu umieszczenia ich w aktach osobowych prowadzonych tradycyjnie.
Co istotne, pojedyncza część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (np. czas pracy) może być prowadzona np. w postaci elektronicznej, nawet jeśli reszta jest w papierze. To istotne ułatwienie w porównaniu z aktami osobowymi, które muszą być prowadzone w jednolitej postaci (albo papierowej, albo elektronicznej).
Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie siedmiu dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. ©℗
Etap legislacyjny
Projekt w konsultacjach publicznych
