Ważnym elementem procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest poinformowanie o nim pracowników – żeby wiedzieli, w jakiej postaci jest ona prowadzona. Przepisy dotyczące tego zagadnienia budzą jednak wątpliwości, gdyż wymieszano w nich pracowników i byłych pracowników. Poza tym przepisy kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej są ze sobą niespójne.
Z art. 949 par. 1 i 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynika, że:
1) pracodawca informuje pracowników w sposób u niego przyjęty o zmianie postaci przechowywania dokumentacji i możliwości odbioru jej poprzedniej postaci,
2) pracodawca zawiadamia byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji – takie zawiadomienie może być w postaci papierowej lub elektronicznej.
Z kolei z par. 15 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie) wynika, że pracodawca doręcza za pokwitowaniem informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Przy czym rozporządzenie reguluje w sposób bardzo szczegółowy sposób owego doręczenia.
W praktyce pojawiło się zatem pytanie, czy są to dwa odrębne obowiązki, które pracodawca musi kolejno wypełnić, czy też obydwa przepisy dotyczą tego samego obowiązku pracodawcy.
Powinność etapowa
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 1 kwietnia br. przyjęło, że obowiązek informacyjny pracodawcy składa się tak naprawdę z dwóch obowiązków:
1) poinformowania o zmianie postaci dokumentacji – obowiązek wynikający z przepisu kodeksu pracy, który może zostać wykonany w sposób przyjęty u danego pracodawcy, bez konieczności uzyskania pokwitowania/potwierdzenia doręczenia (informacja ogólna);
2) doręczenia informacji (pracownik) lub zawiadomienia (były pracownik) o możliwości odbioru dokumentacji – obowiązek wynikający z par. 15 rozporządzenia, który jest szczegółowo uregulowany i w tym przypadku wymaga się uzyskania potwierdzenia doręczenia (informacja imienna).

Przykład

Kolejność działań
Pracodawca na elektronicznej tablicy ogłoszeń w intranecie umieścił informację, że od 1 marca 2021 r. nastąpi zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych z papierowej na elektroniczną. Następnie pracodawca w okresie trzech miesięcy przekazywał konkretnym pracownikom informacje o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od doręczenia indywidualnej informacji w tym zakresie. Dzięki temu uniknął konieczności wydania wszystkim pracownikom ich dokumentacji w jednym czasie.
Stanowisko MRPiT w praktyce rozbija obowiązek informacyjny pracodawcy na dwa etapy tylko wobec pracowników. W przypadku byłych pracowników wykonywany jest jedynie drugi obowiązek – imienne zawiadomienie. To umożliwia podział pracowników, którym będą wydawane akta osobowe, na grupy (etapy), co może być ważne zwłaszcza dla dużych firm, a obecnie szczególnie ze względu na zagrożenia wynikające z pandemii. Niestety powyższe nie wynika z literalnego brzmienia przepisów, a sprawę komplikuje to, że art. 949 k.p. dotyczy nie tylko informacji o zmianie postaci dokumentacji, lecz także wydawania jej poprzedniej postaci w terminie 30 dni. Zatem ze stanowiskiem MRPiT można polemizować, choć w praktyce porządkuje ono trochę sytuację, bo jasno wskazuje pracodawcom sposób postępowania.
Niedoręczenie byłemu pracownikowi
Wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec byłych pracowników jest trudniejsze. Najczęściej nie da się go wykonać poprzez osobę upoważnioną przez pracodawcę lub elektronicznie, gdyż pracodawca nie ma kontaktu z byłym pracownikiem i nie posiada jego prywatnego adresu e-mail. Zostaje więc doręczenie za pośrednictwem poczty lub kuriera, a to także może okazać się nieskuteczne ze względu na zmianę miejsca zamieszkania – wówczas nieodebrana korespondencja wróci do firmy. Pojawiło się więc pytanie, czy niedoręczenie zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej wstrzymuje proces elektronizacji w stosunku do tej osoby. Takie obwarowanie nie wynika jednak z przepisów. Potwierdziło to MRPiT, przyjmując, że to w interesie byłego pracownika jest informowanie pracodawcy o zmianie adresu, jeśli chciałby skorzystać z takich uprawnień. Problem jednak w tym, że pracownicy nie mają świadomości istnienia omawianych tu praw, a więc trudno się spodziewać jakichkolwiek działań z ich strony.
Odebranie po 10 latach
MRPiT wskazuje ponadto, że par. 15 rozporządzenia dotyczy również zawiadamiania byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania, czyli po upływie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy danego pracownika, o czym mowa w art. 946 pkt 2 k.p. Nawiązanie do tego przepisu w stanowisku wywołuje kolejne pytanie, tj. kiedy taki obowiązek ma być wykonany. Czy oznacza to, że po upływie 10 lat należy dodatkowo wysłać zawiadomienia o możliwości odebrania akt, zanim pracodawca je zniszczy? Czy chodzi tu tylko o sposób doręczenia informacji o odebraniu dokumentacji, która jest wręczana pracownikom wraz ze świadectwem pracy? W powyższym zakresie redakcja DGP wystąpiła o doprecyzowanie wyjaśnień. ©℗
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Pracy i Technologii z 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej wydane dla DGP
dgp: Jaka jest relacja pomiędzy obowiązkiem informacyjnym z art. 949 par. 1 kodeksu pracy oraz obowiązkiem informacyjnym z par. 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej? Czy to jest ten sam obowiązek, czy są to dwa odrębne obowiązki pracodawcy? W kodeksie pracy jest mowa o poinformowaniu w sposób przyjęty u pracodawcy, a więc również ogólnie np. poprzez intranet czy tablicę ogłoszeń, natomiast rozporządzenie zobowiązuje do imiennego informowania pracowników. A zatem czy są to dwa etapy?
mrpit: Stosownie do treści art. 2981 pkt 2 Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa sposób i tryb doręczenia informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z art. 949 § 1 i 2 k.p. pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o tej zmianie. Ponadto pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
Techniczne aspekty (tryb) informowania pracowników/zawiadamiania byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej (o czym mowa w art. 949 k.p.), jak również o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania (o czym mowa w art. 946 pkt 2 k.p.), określają przepisy § 15 ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które dopełniają (uszczegółowiają) treść powołanych przepisów Kodeksu pracy. Z § 15 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że pracodawca doręcza pracownikowi informację, a byłemu pracownikowi zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej/poprzedniej jej postaci za pokwitowaniem.
Dopuszczalne sposoby realizacji wspomnianego doręczenia określa § 15 ust. 1 rozporządzenia. W myśl tego przepisu konkretny pracodawca ma możliwość wyboru (przyjęcia) sposobu realizacji takiego doręczenia między doręczeniem osobistym albo doręczeniem za pośrednictwem:
– operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;
– osoby upoważnionej przez pracodawcę;
– środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia).
Natomiast poinformowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 949 § 1 pkt 1 k.p.) może nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, bez konieczności uzyskania pokwitowania/potwierdzenia doręczenia (np. przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie pracodawcy na tablicy ogłoszeń czy za pośrednictwem sieci intranet).
dgp: Czy można przekształcić postać papierową dokumentacji byłych pracowników w elektroniczną, w sytuacji gdy zawiadomienia o zmianie postaci przechowywania dokumentacji zostaną zwrócone przez pocztę (np. z powodu tego, że pracownik już pod danym adresem nie mieszka), a zatem nie zostaną oni faktycznie poinformowani o tym fakcie? Czy realne wykonanie obowiązku informacyjnego jest warunkiem niezbędnym do zmiany postaci dokumentacji?
mrpit: Kwestię skuteczności doręczenia m.in. zawiadomienia o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej reguluje przepis § 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracownik, który chciałby skorzystać z uprawnień przewidzianych przepisami Kodeksu pracy, dotyczących odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ma interes w tym, aby uaktualniać informacje dotyczące jego adresu.