Firmy nie wiedzą, jakich informacji w związku z tym zwolnieniem mogą żądać od pracowników ani też czy mogą domagać się ich udokumentowania. Wątpliwości częściowo rozwiewają UODO i MRiPS.

Dzięki implementacji do naszego prawa unijnej dyrektywy w sprawie tzw. work-life balance od 26 kwietnia br. pracownicy mogą wnioskować u pracodawców m.in. o zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. Nowe uprawnienie do tej pory stwarza jednak w firmach sporo kłopotów i jest źródłem wielu pytań.

Zwolnienie przysługuje „z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika”. Pracodawcy zastanawiają się m.in. nad tym, jakich informacji mogą domagać się od pracownika w ramach uzasadnienia wniosku. Pytają m.in. o to, czy mogą żądać podania danych osób, których wypadek czy choroba dotyczą oraz łączących ich z pracownikiem więzi rodzinnych. Pytać chcą też pracowników o to, jaki wypadek bądź choroba miały miejsce albo kiedy miało miejsce zdarzenie. Firmy zastanawiają się również, czy mogą żądać dokumentów na potwierdzenie przedstawionych informacji. Czy mogą zatem zażądać udostępnienia do wglądu np. protokołu policji czy zaświadczenia od lekarza, które potwierdzałyby opisane w oświadczeniu wypadek bądź chorobę?

O wyjaśnienie wątpliwości DGP poprosił Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Inaczej niż przy urlopie opiekuńczym

– Wątpliwości w przypadku zwolnienia z powodu siły wyższej wynikają z odmiennego uregulowania tego zwolnienia w porównaniu do regulacji urlopu opiekuńczego, który został wprowadzony tą samą nowelizacją kodeksu pracy – wskazuje Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy w Konfederacji Lewiatan.

Jak wyjaśnia, w przypadku urlopu opiekuńczego przepis mówi bowiem wyraźnie, jakie informacje trzeba podać we wniosku o jego udzielenie: imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki oraz stopień pokrewieństwa (w przypadku członka rodziny) lub adres jej zamieszkania (w przypadku osoby spoza rodziny). Takiej regulacji nie ma przy zwolnieniu z powodu siły wyższej.

– Informacje, jakich można się domagać, i dokumenty, jakich można żądać na ich potwierdzenie w tym przypadku, to kwestie, które w ostatnim czasie wywołują dyskusję w firmach. Tym bardziej, że pracownicy zaczęli już korzystać z tego zwolnienia, a wnioski mogą zgłaszać do końca dnia roboczego, w którym jest wykorzystywane zwolnienie, co może dezorganizować pracę w zakładzie – informuje Robert Lisicki.

Ministerstwo i urząd

– Mimo że art. 1481 kodeksu pracy nie reguluje kwestii weryfikacji przyczyny zwolnienia z powodu siły wyższej, to wydaje się zasadne, że powinien opierać się raczej na oświadczeniu pracownika – wyjaśnia UODO w odpowiedzi na pytania DGP. Urząd dodaje, że kwestia udokumentowania danych osobowych wiąże się z tym, że pracodawca ma obowiązek wykazać, iż są one niezbędne do ich potwierdzenia. Nie stwierdza jednak jednoznacznie, czy i kiedy takie udokumentowanie w tym przypadku może być przeprowadzone. UODO zaznacza zarazem, że przedstawione zagadnienie jedynie pośrednio dotyczy przetwarzania danych, ponieważ chodzi w nim o dokumentowanie okoliczności objętych wykonywaniem pracy i jako takie powinno być w pierwszej kolejności rozstrzygane przez resort pracy i sądy pracy.

Z kolei resort pracy, do którego również zwróciliśmy się o wyjaśnienia, przedstawia bardziej klarowne stanowisko. Resort zauważa, że w art. 1481 k.p. nie ma wymogu przedstawienia dokumentów potwierdzających okoliczności, które uzasadniają skorzystanie ze zwolnienia. Zaznacza natomiast, że pracownik musi poinformować o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności w pracy (patrz: ramka).

– Wyjaśnienia UODO i resortu rodziny wskazują na ograniczoną przestrzeń do weryfikacji wniosków pracowników o zwolnienie z powodu siły wyższej. Można odczytywać to tak, że nie było intencją ustawodawcy, aby te wnioski nadmiernie weryfikować. Firmy mają bowiem przede wszystkim bazować na oświadczeniach i m.in. uwzględniać zasadę minimalizmu przy gromadzeniu danych. Tym samym możliwość podważania takich zwolnień przez pracodawców będzie ograniczona – uważa Robert Lisicki.

Ekspert zaznacza, że za takim ujęciem sprawy mogły przeważyć również argumenty praktyczne. Z jednej strony bowiem, w wielu przypadkach pracownik może nie być w stanie przedstawić dokumentów potwierdzających dane zdarzenie. – Może być np. wypadek, do którego strony nie wzywały policji, albo upadek w domu, gdzie nie było potrzeby wzywania pogotowia. Będą wiec sytuacje, gdzie nie będzie urzędowego poświadczenia danego zdarzenia – zauważa ekspert Lewiatana. Z drugiej zaś strony, jak wskazuje, gdyby trzeba było w takim przypadku przetwarzać dane dotyczące choroby czy wypadku osoby trzeciej, a więc też dane szczególnej kategorii, które w przypadku pracownika są przetwarzane z jego inicjatywy i za jego zgodą, to kodeks powinien wyraźnie dawać do tego podstawę w postaci konkretnego uregulowania.

Dokumentować czy nie

Co do możliwości pozyskiwania informacji o zwolnieniu z powodu siły wyższej i ich dokumentowania wśród ekspertów zdania są podzielone.

– Ze względu na dość ogólną treść regulacji nagłość sytuacji towarzyszącej złożeniu wniosku przez pracownika oraz swobodę formy złożenia wniosku możliwości weryfikacji wykorzystywania przez pracodawcę zwolnienia są ograniczone – uważa dr hab. Małgorzata Mędrala, radca prawny, prof. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Jej zdaniem w praktyce w tym zakresie pracodawca będzie co do zasady bazował na zawartym we wniosku oświadczeniu pracownika co do występowania kodeksowych przesłanek zwolnienia. – Pracownik powinien więc wskazać co najmniej przyczynę usprawiedliwiającą zwolnienie, aby pracodawca mógł ją zakwalifikować w trybie art. 1481 k.p., np. potrzeba pilnej wizyty w szpitalu z chorym rodzicem w konkretnym dniu. Nie musi natomiast we wniosku przedstawiać szczegółowych okoliczności wypadku, podawać jednostki chorobowej czy szczegółowych danych osobowych członka rodziny – uważa Mędrala. Jak dodaje, przepisy nie wymagają udokumentowania przez pracownika zdarzenia uzasadniającego zwolnienie i co do zasady takie żądanie nie będzie proporcjonalne.

Odmiennie do tej kwestii podchodzi natomiast dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Jej zdaniem w odniesieniu do tego zwolnienia pracodawca ma możliwość weryfikacji danych z wniosku, a także może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. – Trudno odmówić pracodawcy uprawnienia do zweryfikowania, czy oświadczenie pracownika zawarte we wniosku jest prawdziwe i uzasadnione. Pracodawcy powinni jednak ograniczyć swoje zainteresowanie do niezbędnego minimum, gdyż jak nie trudno się domyślać, skoro mowa o sile wyższej, mogą to być zdarzenia dla pracownika trudne ze względów osobistych. Pamiętajmy tu o zasadzie ograniczenia przetwarzania do celu i minimalizacji danych – przestrzega.

Ekspertka wskazuje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, ale pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. – W analizowanym przypadku informacje o ważnej sprawie rodzinnej, której wystąpienie spowodowało konieczność zwolnienia pracownika od pracy, będą stanowiły jego dane osobowe, nawet jak uczestnikami zdarzenia będą osoby z jego rodziny – stwierdza. ©℗

Resort rodziny wyjaśnia / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe