Wraz z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracownikowi przysługuje - na mocy art. 171 § 1 kodeksu pracy - ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany w całości lub części urlop. Przy wyliczaniu ekwiwalentu bierze się pod uwagę stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia.

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Innymi słowy oznacza to, że przy obliczaniu należnego ekwiwalentu brane są do wyliczeń stałe składniki pensji obowiązujące w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu (w miesiącu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę).

Obok pensji zasadniczej (stałych składników wynagrodzenia) wielu pracowników otrzymuje także zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie, prowizje, nadgodziny, dodatek za pracę w nocy). One także brane są pod uwagę przy wyliczaniu wysokości należnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do wyliczeń brane są zmienne składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. comiesięczna premia lub prowizja), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dodajemy zmienne co miesiąc wypłacane składniki pensji z 3 miesięcy przed nabyciem prawa do ekwiwalentu i wyliczamy z tego wartość średnią).

Ponadto brane do wyliczeń są także zmienne składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia kwartalna). W takim przypadku dodajemy tego typu składniki wypłacone w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc, w którym nabyte zostało prawo do ekwiwalentu, a następnie dzielimy przez 12 (uzyskujemy średnią miesięczną takich składników).

Jakie składniki nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu?

Przy wyliczaniu ekwiwalentu nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Współczynnik urlopowy 2019

Do wyliczenia ekwiwalentu potrzebny jest jeszcze tzw. współczynnik urlopowy. Współczynnik służy do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik urlopowy ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Dla roku 2020 wyliczenie współczynnika jest następujące: 366 dni - (52 niedziele + 52 dni wolne + 9 dni świątecznych poza niedzielami) : 12 = 366 - 113 : 12 = 21,08 (dla pełnego etatu)

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik urlopowy 2020 (obniżony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy) wynosi odpowiednio:

• dla 1/4 etatu wynosi 5,27 (1/4 x 21,08),
• dla 1/3 wynosi 7,03 (1/3 x 21,08),
• dla 1/2 wynosi 10,54 (1/2 x 21,08),
• dla 3/4 wynosi 15,81 (3/4 x 21,08).

Przykładowe wyliczenie ekwiwalentu

Po ustaleniu jakie składniki wynagrodzenia brane są pod uwagę do wyliczeń ekwiwalentu oraz znając wartość współczynnika urlopowego można wyliczyć ekwiwalent.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop odbywa się w trzech krokach:

• krok 1: dzielimy sumę miesięcznych wynagrodzeń (składniki stałe i zmienne) przez współczynnik urlopowy
• krok 2: dzielimy tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika
• krok 3: mnożymy tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego

Przykład nr 1:

Pani Karolina otrzymywała stałe wynagrodzenie w wysokości 3 000 zł brutto; pełny etat, nie wykorzystała 10 dni urlopu.

• krok 1: dzielimy 3 000 zł (stały składnik wynagrodzenia) przez 21,08 (współczynnik urlopowy) = 142,32 zł
• krok 2: dzielimy 142,32 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 17,79 zł (wartość godziny ekwiwalentowej)
• krok 3: mnożymy 17,79 zł przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (10 dni x 8 godz.) = 17,79 zł x 80 godz. = 1423,15 zł brutto ekwiwalentu

Przykład nr 2:

Pani Kinga otrzymywała stałe wynagrodzenie w wysokości 4 000 zł brutto; pełny etat, dodatkowo zmienne premie miesięczne; nie wykorzystała 13 dni urlopu.

• krok 1: dzielimy 4 000 zł (stały składnik wynagrodzenia) przez 21,08 (współczynnik urlopowy) = 189,75 zł dodatkowo mamy premie; przykładowo za ostatnie 3 mies.: 500 zł + 400 zł + 900 zł = 1 800 zł : 3 = średnio zatem 600 zł : 21,08 = 28,46 zł
• krok 2: dzielimy 189,75 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 23,72 zł (wartość godziny ekwiwalentowej stałego składnika wynagrodzenia) oraz dzielimy 28,46 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 3,56 zł (wartość godziny ekwiwalentowej zmiennego składnika wynagrodzenia, czyli premii)
• krok 3: dodajemy 23,72 zł oraz 3,56 zł = 27,28 zł 27,28 zł mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (13 dni x 8 godz.) = 27,49 zł x 104 godz. = 2837,12 zł brutto ekwiwalentu

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu za urlop? Dzieje się tak w przypadku, gdy strony (pracownik i pracodawca) postanowią o wykorzystaniu zaległego urlopu w czasie stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.