Pracownik może pobrać posiłek profilaktyczny także z automatu vendingowego

Chcielibyśmy zapewnić pracownikom posiłki przez udostępnienie na terenie zakładu pracy automatu vendingowego. Czy to dozwolone? Czy istnieją jakieś ograniczenia w tym zakresie?

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy jednoznacznie określają zasady obligatoryjnego wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych, uzależniając ten obowiązek od określonego efektywnego wydatku energetycznego występującego na stanowisku pracy danego pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca zapewnia je w formie posiłku przygotowanego przez zakładowego kucharza, gorącego dania dostarczonego przez zewnętrzną firmę cateringową, czy też posiłku pobranego z automatu vendingowego zlokalizowanego w miejscu świadczenia pracy. Przepisy nie określają kwot, jakie pracodawca może przeznaczyć na ten cel w dniu, miesiącu czy też roku, aby podlegały one zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

Ważny rodzaj wysiłku

Zgodnie z art. 232 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Szczegółowe zasady wydawania posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny one spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania, określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: r.p.p.n.).

W myśl par. 3 r.p.p.n. pracodawca jest obowiązany zapewnić posiłki pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
• związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10 st. C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25 st. C;
• związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca;
• pod ziemią;
• związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Jak wynika z powyższego, obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych jest uzależniony nie tyle od stanowiska pracy, ile od wydatku energetycznego. W celu ustalenia zasadności spełnienia omawianego obowiązku wobec pracowników należy przede wszystkim oszacować wydatek energetyczny na konkretnych stanowiskach pracy i od tego uzależnić przydział posiłków.

Warto również przypomnieć, że zgodnie z par. 5 r.p.p.n. stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania zawsze ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Ponadto zgodnie z par. 8 r.p.p.n. pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

W myśl par. 2 r.p.p.n. posiłki profilaktyczne powinny być wydawane w formie jednego dania gorącego i zawierać 50‒55 proc. węglowodanów, 30‒35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek oraz mieć wartość kaloryczną ok. 1000 kcal.

Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Zwolnienie ze składek i podatku

Przydzielane zgodnie z powyższymi zasadami posiłki podlegają zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami. Jeśli przydział posiłków nie byłby zgodny z przepisami bhp, to podlegałyby one zarówno opodatkowaniu (nie przysługiwałoby zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), jak i oskładkowaniu składkami ZUS (nie przysługiwałoby zwolnienie na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe)

W przypadku wydawania posiłków na zasadach innych niż wynikające z przepisów bhp limit zwolnienia ze składek ZUS wynosi miesięcznie 450 zł, natomiast nie przewidziano kwoty wolnej od podatku dochodowego. ©℗