Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to zupełnie nowa instytucja na polskim rynku. Dlatego wiążące się z tym praktyczne wyzwania dla firm mogą stanowić pewną niewiadomą. Odnosi się to zarówno do samego procesu wdrożenia, jak i późniejszego administrowania programem. Tymczasem wielkimi krokami zbliża się dzień, w którym pierwsze podmioty zobowiązane zostaną do utworzenia PPK. Firmy zatrudniające powyżej 250 osób zostaną objęte obowiązkiem utworzenia PPK już od poniedziałku 1 lipca.

krok 1

Wybór instytucji finansowej

Pieniędzmi odkładanymi w ramach PPK zarządzać będzie instytucja finansowa. Zgodnie z ustawą z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215 ze zm.) może to być fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, fundusz emerytalny zarządzany przez pracownicze towarzystwo emerytalne lub zakład ubezpieczeń – przy czym każda z tych instytucji musi figurować w ewidencji PPK. Umieszczenie instytucji finansowej w tej ewidencji jest jednoznaczne ze zweryfikowaniem jej wiarygodności przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR). Fundusz ten sprawdza instytucje chętne do zarządzania PPK pod kątem posiadania co najmniej trzyletniego doświadczenia w zarządzaniu funduszami, minimalnego kapitału własnego oraz spełnienia innych wymogów formalnych stawianych im przez ustawę o PPK.
Reklama

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Rewolucyjne zmiany w przechowywaniu i prowadzeniu akt osobowych >>>>

Reklama
Wyboru instytucji finansowej będzie dokonywał pracodawca w porozumieniu z reprezentacją załogi. Należy pamiętać, że u danego pracodawcy wybrana może zostać tylko jedna instytucja finansowa dla wszystkich pracowników. Indywidualni zatrudnieni nie będą mieli swobody wyboru PPK, do którego zostaną zapisani. Na co pracodawca powinien zatem zwrócić uwagę?
Po pierwsze na to, że działalność funduszy zawsze związana jest z ryzykiem inwestycyjnym. Nie można wykluczyć, że pieniądze zgromadzone na rachunkach PPK mogą czasem także topnieć. Może to powodować zaniepokojenie pracowników. Pracodawca nie będzie, co prawda, ponosił odpowiedzialności za wyniki finansowe wybranej przez siebie instytucji. Jednak w razie niezadowalających wyników powinien móc wykazać, że dochował najwyższej staranności przy wyborze instytucji finansowej, która zarządza pieniędzmi pracowników. Dlatego wybór tej instytucji warto poprzedzić dokładną analizą ekonomiczno-prawną dostępnych ofert, a także weryfikacją instytucji finansowych. Sam wybór powinien zostać przeprowadzony na podstawie transparentnych i obiektywnych kryteriów. Co istotne, koszty zarządzania programem nie powinny być jedynym kryterium branym pod uwagę przy wyborze instytucji finansowej. Warto spojrzeć także na doświadczenie zarządzających środkami czy wyniki historyczne (np. w zakresie inwestowania środków gromadzonych w ramach pracowniczych programów emerytalnych). Mimo to bowiem, że zasady dotyczące sposobu inwestowania środków zgromadzonych na PPK są ściśle określone ustawowo, to wyniki poszczególnych instytucji mogą się między sobą różnić (zwłaszcza w dłuższym horyzoncie).
Istotne znaczenie mogą mieć także warunki prawne zarządzania PPK, wynikające z umów o zarządzanie i prowadzenie PPK oraz innych dokumentów, w szczególności wszelkich regulaminów czy statutów funduszy zdefiniowanej daty. Warto również zwrócić uwagę na warunki obsługi klienta – zarówno te proponowane firmom, jak i indywidualnym pracownikom. [ramka 1]

Ramka 1

Dostępne oferty
Na dzień zamknięcia niniejszego wydania (25 czerwca 2019 r.) pracodawcy mogą wybierać spośród ofert zgłoszonych przez 17 instytucji finansowych. Tyle jest obecnie zarejestrowanych na portalu www.mojeppk.pl. W przeważającej liczbie są to towarzystwa funduszy inwestycyjnych i powszechne towarzystwa emerytalne. Na zarządzanie PPK zdecydował się do dziś tylko jeden zakład ubezpieczeń.
Warto odnotować, że choć PPK jest z założenia produktem wystandaryzowanym, instytucje finansowe starają się konkurować między sobą. W pierwszej kolejności wynagrodzeniem za zarządzanie PPK, ale także ofertami dodatkowych usług świadczonych na rzecz pracodawców i uczestników PPK – np. w zakresie komunikacji z instytucją finansową zarówno online, jak i przez sieć placówek terenowych. Dodatkowe zachęty oferowane przez instytucje nie są jednak ograniczone do samego PPK. Odnoszą się także do innych produktów finansowych oferowanych przez te instytucje lub podmioty z nimi powiązane (np. w postaci rabatów na inne produkty bądź kompleksowych rozwiązań emerytalnych obejmujących także produkty z trzeciego filara emerytalnego).

krok 2

Porozumienie z reprezentacją załogi

Pracodawca może dokonać preselekcji ofert opublikowanych na portalu PPK pod kątem kluczowych kryteriów przyjętych do wyboru instytucji finansowej. Nie można jednak zapominać, że w proces ostatecznego wyboru instytucji zarządzającej PPK zaangażowana musi zostać reprezentacja pracowników. Jednym z ustawowych kryteriów, jakie powinny być brane pod uwagę przy wyborze tej instytucji, jest bowiem „najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych”. Dookreślenie, na czym ten interes w ramach danej organizacji polega, następuje właśnie przez udział przedstawicieli załogi.
Pamiętać przy tym należy, że zapisane do PPK zostaną osoby zatrudnione nie tylko na podstawie umowy o pracę, lecz także na innych podstawach prawnych, jeśli firma odprowadza za nich składki na ubezpieczenia społeczne (np. zleceniobiorcy). A wobec tego interes tych osób również powinien być reprezentowany przy wyborze instytucji finansowej zarządzającej PPK.
Założenie ustawodawcy jest takie, że pracodawca i reprezentacja załogi powinni dojść do porozumienia w zakresie wyboru instytucji. Gdyby jednak na miesiąc przed terminem zawarcia przez firmę umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową do takiego porozumienia ciągle nie doszło, to pracodawca będzie mógł wybrać instytucję finansową sam. Powinien jednak uwzględnić najlepiej rozumiany interes pracowników. Przykładowo, jeśli by przyjąć interpretację terminów prezentowaną przez PFR, to w przypadku największych firm (zatrudniających powyżej 250 osób) do takiego porozumienia powinno dojść do 25 września 2019 r., ponieważ termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK – zgodnie z wykładnią PFR – przypada na 25 października 2019 r.
Zarówno osiągnięcie porozumienia z przedstawicielami pracowników, jak i jego brak warto – ze względów dowodowych – odpowiednio udokumentować. [ramka 2]

Ramka 2

Z kim rozmawiać
Jakie ciało przedstawicielskie będzie właściwe przy wyborze instytucji finansowej? Możliwości są dwie.
W firmach, w których funkcjonują związki zawodowe, to one są na podstawie ustawy o PPK umocowane do reprezentowania wszystkich członków załogi. Dotyczy to także osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę. I to nawet wtedy, gdy u danego pracodawcy nie ma związków zawodowych założonych przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych czy w ramach których są one zrzeszone.
Jeśli w danej firmie związki zawodowe nie funkcjonują, to obowiązek konsultacyjny spoczywa na wybranej w tym celu reprezentacji załogi. Przy czym ustawa o PPK nie doprecyzowuje składu (liczebności) takiego zespołu przedstawicielskiego. Jednak z użytego pojęcia „reprezentacja” (nie „reprezentant”) można wyciągnąć wniosek, że ma być to więcej niż jedna osoba.
Ustawa nie reguluje także w sposób szczególny metody wyboru przedstawicieli. Odsyła w tym zakresie do sposobu przyjętego w danej firmie. Dla każdej organizacji może on być inny ze względu na jej specyfikę. Na przykład w firmie, w której wszyscy pracownicy wykonują pracę biurową w jej siedzibie, możliwe jest przeprowadzenie głosowania w trakcie zebrania całej załogi. To rozwiązanie nie znajdzie natomiast zastosowania w organizacji, w której znaczna część pracowników to przedstawiciele handlowi, spędzający większą część tygodnia pracy w terenie. Warto też zweryfikować, czy umocowanie wcześniej wybranych przedstawicieli załogi nie obejmuje już uprawnienia do uczestnictwa w wyborze instytucji finansowej zarządzającej PPK. Pozwoli to na zaoszczędzenie czasu i ograniczenie dodatkowych obowiązków administracyjnych. ©℗

krok 3

Umowa o zarządzanie ppk

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej konieczne będzie zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Termin na jej zawarcie dla podmiotów obejmowanych obowiązkiem wprowadzenia PPK został określony w ustawie w sposób, który skutkuje wątpliwościami praktycznymi, a rozbieżności pomiędzy różnymi wyinterpretowanymi terminami sięgają miesiąca (w przypadku największych pracodawców – od drugiej połowy września do drugiej połowy października). Ma to niebagatelne znaczenie, biorąc pod uwagę wysokość kar grożących za opóźnienia w zawieraniu umów o zarządzanie (do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego – w przypadku istniejących największych pracodawców wdrażających PPK w związku z wejściem w życie ustawy będzie to fundusz wynagrodzeń z 2018 r.).
Niestety, mimo zgłaszanych postulatów dotyczących uproszenia przepisów w tym zakresie, wątpliwości nie zostały rozwiane przez ostatnią nowelizację ustawy o PPK (chodzi o ustawę z 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, ustawy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych oraz ustawy – Prawo bankowe; Dz.U. poz. 1074, która weszła w życie 25 czerwca 2019 r.). PFR w swoich materiałach informacyjnych na temat PPK wskazał, że termin na zawarcie umowy o zarządzanie dla największych pracodawców to 25 października 2019 r. Warto jednak pamiętać, na co zwraca też uwagę sam fundusz, że interpretacja ta nie ma charakteru wiążącego. Dlatego przystępując do wdrożenia PPK w firmie, warto opracować szczegółowy harmonogram prac, aby uniknąć ewentualnych opóźnień.
Szczegółowa treść umowy o zarządzanie PPK została uregulowana w ustawie o PPK. Poza warunkami wynikającymi z ustawy umowa powinna zawierać wszystkie zindywidualizowane, niestandardowe warunki programu, które zostały wynegocjowane przez strony, a odbiegają od minimalnych gwarancji ustawowych (np. gdy uzgodniono, że uczestnicy PPK mogą trzy razy w roku bezpłatnie zmienić fundusz zdefiniowanej daty, który lokuje ich środki, podczas gdy ustawa przewiduje, że nieodpłatne mogą być tylko dwie takie operacje w roku). Jednocześnie ostateczna treść zawartej umowy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż te, które wynikają z ofert instytucji finansowych opublikowanych w portalu PPK (www.mojeppk.pl).

krok 4

Umowa o prowadzenie ppk

Na podstawie umowy o prowadzenie PPK indywidualne osoby zapisywane są przez swojego pracodawcę do PPK. Jest ona zawierana przez pracodawcę w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Stronami umowy są zatem co do zasady instytucja finansowa i osoba zatrudniona. Przy czym w praktyce dokument umowy o prowadzenie PPK będzie tylko jeden. Jedynie lista osób zapisanych do systemu będzie podlegać zmianom w drodze modyfikacji załącznika.
Automatycznemu zapisowi do PPK będą podlegali zatrudnieni pomiędzy 18. a 55. rokiem życia, chyba że wcześniej złożą rezygnację z uczestnictwa w PPK. Do złożenia takiej rezygnacji są zresztą uprawnieni w każdej chwili. Wzór deklaracji o rezygnacji stanowi załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (Dz.U. poz. 1102), które wchodzi w życie 29 czerwca 2019 r. [Uwaga! Są jednak wątpliwości co do jego konstytucyjności ‒ zob. „Zwykły obywatel wydał rozporządzenie. Może?”; DGP z 18 czerwca 2019 r. nr 117 ‒ red.]
Podobnie jak w przypadku umowy o zarządzanie PPK sposób obliczania terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK również wzbudził kontrowersje. I one także nie zostały rozwiane w drodze legislacyjnej. Można zatem przyjąć, że zapisanie do PPK pracowników największych firm powinno nastąpić albo w pierwszej połowie października, albo w pierwszej połowie listopada (zdaniem PFR – do 12 listopada 2019 r.). Również w tym przypadku opóźnienia skutkować mogą wysokimi karami (potencjalnie nawet do 1 mln zł).

krok 5

Obliczenie i odprowadzenie pierwszych składek

Zgodnie ze wspomnianą wcześniej ostatnią nowelizacją ustawy o PPK termin na obliczenie i odprowadzenie pierwszych składek uzależniony jest od tego, w którym miesiącu dany pracownik zostanie zapisany do PPK. Pierwszym miesiącem, za który należne będą składki, będzie miesiąc, w którym pracownik został zapisany do PPK. Z kolei terminem odprowadzenia składki jest co do zasady 15. dzień kolejnego miesiąca. Zatem przyjęty harmonogram wdrożenia PPK rzutować będzie na to, kiedy firma zacznie ponosić koszty składek.
Uwaga! Harmonogram zawierania umów i odprowadzania pierwszych wpłat do PPK wskazuje na to, że w wielu przypadkach pierwsze takie płatności nastąpią przed świętami Bożego Narodzenia (w przypadku zapisania do PPK w listopadzie składki należy bowiem uiścić do 15 grudnia). Z uwagi na to, że przystąpienie do PPK oznacza obniżkę wynagrodzenia pracownika, które dostaje on do ręki, warto odpowiednio wcześniej poinformować o tym wszystkich (patrz pkt 2 w ramce 3).

Ramka 3

Czego nie trzeba, a co warto zrobić
Poza czynnościami, jakie firmy są zobowiązane wykonać w celu wdrożenia PPK, warto także zastanowić się nad takimi, które, choć nieobowiązkowe, mogą sam proces wdrożenia, a także potem administrowania, znacząco uprościć.

1. Identyfikacja nowych obowiązków

W pierwszej kolejności warto zidentyfikować i zaplanować wszystkie czynności, jakie będą się wiązać z wdrażaniem i późniejszym bieżącym administrowaniem PPK. Może się bowiem okazać, że działy odpowiedzialne za ich wykonanie nie będą mieć wystarczających sił i środków do przyjęcia na siebie dodatkowych obowiązków i konieczne może być także zaplanowanie dodatkowego etatu.
Nowe obowiązki powinny zostać także uwzględnione w obowiązujących w firmie dokumentach wewnętrznych (np. w regulaminie organizacyjnym lub innych dokumentach wewnętrznych opisujących procesy kadrowo-płacowe). Uaktualnienia wymagać będzie także stosowany w firmie system informatyczny do obsługi kadr i płac, aby odwzorowywał obowiązki wynikające z ustawy o PPK.

2. Informowanie pracowników

W ramach przygotowania operacyjnego do wdrożenia PPK można również rozpocząć kampanię informacyjną skierowaną do pracowników, dotyczącą nowych praw i obowiązków z tym związanych. Warto m.in. z wyprzedzeniem przygotować zatrudnionych na wiążące się z PPK dodatkowe koszty. Po pierwsze, ponoszą oni bowiem koszty swojej części składki (finansowana przez nich wplata podstawowa to co do zasady 2 proc. ich wynagrodzenia, a dodatkowa może wynosić maksymalnie drugie tyle). Po drugie zaś składka pracodawcy stanowić będzie dla nich dodatkowy przychód, od którego będą zobowiązani odprowadzić podatek dochodowy. W efekcie, w przypadku gdy np. po stronie pracownika odprowadzana będzie tylko 2-proc. składka podstawowa, to i tak ubytek w jego wynagrodzeniu będzie wyższy – łącznie z PIT od składki finansowanej przez pracodawcę wyniesie bowiem ok. 3,2 proc. Osoba zarabiająca np. 4585 zł brutto miesięcznie (średnia płaca w gospodarce w 2018 r.) otrzymuje obecnie netto 3261 zł. Po przystąpieniu do PPK i opłacaniu wpłaty podstawowej w wysokości 2 proc. wynagrodzenia (oraz opłacaniu przez pracodawcę składki również w wysokości podstawowej, tj. 1,5 proc.) wynagrodzenie netto spadnie do 3157 zł. Na ten efekt składa się zarówno wpłata pracownika w wysokości 92 zł, jak i wyższy PIT o 12 zł. Niewykluczone więc, że w konsekwencji związki zawodowe, a także indywidualni pracownicy będą naciskać na podwyżki wynagrodzeń w firmach – aby zrównoważyć pracownikom to zmniejszenie wynagrodzenia faktycznie wypłacanego. Warto przy tym zauważyć, że wynikające z wdrożenia PPK obniżenie wynagrodzenia netto pracowników jest skutkiem zmiany przepisów, nie zaś modyfikacji zasad wynagradzania obowiązujących u danego pracodawcy. Dlatego nie będzie konieczności przeprowadzania procedury zmieniającej (podpisywania porozumień lub wręczania wypowiedzeń zmieniających). Ostatnie słowo należy w tym zakresie do pracownika, który w każdej chwili może zrezygnować z uczestnictwa w PPK. W takim przypadku jego wynagrodzenie netto powróci do dotychczasowej kwoty.
Kampania informacyjna powinna być dostosowana w formie i treści z jednej strony do charakteru organizacji, a z drugiej do profilu zatrudnionych w niej osób. Innych informacji potrzebować będzie bowiem osoba z wieloletnim doświadczeniem w instytucji finansowej, a innych dorabiający w sklepie student. W niektórych firmach najlepszym pomysłem będzie zorganizowanie ogólnofirmowego szkolenia. W rozproszonych organizacjach (np. w sieciach sklepów) takie rozwiązanie nie będzie jednak możliwe ze względów operacyjnych.
Trzeba też uważać, aby informowanie w ramach kampanii nie skręciło w stronę przekonywania zatrudnionych do tego, by nie brali udziału w PPK. Należy bowiem pamiętać, że nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w ramach PPK jest wykroczeniem, za które grozi kara grzywny w wysokości nawet do 1,5 proc. rocznego funduszu wynagrodzeń w firmie.

3. Rozważenie wprowadzenia dobrowolnych PPE

Mniejsze podmioty, tj. zatrudniające mniej niż 250 pracowników, mogą jeszcze się zastanowić nad wprowadzeniem pracowniczych programów emerytalnych (PPE), co może je zwolnić z obowiązku tworzenia PPK. Warunkiem jednak, aby takie zwolnienie mogło być zastosowane, jest opłacanie przez pracodawcę minimalnej składki na PPE w wysokości 3,5 proc. wynagrodzenia danego pracownika (w przypadku tych programów obligatoryjna jest bowiem wyłącznie składka pracodawcy, natomiast pracownik może, ale nie musi opłacać swojej części do programu). Dodatkowo PPE powinno działać najpóźniej w miesiącu poprzedzającym objęcie obowiązkiem wdrożenia PPK. Do tego czasu do programu tego powinno przystąpić co najmniej 25 proc. zatrudnionych w danym podmiocie. PPE musi też zostać zarejestrowany przez Komisję Nadzoru Finansowego przed terminem na wdrożenie PPK.
Choć dla firmy koszt wprowadzenia PPE jest wyższy niż PPK, to jednak jego siłą jest to, że, jak wskazano powyżej, w tym systemie obowiązkowa jest tylko składka pracodawcy. PPE to również rozwiązanie funkcjonujące już od wielu lat na rynku, co pozwala teraz ocenić jego efekty, np. wyniki inwestycyjne oferowanych funduszy.
W przypadku największych podmiotów wdrożenie PPE przed obowiązkiem wdrożenia PPK w praktyce wydaje się już mało realne.
Należy pamiętać, że wdrożenie PPK nie jest końcem, a dopiero początkiem obowiązków pracodawcy związanych z funkcjonowaniem tego programu. I dotyczy to nie tylko ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością opłacania przez pracodawcę składek za uczestników PPK. Z funkcjonowaniem systemu pracowniczych planów kapitałowych wiązać się będzie wiele obowiązków o charakterze administracyjnym. Wymagać to będzie w szczególności monitorowania stażu pracy nowo zatrudnionych pracowników, żeby w terminie zapisać ich do PPK. Może być to problematyczne zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających dużą liczbę osób na podstawie krótkoterminowych umów- zleceń. Na pracodawcy będzie też ciążyć wiele obowiązków informacyjnych w stosunku do pracowników, związanych z funkcjonowaniem PPK, a odnoszących się do praw i obowiązków tych osób.