Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. W myśl par. 2 tego aktu wykonawczego pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Ponadto ma on obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: