Gdy z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. zawieramy w tym roku kolejną umowę o pracę, trzeba mu założyć nową teczkę. Przechowujemy ją tylko 10 lat, a starą – aż 50. Aby akta były kompletne, do tej drugiej można dołączyć kopię świadectwa pracy – twierdzi resort rodziny.

i. bez świadectwa pracy czy z jego kopią?

Resort rodziny konsekwentnie twierdzi, że ponowne nawiązanie stosunku pracy z osobą zatrudnioną przed 1 stycznia 2019 r. oznacza przy zachowaniu ciągłości zatrudnienia konieczność założenia nowych akt osobowych, co jest podyktowane różnymi okresami przechowywania akt dotyczących obydwu stosunków pracy. Niemniej jednak w takim przypadku wystawia się jedno świadectwo pracy – na koniec zatrudnienia (o ile pracownik nie zawnioskuje o jego wystawienie po zakończeniu pierwszej umowy o pracę). Trafia więc ono do nowych akt osobowych, które w praktyce będą przechowywane krócej od dotychczasowych, tj. przez okres 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dojdzie więc do kuriozalnej sytuacji, w której poprzednia teczka będzie przechowywana według starych reguł, a więc dłużej, bo przez 50 lat od daty zwolnienia pracownika, a mimo to nie będzie zawierała w części C świadectwa pracy.
W związku z powyższym w praktyce pojawiło się pytanie, czy do części C pierwszych akt osobowych nie należy zrobić kopi świadectwa pracy. W swoim stanowisku w tej kwestii Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjęło, że sytuacja taka jest możliwa ze względu na wynikającą z art. 94 pkt 9b k.p. zasadę kompletności dokumentacji, jednak podkreśliło jednocześnie, że ostateczna decyzja w tej kwestii należy do pracodawcy. Resort zauważył bowiem, że kopiowane świadectwo pracy będzie obejmowało dłuższy czas zatrudnienia niż okres, którego dotyczy ta dokumentacja. Pogląd MRPiPS wydaje się jednak zbyt daleko idący. W świadectwie pracy mogą być bowiem zawarte dane, które dotyczyły np. tylko kolejnego stosunku pracy, a wobec tego pojawi się ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – wątpliwe jest tu istnienie podstawy prawnej do przetwarzania takich danych. [przykład]

przykład

Narodziny dzieci
Pracownik mężczyzna był zatrudniony u pracodawcy na czas określony od 1 stycznia 2018 r. do 30 czerwca 2019 r., a następnie zawarto z nim umowę na czas nieokreślony od 1 lipca 2019 r. W trakcie drugiej umowy urodziło mu się dwoje dzieci – jedno w 2019 r., a drugie w 2020 r. Pracownik, nie wykorzystuje przysługującego mu urlopu ojcowskiego. Odchodzi on z firmy z końcem maja 2021 r. Pracodawca wystawiając świadectwo pracy, ujmie urlop ojcowski w jego treści, a ze względu na dwoje dzieci będzie musiał podać ich imiona i nazwiska. W takim przypadku pierwsze akta osobowe obejmują okres umowy terminowej i nie ma w nich świadectwa pracy. Włożenie jego kopii do tych akt osobowych spowoduje, że pojawią tam się dane dzieci, do których przetwarzania pracodawca nie ma podstaw w ramach tego stosunku pracy, co oznacza ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Dane te nie mają bowiem żadnego związku ze stosunkiem pracy istniejącym na podstawie umowy na czas określony.

ii. badania od poprzedniego pracodawcy przechowujemy w oryginale?

Co prawda zasadą jest, że w aktach osobowych są przechowywane kopie dokumentów przedkładanych przez pracownika, lecz nie jest to reguła bezwzględna, gdyż część dokumentów, zwłaszcza z obszaru bhp, przechowujemy w aktach w oryginale – tak od zawsze przechowywano zaświadczenia o odbyciu szkolenia bhp oraz lekarskie potwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku. Od 4 maja 2019 r. zmieniono art. 229 k.p. i wynika z niego obecnie, że w przypadku pracowników, którzy będą pracowali na analogicznym stanowisku jak w poprzedniej firmie, pracodawca może zażądać aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy oraz skierowania na badania będącego podstawą wydania tego orzeczenia (par. 13). Na podstawie przedłożonych dokumentów pracodawca powinien ocenić, czy warunki pracy opisane w skierowaniu dostarczonym przez pracownika odpowiadają warunkom występującym u niego w zakładzie pracy na tym stanowisku. Jeśli nie, to zgodnie z nowym art. 229 par. 71 k.p. pracodawca ma obowiązek zwrócić osobie przyjmowanej do pracy skierowanie oraz orzeczenie lekarskie. Oczywiście oznacza to równocześnie obowiązek skierowania jej na badania wstępne. Natomiast jeśli zagrożenia się pokrywają, to pracodawca zgodnie z art. 229 par. 7 k.p. przechowuje orzeczenie i skierowanie otrzymane od pracownika.
Na tym tle pojawiło się jednak pytanie, co dokładnie pracodawca ma przechowywać w aktach: czy oryginały doręczone przez pracownika, czy też kopie potwierdzone za zgodność z przedłożonym dokumentem (zgodnie z par. 5 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. poz. 2369)? W tej kwestii MRPiPS stanęło na stanowisku, że powyższa regulacja obejmuje swym zakresem wszystkie dokumenty przedkładane pracodawcy przez pracownika, a więc również skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wykonanych w poprzednim stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że gdy na badania skieruje pracodawca, to w aktach będzie oryginał skierowania i orzeczenia, a gdy badania zostaną przejęte z poprzedniej firmy, to w aktach mają pojawić się tylko kopie takich dokumentów. Można uznać jednak, że takie stanowisko nie do końca jest spójne z brzmieniem nowych przepisów kodeksowych. Te stanowią bowiem, że osobie przyjmowanej do pracy zwraca się dokumenty przez nią przedłożone wtedy, gdy warunki pracy w skierowaniu nie odpowiadają warunkom panującym u pracodawcy. Wydaje się zatem, że w przypadku, gdy warunki odpowiadają zagrożeniom na stanowisku, to pracodawca w aktach przechowuje oryginalne skierowanie i orzeczenie lekarskie z poprzedniego stosunku pracy. Brakuje bowiem przepisu o wydaniu oryginałów dokumentów pracownikowi w sytuacji, gdy badania wstępne nie będą przeprowadzane, z uwagi na tożsamość warunków wykonywania pracy z poprzedniego skierowania. W powyższym zakresie stanowisko powinna zająć także Państwowa Inspekcja Pracy. Z pewnością jednak można stwierdzić, że pogląd resortu rodziny budzi uzasadnione wątpliwości.

iii. zgoda na wykorzystywanie zdjęć lub prywatnego numeru telefonu

Od 4 maja 2019 r., zgodnie z art. 221 par. 1 k.p., od kandydata do pracy można żądać jedynie wskazanych przez niego danych kontaktowych. Na etapie rekrutacji nie ma więc podstaw do żądania adresu czy też narzucenia mu formy kontaktu, a sam kandydat ma ostateczną decyzję w tym zakresie. Danymi kontaktowymi mogą być takie dane jak prywatny numer telefonu czy adres e-mail, a więc dane, których nawet w późniejszym okresie pracodawca nie ma podstawy przetwarzać, chyba że za zgodą pracownika.
W tym zakresie pojawiło się pytanie, czy jeśli na tym etapie przyszły pracownik poda swój numer telefonu komórkowego, to oznacza, że można z niego korzystać także w przyszłości, w trakcie zatrudnienia? Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS bez zgody pracownika nie ma takiej możliwości. Dane podane na etapie rekrutacji służą bowiem tylko w celu kontaktu z nim i sfinalizowania procesu zatrudnienia. Z kodeksu pracy nie wynika możliwość korzystania z nich w okresie wykonywania pracy, gdyż wśród danych pracownika, które w myśl k.p. pracodawca może przetwarzać, nie ma takiej kategorii danych. W tym zakresie pracodawca musi więc w trybie art. 221a k.p. uzyskać zgodę pracownika na posługiwanie się jego prywatnym numerem telefonu czy adresem e-mail. Oznacza to w praktyce, że po zakończeniu procesu rekrutacji powinniśmy zapomnieć o numerze telefonu podanym przez kandydata, jeśli nie otrzymamy od niego zgody na wykorzystywanie takiej danej osobowej w trakcie zatrudnienia.
Resort rodziny potwierdził również, że w trybie zwykłej zgody z art. 221a k.p. możemy przetwarzać wizerunek (zdjęcie) pracownika np. w identyfikatorze czy przepustce. Dane dotyczące wizerunku nie należą bowiem do szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, z wyjątkiem sytuacji, gdy mielibyśmy do czynienia z biometrią. Stanowisko to potwierdza więc dotychczas przyjętą w tym zakresie praktykę.
Stanowisko MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. w sprawie stosowania nowych przepisów prawa pracy dotyczących dokumentacji pracowniczej oraz ochrony danych osobowych
1. Zgodnie z regulacją art. 97 § 11 kodeksu pracy w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Umieszczenie kopii świadectwa pracy z ostatniego stosunku pracy, także w dokumentacji przechowywanej dla pierwszego stosunku pracy (dla której obowiązuje inny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej), spowoduje sytuację, w której akta osobowe pracownika będą zawierały świadectwo pracy obejmujące dłuższy okres zatrudnienia aniżeli okres zatrudnienia, którego dotyczy ta dokumentacja. Jednak mając na względzie obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie m.in. jej kompletności (art. 94 pkt 9b Kp), można przyjąć, iż taka praktyka najbardziej służy realizacji tej zasady. Jednak z uwagi na brak szczegółowych regulacji w tym zakresie, ostateczne rozstrzygnięcie tej kwestii należy do pracodawcy.
2. Zgodnie z § 5 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Powyższa regulacja obejmuje swym zakresem wszystkie dokumenty przedkładane pracodawcy przez pracownika. Dotyczy to zatem także skierowań oraz orzeczeń lekarskich, o których mowa w art. 229 § 13 Kodeksu pracy.
3. Katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został zawarty w art. 221 § 1 Kodeksu pracy. Natomiast z § 3 powołanego artykułu wynika, iż pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych zawartych w tym przepisie. Użycie sformułowania „dodatkowo” miało na celu ominięcie konieczności ponownego wymieniania w powołanej regulacji (a w konsekwencji powtórnego pobierania) danych osobowych, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy (np. imię i nazwisko pracownika). Jednak należy pamiętać, iż dane osobowe są zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach. Pracodawca pozyskuje zatem określone prawem dane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko w celu przeprowadzenia rekrutacji. Oznacza to, iż takie informacje, jeśli nie są niezbędne do nawiązania stosunku pracy, mogą być przetwarzane w trakcie zatrudnienia wyłącznie za zgodą pracownika. Taka sytuacja dotyczy np. prywatnego numeru telefonu udostępnionego przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.
4. Zgodnie z regulacją art. 221b § 1 kodeksu pracy – zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Należy zauważyć, iż katalog danych osobowych zawartych w art. 9 RODO nie wymienia zdjęć osoby (jej wizerunku) jako odrębnej kategorii szczególnych danych osobowych. Oznacza to, iż zdjęcie kandydata lub pracownika co do zasady nie stanowi danych, o których mowa w art. 221b § 1 kodeksu pracy. Przetwarzanie fotografii będzie stanowić przetwarzanie danych szczególnych w sytuacji, gdy taka fotografia będzie objęta definicją danych biometrycznych. Stanowi o tym motyw 51 RODO. Zatem do przetwarzania zwykłych fotografii, zamieszczanych przez kandydatów w CV lub udostępnionych przez pracowników celem przydzielenia identyfikatora bądź przepustki, wystarczy zwykła zgoda, o której mowa w art. 221a § 1 kodeksu pracy.