Na skutek rozpowszechnienia się pracy zdalnej spora część kontaktów przełożonych z pracownikami przeniosła się do internetu i różnego rodzaju komunikatorów. Jak się okazuje, rodzi to dość zaskakujący problem – jakich ikonek unikać w komunikacji z pracownikiem, żeby nie być posądzonym o łamanie prawa.

– Coraz częściej menedżerowie z różnych firm dopytują się w czasie szkoleń, czy właściwie komunikują się z podległymi im pracownikami podczas spotkań online czy za pomocą komunikatorów – mówi Piotr Wojciechowski, ekspert z zakresu prawa pracy. – Ostatnio np. zostałem zapytany, jak może być odbierane przez pracowników używanie wykrzykników na końcu zdania. Otóż dużo zależy od kontekstu, w jakim się pojawiły. Jeden wykrzyknik stanowi dopuszczalne podkreślenie wagi wypowiedzi, dwa to wzmocnienie tego komunikatu. Ale trzy wykrzykniki i więcej mogą być odebrane negatywnie przez adresata wypowiedzi, jako reprymenda. Jeśli taka reprymenda pojawi się na kanale komunikacyjnym widocznym dla całego zespołu pracowników, może być uznana za element mobbingu, określonego w przepisach jako działania lub zachowania wywołujące u pracownika zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu jego poniżenie lub ośmieszenie, a także izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. Dlatego w czasach, gdy powszechna jest praca zdalna, przedsiębiorcy powinni uczulać kadrę zarządzającą na to, w jaki sposób należy się komunikować z podległymi im pracownikami.

– Część pracodawców zauważa takie ryzyko. Ci, którzy już zdecydowali się na wprowadzenie w swoich firmach kodeksów dotyczących zasad komunikowania się przez pracowników w social mediach, rozważają ich rozszerzenie o reguły dotyczące wewnętrznej komunikacji, ze szczególnym uwzględnieniem zróżnicowania międzypokoleniowego i odmiennych skojarzeń z popularnymi emotikonami wykorzystywanymi w komunikacji – komentuje Bartosz Tomanek, adwokat, partner zarządzający biurem w Gdańsku kancelarii PSC | Littler. – Kwestia komunikacji niewerbalnej (w tym poprzez e-maile czy komunikatory) jest bardzo istotna z perspektywy potencjalnych zarzutów mobbingowych czy molestowania, w tym seksualnego. W praktyce istnieje bardzo cienka granica pomiędzy tym, co jest dozwolone i powszechnie akceptowalne, a tym, co jest przekroczeniem granic. Oznacza to, że o zarzut mobbingu czy molestowania, w tym seksualnego, jest bardzo łatwo.

Pierwsze sprawy już były

Taki zarzut może się skończyć pozwem o odszkodowanie za mobbing czy molestowanie seksualne. Wówczas zapis wymiany wiadomości będzie badany przez biegłego sądowego, który oceni charakter naruszenia praw zatrudnionego. Co prawda w Polsce takich przypadków jeszcze nie było, ale na zachodzie Europy i w USA pierwsze tego typu orzeczenia już zapadły. W jednej z takich spraw w USA (Allen v. Ambu-Stat, LLC, 16-cv-2848, wyrok z 6 grudnia 2017 r.) poszło o emotikonkę z wystawionym językiem, którą przełożony miał wysłać pracownicy. Sędziowie orzekli wtedy, że z kontekstu rozmowy wynika, że dotyczyła ona jedzenia, nie doszukali się więc podstaw do uznania tej emotikonki za molestowanie. W innej sprawie, dotyczącej pracownicy zatrudnionej w jednej z londyńskich firm, poszło o korzystanie przez przełożonego w korespondencji z nią z wielu znaków zapytania. Gdy sprawdziła to w internecie, znalazła informację, że w lokalnym slangu takie znaki zapytania mogą stanowić zachętę do stosunku seksualnego. Londyński sąd pracy w wyroku z 28 kwietnia 2023 r. (sygn. 2206690/2021) uznał jednak, że nie można uznać tego za molestowanie, a jej roszczenia stanowiły nadużycie prawa. Te przypadki wskazują jednak, że takie sprawy mogą pojawić się także w Polsce. Trzeba też brać pod uwagę możliwość, że zapadną w nich wyroki korzystne dla zatrudnionych.

– Przy ocenie treści przekazywanych za pomocą emotikonek czy innych symboli powinniśmy brać pod uwagę, czy zawarty w nich komunikat jest czytelny dla obu stron, tak by obiektywnie stwierdzić, czy obraża drugą stronę lub stanowi molestowanie – komentuje Katarzyna Sarek-Sadurska, partner kierujący praktyką prawa pracy w Deloitte Legal. – Aby to uregulować, także po to, by uniknąć odpowiedzialności za brak przeciwdziałania mobbingowi czy molestowaniu w czasie pracy, coraz więcej pracodawców już teraz wprowadza kodeksy etyczne zawierające zasady komunikacji wewnętrznej oraz konstruowania prywatnych wiadomości w mediach społecznościowych. A także inwestuje w szkolenia pracowników. Trzeba bowiem pamiętać, że pracownicy reprezentują pracodawcę także po godzinach pracy i ich niewłaściwe zachowanie w mediach społecznościowych rzutuje na wizerunek firmy, w której pracują.

Ryzykowne obrazki

Mecenas Tomanek wskazuje, że różne emotikony czy zbitki liter mogą być inaczej interpretowane przez osoby z różnych pokoleń. Dla jednych uśmiech „z puszczeniem oka” jest zwykłym uśmiechem, ale przez innych może być odbierany jako zachęta do flirtu. To samo dotyczy wielu emotikonów, takich jak chociażby donut, ogórek, deser lodowy czy bakłażan, które mają lub mogą mieć podtekst o charakterze seksualnym.

– Wysyłanie takich emotikonów to prosta recepta na problemy w pracy. Dlatego rekomenduję, aby ich unikać w wiadomościach służbowych – dodaje mec. Tomanek. – Polem minowym mogą być także mniej oczywiste kwestie, jak dobór odcienia koloru skóry obrazków w emotikonkach. Jeśli ktoś intencjonalnie zmieniłby odcień skóry takiego emotikonu (można zrobić białą, ciemną czy bardzo ciemną) i usilnie wysyłał takie zmienione emotikony do określonej grupy etnicznej, to można by postawić zarzuty wobec takiego pracownika.

Czasem niewinne zbitki liter mogą być odczytane niezgodnie z intencjami. – Przykładowo „xoxo”, powszechnie używane w korespondencji prywatnej (oznacza hugs & kisses, czyli przytulaski i całuski), może być odebrane jako przekroczenie profesjonalnej granicy w e-mailu do podwładnego lub podwładnej – zaznacza mec. Tomanek.©℗