Wniosek o pracę zdalną. Czy pracodawca może go odrzucić?

Praca zdalna stała się nieodłącznym przywilejem współczesnych pracowników. Aby jednak korzystać z jej możliwości, muszą oni złożyć wniosek o zgodę na jej wykonywanie. Czy pracodawca może go odrzucić?

Pracodawca, otrzymawszy wniosek pracownika, o zgodę wykonywania pracy zdalnie, może odnieść się do niego zgodnie z zapotrzebowaniem. Zazwyczaj zostaje on rozpatrzony pozytywnie. W niektórych jednak przypadkach może zostać odrzucony.

Praca zdalna. Zmiany w Kodeksie Pracy

Według najnowszych nowelizacji Kodeksu pracy art. 6718 mówi, że „praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

Wynika z tego tyle, że to, w jakim miejscu będzie przebywał pracownik, wykonując swoje służbowe obowiązki, powinno być wskazane przez niego, ale także uzgodnione z pracodawcą. Do dnia 7 kwietnia br. zanim wprowadzono nowe przepisy, pracę zdalną wykonywano nadzwyczajnie, na pewien okres np. w celu nierozprzestrzeniania wirusa COVID-19. Posiadała ona formę polecenia pracodawcy, gdy tylko pracownik posiadał możliwości techniczne, lokalowe do wykonywania swojej pracy w formie zdalnej.

Porozumienie o pracy zdalnej

Porozumienie pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem o świadczeniu pracy zdalnie może nastąpić zarówno w momencie trwania zatrudnienia lub przy zawieraniu umowy o pracę. Jeśli uzgadniane są warunki pracy zdalnej podczas trwania zatrudnienia, z pomysłem o tym może wyjść sam pracodawca lub też na wniosek pracownika w formie papierowej lub elektronicznej (art. 6719 § 1 i 2 k.p.).

Polecenie pracy zdalnej bez zgody pracownika

Uzgodnienia obejmują fakt wykonywania pracy zdalnej oraz ustalenie, czy będzie to całkowicie praca zdalna, czy częściowo. Należy również doprecyzować miejsce jej wykonywania. Istnieje możliwość polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę bez zgody pracownika w przypadku:

- obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

- w okresie, w którym zostały zapewnione przez pracodawcę bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pracownik złoży przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może w każdym momencie wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej, ale z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem (art. 6719 § 3 i 4 k.p.).

Praca zdalna. Kiedy pracodawca musi zaakceptować wniosek?

W art. 6719 § 6 k.p. czytamy, że „pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, złożony przez:

1) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 Ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, tj. zaświadczenie wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej, stwierdzającego ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;

2) pracownika – rodzica: dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe;

3) pracownicy w ciąży;

4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także

5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności”.

Na pracodawcy ciąży obowiązek pozytywnego załatwienia wniosku pracownika, o którym mowa wyżej w pkt 1 i 2, dotyczy również czasu po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia (art. 6719 § 7 k.p.).

Należy podkreślić, że obowiązek pracodawcy określony w art. 6719 § 6 i 7 k.p. odnosi się do pracy zdalnej, w której zasady świadczenia u pracodawcy ustalono w trybie art. 6720 k.p., czyli w porozumieniu pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli takowa nie istnieje u danego pracodawcy – w regulaminie przedyskutowanym z przedstawicielami pracowników powołanych według reguł przyjętych u danego pracodawcy.

Wyjątek dla okazjonalnej pracy zdalnej

Nadmieniony powyżej obowiązek nie dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej unormowanej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, który mówi: „praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 § 2 k.p.)”. Okazjonalna praca zdalna ma niecodzienny charakter i jest świadczona w okolicznościach wyjątkowych, uzasadnionych wyłącznie w interesie pracownika.

Praca zdalna. W jakim przypadku pracodawca może odrzucić wniosek?

Art. 6719 § 6 k.p. mówi, że pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, który złożył pracownik zaliczający się do jednej z grup w powyższym przepisie. Jednak istnieją dwa argumenty, które (mogą wystąpić łącznie lub oddzielnie) zwalniają pracodawcę z tego obowiązku – pracodawca obowiązany jest wykazać, że akurat w tym przypadku świadczenie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na:

• rodzaj pracy
• organizację pracy

O odmowie uwzględnienia wniosku złożonego przez pracownika pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia, w którym został złożony wniosek.

Praca zdalna na stałe zagościła w Kodeksie pracy. Aby jednak móc z niej korzystać, należy spełnić określone warunki. Bywa również, że pracodawcy mogą nieprzychylnie spojrzeć na wnioski pracowników w tej sprawie. Wszystko jednak od kwietnia 2023 roku musi odbywać się formalnie i zgodnie z nowelizacją prawa. Jak jest w praktyce? Na to pytanie mogą odpowiedzieć jedynie osoby zainteresowane.