Ważnym elementem procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest poinformowanie o nim pracowników – żeby wiedzieli, w jakiej postaci jest ona prowadzona. Przepisy dotyczące tego zagadnienia budzą jednak wątpliwości, gdyż wymieszano w nich pracowników i byłych pracowników. Poza tym przepisy kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej są ze sobą niespójne.
Z art. 949 par. 1 i 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynika, że: