Transfer pracowników, czyli co powinien wiedzieć pracodawca, aby nie strzelić sobie w stopę

Niejednokrotnie mający miejsce transfer pracowników pomiędzy pracodawcami wywołuje niezrozumiałe postępowanie, z reguły pracodawców (nowych) przejmujących pracowników. Zasłaniają się oni często tzw. uwarunkowaniami technicznymi związanymi z innym niż u dotychczasowego pracodawcy systemem elektronicznego rozliczania czasu pracy. Przyjmują np., że obowiązujący u nich obieg dokumentów i ewidencjonowania czasu pracy „wymusza” anulowanie szeregu decyzji dotychczasowego pracodawcy, które formalnoprawnie skutkować będą po dniu transferu. Przykładowo żądają ponownego złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy, który został udzielony przez dotychczasowego pracodawcę, a który to urlop rozpoczyna swój bieg po przejściu pracowników do nowego pracodawcy. Przed podjęciem takich działań warto jednak przeanalizować, czy rzeczywiście są one konieczne.

Zasady przejęcia pracowników

Niezbędne jest na wstępie zwrócenie uwagi na co najmniej kilka istotnych faktów prawnych, które stanowią clou wyjaśnienia sposobu rozliczenia czasu pracy przejmowanych pracowników. Po pierwsze, należą do nich przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.), które regulują transfer pracowników pomiędzy pracodawcami. Czynią to w art. 231 k.p., który reguluje problematykę zmian podmiotowych w stosunkach pracy po stronie pracodawcy w następstwie przejścia (transferu) całego (lub części) zakładu pracy na nowego pracodawcę. Celem przedmiotowej regulacji jest zapewnienie ochrony pracownikom przed utratą miejsc pracy oraz pogorszeniem warunków zatrudnienia (zob. wyrok SN z 19 sierpnia 2004 r., sygn. akt I PK 489/03).

Po drugie, art. 231 k.p. stanowi wyraz implementacji do polskiego systemu prawnego postanowień zawartych w dyrektywie Rady nr 2001/23/WE z 12 marca 2001 r. w sprawie zbliżania ustawodawstw państw członkowskich dotyczących ochrony praw pracowniczych w razie przejęcia przedsiębiorstw, zakładów lub części przedsiębiorstw lub zakładów (Dz.Urz. WE z 22 marca 2001 r. L 82, s. 16). Celem wskazanej dyrektywy jest zapewnienie ochrony pracownikom restrukturyzowanych przedsiębiorstw przed negatywnymi konsekwencjami zmian zachodzących po stronie pracodawcy. Z tego też względu rozumienie art. 231 k.p. powinno uwzględniać kontekst europejski, co oznacza obowiązek prounijnej wykładni regulacji krajowej (zarówno co do celu, jak i funkcji, skutków, które wywołuje, oraz niektórych pojęć i instytucji prawnych nierozerwalnie związanych z transferem) i nadanie jej takiego sensu normatywnego, który będzie pozostawał w zgodzie z porządkiem prawnym UE.

Po trzecie, w praktyce największe trudności sprawia właściwe zrozumienie na gruncie art. 231 par. 1 k.p. pojęcia części zakładu pracy. Uwzględniając rozumienie występującego w prawie europejskim pojęcia jednostki gospodarczej, należy uznać w ślad za Sądem Najwyższym, że określenie „część zakładu pracy” odnosi się do pewnej zorganizowanej całości, na którą składają się określone elementy materialne i majątkowe, system organizacyjny i struktura zarządzania, które dają możliwość dalszego wykonywania pracy przez zatrudnionych w niej pracowników (wyrok SN z 13 kwietnia 2010 r., I PK 210/09). Chodzi o takie składniki majątku pracodawcy, które ze względu na funkcjonalne powiązanie stanowią samoistną całość i które mogą być rzeczowym substratem samodzielnego zakładu pracy (placówką zatrudnienia) (wyrok SN z 2 października 1996 r., I PRN 72/96). Jeżeli zatem działanie jednostki gospodarczej opiera się głównie na składnikach majątkowych, rozstrzygające dla transferu jest to, czy przejmowany zespół składników majątkowych stanowi na tyle wyodrębnioną i funkcjonalnie powiązaną całość, że może być samodzielnie placówką zatrudnienia dla pracowników. Z tego też względu, jeżeli zasadniczym substratem jednostki, decydującym o jej charakterze, są pracownicy i ich kwalifikacje, pojęcie części zakładu pracy należy odnosić do przejmowanego zespołu pracowników oraz wykonywanych przez tych pracowników zadań, natomiast przejęcie istotnych składników materialnych nie jest konieczne.

Po czwarte, podstawową przesłanką zastosowania art. 231 par. 1 k.p. jest faktyczne przejęcie władztwa nad zakładem pracy przez nowy podmiot powodujące, że pracownicy świadczą pracę na rzecz kogoś innego niż dotychczas (wyrok SN z 18 lutego 2010 r., III UK 75/09). Nie musi to polegać na formalnym nabyciu przedsiębiorstwa lub jego części oraz nie zależy od rodzaju czynności prawnej, na podstawie której następuje przejęcie składników majątkowych w faktyczne władanie (wyrok SN z 15 września 2006 r., I PK 75/06).

Po piąte, w razie zaistnienia przesłanek z art. 231 par. 1 k.p. pracownicy przejętego zakładu pracy stają się z mocy prawa pracownikami pracodawcy przejmującego. Konsekwencją tego jest to, że przekształcenie stosunku pracy po stronie podmiotowej następuje „automatycznie” w wyniku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, niezależnie od tego, czy i jakiego rodzaju decyzja (porozumienie) została podjęta co do „przekazania” pracowników (wyrok SN z 20 maja 1993 r., I PRN 40/93; wyrok SN z 6 stycznia 1995 r., I PRN 116/94; wyrok SN z 17 maja 1995 r., I PRN 9/95). Z uwagi, że artykuł 231 k.p. jest przepisem publicznoprawnym, a zatem bezwzględnie obowiązującym (ius cogens), przez co nie jest możliwe wyłączenie jego stosowania w drodze porozumienia pracownika z pracodawcą lub w umowie stron transferu (np. w umowie cywilnoprawnej będącej podstawą transferu). Z tego też względu skutek ten dotyczy tylko tych osób, które w dniu przejęcia zakładu pracy lub jego części były pracownikami przejmowanego zakładu. Do nowego pracodawcy przechodzą również ci pracownicy, którym pracodawca dotychczasowy wypowiedział umowę o pracę, lecz do dnia transferu okres wypowiedzenia jeszcze nie upłynął (zob. wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 101/98).

Po szóste, regulacja art. 231 k.p. zapewnia pracownikom objętym transferem pełną stabilizację dotychczasowego zatrudnienia. Przepis ten gwarantuje mianowicie pracownikom zakładu objętego transferem nie tylko ciągłość stosunków pracy, lecz także ich niezmienność co do terminowego lub bezterminowego charakteru oraz treści. Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę nie uzasadnia samo w sobie pogorszenia warunków pracy przejmowanego pracownika. Dotychczasowe warunki pracy i płacy przejętego pracownika wiążą nowego pracodawcę do czasu ich wypowiedzenia, przy czym w świetle art. 231 par. 6 k.p. sam fakt przejścia zakładu lub jego części na nabywcę nie uzasadnia owej zmiany ani tym bardziej rozwiązania stosunku pracy. W wyroku SN z 6 maja 2003 r. (I PK 237/02) uznano, że bezwzględnie obowiązująca natura norm prawnych wynikających z art. 231 k.p. wyłącza modyfikowanie treści stosunków pracy, za wyjątkiem sytuacji, gdy co innego wynika z wyraźnej woli obu stron stosunku pracy i nie zmierza do obejścia standardów ochrony pracownika zawartych w art. 231 k.p. W następstwie transferu stosunek pracy u nowego pracodawcy w zakresie rodzaju umowy o pracę oraz warunków wynagrodzenia kształtuje się na tych samych warunkach, co u poprzedniego pracodawcy (wyrok SN z 26 listopada 2003 r., I PK 620/02). Nowy pracodawca jest związany m.in. zasadami premiowania wynikającymi z zakładowego systemu wynagradzania obowiązującego w przejmowanym zakładzie (wyroki SN: z 27 czerwca 1996 r., I PRN 44/96; z 15 czerwca 1993 r., I PRN 63/93). W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę dotychczasowa treść stosunku pracy nie ulega zmianie również w zakresie prawa do nagrody jubileuszowej i odprawy rentowej, które wiążą następnego pracodawcę jako warunki indywidualnych umów o pracę wynikające z zakładowego systemu wynagradzania obowiązującego w przejmowanym zakładzie (wyrok SN z 21 września 1995 r., I PRN 60/95). Nowego pracodawcę wiąże uprawnienie pracownika do rocznej nagrody z zakładowego funduszu nagród, przysługujące na podstawie przepisów ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1690), które jest także elementem treści stosunku pracy. Nowy pracodawca jest zobowiązany także do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego do czasu zmiany treści stosunków pracy z przejętymi pracownikami (uchwała SN z 11 marca 1998 r., III ZP 3/98; czy wyrok SN z 27 czerwca 1996 r., I PRN 44/96). Zobowiązanie pracodawcy przejmującego zakład pracy do wypłaty wymienionych świadczeń nie wynika z tego, że stał się on stroną obowiązującego u poprzedniego pracodawcy regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy, lecz z zasady związania go treścią indywidualnych stosunków pracy przejmowanych pracowników. Postanowienia regulaminu wynagradzania obowiązującego u poprzedniego pracodawcy stały się zatem elementem treści indywidualnych stosunków pracy pracowników objętych transferem i stosunek pracy w tym kształcie wiąże pracodawcę przejmującego.

Jak rozliczyć czas

Przechodząc do wyjaśnienia postawionego problemu, należy wskazać, że zgodnie z art. 149 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Ewidencji tej nie prowadzi jedynie w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz tych otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, gdy nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Wyraźnego zwrócenia uwagi wymaga to, że ewidencja czasu pracy „rozpoczęta” u dotychczasowego pracodawcy „przechodzi” na pracodawcę nowego. Nie ma zatem możliwości prawnej tzw. zamknięcia ewidencji czasu pracy (w trakcie okresu rozliczeniowego) u dotychczasowego pracodawcy i rozpoczęcia jej na nowo u nowego. Konsekwencją tego jest zatem m.in. to, że należy dokonać:

1. Rozliczenia godzin nadliczbowych w przyjętym u pracodawcy dotychczasowego okresie rozliczeniowym. Inaczej ujmując, przejmowani pracownicy podlegają rozliczeniu czasu pracy według zasad obowiązujących u dotychczasowego pracodawcy. Z tego też względu nowy pracodawca ponosi wszelkie skutki w postaci:

■ przekroczenia norm czasu pracy (wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub niewypłacenia wynagrodzenia w zamian za udzielenie czasu wolnego od pracy – art. 1511 i 1512 k.p.).

■ nieudzielenia dni wolnych od pracy (np. za pracę świadczoną w dniu wolnym od pracy – art. 1513 k.p.),

■ naruszenia norm odpoczynku tygodniowego.

2. Udzielenia urlopów (wszelkich) i innych zwolnień od pracy.

Konsekwencją tego jest zatem to, że uwzględniając rzymskie reguły wykładnicze prawa, tj. zasadę in dubio pro libertate, zwaną także zasadą „przyjaznej interpretacji przepisów” lub „rozstrzygania wątpliwości interpretacyjnych na korzyść strony” oraz zasadę lege non distinguente nec nostrum est distinguere, co oznacza „gdy ustawa nie rozróżnia, nie do nas należy rozróżnianie” – wszelkie czynności czy decyzje dotychczasowego pracodawcy odnoszące się do pracownika, których skutki prawne de facto ziszczą się już u nowego pracodawcy, pozostają w mocy. Oznacza to przykładowo, że:

1. Urlop wypoczynkowy udzielony przez dotychczasowego pracodawcę, obejmujący okres po przejściu na nowego pracodawcę, jest już urlopem w ewidencji czasu pracy widniejącym po „stronie” nowego pracodawcy. Dotyczy to także urlopu na żądanie udzielonego przez byłego pracodawcę.

2. Odnosi się to również do każdej innej postaci urlopów: macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, czy urlopu okolicznościowego. Dotyczy to zatem także szczególnego rodzaju urlopu, jakim jest urlop opiekuńczy (art. 1731 k.p.).

3. Skutecznie złożony wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (art. 148 1 k.p.) u byłego pracodawcy, wywołuje skutki prawne u pracodawcy nowego. Oczywiście będzie to dotyczyło z reguły sytuacji skrajnych, np. pracownik składa wniosek o zwolnienie 31 lipca na 1 sierpnia, a także z tym dniem następuje transfer pracowników.

4. Złożenie wypowiedzenia umowy o pracę, którego skutki faktycznie zaistnieją po transferze. Złożenie takiego wypowiedzenia jest normatywnie skuteczne. Oczywiście dotyczy to wyłącznie wypowiedzenia, którego przyczyny nie były związane z transferem pracowniczym.

5. Następuje rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym (z reguły w tzw. dyscyplinarnym – art. 52 k.p. – choć może to dotyczyć także rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym na podstawie art. 53 k.p.), które zostało dokonane przez dotychczasowego pracodawcę, a stało się skuteczne po transferze (np. z uwagi na upływ czasu związany z dojściem oświadczenia woli pracodawcy). Identyczna sytuacja ma miejsce, jeżeli rozwiązania umowy o pracę dokonał pracownik na podstawie art. 55 i 55 par. 11 k.p., który złożył oświadczenie przed dniem transferu, a którego skutki prawne nastąpią już po dniu transferu, jak również oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę z powodu mobbingu (art. 943 par. 5 k.p.).

6. Nałożenie kary porządkowej przez dotychczasowego pracodawcę, której skutki mogą wystąpić dopiero po transferze (np. utrata nagrody rocznej) jest skuteczne.

7. Pozostają w mocy także skierowania na wyjazd służbowy dokonane przez byłego pracodawcę w sytuacji, gdy wyjazd ten ma miejsce po dniu transferu. Dotyczy to także np. zgody na udział w konferencjach, szkoleniach itp.

8. W mocy pozostają również zwolnienia działaczy związkowych do dokonania czynności doraźnych, które będą miały miejsce po dniu transferu.

9. Skierowania na stosowne badania lekarskie (z reguły na badania okresowe).

10. Dokonanie podwyżki wynagrodzenia, którego skutki nastąpią dopiero pod rządami nowego pracodawcy (np. dotychczasowy pracodawca 26 lipca doręcza pracownikowi nowy angaż, który obowiązuje go od 1 sierpnia, a także z tym dniem następuje transfer tego pracownika).©℗