Czy pracodawca musi refundować koszty zakupu okularów przez pracownicę przebywającą na urlopie macierzyńskim [Poradnia BHP]

Dlaczego po odwołaniu stanu epidemii nie będzie można organizować szkolenia bhp za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej? Jaki wpływ ma sprzedaż części zakładu pracy na obowiązek zwrotu dofinansowania stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej?

Z uwagi na to, że w obecnym stanie prawnym nie przewidziano żadnych nowych regulacji w zakresie prowadzenia szkoleń wstępnych z zakresu bhp po okresie epidemii dla pracowników innych niż ci, którzy będą wykonywali pracę w formie zdalnej, szkolenia wstępne będą musiały odbywać się w tradycyjnej, stacjonarnej formie. W przypadku szkoleń okresowych pozostanie natomiast dotychczasowa metoda samokształcenia kierowanego.

Zgodnie z art. 2373 par. 2 kodeksu pracy pracodawca obowiązany jest przeprowadzać szkolenia z zakresu bhp przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz powtarzać je okresowo. Szczegółowe zasady szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy uregulowane zostały w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.).

Przepisy r.s.b.h.p. przewidują różne formy organizacji szkoleń z dziedziny bhp, uzależnione od rodzaju szkolenia, a także grupy docelowej, dla której jest ono organizowane. Są to: instruktaż, kurs, samokształcenie kierowane i seminarium.

Zgodnie z par. 10–11 r.s.b.h.p. szkolenie wstępne (instruktaż ogólny i stanowiskowy) powinny odbywać się – jak sama nazwa wskazuje – w formie instruktażu, natomiast szkolenia okresowe:

1) dla stanowisk robotniczych – w formie instruktażu,

2) dla pozostałych stanowisk – w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego.

Zgodnie z definicją zawartą w r.s.b.h.p. przez instruktaż rozumie się formę szkolenia o czasie trwania nie krótszym niż 2 godz. lekcyjne, zaś przez kurs – o czasie trwania nie krótszym niż 15 godz. lekcyjnych składającego się z zajęć teoretycznych i praktycznych. Z kolei samokształcenie kierowane to zdobywanie wiedzy na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców, a seminarium to krótka forma szkolenia o czasie trwania nie krótszym niż 5 godz. lekcyjnych.

Generalna zasada jest taka, że szkolenia wstępne w dziedzinie bhp odbywają się w formie instruktażu, a więc zgodnie z par. 1a pkt 1 r.s.b.h.p. o czasie trwania nie krótszym niż dwiee godziny lekcyjne, umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności dotyczących wykonywania pracy i zachowania się w zakładzie pracy w sposób zgodny z przepisami i zasadami bhp. Ta forma szkolenia powinna być realizowana poprzez instruktaż na stanowisku pracy, a także wykład, pogadankę, film, omówienie okoliczności i przyczyn charakterystycznych (dla prac wykonywanych przez uczestników szkolenia) wypadków przy pracy oraz wniosków profilak tycznych.

Z kolei metoda samokształcenia kierowanego, która jest dopuszczalna przy szkoleniach okresowych dla wszystkich grup pracowniczych poza robotnikami, została zdefiniowana w par. 1a pkt 6 r.s.b.h.p. jako forma szkolenia umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Bardzo często spotykaną formą przeprowadzania szkoleń okresowych tą właśnie metodą jest e-learning polegający przeważnie na udostępnieniu uczestnikowi szkolenia platformy internetowej, gdzie po zalogowaniu się ma on dostęp do poszczególnych modułów szkolenia (materiałów szkoleniowych). Po przejściu przez wszystkie kroki uczestnik poddawany jest egzaminowi sprawdzającemu przyswojoną wiedzę, którego zaliczenie uprawnia do uzyskania zaświadczenia potwierdzającego ukończone szkolenie.

Niestety taka forma nie spełnia wymogów zawartych w obowiązujących przepisach. Gdyby natomiast szkolenie polegało na tym, że organizator udostępniłby uczestnikom szkolenia platformę z materiałami, a następnie zapewnił możliwość konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców (posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia), a także zwołał komisję egzaminacyjną, przed którą uczestnicy zdawaliby egzamin, to takie rozwiązanie spełniałoby obowiązujące wymogi prawne. Z treści par. 16 ust. 2 r.s.b.h.p. wynika bowiem jednoznacznie, że szkolenia okresowe powinny kończyć się egzaminem sprawdzającym przyswojenie przez uczestnika szkolenia wiedzy objętej programem szkolenia oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp, a egzamin ten powinien być przeprowadzany przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia.

Na razie wciąż obowiązują przepisy art. 12e ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, które w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:

1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;

2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;

3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2;

4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Jednak z chwilą zakończenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przepisy te przestaną obowiązywać, a tym samym nie będzie można realizować szkoleń w tej właśnie formie, o ile do tego czasu przepisy się nie zmienią.

Należy również dodać, że zgodnie z art. 6713 par. 2 znowelizowanego k.p. osoby przyjmowane do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe świadczonej w formie zdalnej (jeżeli ten rodzaj pracy będzie ustalany przy zawieraniu umowy o pracę) będą mogły odbywać szkolenie wstępne w dziedzinie bhp w całości przeprowadzane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pracodawca nie ma obowiązku dokonywać refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze pracownicy, która przebywa na urlopie macierzyńskim i w okresie tym nie świadczy pracy.

W myśl par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych – wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przy czym ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasokres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.

Jednak, jak wskazują przepisy przytoczonego aktu wykonawczego, okulary takie służą wyłącznie do korekcji wzroku pracownika tylko podczas świadczenia przezeń pracy, do czego w okresie zwolnienia lekarskiego, urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego z przyczyn oczywistych nie dochodzi. Tak więc uprawnienie do złożenia wniosku o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących nie będzie prawnie uzasadnione – aż do chwili powrotu do pracy osoby zainteresowanej. Tym samym pracodawca może wstrzymać realizację złożonego przez pracownicę wniosku do czasu jej powrotu do pracy. Może jednak również go nie wstrzymywać i zwrócić pracownicy poniesione koszty. Decyzja w tym zakresie należy do praco dawcy.

W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę w trybie art. 231 par. 1 kodeksu pracy, jeśli dofinansowane stanowisko pracy zostałoby zachowane, pracodawca nie byłby zobowiązany do zwrotu pozyskanych środków. Co do zasady takie przejęcie zakładu pracy powoduje bowiem, że zakład ten staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Zgodnie z art. 46 ust. 1 pkt 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy starosta z Funduszu Pracy może zrefundować podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego lub skierowanego poszukującego pracy niepozostającego w zatrudnieniu lub niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej – z wyłączeniem opiekuna osoby niepełnosprawnej pobierającego świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych – lub zasiłek dla opiekuna na podstawie przepisów o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów, w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak od sześciokrotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 46 ust. 2b powyższej ustawy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który otrzymał refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy i zatrudniał na utworzonym stanowisku pracy skierowanego lub skierowanych bezrobotnych w pełnym wymiarze czasu pracy lub zatrudniał skierowanego lub skierowanych poszukujących pracy, o których mowa w art. 49 pkt 7, co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy łącznie przez okres krótszy niż 24 miesiące, jest obowiązany dokonać zwrotu, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty, otrzymanych środków wraz z odsetkami ustawowymi proporcjonalnie do okresu, jaki pozostał do 24 miesięcy zatrudnienia skierowanego bezrobotnego lub skierowanego poszukującego pracy, o którym mowa w art. 49 pkt 7. W opisywanym przypadku nie będzie to jednak konieczne.©℗