Wraz z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracownikowi przysługuje - na mocy art. 171 § 1 kodeksu pracy - ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany w całości lub części urlop. Przy wyliczaniu ekwiwalentu bierze się pod uwagę stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia.

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Innymi słowy oznacza to, że przy obliczaniu należnego ekwiwalentu brane są do wyliczeń stałe składniki pensji obowiązujące w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu (w miesiącu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę).

Obok pensji zasadniczej (stałych składników wynagrodzenia) wielu pracowników otrzymuje także zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie, prowizje, nadgodziny, dodatek za pracę w nocy).

• krok 1: dzielimy 3 000 zł (stały składnik wynagrodzenia) przez 21,08 (współczynnik urlopowy) = 142,32 zł
• krok 2: dzielimy 142,32 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 17,79 zł (wartość godziny ekwiwalentowej)
• krok 3: mnożymy 17,79 zł przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (10 dni x 8 godz.) = 17,79 zł x 80 godz. = 1423,15 zł brutto ekwiwalentu

Przykład nr 2:

Pani Kinga otrzymywała stałe wynagrodzenie w wysokości 4 000 zł brutto; pełny etat, dodatkowo zmienne premie miesięczne; nie wykorzystała 13 dni urlopu.

• krok 1: dzielimy 4 000 zł (stały składnik wynagrodzenia) przez 21,08 (współczynnik urlopowy) = 189,75 zł
  dodatkowo mamy premie; przykładowo za ostatnie 3 mies.: 500 zł + 400 zł + 900 zł = 1 800 zł : 3 = średnio zatem 600 zł : 21,08 = 28,46 zł
• krok 2: dzielimy 189,75 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 23,72 zł (wartość godziny ekwiwalentowej stałego składnika wynagrodzenia)
  oraz
  dzielimy 28,46 zł przez 8 (godzin dobowej normy czasu) = 3,56 zł (wartość godziny ekwiwalentowej zmiennego składnika wynagrodzenia, czyli premii)
• krok 3: dodajemy 23,72 zł oraz 3,56 zł = 27,28 zł
  27,28 zł mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (13 dni x 8 godz.) = 27,49 zł x 104 godz. = 2837,12 zł brutto ekwiwalentu

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu za urlop? Dzieje się tak w przypadku, gdy strony (pracownik i pracodawca) postanowią o wykorzystaniu zaległego urlopu w czasie stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.