Kodeks pracy. Sprawdź nowe rodzaje wykroczeń [PORADNIK DGP]

W ramach nowelizacja Kodeksu pracy katalog wykroczeń w nim zawarty został znacząco rozszerzony. Wprowadzono sankcje wobec pracodawców, którzy nie wywiążą się należycie z ciążącego na nich obowiązku informacyjnego wobec pracowników. Kary sięgają od tysiąca do 30 tys. złotych.

Pracodawca niewywiązujący się z obowiązków informacyjnych wobec pracownika zostanie ukarany

Katalog wykroczeń zawarty w kodeksie pracy został znacząco rozszerzony po ostatniej nowelizacji tego aktu prawnego z 9 marca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: k.p.). Zostały m.in. wprowadzone sankcje wobec pracodawców, którzy nie wywiążą się należycie z ciążącego na nich obowiązku informacyjnego wobec pracowników.

Mając na uwadze przewidzianą przez przepisy odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu w przypadku niewykonania lub niedopełnienia obowiązków w tym zakresie, szczególnie istotne jest, aby pracodawcy mieli świadomość wymogów, jakie obecnie są im stawiane przez k.p. Te natomiast uległy znacznemu rozszerzeniu. Co ważne, zgodnie z art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

rozszerzone wymogi

Zmiany dotyczą jednocześnie przepisów z zakresu samego obowiązku wynikającego odpowiednio z art. 29 par. 3, par. 32 i par. 33 k.p. Najistotniejsze modyfikacje wprowadzono w art. 29 par. 3 k.p. – dotychczasowy zakres informacji, jakie były przekazywane nowo zatrudnionym pracownikom nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia ich do pracy, został znacznie powiększony.

Nowe kategorie

Obowiązujący przed nowelą k.p. katalog, składający się z pięciu kategorii informacji na temat warunków zatrudnienia, obecnie rozrósł się ponaddwukrotnie. I tak minimalna treść informacji o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, wskazana w powyższym przepisie, dotyczy:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
• obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerw w pracy,
• przysługującego pracownikowi dobowego i tygodniowego odpoczynku,
• zasady dotyczącej pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• zasady dotyczącej przechodzenia ze zmiany na zmianę (jeżeli taka obowiązuje),
• zasady dotyczącej przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych lub rzeczowych przysługujących pracownikowi,
• wymiaru przysługującego pracownikowi płatnego urlopu (w szczególności urlopu wypoczynkowego) lub zasady jego ustalania i przyznawania,
• zasady rozwiązania stosunku pracy (w tym wymogów formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminu odwołania się do sądu pracy lub sposobu ich ustalania),
• prawa pracownika do szkoleń,
• układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, którym jest objęty pracownik, lub nazwy organów albo instytucji, które zawarły porozumienie zbiorowe poza zakładem pracy.

Ponadto w przypadku, gdy w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca powinien dodatkowo poinformować pracownika o: terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Każdy pracodawca jest też zobowiązany poinformować podwładnego – nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy – o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku wyłącznie wtedy, gdy to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Ważne! Pracodawca, informując pracownika o kwestiach związanych z zabezpieczeniem społecznym, powinien – jak wskazano w uzasadnieniu projektu obowiązującej już noweli k.p. – poinformować go również o pracowniczych planach kapitałowych.

Inne powinności

Wymóg przekazania pracownikowi stosownej informacji nie później niż w terminie 7 dni (w odniesieniu do informacji o warunkach zatrudnienia) lub 30 dni (w odniesieniu do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego) od dnia dopuszczenia pracownika do pracy nie jest jedynym obowiązkiem, którego niedochowanie może wiązać się z pociągnięciem pracodawcy do odpowiedzialności za wykroczenie. Każdy pracodawca jest bowiem zobowiązany informować pracownika także o:

• zmianie adresu swojej siedziby lub adresu zamieszkania (jeżeli pracodawca jest osobą fizyczną nieposiadającą siedziby) – nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia zmiany adresu;
• zmianie warunków zatrudnienia przedstawionych w informacji przekazanej pracownikowi w trybie art. 29 par 3 k.p. oraz
• objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym – niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Obowiązek informacyjny, którego realizacja została zabezpieczona przez ustawodawcę poprzez wprowadzenie sankcji w postaci kary grzywny, obejmuje również wymóg udzielania przez pracodawcę informacji pracownikom, którzy są delegowani przez niego do pracy w innym kraju na okres dłuższy niż cztery tygodnie. I tak zgodnie z art. 291 par. 1 k.p. przed wyjazdem do pracy poza granicami Polski pracodawca powinien poinformować pracownika m.in. o państwie, w którym praca ma być wykonywana, wynagrodzeniu przysługującym pracownikowi zgodnie z obowiązującym prawem kraju, gdzie ma być wykonywana praca, oraz o walucie, w jakiej delegowany otrzyma wynagrodzenie, jak również o tym, czy pracownik ma zapewniony powrót do kraju. Co najbardziej istotne, opisany powyżej obowiązek jest całkowicie niezależny od wymogów dotyczących informowania pracowników o podstawowych aspektach łączącego ich z pracodawcą stosunku pracy oraz bieżącego aktualizowania tych informacji w przypadku jakichkolwiek zmian. Jeżeli w związku z delegowaniem pracownika do pracy poza krajem zmianie ulegają również inne warunki zatrudnienia – te, o których mowa w art. 29 par. 3 k.p. – pracodawca powinien przygotować dla pracownika również informację w tym zakresie.

Sposób realizacji wymogów

Nowością szczególnie istotną z perspektywy pracodawców, która była przez nich też długo wyczekiwana, jest możliwość przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia również w postaci elektronicznej. Przy czym pracodawca, który skorzysta z tego rozwiązania, powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy dokument w tej formie został skutecznie doręczony pracownikowi i czy ten ma możliwość jego wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca powinien też zachować dowód, że informacja została przekazana lub doręczona pracownikowi.

PRZYKŁAD 1

Należy zwrócić również uwagę, że mimo daleko idących zmian w przepisach dotyczących zakresu oraz formy informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikom zasadniczo aktualna pozostała reguła, zgodnie z którą pracodawca może poinformować pracownika o konkretnych kwestiach poprzez odesłanie do odpowiednich przepisów prawa. Jednak jest to niedopuszczalne w przypadku kilku informacji ściśle określonych w art. 29 par. 31 k.p. A mianowicie pracodawca poprzez odesłanie do odpowiednich przepisów nie może poinformować pracownika o:

• zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (w przypadku kilku takich miejsc);
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym jest objęty pracownik.


Ponadto, jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy, nie może on w powyższy sposób powiadamiać podwładnego również o:

• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę;
• porze nocnej oraz
• przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

podstawa odpowiedzialności pracodawcy

Mogłoby się wydawać – biorąc pod uwagę brzmienie wprowadzonego ostatnią nowelizacją k.p. art. 281 par. 1 pkt 2a k.p., który wskazuje na sytuację, gdy pracodawca „nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia” – że odpowiedzialność wykroczeniowa grozi wyłącznie w przypadku, gdy pracodawca nie zrealizuje obowiązku, czyli nie przekaże pracownikowi niezbędnych informacji w ogóle, albo ewentualnie zrealizuje obowiązek z naruszeniem przewidzianego w przepisach k.p. terminu. Jednak taka interpretacja jest błędna. Karą grzywny jest zagrożone również rażące naruszenie przepisów wynikające z przekazania pracownikowi informacji błędnej, niezgodnej z przepisami czy niekompletnej.

PRZYKŁAD 2

Kwestia ta została zresztą potwierdzona przez Główny Inspektorat Pracy, który zajął oficjalne stanowisko w tej sprawie – „Odpowiedź Głównego Inspektoratu Pracy z 25 kwietnia 2023 r. w sprawie nowych wykroczeń w nowelizacji kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. (GIP-GBI.0701.71.2023.3)”.

Również niezachowanie przez pracodawcę odpowiedniej formy informacji o warunkach zatrudnienia może okazać się podstawą odpowiedzialności na podstawie art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. Skoro pracodawca nie ma w tym zakresie pełnej dowolności, a przepisy precyzują wyłącznie dwie dopuszczalne formy, w jakich mogą zostać przekazane informacje o warunkach zatrudnienia, tj. w papierową lub elektroniczną, z pewnością należy unikać sytuacji, gdy o warunkach zatrudnienia pracownik jest informowany ustnie, np. przy okazji zawierania umowy o pracę.

Rażące naruszenie przepisów przez pracodawcę

Wspomniany już art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. penalizuje też czyn pracodawcy, a więc działanie lub zaniechanie (co pewnie może być częstszą sytuacją) polegające na niepoinformowaniu pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, które „w sposób rażący” narusza przepisy prawa pracy regulujące obowiązki informacyjne pracodawcy. Bazując zatem na literalnym brzmieniu omawianej regulacji, w której ustawodawca posłużył się sformułowaniem „nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy art. 29 § 3, 32 i 33 oraz art. 291 § 2 i 4”, należy dojść do wniosku, że nie każde naruszenie przez pracodawcę obowiązku informowania o warunkach zatrudnienia będzie automatycznie stanowiło podstawę odpowiedzialności wykroczeniowej, ale wyłącznie takie przypadki, które będzie można zakwalifikować jako przypadki rażących naruszeń.

Mając na uwadze sposób, w jaki został sformułowany art. 281 par 1 pkt 2a k.p., w szczególności zaś to, jak szerokie pole do interpretacji pozostawia pojęcie rażącego naruszenia, którym posłużył się ustawodawca, już teraz można przewidywać, jak wiele wątpliwości powstanie w praktyce na gruncie tego zagadnienia. Zresztą pojęcie to pojawiło się już wcześniej na gruncie kodeksu pracy w odniesieniu do rażącego naruszenia przepisów prawa pracy przez pracodawcę na skutek wypowiedzenia lub rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, o którym mowa w art. 281 par. 1 k.p. Na gruncie tej regulacji w orzecznictwie sądów i w doktrynie przyjmuje się interpretację, zgodnie z którą o rażącym naruszeniu prawa pracy – tutaj akurat w odniesieniu do rozwiązania umowy o pracę – można mówić wyłącznie w przypadku, gdy bezprawność działania jest „jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne”. Tak wskazał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2004 r., (sygn. akt: II KK 222/04). Co więcej, aby naruszenie mogło zostać zakwalifikowane jako „rażące”, musi zostać ono dokonane ze świadomością i zamiarem.

PRZYKŁAD 3

Z pewnością o rażącym naruszeniu art. 29 par. 3 k.p. będzie można mówić w sytuacji, gdy pracodawca świadomie i celowo nie informuje wszystkich zatrudnianych pracowników o warunkach ich zatrudnienia w firmie, a sytuacje tego typu powtarzają się regularnie. Podobnie będzie, gdy co prawda pracownicy otrzymują stosowną informację, lecz intencjonalnie wprowadza ona w błąd, np. w zakresie uprawnień związanych z pracą w nadgodzinach. Jeżeli jednak doszło do „zwykłego” i nieznacznego przekroczenia terminu (pracodawcy wyjątkowo zdarzyło się naruszyć siedmiodniowy termin wynikający z przepisów), a tym bardziej jeżeli przekroczenie terminu miało związek z jakąś obiektywnie zaistniałą po stronie pracodawcy przeszkodą, zarzut rażącego naruszenia przez pracodawcę przepisów nakładających na niego obowiązki informacyjne byłby zdecydowanie zbyt daleko idący.

Wniosek pracownika o bardziej przejrzyste warunki pracy

Jednym z nowych uprawnień pracowników, wprowadzonym na skutek implementacji do polskiego porządku prawnego unijnej dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, jest przyznanie im możliwości kierowania do pracodawcy tzw. wniosków o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Przyznanie pracownikom ww. uprawnienia wiąże się z powstaniem po stronie pracodawców nowych obowiązków w zakresie weryfikacji wniosków, analizy obiektywnej możliwości ich realizacji oraz udzielania na nie odpowiedzi. A w przypadku wniosków, które pracodawca rozpatrzy negatywnie – również w zakresie przedstawienia pracownikowi powodów decyzji odmownej. Brak udzielenia przez pracodawcę odpowiedzi na wniosek pracownika (w tym brak udzielenia odpowiedzi w terminie) lub niepoinformowanie go o przyczynie odmowy uwzględnienia skierowanego przez niego wniosku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. W tej sytuacji nie ulega wątpliwości, że pracodawcy powinni być świadomi potrzeby wypełniania nowego obowiązku w sposób skrupulatny. W przypadku dużych organizacji oznaczać to będzie zapewne potrzebę zorganizowania skutecznego i możliwie najmniej czasochłonnego procesu analizy wniosków pracowników oraz udzielania na nie odpowiedzi.

Ważna treść

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres co najmniej sześciu miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do niego z wnioskiem (złożonym w formie papierowej lub elektronicznej) o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

PRZYKŁAD 4

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania. Odpowiedź należy przekazać w formie papierowej lub elektronicznej.

PRZYKŁAD 5

Co istotne, do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy należy wliczyć okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli do zmiany zatrudnienia doszło na skutek przejścia zakładu pracy bądź jego części na innego pracodawcę, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

PRZYKŁAD 6

Warto dodać, że uprawnienie do skierowania wspomnianego wniosku bezwzględnie nie przysługuje natomiast pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na okres próbny.

kiedy odpowiedź jest konieczna, a kiedy nie

W związku z tym, że nieudzielenie odpowiedzi na wniosek pracownika jest obwarowane odpowiedzialnością wykroczeniową, pracodawcy zastanawiają się, kiedy po ich stronie nie powstaje obowiązek udzielenia odpowiedzi na wniosek pracownika. Padają także pytania o to, kiedy ewentualne zaniechanie w tym zakresie nie będzie rodziło ryzyka pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności, a kiedy rzeczywiście można mówić o braku realizacji przez pracodawcę obowiązku udzielenia odpowiedzi na wniosek. A co w sytuacji, kiedy dojdzie do realizacji znamion wykroczenia? W jaki sposób pracodawcy powinni sformułować ewentualną odmowę na wniosek pracownika, by nie narazić się na odpowiedzialność?

Co oczywiste, o realizacji znamion wykroczenia będziemy mogli co do zasady mówić w sytuacji, gdy pracodawca zignoruje prawidłowy z formalnego punktu widzenia wniosek skierowany przez pracownika (zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub określony). Będziemy mieli z tym do czynienia, gdy pracodawca nie udzieli odpowiedzi na ten wniosek w ustawowym terminie jednego miesiąca. Z doświadczenia wiemy, że pomimo pozornej oczywistości przepisów ich prawidłowa wykładnia (a w rezultacie weryfikacja, czy podejmowane działanie jest zgodne z prawem) nastręcza pracodawcom wielu kłopotów. Poniżej przedstawiamy najbardziej wątpliwe przypadki wraz z objaśnieniem.

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, kiedy nieudzielenie przez pracodawcę odpowiedzi na wniosek pracownika będzie mogło skutkować poniesieniem przez pracodawcę kary, a kiedy będzie ono prawnie usprawiedliwione i nie będą wiązały się z nim żadne konsekwencje.

Trzeba zweryfikować

Pracodawca, otrzymując od pracownika wniosek, na wstępie powinien zweryfikować jego formalną poprawność – zarówno w aspekcie podmiotowym, przedmiotowym, jak i ilościowym. W sytuacji gdy zostanie on skierowany przez pracownika, któremu – zgodnie z obowiązującymi przepisami – nie przysługuje uprawnienie do kierowania tego rodzaju wniosków, wówczas po stronie pracodawcy nie dojdzie do aktualizacji obowiązku udzielenia odpowiedzi. Zatem o realizacji znamion wykroczenia nie będzie można mówić w sytuacji, w której pracodawca nie udzieli odpowiedzi na wniosek pracownika, którego staż pracy w zakładzie pracy będzie krótszy niż sześć miesięcy. Pracodawcy zastanawiają się jednak, czy mają obowiązek udzielania odpowiedzi na wnioski pracowników, których sześciomiesięczny okres zatrudnienia (wymagany do skorzystania z omawianego uprawnienia) minie dopiero po złożeniu wniosku, ale w trakcie jednomiesięcznego terminu na udzielenie przez pracodawcę odpowiedzi na wniosek. W naszej ocenie w takiej sytuacji pracodawca nie będzie miał obowiązku weryfikacji wniosku pracownika. A co za tym idzie – ewentualny brak odpowiedzi nie będzie mógł skutkować wyciągnięciem wobec pracodawcy jakichkolwiek konsekwencji w tym zakresie. Wspomniany sześciomiesięczny okres zatrudnienia powinien być bowiem liczony na dzień skierowania przez pracownika wniosku. Przy czym oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik po osiągnięciu wymaganego stażu ponowił wniosek.

PRZYKŁAD 7

Ponieważ pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na okres próbny nie przysługuje uprawnienie do kierowania wniosków o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, należy podkreślić, że brak odpowiedzi na wnioski kierowane przez te osoby nie będzie mogło być kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zweryfikował wniosek skierowany przez pracownika w trakcie okresu próbnego lub też przez osobę zatrudnioną w firmie krócej niż sześć miesięcy – tego rodzaju działanie jest dopuszczalne na bazie tzw. zasady korzystności, pozwalającej podejmować pracodawcy działania korzystniejsze dla pracowników niż przewidziane w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Weryfikacja i udzielenie odpowiedzi na ww. wnioski jest jednak uzależnione wyłącznie od dobrej woli pracodawcy.

WAŻNE! Jeżeli pracodawca zdecyduje się na weryfikację wniosków pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przez okres krótszy niż 6 miesięcy lub też pracowników zatrudnionych na podstawie umowy na okres próbny, powinien przyjąć jednolitą praktykę w tym zakresie w firmie. W pełni uznaniowe weryfikowanie i udzielanie odpowiedzi na wnioski może bowiem zostać uznane za przejaw nierównego traktowania w zatrudnieniu.

A jak wygląda sytuacja pracowników tymczasowych? Na bazie obowiązujących przepisów prawa brak jest podstaw do uznania, że pracodawca użytkownik mógłby być adresatem wniosków kierowanych przez takie osoby. Trudno zatem wskazać, że po stronie tego pracodawcy aktualizuje się obowiązek weryfikacji wniosku i udzielenia na niego odpowiedzi.

Wniosek o podwyżkę można zignorawać

Brak udzielenia odpowiedzi na wniosek pracownika będzie prawnie usprawiedliwiony także w sytuacji, w której wniosek będzie dotyczył kwestii innych niż wprost wskazane w przepisach prawa – tj. gdy pracownik, tytułując swój dokument „wnioskiem o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy”, zawnioskuje np. o zmianę umowy na cywilnoprawną, podwyżkę wynagrodzenia, udzielenie urlopu bezpłatnego lub o możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej.

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy mogą ponieść odpowiedzialność w przypadku nieudzielania odpowiedzi na kolejne wnioski kierowane przez pracowników. Z praktyki wiemy, że zdarzają się sytuacje „zalewania” pracodawców kolejnymi dokumentami, z których każdy zawiera inne rodzajowo żądanie. Tymczasem zgodnie z prawem pracownik ma prawo skierować do pracodawcy jeden wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy w roku kalendarzowym. Nie ma przy tym znaczenia przedmiot wniosku – bez względu na to, czego będzie dotyczył pierwszy z nich, wyczerpie on pulę dopuszczalnych tego rodzaju dokumentów na dany rok.

WAŻNE! Nie ma przeszkód, aby pracodawca – mimo braku prawnego obowiązku – weryfikował większą liczbę wniosków kierowanych przez pracowników. Pracodawca może przy tym zadecydować o udzielaniu odpowiedzi na te wnioski lub ograniczyć się do zapoznawania się z nimi, traktując je jako luźne sugestie. Istotne jest, aby wprowadzić jednolitą praktykę w zakładzie pracy w tym zakresie – tak, aby nie narażać się na ewentualne zarzuty nierównego traktowania.

Błędna forma

Co istotne, również udzielenie odpowiedzi na wniosek pracownika w postaci innej niż papierowa lub elektroniczna może skutkować wyciągnięciem wobec pracodawcy odpowiedzialności. W przepisach wprost wskazano bowiem na obowiązek udzielenia odpowiedzi w jednej ze wskazanych powyżej postaci. Udzielenie odpowiedzi w innej postaci może zostać uznane za równoznaczne z jej nieudzieleniem (w szczególności w sytuacji, gdy pracodawca nie będzie posiadał dowodów potwierdzających fakt złożenia odpowiedzi na wniosek).

PRZYKŁAD 8

Nie w terminie

Jak już wiadomo, pracodawca musi odpowiedzieć na wniosek pracownika (a w przypadku decyzji odmownej – również poinformować o przyczynach) – nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania wniosku od zatrudnionego. Spóźnienie podlega penalizacji.

PRZYKŁAD 9

Niewskazanie przyczyny odmowy

Przepisy prawa nie kreują po stronie pracodawców bezwzględnego obowiązku pozytywnego rozpatrywania kierowanych przez pracowników wniosków. Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika wyłącznie w miarę możliwości, biorąc pod uwagę potrzeby swoje oraz zatrudnionego. Powinien zatem pozytywnie rozpatrzyć otrzymany wniosek wyłącznie w sytuacji, gdy po jego stronie będzie realnie występowała możliwość podjęcia decyzji zgodnej z żądaniem pracownika – np. zatrudnienia go w pełnym wymiarze czasu pracy lub zmiany jego stanowiska pracy. Ocena w tym zakresie pozostaje w gestii pracodawcy. Może on brać pod uwagę swoją aktualną sytuację i potrzeby biznesowe. Pomimo braku obowiązku akceptacji wniosku pracownika pracodawcy muszą pamiętać o potrzebie poinformowania zatrudnionego o przyczynie odmowy realizacji jego wniosku. Z doświadczenia wiemy, że kwestia ta nastręcza wielu trudności – w szczególności z uwagi na lakoniczne brzmienie przepisu, które nie daje pracodawcom pewności w zakresie tego, jaki konkretnie zakres informacji mają obowiązek przekazać pracownikowi, negatywnie rozpatrując jego wniosek.

Co oczywiste, penalizacji podlegają wszystkie przypadki, w których pracodawca w ogóle nie wskaże pracownikowi przyczyny odmowy realizacji wniosku – pozostawiając go bez odpowiedzi lub też ograniczając się wyłącznie do poinformowania pracownika o odmownej decyzji (bez podania przyczyn jej podjęcia).

PRZYKŁAD 10

Stoimy na stanowisku, że pracodawcy nie mają obowiązku bardzo szerokiego i precyzyjnego uzasadniania odmowy uwzględnienia wniosku. W szczególności, w naszej ocenie, brak jest podstaw do tego, aby wymagać od pracodawcy powoływania się w treści odmowy np. na plany reorganizacji w zakładzie pracy lub konkretne wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Wydaje się, że wystarczające jest np. wskazanie, że po przeanalizowaniu wniosku, w chwili kierowania przez pracownika wniosku, nie występuje np. potrzeba zatrudnienia w danym departamencie dodatkowej osoby lub brak jest wolnych etatów na stanowisku, które chciałby objąć pracownik. Natomiast penalizacji będą już podlegać działania pracodawców polegające na pozornej realizacji obowiązku poinformowania pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku.

PRZYKŁAD 11

Społeczna szkodliwość czynu

Należy też pamiętać, że jednym z warunków wyciągnięcia wobec pracodawcy odpowiedzialności wykroczeniowej jest dopuszczenie się przez niego czynu społecznie szkodliwego. Zatem mogą się zdarzać sytuacje, w których pracodawca, pomimo że obiektywnie postąpi w sposób sprzeczny z przepisami prawa (np. dopuści się czynu bezprawnego polegającego na udzieleniu odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie przekraczającym jeden miesiąc, które to opóźnienie wyniosło jeden dzień), nie poniesie odpowiedzialności ze względu na brak społecznej szkodliwości naruszenia.

Elastyczna organizacja pracy

Pracodawca może się spodziewać, że pracownicy wychowujący dziecko do ósmego roku życia mogą składać wnioski o zastosowanie w stosunku do nich tzw. elastycznej organizacji pracy. Przyznanie pracownikom takiego uprawnienia wiąże się z powstaniem nowych obowiązków po stronie pracodawców w zakresie rozpatrywania wniosków, informowania ich o pozytywnym rozpatrzeniu lub przyczynie odmowy, a także – ewentualnie – o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku.

Pracodawcy muszą również rozpatrywać i odpowiadać na wnioski pracowników dotyczące powrotu do poprzedniej organizacji pracy przed upływem pierwotnego terminu zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy. Dodatkowo pracodawca, który wypowiedział umowę o pracę pracownikowi wnioskującemu o elastyczną organizację pracy lub rozwiązał z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia, będzie musiał udowodnić, że, podejmując te działania, kierował się innym powodem niż złożenie przez pracownika wspomnianego wniosku. Naruszanie przez pracodawcę przepisów o elastycznej organizacji pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Mając na uwadze powyższe, nie ulega wątpliwości, że pracodawcy powinni mieć świadomość potrzeby weryfikacji wniosków pracowników, udzielania na nie odpowiedzi oraz przygotowania się na ewentualną potrzebę udowodnienia, że powodem zakończenia współpracy z konkretnym pracownikiem nie był fakt złożenia przez niego wniosku. Będzie to mieć szczególne znaczenie w przypadku umów na okres próbny, których wypowiedzenie nie wymaga wskazania uzasadnienia. Dodatkowo pracodawcy muszą przygotować się na zmniejszenie elastyczności pracy pracowników rodziców.

Treść uprawnienia pracownika

Możliwość złożenia przez pracownika wniosku o tzw. elastyczną organizację pracy należy rozumieć jako możliwość złożenia wniosku o wykonywanie pracy:

• w formie zdalnej;
• w systemie czasu pracy: przerywanym, ruchomym, pracy weekendowej, skróconego tygodnia pracy;
• w oparciu o indywidualny rozkład czasu pracy;
• w obniżonym wymiarze czasu pracy.

Pracownik ma obowiązek złożyć wniosek – w formie papierowej lub elektronicznej – w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Musi w nim wskazać m.in. przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z tej organizacji pracy oraz rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której zamierza korzystać.

Z kolei pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek pracownika, biorąc pod uwagę zarówno potrzeby zatrudnionego, jak i własne możliwości (w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika). Musi też poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika o:

• uwzględnieniu wniosku;
• przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku;
• innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku.

PRZYKŁAD 12

realizacja znamion wykroczenia

Biorąc pod uwagę, że odpowiedzialnością wykroczeniową obwarowane zostało „naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy”, pracodawcy zastanawiają się, jakie konkretnie działania mogą stanowić wspomniane naruszenie. Z doświadczenia wiemy, że najwięcej wątpliwości pojawia się w zakresie realnej dopuszczalności odmowy uwzględnienia wniosku pracownika oraz sposobu i zakresu sformułowania uzasadnienia odmowy. Pracodawcy nie są również pewni, w jaki sposób powinni rozumieć potrzebę udowodnienia, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę z pracownikiem kierowali się innym powodem niż ten, że pracownik złożył wniosek. Zastanawiają się, jakie działania powinni podjąć, aby nie narazić się na odpowiedzialność w tym zakresie.

Potrzeby i możliwości pracodawcy uzasadniające odmowę

Jedną z kluczowych kwestii, która interesuje pracodawców, jest to, kiedy bez narażania się na odpowiedzialność z tego tytułu mogą odmówić uwzględnienia wniosku pracownika.

▶ Po pierwsze, należy wskazać, że pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika w sytuacji, gdy wykonywanie przez niego pracy w tzw. elastycznej organizacji pracy zaburzyłoby normalny tok pracy – to znaczy, w negatywny sposób wpłynęłoby na proces pracy, co odbiłoby się na jej jakości.

PRZYKŁAD 13

▶ Po drugie, pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika również w sytuacji, gdy wykonywanie przez niego zadań służbowych w tzw. elastycznej organizacji pracy negatywnie wpływałoby na organizację pracy, tj. utrudniałoby lub opóźniałoby jej wykonywanie.

PRZYKŁAD 14

▶ Po trzecie, odmowa uwzględnienia wniosku pracownika będzie również zasadna w sytuacji, gdy rodzaj wykonywanej przez niego pracy nie pozwala na świadczenie jej w wybranej przez pracownika formie „elastycznej organizacji pracy”. Z taką sytuacją mamy do czynienia w szczególności w przypadku zgłaszania przez pracowników, których charakter pracy wymaga obecności w zakładzie pracy, wniosków o wykonywanie pracy w formie zdalnej.

PRZYKŁAD 15

Brak odpowiedzi w terminie

Nie ulega wątpliwości, że o realizacji znamion wykroczenia będziemy mogli mówić w sytuacji, gdy pracodawca zignoruje złożony przez pracownika wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy, tj. gdy nie udzieli pracownikowi żadnej odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od chwili jego otrzymania.

Oczywiście, aby mówić o aktualizacji przez pracodawcę obowiązku weryfikacji wniosku po stronie pracodawcy oraz udzielenia odpowiedzi, złożony wniosek musi być prawidłowy z perspektywy formalnej – tj. pracownik go składający musi wychowywać dziecko w wieku do ósmego roku życia, a sam wniosek musi być skierowany w postaci papierowej lub elektronicznej (wnioski kierowane drogą mailową lub poprzez dedykowany do tego system wprowadzony w organizacji będą prawidłowe). Dodatkowo przedmiot wniosku musi dotyczyć jednej ze wskazanych przez ustawodawcę form elastycznej organizacji pracy.

PRZYKŁAD 16

Do realizacji znamion wykroczenia dojdzie również w sytuacji, gdy pracodawca nie udzieli – w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku – odpowiedzi na wniosek pracownika o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem pierwotnie wskazanego terminu elastycznej organizacji pracy.

Odmowa bez uzasadnienia

Wobec braku jasnego stanowiska ustawodawcy w zakresie prawidłowego sposobu formułowania przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku pracownika o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy pracodawcy zastanawiają się, jakie działania podjąć, aby uniknąć ewentualnej odpowiedzialności w tym zakresie. Nie ulega wątpliwości, że penalizacji podlega zupełny brak wskazania przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku, tj. ograniczenie się wyłącznie do poinformowania pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Odpowiedzialność wykroczeniowa będzie groziła również w sytuacji, gdy pracodawca wskaże pozorną przyczynę odmowy uwzględnienia wniosku pracownika, np. powoła się wyłącznie na podjęcie własnej uznaniowej decyzji w tym zakresie.

PRZYKŁAD 17

Mając na uwadze, że pracodawca, rozpatrując wniosek pracownika, ma obowiązek wziąć pod uwagę swoje potrzeby i możliwości, a także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj wykonywanych przez pracownika zadań służbowych, dobrym rozwiązaniem podczas wskazywania decyzji odmownej jest powołanie się na jedno z tych kryteriów.

PRZYKŁAD 18

Nierealny inny termin

Ustawodawca umożliwił pracodawcom wskazanie innego niż zaproponowany przez pracownika terminu zastosowania elastycznej organizacji pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy mają zupełną dowolność w tym zakresie. Muszą pamiętać, że ewentualnie wskazanie alternatywnego terminu zastosowania elastycznej organizacji pracy musi być przynajmniej obiektywnie możliwe do zaakceptowania przez zatrudnionego. Tylko wtedy możemy mówić o rzeczywistej realizacji celu przepisów, a co za tym idzie, o podjęciu działań zgodnych z prawem. Zatem proponowanie terminów rażąco odległych lub całkowicie nieodpowiadających na potrzeby pracownika (tj. w żaden sposób niekorelujących ze wskazaną przez pracownika przyczyną konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy) może zostać uznane za próbę obejścia prawa i uniknięcia obowiązku wskazywania przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku.

PRZYKŁAD 19

Przyczyna rozstania z pracownikiem

Pracodawcy zastanawiają się, czy wskazany w przepisach obowiązek udowodnienia, że przy rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem kierowali się przyczynami innymi niż złożenie przez niego wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy, kreuje po ich stronie potrzebę przedstawiania argumentów potwierdzających tę kwestię niejako „z automatu”.

W naszej ocenie powyższy obowiązek ma charakter bierny, a do jego aktualizacji dojdzie np. w sytuacji powstania sporu z pracownikiem dotyczącego rzeczywistych przyczyn rozwiązania umowy. O ewentualnej odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy będziemy mogli mówić dopiero wówczas, gdy w przypadku wystąpienia potrzeby udowodnienia, że przy rozwiązaniu umowy z pracownikiem kierowali się innym powodem niż wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o elastyczną organizację pracy, np. na wypadek procesu sądowego, nie będą w stanie dowieść swoich racji w tym zakresie.

Urlop opiekuńczy może wprowadzić zamieszanie

Choć to nowe uprawnienie urlopowe u wielu pracowników wywołało niemały zachwyt, to pracodawcy podeszli do niego z ostrożnością. Dlaczego? Z uwagi na ograniczone możliwości weryfikowania zaistnienia przesłanek jego udzielenia, a także szeroki wachlarz przepisów, które stosuje się odpowiednio do pracowników korzystających z urlopu opiekuńczego.

Wielu pracodawców podkreśla, że już samo to, że regulacja jest nowa, wzbudza w nich spore obawy w kontekście popełnienia wykroczenia. Pracodawca bowiem ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawu pracownika zarówno, gdy działa z winy umyślnej, jak i nieumyślnej. Stąd tak istotne jest dokładne zbadanie, czym jest urlop opiekuńczy, jakie są możliwe do zidentyfikowania naruszenia oraz jakie jest ryzyko ich wystąpienia.

naruszenie przepisów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o urlopie opiekuńczym, o którym mowa w art. 1731–1733, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Sankcje

Warto zwrócić uwagę, że przepis stosunkowo szeroko odnosi się do postępowania, które może podlegać sankcji, albowiem odnosi się do naruszenia prawie całej regulacji komentowanego urlopu. Ogólna i pierwsza analiza przepisów pozwala nam jednak wyszczególnić trzy obszary, w których może dojść do naruszeń przepisów o udzieleniu urlopu opiekuńczego i gdzie ryzyko ich wystąpienia jest rzeczywiście wysokie.

Członkowie rodziny i osoby wspólnie zamieszkujące, czyli kogo dotyczy opieka

Zgodnie z art. 1731 par. 1 k.p. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze pięciu dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. W pierwszej kolejności warto zauważyć, że ustawodawca istotnie ograniczył grupę osób, nad którymi pracownik może sprawować opiekę w rozumieniu przywołanego przepisu. Wykonywanie opieki może dotyczyć wyłącznie osoby będącej członkiem rodziny lub osoby zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym. Polski ustawodawca, dokonując implementacji dyrektywy 2019/1158, przeniósł znaczenie definicji krewnego na członka rodziny, w konsekwencji zawężając krąg osób, na które pracownikowi przysługuje urlop opiekuńczy w wymiarze pięciu dni, do syna, córki, matki, ojca lub małżonka. Druga grupa podmiotów, nad którą można roztoczyć opiekę w rozumieniu komentowanego przepisu, a więc osoby wspólnie zamieszkujące to samo gospodarstwo domowe, nie posiadają odrębnej, legalnej definicji, jednakże wydaje się, że nie powinno to powodować większych problemów interpretacyjnych. Przede wszystkim chodzi o partnera lub partnerkę zamieszkujących z pracownikiem w tym samym miejscu.

Ścisłe określenie podmiotów, nad którymi pracownik może roztoczyć opiekę lub którym może zapewnić wsparcie, ma daleko idące skutki w praktyce. Jeżeli pracownik zamierza zapewnić opiekę lub udzielić wsparcia innemu członkowi rodziny lub innej osobie niż wskazana powyżej, nie będzie on uprawniony do tego urlopu, a w konsekwencji musi się liczyć z możliwością odmowy jego udzielenia. Badanie, czy zostanie spełniona owa przesłanka, będzie jednym z pierwszych kroków, jakie podejmie pracodawca po otrzymaniu wniosku pracownika o udzielnie urlopu opiekuńczego.

Przykład 20

Osobista opieka lub wsparcie z poważnych względów medycznych

Oprócz zakresu podmiotowego (czyli kręgu osób, których opieka ma dotyczyć) istotny jest również zakres przedmiotowy określony w przepisie jako:

• zapewnienie osobistej opieki, lub
• wsparcie z poważnych względów medycznych.

W dyskusjach nad tym przepisem podnosi się, że brak jest jasnej definicji tych pojęć, a w szczególności chodzi o sformułowanie „z poważnych względów medycznych”. Wbrew brzmieniu dyrektywy polski ustawodawca nie zdecydował się określić okoliczności, które będą kwalifikowane jako „poważne względy medyczne”. W praktyce oznacza to, że oceny w zakresie tego, czy w konkretnym przypadku wystąpiły poważne względy medyczne, będzie dokonywał najpierw pracownik składający wniosek, a następnie pracodawca, który go otrzymał.

Zrezygnowano również z możliwości dodatkowej weryfikacji wystąpienia owych przesłanek poprzez żądanie przedłożenia odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego lub innej dokumentacji medycznej. W uzasadnieniu do ustawy czytamy, że wymaganie przez pracodawcę przedłożenia dokumentacji lekarskiej stanowiłoby dodatkowe obciążenie biurokratyczne, czego jednak starano się uniknąć. Taki pogląd należy jednak ocenić krytycznie. Brak doprecyzowania owych przesłanek w przepisach, a także brak obowiązku przedłożenia odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego konieczność sprawowania opieki lub wsparcia nad konkretną osobą, rodzi duże ryzyko nadużyć ze strony pracowników chcących zapewnić sobie dodatkowe dni wolnego. Choć następcza kontrola przesłanek przez pracodawcę jest ograniczona, to może skutkować również odmową udzielenia urlopu, a w konsekwencji rodzić ryzyko wystąpienia konfliktów na linii pracodawca–pracownik.

Stosowne formalności

Pracownik, który zamierza wykorzystać urlop opiekuńczy, musi złożyć do pracodawcy wniosek. Powinien on spełnić warunki formalne, które zostały przedstawione w tabeli.

Złożenie wniosku przez pracownika we właściwym terminie, o właściwej treści i w wybranej przez siebie, ale dopuszczalnej przez prawo postaci, powinno skutkować udzieleniem urlopu przez pracodawcę.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie jest uprawniony do zweryfikowania przedstawionych przez pracownika informacji we wniosku. Jeżeli okazałoby się, że ten nie zawarłby w dokumencie wszystkich wymaganych elementów, wówczas pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika, a w konsekwencji nie udzielić urlopu opiekuńczego. Takie zachowanie należy ocenić jako zgodne z przepisami i zasadami współżycia społecznego, a to dlatego, że pracodawca działa w granicach prawa i nie narusza tym samym w jakikolwiek sposób uprawnień pracownika.

Wymiar i termin wolnego na opiekę

Jeżeli pracownik dochował wszystkich warunków formalnych wniosku i żadna z informacji w nim przedstawionych nie budzi uzasadnionych wątpliwości pracodawcy, wówczas ten udziela pracownikowi urlopu opiekuńczego. Jednakże lista warunków udzielania tego szczególnego zwolnienia jeszcze się nie zamknęła. Nie można zapomnieć o tym, że urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w wymiarze pięciu dni roboczych i jest udzielany w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop może być udzielony jednorazowo w całości lub podzielony na części. Jeżeli zatem pracodawca:

• nie udzieli podwładnemu urlopu opiekuńczego we wnioskowanym i zgodnym z przepisami wymiarze pomimo takiej możliwości, bądź
• zobowiąże go do wzięcia urlopu w całości jednorazowo pod rygorem utraty części urlopu w przypadku jego dzielenia, albo
• zobowiąże pracownika do wykorzystania urlopu w dni, które zgodnie z rozkładem jego pracy nie są dla niego dniami wolnymi

wówczas należy uznać, że narusza przepisy o udzieleniu urlopu opiekuńczego.

Przykład 21

Przyzwyczajenia kadry

Choć urlop opiekuńczy ma charakter nieodpłatny, to ustawodawca zagwarantował pracownikom, że skorzystanie z tego uprawnienia będzie doliczane do okresu zatrudnienia, od którego zależą różne uprawnienia pracownicze, np. długość okresu wypowiedzenia czy prawo do urlopu wypoczynkowego w odpowiednim wymiarze (20 lub 26 dni w roku kalendarzowym). Nieznajomość tej regulacji może jednak niejednego pracodawcę narazić na odpowiedzialność wykroczeniową. Dlaczego? Otóż pracodawcy zdążyli się już przyzwyczaić do tego, że okresu urlopu bezpłatnego przewidzianego w art. 174 k.p. nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Odmiennie zatem niż w przypadku standardowego urlopu bezpłatnego okres, w jakim pracownik będzie wykorzystywał urlop opiekuńczy, nie będzie traktowany jako przerwa w zatrudnieniu. Zatem pracodawca musi pamiętać, aby w każdym przypadku doliczać okres nowego urlopowego opiekuńczego do stażu pracy danego pracownika i dopiero od tak prawidłowo obliczonej podstawy decydować o przyznaniu dalszych uprawnień. Nieprawidłowe ustalenie podstawy może bowiem rodzić ryzyko naruszeń innych praw pracowniczych kwalifikowanych przez k.p. jako wykroczenie.

uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem

Ostatnia, a zarazem – na pierwszy rzut oka – najbardziej enigmatyczna regulacja dotyczy odpowiedniego stosowania innych przepisów kodeksu pracy – zawartych w dziale VIII ustawy – a odnoszących się do uprawnień podwładnych związanych z rodzicielstwem. Z uwagi jednak na to, że przepisy, do których odsyła ta regulacja, również stanowią przedmiot wydawanego poradnika, w tym miejscu zostaną ujęte tylko najbardziej widoczne ryzyka związane z odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy.

Ochrona trwałości stosunku pracy…

Na skutek ostatniej nowelizacji k.p. zmianie uległ art. 177 par. 1 w zw. z art. 1731 k.p. W aktualnym brzmieniu, stosowanym odpowiednio do urlopu opiekuńczego, przewiduje on, że pracodawca, którego pracownik złożył wniosek o udzielnie urlopu opiekuńczego, nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub pracownikiem;
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Jeżeli zatem pracodawca podejmie w stosunku do pracownika którekolwiek z wyżej wskazanych zachowań, wówczas musi się liczyć z tym, że naruszy prawa pracownika związane z ochroną trwałości stosunku pracy. Jednocześnie naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową.

Zakazy prowadzenia przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia nie może nastąpić zarówno w czasie korzystania urlopu, jak i od momentu złożenia wniosku o udzielenie urlopu do czasu rozpoczęcia korzystania z urlopu. W dyskusji publicznej pojawiają się głosy, skądinąd słuszne, że w praktyce przepis ten przysporzy pracodawcom najwięcej problemów. Regulacja, do której się odwołano, przewiduje bowiem maksymalne okresy, w jakich ochrona trwałości stosunku pracy obowiązuje jeszcze przed skorzystaniem z określonego uprawnienia rodzicielskiego – odpowiednio 14, 21 lub 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z niego (art. 177 par. 11 kp. w zw. z art. 177 par. 1 w zw. z art. 1731 k.p.). Są to zatem maksymalne okresy, w jakich pracodawca objęty jest zakazem i w czasie których nie może podejmować określonych czynności. Urlop opiekuńczy nie przewiduje maksymalnego terminu, w którym musi nastąpić złożenie wniosku o jego udzielenie. Przeciwnie, przepisy określają jedynie minimalny czas na dokonanie określonych czynności formalnych, czyli jeden dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Za racjonalny należy uznać czas, w jakim występuje potrzeba sprawowania opieki lub wsparcia w opiece. Jednak nie jest to kodeksowa regulacja, a jedynie wskazówka interpretacyjna. W związku z tym może być kwestionowana przez pracowników.

…a ogłoszenie upadłości lub likwidacji oraz ciężar dowodu

W świetle art. 177 par. 4 w zw. z art. 177 par. 1 w zw. z art. 1731 i art. 177 par. 44 w zw. z art. 177 par. 1 w zw. z art. 1731 k.p. pracodawca, którego pracownik znajduje się na urlopie opiekuńczym, w razie ogłoszenia upadłości lub otwarcia likwidacji może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę za wypowiedzeniem, jednakże jest on wówczas zobowiązany do uzgodnienia terminu rozwiązania umowy o pracę z reprezentującą pracownika zakładową organizacja związkową. Ciężar udowodnienia wystąpienia okoliczności, o których mowa powyżej, a które uzasadniały legalność wypowiedzenia, będzie spoczywał na pracodawcy. Ewentualnych naruszeń można dopatrzyć się na gruncie tego odwołania w:

• nieskonsultowaniu terminu wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową, albo
• przerzuceniu ciężaru dowodu na pracownika.

Wydaje się jednak mało prawdopodobne, aby pracodawcy w praktyce dopuścili się któregokolwiek z ww. naruszeń.

Zatrudnienie po powrocie

Do pracownika korzystającego z urlopu opiekuńczego warto także odnieść art. 1864 k.p. Trzeba wspomnieć, że pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu opiekuńczego na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. Choć, biorąc pod uwagę długość okresu urlopu opiekuńczego, odwołanie się do regulacji przewidującej obowiązek zatrudnienia po powrocie w danych okolicznościach wydaje się mało prawdopodobne, to z punktu widzenia wykroczeń przeciwko prawom pracownika naruszenia, jakich może dopuścić się pracodawca, mogą polegać:

• albo na niedopuszczeniu pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, albo
• na stanowisku równorzędnym z dotychczas zajmowanym, jeśli nie jest możliwa pierwsza opcja.

Z kolei zgodnie z art. 1881 k.p. pracownik, który ma prawo do urlopu opiekuńczego, może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy. Za elastyczną organizację pracy uważa się m.in. pracę zdalną, przerywany system czasu pracy, system skróconego tygodnia czasu pracy, system pracy weekendowej, ruchomy rozkład czasu pracy, indywidualny rozkład czasu pracy oraz obniżenie wymiaru czasu pracy. W tym celu pracownik powinien złożyć wniosek do pracodawcy o zastosowanie określonej elastycznej organizacji czasu pracy, a pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznie o uwzględnieniu lub przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o innym terminie skorzystania z elastycznej organizacji. Ma obowiązek to zrobić w terminie 7 dni od otrzymania wniosku. Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Naruszenia, jakich może się dopuścić pracodawca w tym przypadku, mogą polegać m.in. na:

• nieuwzględnieniu wniosku mimo takiej możliwości,
• braku odpowiedzi na wniosek pracownika, lub
• udzieleniu odpowiedzi na wniosek pracownika w późniejszym terminie.

Uchybienie przepisom o pracy zdalnej i work-life balance

Choć prace nad nowelizacją kodeksu pracy implementującą tzw. dyrektywę work-life balance oraz prace nad kształtem przepisów o pracy zdalnej przebiegały odrębnie i nie pokrywały się w czasie, a samo sformalizowanie pracy zdalnej nie stanowiło realizacji żadnego obowiązku, to na przykładzie art. 6719 par. 6 i 7 k.p. wyraźnie widać, że także w przypadku tych ostatnich przepisów, czyli dotyczących pracy zdalnej, ustawodawca miał na względzie szczególny interes zatrudnionych rodziców. Uprzywilejował pewne kategorie pracowników względem innych pracowników.

Powyższy przepis nakłada na pracodawcę obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną:

1) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie:

– o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo

– o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu,

które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

2) pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem:

– o niepełnosprawności albo

– o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

3) pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio:

– opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub

– orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub

– orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

w zakresie pkt 1–3 – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,

4) pracownicy w ciąży,

5) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,

6) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wprowadzenie od 7 kwietnia 2023 r. do kodeksu pracy art. 6719 par. 6 i 7 pociągnęło za sobą zmianę również w katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika zapisanym w art. 281 k.p. Modyfikacje te nie nastąpiły jednak w tym samym czasie. Katalog wykroczeń w odniesieniu do przepisów o pracy zdalnej został rozszerzony dopiero od 26 kwietnia 2023 r., a więc wraz z kolejną nowelizacją k.p., implementującą do polskiego prawa pracy unijne dyrektywy. W związku z tym stwierdzenie w okresie od 7 kwietnia do 25 kwietnia 2023 r. (czyli w okresie, gdy obowiązywała tylko pierwsza nowelizacja k.p.) naruszeń przez pracodawcę przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku o pracę zdalną pracowników uprzywilejowanych nie prowadziło do nałożenia na niego kary grzywny.

Dodatkowo karą grzywny zostało zagrożone także uprawnienie rodzicielskie, o którym mowa w art. 1421 k.p. Nakłada on na pracodawcę obowiązek uwzględnienia wniosków o:

• zastosowanie przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p.),
• ruchomego czasu pracy (art. 1401 k.p.) lub
• indywidualnego czasu pracy (art. 142 k.p.)

następujących grup pracowników:

1) pracownika – małżonka albo pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej;

2) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie:

– o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo

– o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu

które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

3) pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem:

– o niepełnosprawności albo

– o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

4) pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio:

– opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub

– orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub

orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

w zakresie pkt 2–4 – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

względny charakter obowiązku pracodawcy

Sankcja grzywny w przypadku uprawnień pracowników, o których mowa w art. 1421 k.p. i art. 6719 par. 6 i 7 k.p., nie jest bynajmniej tożsama z bezwzględnym obowiązkiem uwzględnienia przez pracodawcę składanych przez nich wniosków. We wszystkich tych przypadkach pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Oznacza to, że samo utrudnienie działalności zakładu pracy nie wystarcza do zgodnej z prawem odmowy.

Co jednak istotne, pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku (w postaci papierowej lub elektronicznej). Ten obowiązek ma charakter bezwzględnie wiążący. ramka

Ocena zasadności odmowy

Literalne brzmienie przepisu wskazuje, że karze grzywny podlega pracodawca, który narusza przepisy dotyczące uwzględnienia przedmiotowych wniosków. Nie jest przy tym wskazane, jakiego rodzaju naruszenie jest penalizowane. Analizując przypadki, w których możliwe byłoby zastosowanie sankcji, należy sięgnąć do intencji ustawodawcy leżących u podstaw ustanowienia tego przepisu. Celem art. 281 par. 1 pkt 5c k.p. jest bowiem zabezpieczenie możliwości korzystania przez uprawnionych pracowników z pracy zdalnej bądź z przerywanego, elastycznego lub indywidualnego czasu pracy, którą – co do zasady – pracodawca ma obowiązek tym określonym grupom pracowników zagwarantować. Do motywów ustanowienia tych uprawnień wprost nawiązuje z kolei wspomniana już dyrektywa work-life balance.

I tak prawodawca unijny miał na celu stworzenie narzędzi, które skutecznie zachęcą pracowników będących rodzicami i opiekunami do pozostania na rynku pracy. W motywie nr 34 dyrektywa wskazuje na potrzebę zapewnienia możliwość dostosowania ich rozkładów pracy do osobistych potrzeb i preferencji. W tym celu i z myślą o potrzebach pracowników powinni oni mieć prawo do wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy w celu dostosowania swojej organizacji pracy, w tym – tam gdzie jest to możliwe – przez wykorzystanie pracy zdalnej, elastycznych rozkładów czasu pracy lub zmniejszenie wymiaru czasu pracy, tak aby umożliwić im sprawowanie opieki. Prawodawca unijny dodatkowo zachęcił państwa członkowskie do oceny, czy warunki dostępu do elastycznej organizacji pracy oraz szczegółowe regulacje dotyczące korzystania z przewidzianych praw należy dostosować do konkretnych potrzeb, takich jak potrzeby rodziców samotnie wychowujących dzieci, rodziców adopcyjnych, rodziców z niepełnosprawnością, rodziców dzieci z niepełnosprawnością lub przewlekle chorych lub rodziców znajdujących się w szczególnej sytuacji, np. związanej z porodami mnogimi i przedwczesnymi (motyw nr 37 ww. dyrektywy). Przepisy mają sprzyjać godzeniu życia zawodowego z życiem pozazawodowym pracowników, którzy znajdują się w szczególnie ciężkiej sytuacji rodzinnej lub związanej z ciążą.

Powyższe nie pozostawia wątpliwości, że sankcjonowane naruszenie przepisów dotyczycących uwzględniania wniosków, o których mowa w art. 1421 i art. 6719 par. 6 i 7 k.p., obejmuje w szczególności bezzasadną odmowę ich uwzględnienia. Co ważne, możliwości weryfikacji zasadności takiej odmowy nie będzie miała jednak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Na takim stanowisku stanął sam organ. stanowisko pip

Oznacza to, że zasadność odmowy uwzględnienia wspomnianych wniosków będą mogły badać wyłącznie sądy. W świetle ugruntowanej linii orzeczniczej – przy okazji spraw pracowniczych dotyczących zwolnień z powodu likwidacji stanowiska pracy lub redukcji zatrudnienia – sądy kwestionowały swoje kompetencje do oceny zasadności decyzji podejmowanych przez pracodawcę w zakresie zarządzania zakładem pracy. Przykładem może być postanowienie Sądu Najwyższego z 22 lutego 2023 r. (sygn. akt I PSK 62/22). SN orzekł w nim, że: „Sąd pracy nie ma kompetencji do badania racjonalności decyzji pracodawcy co do zmian organizacyjnych dokonywanych w zakładzie pracy, podobnie jak nie bada racjonalności decyzji gospodarczych lub innych decyzji związanych z zarządzaniem zakładem pracy (…) organ rozpatrujący spory pracownicze nie jest powołany do badania zasadności i celowości zmniejszenia stanu zatrudnienia”.

Sankcjonowanie nieudzielenia odpowiedzi na wniosek pracownika z art. 1421 k.p. może w praktyce rodzić problemy. O ile w pojęciu naruszenia przepisów dotyczących uwzględnienia wniosków mieści się jego nierozpatrzenie, o tyle nie wiadomo, po upływie jakiego okresu należałoby przyjąć, że do takiego naruszenia już doszło. W przypadku art. 1421 k.p. ustawodawca nie przewidział terminu na odpowiedź. Przy wniosku o pracę zdalną jest to siedem dni. To niedopatrzenie może wynikać z rozbieżności czasowej ustanawiania każdego z tych przepisów. Artykuł 1421 k.p. obowiązuje już od pięciu lat, przy czym do kwietnia br. nie był objęty sankcją.

Zdaniem niektórych autorów brak zakreślenia terminu był jednak zabiegiem celowym i w przypadku wniosku, o którym mowa w art. 1421 k.p. „nieudzielenie odpowiedzi” może być ocenione wyłącznie jako bezzasadna odmowa. Innymi słowy, tylko w przypadku, gdy brak jest jakiegokolwiek uzasadnienia związanego z rozpatrywaniem wniosku, nieudzielenie pracownikowi odpowiedzi stanowić będzie „naruszenia przepisów dotyczących uwzględnienia wniosków”.

Gdy decyzję warunkuje organizacja lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika

Artykuł 1421 par. 2 k.p. oraz – analogicznie – art. 6710 par. 6 k.p. dopuszczają możliwość odmowy, tyle że w dwóch ściśle określonych przypadkach. Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracowników uprzywilejowanych, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przepisach prawa pracy na próżno jednak szukać, kiedy odmowa uwzględnienia wniosku uprawnionego pracownika o wykonywanie pracy w wybranym przez niego trybie może być uzasadniona organizacją pracy lub rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika. Organizacja pracy to nic innego jak zarządzanie procesem pracy w danej firmie, z kolei rodzaj pracy to zakres zadań powierzonych poszczególnym osobom. Przy czym ocena będzie każdorazowo uzależniona od specyfiki zawodu i organizacji zakładu pracy.

przykład 22

przykład 23

Z kolei przykładową organizacją pracy uzasadniającą odmowę uwzględnienia wniosku pracownika o stosowanie ruchomego czasu pracy czy indywidualnego rozkładu czasu pracy będzie praca zmianowa, czy też np. ściśle określone godziny pracy biura.

Natomiast szczególnie trudne może się okazać uwzględnienie wniosku o zastosowanie wobec pracownika przerywanego czasu pracy. Będzie to oczywiście uzależnione również od wskazanego we wniosku czasu trwania przerwy, jednak większość pracodawców wymaga od pracowników obecności w określonych godzinach funkcjonowania biura. W celu zobrazowania takiej sytuacji można wskazać na przykład pracownika sklepu czynnego w godzinach 10–18. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownika, który mógłby zastąpić nieobecną z powodu przerwy osobę, to odmowa uwzględnienia wniosku będzie jak najbardziej uzasadniona.

Naruszenie przepisów o pokrywaniu przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń

Nie mniej istotnym wykroczeniem, które należy omówić w ramach regulacji wprowadzonych ostatnią nowelizacją k.p., jest naruszenie przepisów o pokrywaniu przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń pracowników. Wprowadzono bowiem nowe rodzaje szkoleń, co pracownicy szybko połączyli z obowiązkiem zwrotu ich kosztów pracodawcę.

Wielu zatrudniających dostrzega luki w przepisach, które mogą stanowić dla pracowników nie lada pole do nadużyć. Brak definicji „kosztów szkolenia”, a także równolegle obowiązujące przepisy kodeksu o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych mogą wprowadzać w zakładach pracy niepewność, jak i które przepisy stosować, żeby uniknąć ewentualnej odpowiedzialności.

Z firmowej kasy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń, o których mowa w art. 9413 k.p., podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Może się wydawać, że zarówno hipoteza, jak i dyspozycja ww. przepisu nie budzą większych problemów interpretacyjnych. Warto jednak zastanowić się nad tym, o jakie szkolenia chodzi, jaki mają one charakter, a w konsekwencji co składa się na ich koszty. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz – w miarę możliwości – w godzinach pracy pracownika.

W pierwszej kolejności warto zauważyć, że szkolenia wprowadzone przez nowelizację mają charakter obowiązkowy, co determinują dwie okoliczności:

1) źródło pochodzenia – obowiązek ich przeprowadzenia wynika z:

– postanowień układu zbiorowego pracy,

– innego porozumienia zbiorowego,

– regulaminu,

– przepisów prawa,

– umowy o pracę lub polecenia pracodawcy,

2) funkcja – niezbędne do wykonywania:

– określonego rodzaju pracy lub

– pracy na danym stanowisku.

Natomiast z samych przepisów nie wynika, jakie konkretnie wydatki powinny być zaliczone do kosztów takich szkoleń. Biorąc jednak pod uwagę cel przepisów, należy uznać, że w przypadku szkoleń obowiązkowych niezbędnych do wykonywania danej pracy obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie wszystkich bezpośrednio związanych z nimi kosztów. Może to być przede wszystkim opłata za samo szkolnie, wynagrodzenie prowadzącego, koszt dojazdu (jeżeli w celu odbycia szkolenia konieczne jest przemieszczanie się pracownika), koszt egzaminu itp. Skoro uczestnictwo w szkoleniu ma ze swej natury charakter odpłatny, zagwarantowany przez przepisy, to za koszty szkolenia ponoszone przez pracodawcę należy uznać koszty ich organizacji. Naruszeniem przepisów o pokrywaniu przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń pracowników będzie zatem obciążenie nimi pracownika.

Przykład 24

Zgodnie z art. 9413 zdanie drugie k.p. czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Jeżeli zatem wskutek odbycia szkolenia pracownik przekroczyłby swoje normalne godziny pracy, wówczas czas odbywania szkolenia powinien zostać zakwalifikowany jako godziny nadliczbowe. To z kolei będzie skutkować czasem wolnym lub dodatkowym wynagrodzeniem wraz ze stosownym dodatkiem.

Przykład 25

Co istotne, przepisy wprowadzone wraz z ostatnią nowelizacją przewidują odpowiedzialność jedynie za naruszenia przepisów w zakresie pokrywania kosztów szkoleń. Zakresem komentowanego przepisu nie są zaś objęte ewentualne naruszenia dotyczące czasu odbywania szkoleń. Nie oznacza to jednak, że takie naruszenia pozostaną bezkarne. Z jednej strony mamy przecież art. 281 par. 1 pkt 5 k.p., który przewiduje analogiczną odpowiedzialność wykroczeniową za naruszenia przepisów o czasie pracy. Dodatkowo nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować roszczeniami indywidualnych pracowników związanymi z pracą w godzinach nadliczbowych.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

To, co w praktyce nastręcza wielu problemów pracodawcom, to odróżnienie obowiązkowych szkoleń przewidzianych w art. 9413 k.p. od możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych uregulowanych m.in. w art. 1031 k.p. Zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji kodeksu pracy, jeżeli obowiązkowe szkolenie pracowników będzie spełniało wymogi szkolenia dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o których mowa w dziale IV Kodeksu pracy, rozdziale III, przepisy tego rozdziału będą dodatkowo stosowane równolegle. Oznacza to, że możemy mieć do czynienia z dwiema sytuacjami.

▶ Pierwsza możliwość jest taka, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych (o którym mowa w art. 1031 k.p.) będzie jednocześnie stanowiło obowiązkowe szkolenie (o którym mowa w art. 9413 k.p). W takim przypadku – do takiego podnoszenia kwalifikacji – będą miały zastosowanie regulacje z art. 9413 k.p.

▶ Druga możliwość to wystąpienie sytuacji, w której za zgodą pracodawcy pracownik podnosi kwalifikacje, ale dane szkolenie nie spełnia warunków z art. 9413 k.p., np. obowiązek jego odbycia nie wynika z przepisów, aktów wewnętrznych, umowy czy polecenia pracodawcy.

W celu odróżnienia obowiązkowych szkoleń pracowników od szkoleń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych warto odnieść się przede wszystkim do ich charakteru. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, szkolenia wprowadzone przez nowelizację mają charakter obowiązkowy, co wynika zarówno z ich źródła (np. układu zbiorowego pracy), jak i funkcji (np. są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku). W odniesieniu do szkoleń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracodawca nie jest zobowiązany do ich organizowania, przeprowadzania lub do zwrotu kosztów, tak jak ma to miejsce w przypadku szkoleń obowiązkowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest jedynie zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, przez co rozumie się sprzyjanie staraniom własnym pracownika o zdobycia kwalifikacji przydatnych do należytego wykonywania aktualnej lub przyszłej pracy. Takie konstrukcja przesądza jednocześnie o tym, że pracownik nie ma roszczenia w stosunku do pracodawcy o przeprowadzenie szkolenia w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych, z czym spotkać się już można w przypadku obowiązkowych szkoleń wprowadzonych nowelizacją.

Zgodnie z art. 1031 par. 2 k.p. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

• urlop szkoleniowy;
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Nie ma jednak w tym zakresie mowy o zaliczeniu czasu odbywania szkolenia dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych do czasu pracy, tak jak ma to miejsce w przypadku obowiązkowych szkoleń.