Prowadzę niewielką rodzinną firmę z branży budowlanej – opowiada pan Andrzej z Katowic. Moja żona pomaga mi prowadzić księgowość. Nie zajmuje jej to wiele czasu, ale gdyby nie ona, musiałbym zatrudnić kogoś do obsługi spraw finansowych. Zastanawiam się, czy powinienem odprowadzać za nią składki na ubezpieczenia społeczne. Nie stać mnie na zawodowego prawnika, dlatego najchętniej poszedłbym do ZUS i opowiedział im o problemie. Tylko nie wiem, do kogo się zwrócić – pyta pan Andrzej.
Katarzyna Przyborowska radca prawny, specjalistka prawa ubezpieczeń społecznych, autorka bloga TemidaJestKobieta.pl / Media
Przepisy regulujące ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe są skomplikowane i rodzą dużo problemów w praktyce. Dlatego dobrym rozwiązaniem, które pozwala rozwiać wiele wątpliwości, jest zwrócenie się do ZUS o interpretację przepisów ubezpieczeniowych. Umożliwiają to przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Z wnioskiem o interpretację może wystąpić każdy przedsiębiorca. Nie ma znaczenia, czy prowadzi firmę jako osoba fizyczna, czy np. w formie spółki z o.o. Najczęściej do ZUS piszą ci pierwsi, gdyż osoby prawne mają zwykle swoich radców prawnych.
Wydanie indywidualnej interpretacji nie dotyczy wszystkich zagadnień emerytalno-rentowych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych precyzuje, że wolno pytać o podleganie ubezpieczeniom społecznym (jak w przytoczonym przykładzie), zasady obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawę wymiaru tych składek. ZUS nie zajmie się sprawami dotyczącymi np. objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, obowiązku uiszczania należności na powyższe fundusze, uznania pracy za wykonywaną w szczególnych warunkach, rodzaju świadczeń, zasad wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych.
We wniosku koniecznie trzeba opisać wszystkie okoliczności sprawy i przedstawić własną ocenę sytuacji. Trzeba pamiętać nawet o najdrobniejszych szczegółach, gdyż w przypadku ubezpieczeń społecznych to one często przesądzają o kwalifikacji prawnej sprawy. Poza tym nie ma możliwości późniejszego uzupełnienia opisu. Warto pamiętać, że ZUS jest związany przedstawionym wnioskiem i nie będzie wzywał przedsiębiorcy, jeżeli coś będzie dla niego niejasne. Wyda interpretację, w której albo potwierdzi prawidłowość nadesłanej analizy, albo przedstawi swój punkt widzenia, który należy zaakceptować. Błąd w opisie może skutkować wydaniem interpretacji, która tak naprawdę będzie dotyczyć innej sytuacji. Winę poniesie wtedy przedsiębiorca i tym samym narazi się na konsekwencje nieprawidłowych rozliczeń.
Nie ma limitu wniosków, które można złożyć. Jeżeli w jednym piśmie znajdzie się kilka zagadnień, każde z nich zostanie potraktowane jak odrębna sprawa. Pytać można o sytuację rzeczywistą lub zdarzenie przyszłe, hipotetyczne.
Wniosek o wydanie interpretacji kieruje się do jednego z dwóch centrów kompetencyjnych: oddziału ZUS w Gdańsku albo w Lublinie. Gdańsk obsługuje Polskę północną (w tym Warszawę, Siedlce, Gorzów Wielkopolski, Zieloną Górę), Lublin – południową część kraju. Wybór oddziału zależy od miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Niemniej w przypadku przesłania go do niewłaściwej jednostki, ma ona obowiązek przekazać go do odpowiedniego oddziału.
Co istotne, każdy wniosek podlega opłacie 40 zł, którą należy wnieść przelewem na rachunek bankowy ZUS w terminie 7 dni od złożenia zapytania. Warto przypilnować, żeby pieniądze znalazły się w tym terminie na właściwym koncie, w przeciwnym razie pismo zostanie pozostawione bez rozpoznania. Przy wpłacie trzeba podać NIP.
Udzielenie odpowiedzi następuje w formie decyzji administracyjnej w ciągu miesiąca od złożenia pisma. Jeżeli ZUS nie zmieści się w tym terminie, przyjmuje się, że podziela w całości zapatrywania przedstawione we wniosku.
Organ rentowy jest związany swoją interpretacją i nie może jej później zmienić. Z kolei przedsiębiorca nie musi się do niej stosować, ale przyjęcie stanowiska ZUS chroni go przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi.
Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z zaprezentowaną interpretacją, ma prawo odwołać się od decyzji do sądu okręgowego. Takie pismo zwolnione jest z opłaty sądowej.

ZUS informuje, że średni czas na rozpatrzenie wniosku wynosi 24 dni.

O interpretację przepisów może się zwrócić do ZUS także osoba prowadząca działalność gospodarczą

PORADA EKSPERTA
Przedsiębiorcy coraz częściej ubiegają się o wydanie interpretacji przepisów ubezpieczeniowych. Wynika to m.in. z faktu, że jest ona wiążąca dla ZUS i innych organów władzy publicznej nawet w przypadku wydania błędnej opinii. Jeżeli właściciel firmy postąpi zgodnie z jej wskazaniami, nie może być pociągnięty do odpowiedzialności prawnej. W ten sposób uzyskanie indywidualnej interpretacji daje przedsiębiorcom spokój, że np. prawidłowo ustalili podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Jeżeli nie mamy czasu na wystąpienie do ZUS o wykładnię przepisów, zawsze polecam swoim klientom przejrzenie wydanych wcześniej interpretacji, które zamieszczone są w internecie. Jeżeli znajdziemy sprawę o podobnym stanie faktycznym, poznamy stanowisko ZUS. Nie mamy jednak gwarancji, że w naszej sprawie zakład przyzna nam rację. Jeżeli decyzja okaże się negatywna, być może konieczne będzie zaskarżenie jej do sądu.
Moim zdaniem nie należy obawiać się składania odwołań od decyzji ZUS. Tym bardziej, jeśli jesteśmy przekonani, że to jednak my mamy rację. Wielu odwołujących się wygrywa sprawy, zwłaszcza gdy zakład niezbyt dokładnie zebrał materiał dowodowy przed wydaniem rozstrzygnięcia. Takie sprawy zwolnione są od kosztów sądowych, czasami jednak trwają długo, bo w wielu sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych w I instancji orzeka sąd okręgowy. W dużych miastach do wydziałów ubezpieczeń trafia sporo spraw, zatem i termin pierwszej rozprawy bywa odległy. Nie należy się tym jednak zrażać.
Podstawa prawna
Art. 83d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). Art. 10 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.).