Zawarcie umowy o prowadzenie PPK obliguje podmioty zatrudniające do dokonywania wpłat. Pierwszą z nich nalicza się od pierwszego – wypłaconego po podpisaniu umowy – wynagrodzenia.

Od chwili zawarcia umowy osoba zatrudniona staje się uczestnikiem pracowniczych planów kapitałowych (PPK), a podmiot zatrudniający jest zobowiązany wypełniać wobec niej obowiązki wynikające z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; dalej ustawa o PPK).

Chodzi m.in. o obliczanie, pobieranie oraz odprowadzanie wpłat do instytucji finansowej zarządzającej PPK. Co istotne, tak długo, jak uczestnik PPK chce oszczędzać w tym programie, podmiot zatrudniający – poza pewnymi sytuacjami szczególnymi opisanymi w ustawie o PPK – musi mu w tym towarzyszyć.

Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK finansują wpłaty podstawowe wynoszące odpowiednio 1,5 proc. i 2 proc. wynagrodzenia oraz – jeśli tak zdecydują – również wpłaty dodatkowe. Do tych kwot dorzuca się państwo – przekazuje na jego indywidualny rachunek PPK, niezależne od wysokości osiąganego wynagrodzenia, 250 zł wpłaty powitalnej i 240 zł dopłaty rocznej. Podstawowe zasady finasowania oraz rozliczania wpłat do PPK są takie same dla wszystkich podmiotów zatrudniających, bez względu na to, w jakiej branży działają i czy należą do sfery publicznej, czy prywatnej. Sfera budżetowa, w tym m.in. jednostki samorządu terytorialnego, musi liczyć się jednak z pewnymi ograniczeniami. [tabela]
Tabela. Wydatki po stronie firm i zatrudnionych
Kto i ile wpłaca do PPK
Wpłata podstawowa (obligatoryjna) Wpłata dodatkowa (dobrowolna) Maksymalne łączne wpłaty
Pracodawca 1,5 proc. wynagrodzenia do 2,5 proc. wynagrodzenia 4 proc. wynagrodzenia
Pracownik 2 proc. wynagrodzenia Wpłata podstawowa nie może wynosić mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia. Warunkiem niższej wpłaty jest nieprzekraczanie przez pracownika granicy 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia ze wszystkich źródeł dochodu w miesiącu (w 2020 r. jest to 3120 zł, w 2021 r. – 3360 zł) do 2 proc. wynagrodzenia 4 proc. wynagrodzenia

Różnicowanie wysokości

Uiszczana przez podmiot zatrudniający wpłata dodatkowa, o ile pracodawca ją zadeklarował i zapisał w umowie o zarządzenie PPK, może być ustalona w różnej wysokości dla poszczególnych grup pracowników. Bezpiecznym kryterium, różnicującym wysokości wpłat, jest długość okresu zatrudnienia pracowników w tym podmiocie (art. 26 ust. 3 ustawy o PPK). Odpowiednio stosuje się przy tym art. 16 ust. 2 i 3 ustawy o PPK, co m.in. oznacza, że do okresu obecnego zatrudnienia uczestnika PPK wlicza się jego okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy w tym podmiocie albo w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny pracodawca jest ich następcą prawnym.
Jeśli natomiast podmiot zatrudniający chciałby zastosować inne kryteria różnicowania finansowanej przez siebie wpłaty dodatkowej, powinien zastrzec to w regulaminie wynagrodzeń lub układzie zbiorowym pracy [przykład 1]. Jeżeli w danym podmiocie nie obowiązują ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagrodzeń, wysokość wpłaty dodatkowej podmiot zatrudniający może różnicować wyłącznie ze względu na długość okresu zatrudnienia.
Warto też pamiętać, że niektóre grupy pracowników nie są objęte regulaminem wynagradzania oraz układem zbiorowym pracy, co wynika m.in. z art. 772 par. 5 oraz art. 239 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320). Zakaz taki dotyczy m.in. członków korpusu służby cywilnej, których zasady wynagradzania reguluje ustawa o służbie cywilnej oraz akty wykonawcze do tej ustawy. Zakaz ten dotyczy też pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach, urzędach gmin, biurach związków jednostek samorządu terytorialnego czy biurach jednostek administracyjnych JST.

Przykład 1: Szczegółowe kryteria w regulaminie

Planujemy zróżnicować wpłaty dodatkowe z uwagi m.in. na to, czy dany pracownik sam będzie finansował wpłatę dodatkową do PPK . Chcemy to zastrzec w regulaminie wynagradzania. Czy takie rozwiązanie będzie właściwe?
Tak, urząd może skorzystać z takiego rozwiązania. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282) regulamin wynagradzania dla pracowników samorządowych dotyczy tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. To oznacza, że ten wewnętrzny dokument nie może obejmować pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru (czyli w urzędzie gminy wójta, burmistrza czy prezydenta miasta) ani powołania (zastępcy wójta, burmistrza, prezydenta miasta, a także oraz skarbnika gminy).

Jak to wyliczyć

Podstawą obliczenia wpłat jest wynagrodzenie uczestnika PPK. W rozumieniu ustawy o PPK wynagrodzeniem jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania tzw. limitu 30-krotności, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291) – w 2020 r. jest to 156 810,00 zł, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Uwzględnia się tylko te składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co istotne, nie ma znaczenia, za jaki okres dane wynagrodzenie uczestnikowi PPK przysługuje. Gdyby zatem pracodawca samorządowy po podpisaniu w imieniu i na rzecz pracownika umowy o prowadzenie PPK wypłacił mu np. wynagrodzenie za czas, gdy ten nie był jeszcze uczestnikiem PPK, to i tak powinien naliczyć od niego wpłaty do PPK i odprowadzić je do instytucji finansowej. [przykład 2]

Przykład 2: Naliczanie wpłat dla zleceniobiorcy

Czy będziemy musieli finansować wpłaty na PPK osobie, którą zatrudniamy na zlecenie, jeśli po zapisaniu jej do PPK ubezpieczenia emerytalno-rentowe przestaną być dla niej obowiązkowe?
Zatrudniony w urzędzie gminy zleceniobiorca, który z tytułu tej umowy obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w kwietniu 2021 r. zostanie uczestnikiem PPK. Jeżeli za jakiś czas ubezpieczenia obowiązkowe staną się dla niego dobrowolne, to podmiot zatrudniający nadal będzie zobowiązany do naliczania mu wpłat do PPK od jego wynagrodzenia (chyba że zleceniobiorca złoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK).
Definicja wynagrodzenia (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK), podobnie jak definicja uczestnika PPK (art. 2 ust. 1 pkt 33 ustawy o PPK), nie rozróżnia ani tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, z których wypłacane jest to wynagrodzenie, ani podlegania tym ubezpieczeniom na dobrowolne i obowiązkowe, a jedynie ogranicza się do wskazania, że wynagrodzenie stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Trzeba także pamiętać, że wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Tym samym nie stanowią podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz składek na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych). Stanowią one jednak dodatkowy przychód pracownika, od którego naliczany jest podatek dochodowy.

Od kiedy i na jakich zasadach

Wpłat do PPK podmiot zatrudniający dokonuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od niego w terminie wypłaty wynagrodzenia. W tym samym terminie naliczane są wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający. Obie podmiot ten powinien przekazać do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 1–4 ustawy o PPK). Oznacza to, że jeśli pracodawca samorządowy zawrze umowę o prowadzenie PPK np. na początku lutego 2021 r., to pierwsze wpłaty dla osób objętych tą umową, którym po jej zawarciu jeszcze w lutym 2021 r. wypłaci wynagrodzenie, powinien obliczyć i pobrać w terminie wypłaty wynagrodzenia i odprowadzić na rachunek PPK w okresie od 1 do 15 marca 2021 r. Jeżeli zaś pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wypłaci dopiero w marcu 2021 r., to pierwsze wpłaty powinien obliczyć i pobrać w marcu, a odprowadzić je na rachunek PPK do 15 kwietnia 2021 r. Przy następnych wpłatach trzeba tylko pilnować, aby dokonać ich najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały naliczone. Z wyjątkiem pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK ustawa o PPK nie określa bowiem, kiedy można najwcześniej – po ich obliczeniu i pobraniu – dokonać wpłat.

Ograniczenia z ustawy kominowej

Samorządowe jednostki organizacyjne podlegające pod tzw. ustawę kominową (ustawa z 3 marca 2000 r o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2136) muszą pamiętać, że przy ustalaniu wysokości wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych osób, do których akt ten ma zastosowanie, powinny uwzględniać również wysokość wpłat do PPK (art. 15aa ustawy kominowej). Nie powinny być one dokonywane, jeśli skutkowałoby to przekroczeniem limitów wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych określonych tą ustawą. Przy czym ograniczenie to dotyczy wpłat do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający, wpłaty powitalnej i dopłat rocznych. Nie dotyczy natomiast wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika PPK z jego wynagrodzenia. Jeżeli zaś tylko część wpłaty będzie stanowiła przekroczenie tego limitu, nie dokonuje się wpłaty do PPK wyłącznie w tej części. Analogiczne ograniczenie zawarto w art. 12b ustawy z 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1907).
WAŻNE: Jeżeli w urzędzie nie obowiązuje ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagrodzeń, wysokość wpłaty dodatkowej może być różnicowana wyłącznie ze względu na długość okresu zatrudnienia pracownika.
Powstaje pytanie, czy jeśli wynagrodzenie np. wójta, zatrudnionego na podstawie wyboru, zostało ustalone na najwyższym dopuszczalnym poziomie, będzie to miało wpływ na wpłaty do PPK? Odpowiedź jest negatywna.
W ustawie z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 1282) nie wprowadzono rozwiązań analogicznych do tych zawartych w ustawie kominowej oraz w ustawie o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami. Ustalenie przez radę gminy wynagrodzenia wójta na maksymalnym, dopuszczalnym poziomie nie stoi zatem na przeszkodzie, by pracodawca finansował za tego pracownika wpłaty do PPK.