statystyki

Dwie teczki z różnym okresem przechowywania i tylko jedno świadectwo pracy

autor: Łukasz Prasołek17.10.2019, 11:42; Aktualizacja: 17.10.2019, 11:42
akta, archiwum

Gdy z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. zawieramy w tym roku kolejną umowę o pracę, trzeba mu założyć nową teczkę. Przechowujemy ją tylko 10 lat, a starą – aż 50. Aby akta były kompletne, do tej drugiej można dołączyć kopię świadectwa pracy – twierdzi resort rodziny.źródło: ShutterStock

Gdy z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. zawieramy w tym roku kolejną umowę o pracę, trzeba mu założyć nową teczkę. Przechowujemy ją tylko 10 lat, a starą – aż 50. Aby akta były kompletne, do tej drugiej można dołączyć kopię świadectwa pracy – twierdzi resort rodziny.

Resort rodziny konsekwentnie twierdzi, że ponowne nawiązanie stosunku pracy z osobą zatrudnioną przed 1 stycznia 2019 r. oznacza przy zachowaniu ciągłości zatrudnienia konieczność założenia nowych akt osobowych, co jest podyktowane różnymi okresami przechowywania akt dotyczących obydwu stosunków pracy. Niemniej jednak w takim przypadku wystawia się jedno świadectwo pracy – na koniec zatrudnienia (o ile pracownik nie zawnioskuje o jego wystawienie po zakończeniu pierwszej umowy o pracę). Trafia więc ono do nowych akt osobowych, które w praktyce będą przechowywane krócej od dotychczasowych, tj. przez okres 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dojdzie więc do kuriozalnej sytuacji, w której poprzednia teczka będzie przechowywana według starych reguł, a więc dłużej, bo przez 50 lat od daty zwolnienia pracownika, a mimo to nie będzie zawierała w części C świadectwa pracy.

W związku z powyższym w praktyce pojawiło się pytanie, czy do części C pierwszych akt osobowych nie należy zrobić kopi świadectwa pracy. W swoim stanowisku w tej kwestii Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjęło, że sytuacja taka jest możliwa ze względu na wynikającą z art. 94 pkt 9b k.p. zasadę kompletności dokumentacji, jednak podkreśliło jednocześnie, że ostateczna decyzja w tej kwestii należy do pracodawcy. Resort zauważył bowiem, że kopiowane świadectwo pracy będzie obejmowało dłuższy czas zatrudnienia niż okres, którego dotyczy ta dokumentacja. Pogląd MRPiPS wydaje się jednak zbyt daleko idący. W świadectwie pracy mogą być bowiem zawarte dane, które dotyczyły np. tylko kolejnego stosunku pracy, a wobec tego pojawi się ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – wątpliwe jest tu istnienie podstawy prawnej do przetwarzania takich danych. [przykład]

przykład

Narodziny dzieci

Pracownik mężczyzna był zatrudniony u pracodawcy na czas określony od 1 stycznia 2018 r. do 30 czerwca 2019 r., a następnie zawarto z nim umowę na czas nieokreślony od 1 lipca 2019 r. W trakcie drugiej umowy urodziło mu się dwoje dzieci – jedno w 2019 r., a drugie w 2020 r. Pracownik, nie wykorzystuje przysługującego mu urlopu ojcowskiego. Odchodzi on z firmy z końcem maja 2021 r. Pracodawca wystawiając świadectwo pracy, ujmie urlop ojcowski w jego treści, a ze względu na dwoje dzieci będzie musiał podać ich imiona i nazwiska. W takim przypadku pierwsze akta osobowe obejmują okres umowy terminowej i nie ma w nich świadectwa pracy. Włożenie jego kopii do tych akt osobowych spowoduje, że pojawią tam się dane dzieci, do których przetwarzania pracodawca nie ma podstaw w ramach tego stosunku pracy, co oznacza ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Dane te nie mają bowiem żadnego związku ze stosunkiem pracy istniejącym na podstawie umowy na czas określony.


Pozostało jeszcze 82% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane