Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w odpowiedzi udzielonej DGP 29 czerwca wskazuje, że ze względu na indywidualny charakter akt osobowych, które są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, każda z teczek jest oceniana odrębnie. Nie trzeba więc wprowadzić jednolitej zasady podziału akt na mniejsze części, a sama liczba podczęści może się różnić w przypadku różnych teczek.
W praktyce prowadzenia akt osobowych najwięcej dokumentów jest zawsze w części B związanej z przebiegiem zatrudnienia i tutaj warto rozważyć jej podział na mniejsze części wydzielone tematycznie. Część firm już w 2020 r. stworzyła podczęść dotyczącą dokumentacji związanej z COVID-19, żeby łatwiej było korzystać z akt, a w przyszłości żeby te dokumenty były przechowywane oddzielnie i nie utrudniały wyszukiwania innych dokumentów o podstawowym znaczeniu. W praktyce podział na podczęści może być różny w różnych teczkach. [przykład]

Przykład

Dwa układy
Pracodawca zdecydował, aby przy zatrudnieniu nowych pracowników w części B wydzielić kilka części tematycznych, ale stworzono dwa różne układy teczek dla pracownika administracji oraz dla pracownika produkcji i magazynu ze względu na specyfikę dokumentów przechowywanych w aktach osobowych.
Układ części B dla pracownika administracyjnego:
B1 – dokumenty związane z zatrudnieniem (tzw. pakiet startowy),
B2 – umowy, aneksy, zmiany warunków zatrudnienia,
B3 – dokumenty płacowe,
B4 – dokumenty związane z rodzicielstwem,
B5 – pozostałe dokumenty.
Układ części B dla pracownika produkcyjnego i z magazynu:
B1 – dokumenty związane z zatrudnieniem (tzw. pakiet startowy),
B2 – dokumenty ze sfery BHP,
B3 – umowy, aneksy, zmiany warunków zatrudnienia,
B4 – dokumenty płacowe,
B4 – dokumenty związane z rodzicielstwem,
B5 – dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji,
B6 – pozostałe dokumenty.
W świetle stanowiska z 29 czerwca 2021 r. taki podział części B jest dopuszczalny, a jest on uzasadniony koniecznością weryfikacji szczególnych uprawnień i znacznie większą liczbą dokumentów ze sfer bhp oraz podnoszenia kwalifikacji w przypadku pracowników produkcyjnych i magazynowych.
Wydzielenie części może nastąpić także w stosunku do już prowadzonych akt, a zwłaszcza w procesie ich elektronizacji. Na przykład wydzielenie podczęści dotyczącej bhp w części B może być powiązane z nadaniem działowi bhp częściowego dostępu do e-teczki, co znacznie usprawni pilnowanie terminowości odbywania szkoleń i badań okresowych oraz umożliwi specjalistom z zakresu bhp sprawne działania bez konieczności angażowania działów kadr, w których są przechowywane akta osobowe, albo prowadzenia odrębnych rejestrów z takimi danymi. ©℗
Stanowisko MRPiT z 29 czerwca 2021 r. w sprawie podziału akt osobowych na podczęści (wydane dla DGP)
Szczegółowy sposób prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wskazuje ono, że akta osobowe powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika oraz obligatoryjnie podzielone na części: A, B, C i D (par. 2 i 3 rozporządzenia).
Zgodnie z par. 4 tego rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być również przechowywane w porządku chronologicznym (tj. ułożone według dat kolejno następujących po sobie) oraz ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Przy czym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, mogą być przechowywane w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne (tzw. podczęści); w takim przypadku obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu oświadczeń i dokumentów należy odnosić do każdej z wydzielonych części (podczęści).
Z kolei dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów również dotyczy każdej z tych części.
Jak już zaznaczono wyżej, akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Zatem podział części akt osobowych poszczególnych pracowników na wydzielone tematycznie podczęści, w tym liczba tych podczęści u różnych pracowników zatrudnionych u tego samego pracodawcy, nie musi być taka sama. Istotne jest jedynie, aby akta osobowe każdego pracownika były prowadzone, uporządkowane i przechowywane zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia.
Wydzielenie powiązanych ze sobą tematycznie części (podczęści) akt osobowych w ramach np. części B tych akt może być, w opinii resortu, dokonane nie tylko podczas zakładania akt osobowych dla danego pracownika, ale również może dotyczyć istniejących już (prowadzonych) akt osobowych.
Podstawa prawna
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)