Duże zmiany w obowiązkach pracodawców wciąż budzą wątpliwości

Nowe przepisy w sprawie informowania pracowników o warunkach zatrudnienia budzą wątpliwości nie tylko pracodawców, lecz także kontrolerów, którzy będą sprawdzać, czy te informacje zostały prawidłowo przygotowane. A za błędy w tym zakresie grożą kary nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy.

DGP: W myśl nowego brzmienia art. 29 §3 kodeksu pracy pracodawca po zatrudnieniu nowej osoby będzie musiał podać jej znacznie bardziej rozbudowaną niż dotychczas informację na temat warunków jej zatrudnienia. Zawierającą kilkanaście elementów, których treść budzi wątpliwości interpretacyjne. Naruszenie nowego obowiązku będzie też karane mandatami przez Państwową Inspekcję Pracy. Na ile ta informacja może być uniwersalna dla wszystkich pracowników, a na ile zindywidualizowana dla każdej osoby, której będzie przedstawiana?

Stanecki:Zgodnie z art. 29 § 3[1] k.p. poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a-f, h-k i pkt 2, będzie mogło nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Pracodawca powinien wskazać pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych na tyle precyzyjnie, na ile jest to w danym przypadku z obiektywnych przyczyn możliwe, z odesłaniem do konkretnej jednostki redakcyjnej właściwego przepisu tak, aby pracownik otrzymujący tą informację został poinformowany o swoich konkretnych prawachi obowiązkach, aktualnych na dzień przekazywania mu niniejszej informacji. Natomiast w razie zmiany takich warunków, zgodnie z art. 29 § 3(3) Kodeksu pracy pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie tych warunków zatrudnienia, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Co niezmiernie ważne, nie będzie to dotyczyć przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

DGP: Czy zmiana przepisów w zakresie uprawnień rodzicielskich nie spowoduje, że pracodawcy będą musieli dostarczyć po 26 kwietnia informację o nowych warunkach zatrudnienia prawie 12 milionom osób zatrudnionych obecnie na etatach?

Stanecki: Znowelizowane ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641) przepisy art. 29 § 3 Kodeksu pracy należy interpretować mając na względzie, że wdrażają one postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Celem ogólnym dyrektywy jest promowanie bezpieczniejszego i bardziej przewidywalnego zatrudnienia, a równocześnie zapewnienie zdolności adaptacji rynku pracy i poprawa warunków życia i pracy, który ma być realizowany przez cele szczegółowe. W uzasadnieniu wniosku Komisja Europejska wskazała cztery szczegółowe cele dyrektywy, w tym poprawę dostępu pracowników do informacji dotyczących ich warunków pracy; Jak wynika z motywu 23 tej dyrektywy pracownicy powinni mieć prawo do uzyskania w momencie nawiązania stosunku pracy pisemnej informacji o ich prawach i obowiązkach wynikających ze stosunku pracy.

Nowe przepisy mają zapewnić pracownikowi pełną informację o warunkach jego zatrudnienia, a z tym obecnie bywa różnie. Są bowiem zakłady pracy, w których nowo zatrudniane osoby nie są w stanie ustalić jakie mają prawa choćby do szkoleń, czy też jakie obowiązujązasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią. Po nowelizacji, pracownik na „dzień dobry” , przed dopuszczeniem do pracy, otrzyma komunikat w postaci informacji, zawierającej podstawowe dane, niezbędne do tego, aby wiedzieć, używając języka potocznego, jakie są reguły gry w podmiocie, w którym się zatrudnił. Informacja da pracownikowi wiedzę na temat jego warunków zatrudnienia, bez konieczności sięgania po regulacje wewnątrzzakładowe, w tym zarządzenia, niekoniecznie spisane, bowiem mogą funkcjonować na zasadzie zwyczaju. Będzie to taka wiedza w pigułce, która pozwoli pracownikowi wykonywać jego prace w sposób bardziej właściwy, zgodny z wymogami obowiązującymi w zakładzie pracy. Pracownik ma nie tylko prawo wiedzieć jakie są rozwiązania przyjęte u pracodawcy, ale też powinien wiedzieć jak się ma zachować w określonych sytuacjach i temu właśnie służy ta informacja. Choć przepisy pozwalają aby informacja o warunkach zatrudnienia zawierała wyłącznie odesłania do przepisów, to moim zdaniem może to być niewystarczające i powinna ona podawać pracownikom treść ich uprawnień wynikającą z przepisów rozrzuconych w różnych aktach prawnych, w tym wewnątrzzakładowych.

Pracodawca może wybrać, w jaki sposób przekaże pracownikowi informacje, jednak bez względu na zastosowaną wersję informacji, powinna być ona czytelna dla pracownika. Na jej podstawie, powinien on bez większych trudności ustalić, jakie są jego uprawnienia w zakresie np. urlopu wypoczynkowego, długości wypowiedzenia czy norm czasu pracy. Podanie informacji o tych uprawnieniach tylko poprzez odwołanie do przepisów i podanie samych numerów artykułów może spowodować, że informacja stanie się nieprzejrzysta i mało zrozumiała dla pracownika.

DGP: Czemu ma służyć przepis karny dający inspektorowi pracy możliwość nałożenia mandatu za rażące naruszenie obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników?

Stanecki:Na wstępie należy zauważyć, że dodanie pkt 5a-5d w art. 281 § 1 Kodeksu pracy mają na celu wdrożenie art. 13 dyrektywy 2019/1158, zgodnie z którym państwa członkowskie ustanawiają przepisy dotyczące sankcji mających zastosowanie w przypadku naruszeń przepisów krajowych przyjętych na podstawie niniejszej dyrektywy lub odpowiednich obowiązujących już przepisów dotyczących praw wchodzących w zakres stosowania niniejszej dyrektywy 2019/1158 i podejmują wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia ich wykonania. Ustanowione sankcje muszą być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Już wcześniej kodeks pracy posługiwał się sformułowaniem „rażące”. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 3 k.p. kto, wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy podlega karze grzywny. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie przyjmuje się, że przez rażące naruszenie prawa pracy, o jakim mowa w art. 281 § 1 pkt 3k.p., należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne. Z kolei w myśl znowelizowanego art. 281 § 1 pkt 2a kp, wykroczeniem będzie nie poinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy art. 29 § 3, 3[2]i §3[3] oraz art. 29[1] § 2 i 4 k.p. O rażącym naruszeniu przepisów prawa pracy można mówić, gdy bezprawność rozwiązania stosunku pracy w konkretnym wypadku jest oczywista dla każdego i przez to budzi szczególną społeczną dezaprobatę. W świetle powyższego, pracodawcy będą musieli „zapracować” na mandat za rażące naruszenie obowiązku informacyjnego. Wyobrażam sobie, że taka odpowiedzialność będzie miała miejsce gdy pracodawca w ogóle nie przygotuje takiej informacji, a pracownik będzie o nią występował. Natomiast, jeśli informacja byłaby niepełna lub zawierała nieaktulane zapisy, to nie widziałbym podstaw do wszczęcia postepowania w sprawach o wykroczenia. Chyba, że inspektor kierowałby wnioski zawarte w wystąpieniu o uzupełnienie informacji, a pracodawca lekceważyłby je, to wtedy rzeczywiście znamiona rażącego naruszenia by wystąpiły. I wtedy inspektor pracy mógłby wszcząć postępowanie w sprawach o wykroczenie.

DGP: Na ile taka informacja będzie mogła być ogólna, a na ile dopasowana do konkretnego pracownika? Nowe przepisy wymagają aby podać pracownikowi informację o przysługującym mu urlopie wypoczynkowym i na podstawie tak prostego zapisu powstają wątpliwości, czy można do informacji wpisać wszystkie dodatkowe urlopy, przysługujące np. niepełnosprawnym, kombatantom czy opozycjonistom, bez sprawdzania czy dany pracownik faktycznie ma do nich prawo.

Stanecki: Taka debata trwa już dziś na bazie obecnie obowiązujących przepisów i w praktyce można spotkać informacje skrojone przez pracodawcę pod konkretnego pracownika i takie które opisują warunki zatrudnienia w bardzo ogólny sposób. Jeśli pracodawca przygotowuje zindywidualizowaną informację pod konkretnego pracownika, to przepisy nie zakazują takiego działania. Pod warunkiem, że wszystkie elementy określone w art. 29 §3 k.p. zostaną w takiej informacji zawarte. Jeśli czegoś zabraknie to inspektor pracy w wystąpieniu lub poleceniu każe uregulować właściwie, w sposób zgodny z przepisami, taką informację.

Chodkowski: W kwestii indywidualizowania tej informacji zdarzało mi się stosować rozwiązanie pośrednie, które zawierały ogólny opis uprawnień pracownika i wynikające z nich na dany moment warunki, które do pracownika miały zastosowanie w chwili wręczenia informacji. Przykładowo, po ogólnej informacji dotyczącej wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika i zasad, na jakich urlop przysługuje, w tym informacji, po ilu latach zatrudnienia wymiar tego urlopu ulega zmianie, podawałem wymiar obowiązujący w danym momencie. To bardzo prosty przykład pokazujący, jak informację ogólną połączyć z informacją zindywidualizowaną dla konkretnego pracownika. Wynikało to z dotychczasowego podejścia niektórych inspektorów pracy, którzy wymagali takiej indywidualizacji już na podstawie przepisów funkcjonujących przed nowelizacją. Teraz, biorąc pod uwagę bardzo rozbudowaną treść nowego art. 29 §3 k.p., problemem dla pracodawców jest przygotowanie wzorca takiej informacji ogólnej. Odbywa się to w czasie gdy działy kadr w większości firm cały czas mierzą się jeszcze ze skutkami wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej. Pracodawcy, którzy starają się działać zawsze fair w stosunku do swoich pracowników, odpowiadają teraz na ich liczne pytania, bowiem również w odczuciu pracowników praca zdalna w świetle nowych regulacji jawi się jako rozwiązanie bardzo sformalizowane, zwłaszcza gdy porównują ja z pracą zdalną stosowaną w czasie pandemii COVID-19. W konsekwencji nowy pakiet zmian z perspektywy działów HR urasta do rangi dużego wyzwania. Tym bardziej, że na gruncie nowych przepisów powstają pytania, jak je interpretować w świetle unijnych regulacji. Przykładem jest art. 23 §3 pkt lit h k.p. Przepis ten nakłada na pracodawcę obowiązek informowania pracownika o innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych. Wskazuje to na bardzo szeroki katalog informacji, który może obejmować także niezwiązane z wynagrodzeniem świadczenia pieniężne i rzeczowe w tym nie tylko różne benefity, jakie pracodawcy oferują zatrudnionym, ale także zwrot kosztów, jak choćby ryczałt za pracę zdalną. Tymczasem w dyrektywie 2019/1152 ten obowiązek jest skonstruowany w węższy sposób. Art. 4 ust. 2 lit k mówi, że elementem tej informacji powinno być wynagrodzenie, w tym początkowe wynagrodzenie podstawowe pracownika, wszelkie inne mające zastosowanie elementy składowe wskazane oddzielnie oraz częstotliwość i sposób wypłacania wynagrodzenia, do którego pracownik jest uprawniony. Z dyrektywy wynika więc obowiązek informowania wyłącznie o elementach wynagrodzenia pracownika. Pracodawcy potrzebują wsparcia w interpretowaniu znowelizowanego przepisu kodeksu pracy, by jasno wiedzieli jakie informacje mają podawać zatrudnionym. Gdyby nawet odnosić się do szerokiego rozumienia pojęcia wynagrodzenia obejmującego inne świadczenia związane z pracą, to nie jest jasne, w jakim celu do kodeksu pracy wprowadzono odwołanie do świadczeń, których sam ustawodawca nie identyfikuje jako wynagrodzenie, a nawet wprost ich z pracą nie wiąże.

Anita Gwarek: Nowe przepisy mogą budzić wątpliwości w niektórych obszarach. Należy pamiętać, że nowe rozwiązania wynikają z dyrektywy i ustawodawca nie miał tu praktycznie zbyt dużego pola manewru. Są to jednak duże zmiany.Zacznijmy od nowej informacji wynikającej z rozbudowanego art. 29 §3 Kodeksu pracy. Do tej pory ta informacja była znacznie prostsza. Po zmianach pracodawca będzie mógł zastosować system mieszany, w którym informacja ogólna łączy się z indywidualną informacją dla danego pracownika. Wskazuje na to brzmienie tego przepisu, który mówi wprost, że w informacji ma znaleźć się „obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy” i dalej – „obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy”, „przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia” itd. Trzeba się zastanowić na ile te przepisy skierowane do konkretnego pracownika powinny wpływać na treść i szczegółowość informacji o warunkach jego zatrudnienia, tak by uznać że pracodawca wywiązał się z obowiązku informacyjnego. Będzie to dotyczyło także osób zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy u których wymiar czasu pracy może być bardzo elastycznie skonstruowany, np. od 4 do 12 godzin na dobę i ostatecznie wynika z harmonogramu ustalanego na dany okres. Pojawiły się więc już pytania, czy informacja o warunkach zatrudnienia może odsyłać do harmonogramu czasu pracy, który zawiera informacje o indywidualnych warunkach zatrudnienia danej osoby. Czy wystarczy ogólna informacja, że wymiar czasu pracownika wynosi do 12 godzin na dobę? Kolejna wątpliwość dotyczy składników wynagrodzenia, o których należy poinformować pracownika. Wiemy że chodzi tu o składniki inne niż uzgodnione przez strony, więc możemy przyjąć, że to składniki niezależne od woli stron. Czy to oznacza, że trzeba tu wpisać wszystkie elementy wynikające z kodeksu pracy i innych ustaw czy rozporządzeń? O jakie świadczenia rzeczowe czy pieniężne może tu chodzić? Wątpliwości budzi też przepis nakazujący podanie informacji o płatnych urlopach pracownika. Należałoby przyjąć, że chodzi tu o urlopy płatne przez pracodawcę, a nie np. urlopy związane z rodzicielstwem. Nie jest też jasne jaka powinna być treść informacji w zakresie zasad przemieszczania się między miejscami zatrudnienia pracownika. Czy ta informacja powinna określać także zasady pokrywania kosztów takiego przemieszczania się? Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracowników zatrudnionych częściowo zdalnie, którzy przemieszczają się między biurem a domem. Potrzebna tu szersza dyskusja, abyśmy ustalili ostateczną treść informacji o warunkach zatrudnienia i wyjaśnili pojawiające się w tym zakresie wątpliwości. Należy pamiętać, że ustawodawca zdecydował o uznaniu za wykroczenie nieinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszające w sposób rażący przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie każde naruszenie przepisów dotyczących obowiązku informacyjnego, będzie kwalifikowane jako wykroczenie, a jedynie rażące naruszenie. Ostatecznie to inspektor pracy będzie dokonywał oceny konkretnego stanu faktycznego, oceny naruszenia jakiego dopuścił się pracodawca i jego charakteru. Na tej podstawie będzie podejmował określone działania.

Rycak: Moim zdaniem polski ustawodawca poszedł za daleko implementując dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy. Nowe przepisy karne które znalazły się w art. 281 k.p. penalizują praktycznie każde zachowanie pracodawcy i są bardzo nieostre. Największe zarzuty mam do wykroczenia przewidzianego w art. 281 §1 pkt 5d k.p., który mówi o karze dla pracodawcy który narusza przepisy dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń, o którym mowa w art. 94[13] k.p. Problem wtym, że już od dawna wiadomo, że nie można konstruować przepisów karnych w ten sposób, że zawierają podwójne odesłanie, a tym bardziej taka regulacja jest wadliwa, jeśli odsyła do norm pozaustawowych. W tym przypadku mamy do czynienia z taką sytuacją. Ten przepis nie powinien penalizować naruszenia obowiązku szkoleń, które wynikają z przepisów pozaustawowych np. z regulaminów czy układów zbiorowych pracy.

Gwarek: Mam podobne spostrzeżenia jeśli chodzi o art. 281 § 1 pkt 5c k.p. stanowiący o naruszeniu przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku pracownika, o którym mowa w art. 142[1] k.p, a także pracownika uprzywilejowanego wnioskującego o pracę zdalną. Szczególnie, że obowiązek pracodawcy udzielenia zgody napracę zdalną nie ma charakteru bezwzględnego. Może bowiem odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeśli rodzaj pracy lub organizacja pracy uzasadnia taką odmowę. Może powstać wątpliwość, jakie naruszenie będzie stanowiło wykroczenie. Rolą inspektora pracy nie jest bowiem ocenianie, czy przyjęta w danej firmie organizacja pracy uzasadnia udzielenie zgody na pracę zdalną uprzywilejowanego pracownika, czy też nie.

Chodkowski: Konstrukcja tego przepisu przypomina w pewien sposób regulację dotyczącą obowiązku prawidłowego uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę, bowiem w obu przypadkach pracodawca musi wskazać określoną przyczynę swojej decyzji. Rodzą się zatem pytania, czy niewłaściwe uzasadnienie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną może stanowić wykroczenie. W mojej ocenie to nie powinno być przedmiotem sankcji, ale przede wszystkim przepisy sankcyjne nie powinny być tak szeroko i nieprecyzyjnie sformułowane.

Gwarek: Ocena postępowania pracodawcy w takim przypadku będzie sprowadzała się do czysto formalnych kwestii, np. czy została udzielona odpowiedź w terminie, a także czy w razie odmowy pracodawca poinformował o przyczynie odmowy. To od decyzji inspektora pracy będzie zależało, czy zastosuje sankcję z art. 281 k.p. stwierdzając wykroczenie, czy też skieruje do pracodawcy wystąpienie, by ten usunął nieprawidłowości w tym zakresie.

Reda-Ciszewska: Gdyby prześledzić postępowanie legislacyjne w parlamencie, czy wcześniej podczas prac nad tymi przepisami w zespole prawa pracy Rady Dialogu Społecznego nie było słychać tych uwag. Przy wprowadzaniu nowych regulacji zawsze pojawiają się wątpliwości co do ich treści. Proszę jednak zwrócić uwagę, że z art. 4 ust 1 dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy wynika, że pracodawca ma przekazywać informacje o zasadniczych aspektach stosunku pracy. Dlatego uważam, że stosując wykładnię prounijną, wykładnia art. 29 §3 k.p. nie powinna być zbyt kazuistyczna. Odnosząc się zaś do wątpliwości wynikających z nowego art. 281 §1 pkt 5c k.p., naruszeniem będzie sytuacja w której pracodawca nie odpisze uprzywilejowanemu pracownikowi na jego wniosek o elastyczną formę pracy. Te wnioski zostały nazwane jako wiążące, ale poza tym, że pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na nie, to wiążące dla pracodawcy nie są. Wydaje mi się, że tak jak pracodawcy poradzili sobie z wdrożeniem pracy zdalnej, tak to też nie są przepisy z którymi mieliby sobie nie poradzić.

DGP: Zgodnie z art. 5 ust 2 dyrektywy 2019/1152 państwa członkowskie mogą opracować formularze i wzory dokumentów wymaganych przez nowe przepisy i udostępniać je pracownikowi i pracodawcy, w tym na jednej oficjalnej krajowej stronie internetowej lub za pośrednictwem innych odpowiednich środków. Czy rząd planuje udostępnienie takiej informacji polskim przedsiębiorcom?

Stanecki: Nie wykluczamy takiej możliwości. Jednakże, w tym momencie skupiamy uwagę na pomocy przedsiębiorcom (pracodawcom) i pracownikom we właściwej interpretacji przepisów o pracy zdalnej, a także w zakresie uprawnień związanych z rodzicielstwem. Pytań w tym zakresie napływa bardzo wiele i staramy się na bieżąco na nie odpowiadać. A stany faktyczne przedstawione w zapytaniach są bardzo różne i wymagają od nas wiele uwagi i wysiłku, aby na nie odpowiedzieć, nie tyko ze względu na skomplikowane stany faktyczne w nich przedstawione, ale również ze względu na ich dużą ilość.

Chodkowski: Z perspektywy pracodawców można odnieść wrażenie, że wdrażanie nowych przepisów i potencjalne ryzyka z tym związane zależą poniekąd od szczęścia w kwestii tego, jaki inspektor pracy do nich trafi na kontrolę. Czy taki, który na nowe przepisy patrzy bardziej liberalnie, czy też taki, który w każdym niedociągnięciu zobaczy potencjalne naruszenie nowych regulacji. Uważam, że tak być nie powinno, a pracodawcom przydałaby się większa doza pewności w zakresie skutków nowych regulacji i wymogów, jakie powinni spełnić. Jeżeli po stronie inspektorów pozostawimy konieczność dokonywania wykładni nieprecyzyjnych przepisów, to będą mnożyły się różne podejścia do nowych obowiązków pracodawców i mogą być one nawet ze sobą sprzeczne. Biorąc pod uwagę, że na rynku ciągle mamy dużą niepewność i mierzymy się ze skutkamikryzysu gospodarczego, to w takiej sytuacji pewność prawa jest niezbędna.

Gwarek: Kontrola prowadzona przez inspektora pracy ma na celu stwierdzenie czy w podmiocie kontrolowanym miało miejsce naruszenie przepisów prawa pracy. Inspektor pracy w czasie czynności kontrolnych dokonuje ustalenia i oceny stanu faktycznego w zakresie przestrzegania przepisów. U różnych pracodawców będą też różne sytuacje i mogą być stwierdzane różne naruszenia, a co za tym idzie stosowane różne środki prawne. Przykładem niech będzie wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 2a k.p., czyli rażące naruszenie obowiązku informacyjnego. Jeśli pracodawca nie przekaże w ogóle tej informacji, to w konkretnym stanie faktycznym może to być kwalifikowane jako wykroczenie. Ale pojawiają się wątpliwości i ważenie tych naruszeń, w sytuacji gdy zostanie naruszony termin przekazania tej informacji, w której ostatecznie zostały zawarte wszystkie elementy wymagane przez nowe przepisy. Inspektorzy zastanawiają się obecnie jak bardzo szczegółowo mają kontrolować informację o warunkach zatrudnienia.

Rycak: Dyrektywa 2019/1152 w art. 19 i motywie 39 mówi o sankcjach ale nie mówi o tym, że mają to być sankcje karno-administracyjne. Wręcz przeciwnie, jako sankcje są tam wymienione domniemania, czy sankcje cywilnoprawne. Tymczasem w nowych polskich przepisach jest sporo sankcji karnych co nie wynika wprost z dyrektywy. Dla jasności interpretacji tych przepisów należy przyjąć ostre kryteria oceny działań pracodawcy – np. że udzielił bądź nie udzielił odpowiedzi na wniosek uprzywilejowanego pracownia, i doszło do tego w określonym przez przepisy terminie, bądź z jego przekroczeniem. Ciekawa kwestia dotyczy nowego obowiązku informowania o zasadach przemieszczania się między miejscami pracy. Skoro pracodawca ma informować o tych zasadach to powinien je najpierw ustalić, aby następnie poinformować zatrudnionych o tym, gdzie te obowiązki się znajdują lub co z nich wynika. W tym kontekście te zasady powinny uwzględniać rozstrzygnięcie pracodawcy jakim środkiem komunikacji powinno odbywać się to przemieszczanie, jak sprawnie to przemieszczanie się powinno odbywać i kto ma prawo polecić pracownikowi przemieszczenie się między miejscami jego pracy. Pracodawcy nie maja obowiązku pokrywania kosztów dojazdów pomiędzy miejscami pracy. Strony stosunku pracy mogą oczywiście ustalić ponoszenie takich kosztów. Można to też ustalić w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy.

Reda – Ciszewska: W przypadku wykroczenia za naruszenie przepisów o uwzględnianiu wniosków pracowników uprzywilejowanych to uważam, że ten przepis jest potrzebny. Może nie jest zbyt szczęśliwie skonstruowany, ale jego praktyczne znaczenie sprowadza się do tego aby pracodawcy udzielali odpowiedzi na wnioski uprzywilejowanych pracowników w sprawie udzielenia im elastycznej formy zatrudnienia. Inaczej to uprawnienie byłoby praktycznie bezsankcyjne. Pracownikowi zostałoby bowiem tylko złożenie sprawy do sądu z roszczeniem antydyskryminacyjnym. Oczywiście to pracodawca odpowiada za organizację pracy i to on będzie decydował czy uwzględnić taki wniosek czy też nie, a inspektor zbada tylko czy została udzielona na ten wniosek odpowiedź i czy nastąpiło to w określonym przez kodeks pracy terminie.

Chodkowski: Ważne jest, aby uniknąć sytuacji, gdy w obiegu będzie kilka różnych interpretacji tego samego przepisu. Dobrym przykładem jest tu wspomniana już wcześniej informacja o innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, które wcale, w świetle tego przepisu odczytywanego literalnie nie muszą być składnikami wynagrodzenia. Przepis może być odczytywany w duchu terminologii unijnej, ale może być też odczytany szerzej. W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, że inspektor będzie podważał na przykład brak informacjio kilometrówce, ryczałcie za pracę zdalną, czy innych świadczeniach, które z wynagrodzeniem powiązane nie są.

Stanecki: Zwróćmy uwagę na motyw 20 dyrektywy, który mówi wprost, że informacja o wynagrodzeniu, którą należy przekazać, powinna obejmować wszystkie elementy wynagrodzenia ujęte oddzielnie, w tym, jeżeli ma to zastosowanie, świadczenia pieniężne lub rzeczowe, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, premie i inne świadczenia, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio z racji zatrudnienia. Obowiązek informacyjny dotyczyć będzie zatem informacji o składnikach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów oraz układów zbiorowych pracy. Nie będzie dotyczył z pewnością,świadczeń socjalnych, bowiem przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Reda-Ciszewska: Z dyrektywy nie wynika, że muszą być to wyłącznie składniki wynagrodzenia. Proszę zwrócić na obecne już w kodeksie pracy pojęcie wynagrodzenia na potrzeby stosowania zasady równego traktowania zawarte w art. 18[3c], które jest bardzo obszerne.

Chodkowski: Należy zatem przyjąć, że informujemy również o ryczałcie za pracę zdalną.

Stanecki: Tak. Przy czym należy pamiętać, że szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym ustalania ryczałtu, będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin. W informacji można będzie umieścić zapis wskazujący na odpowiednie zapisy porozumienia zakładowego/regulaminu odnoszące się do ryczałtu/ekwiwalentu. W przypadku uzgodnienia indywidualnego porozumienia wydaje się, że zapis w informacji odnośnie tego zagadnienia jest zbędny.

Rycak: Bardziej martwi mnie to, czy w tej informacji trzeba zawrzeć także wszystkie inne składniki wynagrodzenia wynikające z prawa powszechnie obowiązującego. Np. dodatki za nadgodziny, diety za podróże służbowe, dodatek za pracę w porze nocnej itp. Takich elementów jest bardzo dużo.

DGP: Jak pracodawcy mają wdrożyć nowelę kodeksu pracy wchodzącą w życie 26 kwietnia?

Stanecki: Bez wątpienia informacja o warunkach zatrudnienia z art. 29 §3 uległa zmianie. Do tej pory zawierała ona co najmniej cztery elementy, a jeśli w zakładzie nie było regulaminu pracy to ta informacja zawierała ich siedem. Po zmianach będzie ona znacznie bardziej rozbudowana. Plusem zmian jest to, że będzie ona mogła zostać przekazana elektronicznie, ustawodawca odstąpiłod obowiązku sporządzania jej na piśmie. Ponadto, poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, będzie mogło nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych (nie dotyczy zasad przemieszczania się między miejscami wykonywania pra. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy). To są realne ułatwienia dla pracodawców. Pewne kwestie trzeba będzie jednakże zindywidualizować. Przy czym, jestem zwolennikiem tego, aby ta informacja nie była zbyt kazuistyczna. Trzeba pamiętać że w wielu firmach te kwestie, które powinna zawierać informacja, są już uregulowane, nie tylko w regulaminach pracy czy wynagradzania, ale różnego rodzaju zarządzeniach i regulaminach organizacyjnych. Na koniec chciałbym zwrócić uwagę na zmianę w zakresie terminu informowania pracownika, bowiem czas na spełnienie obowiązków informacyjnych będzie nadal wynosił 7 dni, ale od dnia dopuszczenia do pracy, a nie, jak było to dotychczas, od dnia zawarcia umowy o pracę. Jest to istotna zmiana, o której warto pamiętać. Wprowadzono również zmiany w zakresie aktualizacji warunków zatrudnienia będących przedmiotem informacji. Dotychczas pracodawca miał możliwość poinformowania pracownika w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. Po 26 kwietnia, poinformowanie pracownika o zmianach warunków pracy powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to jednak przypadku, kiedy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, w tym prawa ubezpieczeń społecznych, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych. Nie należy oceniać nowych regulacji tylko przez pryzmat nowych obowiązków nałożonych na pracodawców. Każda zmiana przepisów wiąże się z tym, że nakłada na odbiorców nowe obowiązki, A nikt nie lubi dodatkowych obowiązków. Jednakże, warto chwile zastanowić się i rozważyć, czy wprowadzone zmiany nie są korzystne dla stron stosunku pracy i długofalowo nie przyniosą korzyści.