W jego ocenie stanowi to naruszenie zasady minimalizacji. Nie można już więc wykazywać niezbędności takiego działania pracodawcy, na co zezwalało wcześniejsze podejście prezentowane przez GIODO.
W 2016 r. przestał istnieć odrębny rodzaj umowy o pracę, jaką była umowa na zastępstwo. Nie usunięto jej jednak zupełnie z przepisów kodeksu pracy, lecz stała się po prostu podtypem umowy na czas określony. Różnica w porównaniu do zwykłej takiej umowy polega na tym, że w treści umowy na zastępstwo konieczne jest zamieszczenie dodatkowego postanowienia, wynikającego z art. 29 par. 11 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Chodzi o określenie celu lub okoliczności uzasadniających dopuszczalny wyjątek od zasady 33 i 3 (tj. 33 miesiące i 3 umowy jako limity dla zatrudnienia terminowego). Powinno to nastąpić poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. W przypadku umowy na zastępstwo będzie to, zgodnie z art. 251 par. 4 k.p., zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Mając na uwadze powyższą treść przepisów prawa pracy, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stwierdziło, że nazwisko osoby zastępowanej z pewnością nie jest daną niezbędną dla ważności zawartej umowy. Jednak kwestia dopuszczalności podawania w takiej umowie nazwiska wykracza poza prawo pracy, które reguluje jedynie minimalną treść umowy o pracę.
Resort rodziny wskazał zarazem, że nazwisko zastępowanego pracownika to dana osobowa, a więc wpisanie go do umowy o pracę musi być poprzedzone analizą przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Wskazało w tym zakresie, że na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów generalny inspektor ochrony danych osobowych zezwalał na taką praktykę – choć warunkowo. Przyjmował bowiem z jednej strony, że ustawodawca pozostawił pracodawcom swobodę kształtowania treści umowy o pracę, z drugiej jednak w takich przypadkach uznawał za konieczne wykazanie niezbędności takiego działania. Resort rodziny wskazał jednak na konieczność ustalenia, czy poglądy prezentowane przez GIODO zostaną podtrzymane przez obecny urząd w zmienionym stanie prawnym, wynikającym z wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

Przykład

Reklama
Ujawnione personalia
Pracodawca ma dwie osoby w dziale handlowym na długotrwałych absencjach związanych z rodzicielstwem. W związku z tym chce zatrudnić dwie osoby, które mają przejąć obsługę konkretnych klientów, obsługiwanych dotychczas przez zastępowane osoby. Umowa na zastępstwo mogłaby w takim przypadku – w myśl stanowiska GIODO, które przytacza MRPiPS – wskazywać nazwisko osoby zastępowanej, gdyż nowi hand lowcy muszą przejąć dotychczasowe projekty i je kontynuować. W tej sytuacji można zatem twierdzić, że niezbędne jest precyzyjne określenie personaliów zastępowanej osoby.

Reklama
Pogląd UODO okazuje się jednak bardziej rygorystyczny niż ten sformułowany poprzednio przez jego poprzednika. Obecnie organ ochrony danych przyjmuje bowiem zdecydowanie, że skoro nazwisko osoby zastępowanej nie jest wymienione w art. 29 par. 11 k.p., który reguluje dodatkową treść umów na zastępstwo, to – biorąc pod uwagę zasadę minimalizacji wynikającą z art. 5 RODO – nie ma podstaw prawnych, aby to nazwisko wpisywać do umowy. UODO przywołał także wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazujący, że w treści umów na zastępstwo nazwisko zastępowanej osoby nie jest niezbędne, a wystarczy opisać przyczyny jej zawarcia.
Chcąc dostosować się do zapatrywań UODO, w wielu firmach należałoby teraz zmienić praktykę i nie wpisywać do umów nazwisk zastępowanych osób. W większości przypadków wystarczy jedynie wskazać opisowo, że zastępowana jest osoba będąca na urlopie wychowawczym czy nieobecna z innej przyczyny. Wątpliwości pojawiłyby się tylko w przypadku kilku umów na zastępstwo zawieranych w tym samym czasie w obrębie jednej komórki organizacyjnej. Wtedy konieczne byłoby precyzyjne wskazanie, kto kogo zastępuje, gdyż od daty powrotu osoby zastępowanej zależna jest długość trwania umowy na zastępstwo. Taka umowa rozwiązuje się bowiem w przypadku powrotu do pracy osoby zastępowanej. Sytuacja ta będzie więc podstawą do doprecyzowania w umowie osoby zastępowanej, ale powinno to nastąpić bez podania jej nazwiska.

Przykład

Numery z systemu
W dziale księgowości dwie pracownice odchodzą w podobnym czasie na zwolnienia związane z ciążą i pracodawca będzie zawierał dwie umowy na zastępstwo. W takim przypadku zdecydowano się na posłużenie się w treści umów numerami identyfikacyjnymi z systemu kadrowo-płacowego, aby w przypadku wcześniejszego powrotu do pracy którejś z księgowych wiadomo było, która umowa na zastępstwo uległa zakończeniu. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 13 marca 2020 r. w sprawie podawania nazwiska pracownika zastępowanego w umowie na zastępstwo
(…) Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. w treści umowy o pracę (w tym także umowy na zastępstwo) powinno znaleźć się określenie: stron umowy, rodzaju umowy, data jej zawarcia oraz warunków pracy i płacy, a w szczególności – rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy.
Na podstawie przytoczonych przepisów Kodeksu pracy można jedynie stwierdzić, że wskazanie imienia i nazwiska zastępowanego pracownika nie stanowi elementu niezbędnego dla ważności umowy o pracę zawieranej w celu zastępstwa tego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Natomiast kwestię prawnej dopuszczalności zamieszczania w treści takiej umowy ww. danych osobowych zastępowanego pracownika należy rozpatrywać na gruncie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych, tj. powołanego wyżej rozporządzenia RODO.
W tym miejscu należy nadmienić, że na gruncie przepisów nieobowiązującej już ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (którego następcą prawnym jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) prezentował stanowisko, zgodnie z którym „zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.). Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania”.
Wydaje się, iż przytoczony wyżej pogląd GIODO może zachowywać swoją aktualność także na gruncie obecnie obowiązującego rozporządzenia RODO, w szczególności przepisu art. 5 ust. 1 lit. c, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do celów tego przetwarzania.
W celu uzyskania ewentualnych dalszych informacji dotyczących stosowania rozporządzenia RODO, w tym potwierdzenia aktualności zaprezentowanego wyżej poglądu GIODO w obecnym stanie prawnym, można zwrócić się, zgodnie z właściwością, do wspomnianego już wyżej Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przedstawione przez MRPiPS poglądy nie są wiążące zarówno dla stron stosunku pracy, organizacji pracodawców i organizacji pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy, jak i dla sądów pracy. Organem uprawnionym nie tylko do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania (stosowania) przepisów prawa pracy, ale również do udzielania zainteresowanym porad prawnych w tym zakresie, jest natomiast Państwowa Inspekcja Pracy (właściwy inspektorat okręgowy).
Wyjaśnienia UODO z 10 września 2020 r.w sprawie podawania nazwiska pracownika zastępowanego w umowie na zastępstwo
(…) Zgodnie z art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych.
Ponadto jak wynika z wyroku TSUE z 24 czerwca 2010 r. (sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego.
Podstawa prawna
• art. 251 par. 4, art. 29 par. 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO)