Czy nieustalenie planu urlopów w określonym terminie narusza przepisy?

W firmie, którą obsługuje moje biuro, jest tworzony plan urlopów. Pracownicy do końca lutego mają wskazać dni, w których wykorzystają urlop. Muszą rozplanować cały swój wypoczynek przysługujący za 2024 r., zostawiając cztery dni urlopu na żądanie. Do kiedy plan urlopu musi być sporządzony? Czy pracodawca może zobowiązać pracowników do wykorzystania urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów?

Przepisy kodeksu pracy nie określają terminu sporządzenia planu urlopu. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę, że plan obejmuje możliwość wzięcia urlopu wraz z początkiem roku kalendarzowego, logiczne byłoby, żeby plan był sporządzony jeszcze przed jego rozpoczęciem. Pogląd ten nie oznacza, że ustalenie planu do końca lutego jest naruszeniem przepisów. Pracodawca musi jednak pamiętać, że niesporządzenie planu nie może stanowić uzasadnienia do nieudzielenie urlopu pracownikowi.

Tylko deklaracja

Jeżeli zaś chodzi o drugie pytanie, należy stwierdzić, że zobowiązywanie pracowników do ścisłego trzymania się terminów wypoczynku przez pracowników budzi wiele kontrowersji. W piśmiennictwie nie ma jednolitego stanowiska co do istoty planu urlopu. Jedni uważają, że konstytutywny charakter planu urlopów oznacza, że jest on wiążący dla stron stosunku pracy w zakresie ustalonych w nim terminów, które mogą być zmienione tylko wyjątkowo w sytuacjach ściśle określonych w przepisach prawa pracy. Podkreśla się, że ograniczenie możliwości zmian terminów urlopu jest korzystne zarówno dla zakładu, bo pozwala na bezusterkowe zorganizowanie pracy, jak i pracowników – umożliwia odpowiednie przygotowanie wypoczynku całej rodziny. Plan urlopów jest więc źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia urlopu w określonym w nim terminie, a tym samym stanowi podstawę roszczenia pracownika wobec pracodawcy o wykonanie tego obowiązku (M. Nałęcz [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. W. Muszalski i K. Walczak, Legalis 2021/el). Drudzy uważają, że plan urlopów nie ma charakteru konstytutywnego, tj. nie uprawnia pracownika do wystąpienia z żądaniem udzielenia urlopu w terminie wynikającym z planu (G. Orłowski, Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, Legalis 2023/el). Należy się zgodzić z tym stanowiskiem. Samo sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu, np. z powodu choroby pracownika (art. 165 i 166 k.p.). Przepisy dopuszczają też możliwość przesunięcia terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 k.p.). Termin wykorzystania urlopu powinien jednak zostać uzgodniony przez strony stosunku pracy – co do zasady pracodawca nie może odgórnie narzucić pracownikowi terminu wykorzystania urlopu. Wyjątek w tym zakresie dotyczy urlopu zaległego, którego pracodawca może udzielić pracownikowi nawet bez jego zgody (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05), a także sytuacji, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia – wówczas pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 1671 k.p.).

Konieczna zgoda

Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje plan urlopów). Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p. (tj. cztery dni urlopu na żądanie). Jak wskazuje sama nazwa, plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu w danym roku. Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu, nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/79, plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową. ©℗