Zatrudniamy pracownika na pół etatu, z wynagrodzeniem 1200 zł. Ma ponad dziesięcioletni staż pracy, a więc podstawowy wymiar urlopu. Nie mamy utworzonego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, więc wypłacimy mu świadczenie urlopowe, ale w wyższej wysokości – 700 zł. Jak rozliczyć miesiąc ze świadczeniem? Czy trzeba sporządzić dwie listy płac? Czy nadwyżka świadczenia podlega oskładkowaniu? Pracownik ma zaplanowany urlop od 14 maja.
ODPOWIEDŹ
Według ustawy o zfśs pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenia urlopowe. Innymi słowy, obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych w 2018 r. mają pracodawcy:
  • niezobligowani do utworzenia zfśs, tj. zatrudniający według stanu na 1 stycznia 2018 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
  • którzy nie założyli zfśs, a jednocześnie nie zrezygnowali w tym roku z wypłaty świadczeń, dopełniając formalności w tym zakresie do końca stycznia 2018 r. (poinformowanie pracowników o niewypłacaniu świadczeń urlopowych),
wktórzy nie prowadzą działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (te jednostki obowiązkowo tworzą zfśs, niezależnie od liczebności personelu).
14 dni wypoczynku
Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Chodzi tu o 14 dni z rzędu, zarówno dni pracy, jak i wolnych. Długość urlopu jest jedynym kryterium wypłaty świadczenia. Nie wolno jej uzależniać ani od stażu pracy (ogólnego czy zakładowego), ani od zajmowanego stanowiska pracy czy innych warunków. Nie ma tu również znaczenia sytuacja życiowa, materialna, rodzinna pracownika, tak jak w przypadku świadczeń finansowanych ze środków zfśs, ani też to, czy pracownik korzysta z urlopu bieżącego czy zaległego. Wypłata następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.
Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (w warunkach normalnych, szczególnych lub w szczególnym charakterze, młodociani), z tym że wysokość świadczenia dla pracowników niepełnoetatowych (z wyjątkiem młodocianych) ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2018 r. odpis podstawowy wynosi 1185,66 zł i ta kwota odpowiada wysokości świadczenia urlopowego dla pełnego wymiaru. Jednakże ustawodawca wyznaczył tylko górną granicę świadczenia, a tym samym nie nakazuje wypłacać go bezwzględnie w wysokości odpisu. Dlatego można wypłacać świadczenia urlopowe w niższej wysokości, niż wynosi podstawowy odpis na pracownika. [TABELA 1]
Świadczenie ma charakter roszczeniowy, tzn. można dochodzić jego wypłaty na drodze sądowej. Prawo do świadczenia urlopowego nie przechodzi na rok następny.
PIT i ZUS
Świadczenie urlopowe mieści się w definicji przychodów ze stosunku pracy. Nie zostało wymienione w katalogu przychodów zwolnionych, określonych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Toteż podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, czyli tak jak wszystkie inne składniki płacowe. Pracodawca wypłacający w danym miesiącu takie świadczenie ma obowiązek pobrać od niego stosowną zaliczkę na podatek.
Omawiane świadczenie nie podlega natomiast składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, czyli w odpowiedniej wysokości i po spełnieniu przesłanki w postaci wystarczająco długiego urlopu (par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 3 ust. 6 ustawy o zfśs). Zwolnienie to przysługuje do określonego limitu – świadczenie urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o zfśs jest wolne od składek na ZUS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego.
Świadczenie podlega oskładkowaniu, gdy:
wKwota świadczenia, w tym dla pracowników młodocianych, przewyższyła limit odpowiadający odpisowi podstawowemu na zfśs.
wNiepełnoetatowcowi wypłacono pełne świadczenie, bez zmniejszenia odpowiednio do wielkości wymiaru czasu pracy.
wPracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu umiarkowanym lub znacznym świadczenie urlopowe wypłacono w wysokości zwiększonego o 6,25 proc. odpisu na zfśs.
wŚwiadczenia urlopowe są wypłacane przez pracodawcę zatrudniającego na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie utworzył zfśs, ale ustanowił prawo do świadczeń.
Ile w roku kalendarzowym
Jak już wskazano, ten sam pracodawca wypłaca świadczenie raz w roku kalendarzowym. Natomiast na więcej świadczeń może liczyć pracownik, który z tym samym pracodawcą ma nawiązany równocześnie więcej niż jeden stosunek pracy. Zawarcie z jednym pracodawcą np. dwóch umów o pracę jest dopuszczalne, o ile przedmiot pracy się nie pokrywa i nie narusza to przepisów o czasie pracy. Każda z umów generuje osobny katalog uprawnień, tak jak gdyby była zawarta z innym podmiotem. Dotyczy to również prawa do urlopów wypoczynkowych. Jeżeli więc pracownik korzysta w ciągu roku np. z dwóch urlopów po 14 dni każdy (bo tyle ma podpisanych umów o pracę z firmą, będącą płatnikiem świadczeń urlopowych) to ma prawo do podwójnego świadczenia. Więcej niż jedno świadczenie urlopowe w roku kalendarzowym dostanie również pracownik, który w tym roku pobrał świadczenie u swojego pracodawcy, następnie zakończył stosunek pracy i jeszcze w tym samym roku podjął kolejne zatrudnienie w innej firmie wypłacającej świadczenia i tam uzyskał 14-dniowy urlop. Ta sama zasada dotyczy również pracownika zatrudnionego w danym roku w kilku różnych firmach jednocześnie. Jeżeli tylko wymiar urlopu na to pozwoli, od każdego pracodawcy może uzyskać świadczenie urlopowe.
Wyliczenia
Świadczenie urlopowe odpowiada wysokości odpisu podstawowego, który dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1185,66 zł, więc dla połowy etatu jest to 592,83 zł (1185,66 zł x 1). Nadwyżka ponad tę kwotę, czyli 107,17 zł (700 zł – 592,83 zł), podlega oskładkowaniu. Świadczenie powinno być wypłacone przed rozpoczęciem urlopu, czyli do 11 maja, i wtedy należy pobrać zaliczkę na podatek oraz składki. Można dla niego sporządzić osobną listę płac. [TABELE 2 I 3]
TABELA 1
Wysokość świadczenia urlopowego w 2018 roku ⒸⓅ
Kwota świadczenia Wymiar czasu pracy Warunki pracy
1185,66 zł 592,83 zł 296,42 zł 889,25 zł 1/1 1/2 1/4 3/4 Normalne
1580,89 zł 790,45 zł 395,22 zł 1185,67 zł 1/1 1/2 1/4 3/4 Szczególne/praca w szczególnym charakterze
TABELA 2
Listy płac dla świadczenia urlopowego* ⒸⓅ
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Świadczenie 700 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 14,70 zł – podstawa wymiaru: 107,17 zł (nadwyżka ponad limit) – składka emerytalna: 107,17 zł x 9,76 proc. = 10,46 zł – składka rentowa: 107,17 zł x 1,5 proc. = 1,61 zł – składka chorobowa: 107,17 zł x 2,45 proc. = 2,63 zł Łączna kwota składek: 14,70 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne: – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 8,32 zł 7,17 zł – podstawa wymiaru: 92,47 zł [107,17 zł – 14,70 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] 92,47 zł x 9 proc. = 8,32 zł 92,47 zł x 7,75 proc. = 7,17 zł
Zaliczka na podatek 116 zł – przychód do opodatkowania: 700 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 685 zł [700 zł (przychód) – 14,70 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] – zaliczka do US: 116 zł [685 zł x 18 proc. = 123,30 zł (zaliczka na podatek) – 7,17 zł (składka zdrowotna) = 116,13 zł]
Kwota do wypłaty 560,98 zł 700 zł – 14,70 zł – 8,32 zł – 116 zł
* Bez kosztów uzysku i kwoty ulgi, które uwzględniono w drugiej liście (na koniec miesiąca przy wypłacie wynagrodzenia).
TABELA 3
Lista płac za maj 2018 roku ⒸⓅ
Elementy Kwota Sposób wyliczenia (podstawowe koszty uzyskania przychodów, PIT-2)
Przychód 1200 zł 1200 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 164,52 zł – podstawa wymiaru: 1200 zł – składka emerytalna: 1200 zł x 9,76 proc. = 117,12 zł – składka rentowa: 1200 zł x 1,5 proc. = 18 zł – składka chorobowa: 1200 zł x 2,45 proc. = 29,40 zł – łączna kwota składek: 164,52 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 93,19 zł 80,25 zł – podstawa wymiaru: 1035,48 zł [1200 zł – 164,52 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] 1035,48 zł x 9 proc. = 93,19 zł 1035,48 zł x 7,75 proc. = 80,25 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 40 zł – przychód do opodatkowania: 1200 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 924 zł [1200 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania) – 164,52 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] – zaliczka do US: 40 zł [924 zł x 18 proc. – 46,33 zł = 119,99 zł (zaliczka na podatek) – 80,25 zł (składka zdrowotna) = 39,74 zł]
Kwota do wypłaty 902,29 zł 1200 zł – (164,52 zł + 93,19 zł + 40 zł)
Postawa prawna
Art. 3 ust. 3 i 4–6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.).
Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).