Z reguły pracownik ma do dyspozycji 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Zdarza się, że w ciągu roku nie wykorzystamy całości tej puli. Co wtedy dzieje się z zaległym urlopem i do kiedy musimy z niego skorzystać - zapytaliśmy ekspertkę w temacie prawa pracy. Wyjaśniamy także, czy możemy żądać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Podstawową zasadą jest to, że pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. - Przykładowo jeśli 1 stycznia 2023 roku Jan Kowalski nabył prawo do 26 dni urlopu, to pracodawca w ciągu tego roku kalendarzowego jest obowiązany do udzielenia tych 26 dni wolnego. Jeżeli w zakładzie pracy istnieje tzw. plan urlopów, to przydział odbywa się według tego planu. Jeżeli takiego planu nie ma, to urlop udzielany jest na wniosek złożony przez pracownika. Pamiętajmy przy tym, że to pracownik jest dysponentem swojej woli złożenia takiego wniosku, więc pracodawca nie może go do tego przymusić - wskazuje Karolina Niedzielska*, specjalizująca się w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych.
Co dzieje się, jeżeli nie wykorzystamy całości urlopu?
Zdarzają się jednak sytuacje, że nie zdążymy wykorzystać pełnego urlopu w konkretnym roku kalendarzowym. Może być to spowodowane na przykład wzięciem długoterminowego zwolnienia lekarskiego czy urlopu macierzyńskiego. - W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego - wyjaśnia Niedzielska. - Z dniem 1 stycznia roku następnego po roku nabycia prawa do urlopu, urlop wypoczynkowy, o którym mówimy staje się urlopem zaległym. Pracodawca ma obowiązek udzielić nam tego zaległego urlopu do 30 września.
Nie chodzi tu o sytuację, w której do 30 września zaległy urlop wypoczynkowy jest już w całości wykorzystany. - Wystarczy, żeby do 30 września pracownik rozpoczął korzystanie z zaległego urlopu albo będzie miał zaplanowane jego wykorzystanie. Na przykład złoży wniosek, że 5 października rozpoczyna korzystanie z tego zaległego urlopu - dodaje ekspertka od prawa pracy.
Do kiedy możemy skorzystać z urlopu wypoczynkowego?
W roku, w którym z reguły wykorzystujemy zaległy urlop wypoczynkowy jednak także mogą zdarzyć się jakieś okoliczności, które uniemożliwią korzystanie z wolnych dni, jak na przykład choroba czy przejście na urlop wychowawczy. W takiej sytuacji należy trzymać się generalnej zasady z kodeksu pracy, że prawo do urlopu wypoczynkowego to roszczenie materialne ze stosunku pracy i w myśl art. 291 k.p. przedawnia się wraz z upływem 3 lat od dnia wymagalności. Co to oznacza? - Dzień wymagalności to dzień, kiedy pracownik może dochodzić swoich praw. Zgodnie z orzecznictwem i doktryną dzień wymagalności to dzień następujący po dniu ostatecznego jego udzielenia, czyli 30 września. Dzień wymagalności przypada zatem na 1 października. Od tej chwili mamy więc trzy lata na wykorzystanie urlopu.
Jeżeli nie wykorzystamy urlopu w powyższym terminie, zaległy urlop wypoczynkowy przepada, niezależnie od okoliczności.
Uwaga! Od tej zasady jest jeden wyjątek związany z wystąpieniem urlopu wychowawczego. W okresie urlopu wychowawczego rozpoczęty bieg przedawnienia urlopu wypoczynkowego ulega zawieszeniu, a niezaczęty nie rozpoczyna się, dopóki urlop wychowawczy trwa.
Ekwiwalent pieniężny zamiast urlopu wypoczynkowego - czy jest możliwy?
Z kolei jeżeli chodzi o ekwiwalent pieniężny zamiast urlopu, to w polskim prawie nie ma możliwości traktowania ekwiwalentu jako substytut urlopu wypoczynkowego. - Pracownik jest uprawniony, a pracodawca obowiązany do udzielenia urlopu w naturze - wyjaśnia Karolina Niedzielska.
Kiedy dostaniemy ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent można wypłacić pracownikowi wyłącznie kiedy stosunek pracy ustaje. Nieważne, czy jest to wypowiedzenie, zwolnienie dyscyplinarne, porozumienie stron czy umowa się po prostu skończyła. Ekwiwalent przysługuje także wtedy kiedy stosunek pracy wygasa z uwagi na śmierć pracodawcy, śmierć pracownika albo upływ 3-miesięcznego okresu tymczasowego aresztowania.
Wypłata ekwiwalentu następuje w dniu ustania stosunku pracy, czyli w dacie końcowej istnienia umowy o pracę. Jeżeli pracodawca nie wypłaci tej sumy, to pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem przez trzy lata od tej daty.
Trzeba także pamiętać, że w momencie kiedy stosunek pracy kończy się w czasie roku kalendarzowego albo zaczyna się w trakcie roku kalendarzowego, to zgodnie ze stażem urlopowym pracownik nie będzie miał prawa do całości urlopu przysługującego w roku kalendarzowym, czyli 20 lub 26 dni. Urlop będzie proporcjonalny, a rozpoczęty miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.
Przykładowo: Katarzyna Malinowska rozwiązała umowę o pracę z dniem 5 sierpnia. W tym roku kalendarzowym nie korzystała jeszcze w ogóle z urlopu. Zostanie jej więc wypłacony ekwiwalent pieniężny nie za cały rok kalendarzowy, tylko za 8 miesięcy.
Kolejna umowa o pracę z tym samym pracodawcą - jak rozwiązać kwestię ekwiwalentu?
Wyjątek od ogólnej reguły przewiduje art. 171 § 3 kodeksu pracy. Jeżeli te same strony stosunku pracy podpisują kolejną umowę o pracę bez dnia przerwy, to mogą zgodnie postanowić, że urlop wypoczynkowy nabyty podczas trwania poprzedniej umowy zostanie wykorzystany w trakcie trwania kolejnej umowy. - Pracownik składa wówczas specjalne oświadczenie albo wyraża zgodę na piśmie na takie rozwiązanie - mówi Karolina Niedzielska.
W trakcie trwającego stosunku pracy ekwiwalentu pieniężnego za urlop nigdy się nie wypłaca. - Jeżeli tak się dzieje, można uznać to za wykroczenie polegające na tym, że pracodawca nie udzielił pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego - zauważa Karolina Niedzielska.