Umieszczanie dokumentów podatkowych w aktach osobowych nie jest błędem, ale trzeba je szybciej usuwać. Resort pracy tego nie rekomenduje, a UODO skupia się nie na tym, gdzie archiwizować, ale jak.
Wprowadzenie od stycznia 2022 r. zmian podatkowych określanych mianem Polskiego Ładu wiąże się dla firm z koniecznością archiwizowania wielu nowych oświadczeń składanych przez pracowników, do których możemy zaliczyć np.:
1) wniosek o rezygnacji z ulgi dla klasy średniej,
2) wniosek o rezygnacji ze stosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodu,
3) wniosek pracownika dla celów obliczania zaliczki według zasad przewidzianych dla pracowników rozliczających się wspólnie z małżonkiem,
4) oświadczenie pracownika o zastosowania zwolnienia przychodów dla emerytów,
5) oświadczenie o zastosowaniu ulgi na relokację pracownika,
6) oświadczenie pracownika o zastosowaniu ulgi dla rodzin 4+.
Dokumenty wymienione w pkt 1, 2, 3 trzeba ponadto składać w każdym roku podatkowym, co oznacza, że działy kadr i płac będą otrzymywały bardzo dużo nowych oświadczeń podatkowych. Dodatkowo są przecież dokumenty stosowane od dawna jak PIT-2, oświadczenie o identyfikatorze podatkowym (PESEL lub NIP) czy o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Razem z nowymi oświadczeniami stanowi to pokaźny zbiór dokumentów.
W praktyce z żadnego przepisu prawa podatkowego ani prawa pracy wprost nie wynika, gdzie pracodawcy takie dokumenty powinni przechowywać. W związku z tym są stosowane dwa podejścia. Część kadrowych wpina wszystkie te oświadczenia do akt do części B, stosując się do zasady, że akta to katalog otwarty dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, a te oświadczenia dotyczą przebiegu zatrudnienia. Druga szkoła to odrębny segregator z oświadczeniami podatkowymi pracowników i wpinanie do akt osobowych jedynie dokumentów wynikających z przepisów prawa pracy.
Które rozwiązanie lepsze
W powyższym zakresie należy odnotować zmianę tendencji, bo po wejściu w życie RODO korzystniejsze dla działów kadr i płac wydaje się przechowywanie oświadczeń podatkowych odrębnie, a nie w aktach osobowych, choć wcześniej w wielu firmach włączano te dokumenty do teczek personalnych. Aktualne stanowisko ministra rodziny, pracy i polityki społecznej dotyczące tego zagadnienia pochodzi z 12 lipca 2019 r. Z jego treści wynika, że pomijając oświadczenia i dokumenty wyszczególnione w par. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące „przebiegu zatrudnienia”, których źródłem powstania są przepisy kodeksu pracy. W ocenie resortu nieuzasadnione jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów (np. PIT-ów), które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy. Zwłaszcza że takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń) ‒ czyli głównym argumentem jest retencja danych.
Dlatego pojawia się pytanie, przez jaki czas będziemy przechowywać oświadczenia pracowników dotyczące Polskiego Ładu. Dla odpowiedzi przydatny będzie art. 70 ordynacji podatkowej. Zgodnie z nim zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ten termin więc, a nie okresy wynoszące 10 lub 50 lat, będzie terminem przechowywania wszystkich oświadczeń podatkowych, w tym wynikających z Polskiego Ładu. Ze względu na zakres zastosowania poszczególnych oświadczeń należy je jednak podzielić na dwie grupy: dotyczące danego roku podatkowego oraz ogólne. W przypadku dokumentów ogólnych okres ich przechowywania będzie liczony od końca zatrudnienia pracownika i będzie to pięć lat od końca ostatniego roku pracy, a dla oświadczeń dotyczących danego roku okres ich będzie liczony w trakcie zatrudnienia i będzie to zawsze pięć lat od końca danego roku kalendarzowego.
Co na to regulator
Na ten temat wypowiedział się również Urząd Ochrony Danych Osobowych w piśmie z 26 września 2019 r., wskazując, że pojęcie „przetwarzania danych osobowych” odnosi się zawsze do danych osobowych, nie zaś do zawierających je dokumentów, a więc RODO nie reguluje zasad posługiwania się dokumentami, lecz zasady przetwarzania danych osobowych. Mając powyższe na uwadze, w ocenie UODO nie jest istotne, w jakim miejscu w dokumentacji przechowywany będzie konkretny dokument zawierający dane osobowe czy też na jakiego rodzaju nośniku danych będą takie dane przetwarzane. Ważne jest, aby dane te przetwarzane były legalnie, w konkretnym, zgodnym z prawem celu oraz zabezpieczone odpowiednio do ryzyka wystąpienia naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W tym przypadku kluczowa będzie więc retencja danych, aby pracodawca nie przetwarzał danych nadmiarowych, narażając się tym samym na kary finansowe związane z naruszaniem przepisów RODO.
Reasumując, wydaje się, że należy zarekomendować przechowywanie wszystkich oświadczeń podatkowych poza aktami osobowymi, co będzie zgodne z rekomendacjami MRiP i UODO, ale przede wszystkim nie przysporzy także dodatkowej pracy pracownikom działów kadr i płac. Łatwiej jest bowiem usunąć cały segregator z oświadczeniami podatkowymi z danego roku kalendarzowego, niż przeglądać teczki wszystkich zatrudnionych i wypinać z nich dokumenty podatkowe, żeby je usunąć. Jeśli dotychczasowa praktyka była inna, to warto ją zmienić np. w stosunku do nowo zatrudnianych pracowników. Warto o tym pamiętać, w przypadku gdy pracodawca zdecyduje się na elektronizację dokumentacji pracowniczej. Wtedy w e-teczce można stworzyć odrębny zbiór na dokumenty podatkowe i wydzielić je z części B akt osobowych lub przynajmniej stworzyć podczęść w części B dotyczącą oświadczeń podatkowych, z której będzie łatwiej usuwać dokumenty bez konieczności przeglądania całej e-teczki pracownika.
Jeśli jednak pracodawca przechowuje oświadczenia podatkowe w aktach i nie chce zmieniać tej praktyki, to nie ryzykuje mandatu w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, bo działanie takie nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Musi jednak pamiętać o usuwaniu dokumentów we właściwych terminach, aby nie narazić się na kary pieniężne z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
!Jeśli oświadczenia podatkowe zostaną wpięte do akt osobowych do części B, to należy robić corocznie przeglądy akt i usuwać z nich oświadczenia podatkowe dotyczące tylko jednego roku, dla których upłynął już pięcioletni okres retencji danych. A po odejściu pracownika z pracy należy ponadto pamiętać, że po kolejnych pięciu latach konieczne będzie usunięcie wszystkich oświadczeń podatkowych o ogólnym charakterze, np. PIT-2.
/>
Podstawa prawna
• art. 70 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2328)
• par. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
