7 kwietnia br. wejdą w życie przepisy regulujące okazjonalną pracę zdalną. Zyskała ona już nazwę pracy zdalnej na żądanie, czyli w domyśle takiej, której pracodawca nie może odmówić. Nie jest to jednak nazwa adekwatna.
Autorką analizy jest dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Okazjonalna, czyli tak naprawdę jaka?
Okazjonalna praca zdalna jest wynikiem postulatów pracodawców. Po wyhamowaniu pandemii ma umożliwić firmom dalsze organizowanie świadczenia przez pracowników zadań na odległość bez dodatkowych kosztów i uciążliwych formalności. To praca, która ma być wykonywana incydentalnie i doraźnie w sposób zdalny, w trybie hybrydowym, wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika. Będzie zatem organizowana tylko na jego wniosek, np. gdy zatrudniony nie będzie mógł dojechać do biura z powodu śnieżycy, gołoledzi lub strajku komunikacji miejskiej, poczuje się gorzej, ale będzie chciał pracować, wyjedzie na święta i będzie chciał następnego dnia po nich pracować zdalnie w miejscowości, w której przebywa.
Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale nie musi. Może być np. pracą koncepcyjną lub polegać na analizie pisemnych dokumentów. Jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy, może być stosowana zarówno u pracodawców, którzy w ogóle nie wprowadzą pracy zdalnej, jak i w firmach, które wdrożą ten rodzaj świadczenia obowiązków. W tym drugim przypadku będzie świadczona przez pracownika, który wykonuje już typową pracę zdalną hybrydową.
Konieczny jest wniosek pracownika
Okazjonalna praca zdalna może być stosowana wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc np. mailowo lub w systemie elektronicznym funkcjonującym u pracodawcy. Firma nie może polecić zatrudnionemu tego rodzaju pracy. Pracodawca ma prawo zdecydować, że nie będzie wprowadzać zwykłej pracy zdalnej, a jedynie będzie zgadzał się na wnioski o tę okazjonalną. Pozwoli mu to zaoszczędzić na kosztach, a pracownikom umożliwi korzystanie z tej formy pracy na odległość.
Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez zatrudnionego (w tym pod adresem jego zamieszkania) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pracodawca może się na nie zgodzić, ale nie musi. W tym zakresie definicja nie odbiega od zwykłej pracy zdalnej.
Pracodawca może odmówić
Przepisy nie narzucają terminu, w którym pracownik ma złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Ze względu na jej okoliczności należy się spodziewać, że wnioski będą składane stosunkowo późno, niewykluczone, że tuż przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy i w dniach, w których praca zdalna nie była planowana.
Mamy tu podobieństwo do urlopu wypoczynkowego na żądanie. Przepis regulujący pracę zdalną okazjonalną brzmi jednak zupełnie inaczej niż ten obligujący pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Nie wskazuje bowiem, by pracodawca udzielał na żądanie pracownika okazjonalnej pracy zdalnej w podanym w nim wymiarze. Przewiduje jedynie, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie (art. 6733 par. 1 k.p.).
W przypadku urlopu na żądanie Sąd Najwyższy wielokrotnie już zajął stanowisko, że pracodawca może temu żądaniu pracownika odmówić. Nie budzi więc wątpliwości, że szef otrzymujący wniosek zatrudnionego o okazjonalną pracę zdalną również może go uwzględnić lub nie. Nie wymaga się przy tym żadnej szczególnej formy, w której miałaby nastąpić odmowa, ani terminu, w którym należy jej udzielić. Oczywiście, odmawiając zgody, pracodawca musi zachować zasady równego traktowania i niedyskryminacji pracownika.
Firma może także nie wyrazić zgody na okazjonalną pracę zdalną pracowników uprzywilejowanych, m.in. pracownic w ciąży, osób wychowujących dzieci w wieku do lat czterech (a wkrótce do lat ośmiu) oraz opiekujących się innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym mającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności. Pracodawca może im odmówić na zasadach ogólnych. Nie musi dochować siedmiodniowego terminu ani uzasadniać odmowy rodzajem pracy lub jej organizacją.
Do wykorzystania 24 dni w roku
Pracownik może wykorzystać maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni nie przechodzą na rok następny, bo okazjonalna praca zdalna to nie urlop wypoczynkowy. Pełen wymiar dni przysługuje pracownikowi także w tym roku, choć przepisy wejdą w życie dopiero 7 kwietnia br.
24 dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługują również zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie ma bowiem przepisu, który stanowiłby, że dni te należy liczyć proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika. Taką interpretację potwierdziło w ostatnich dniach Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Ma ona istotne znaczenie dla branż ubezpieczeniowej i bankowej, w których zatrudnienie tego samego pracownika w kilku spółkach na część etatu jest standardem. Interpretacja ta jest ważna także dla wszystkich firm, które zatrudniają rodziców, a szczególnie kobiety. Zwykle to matki korzystają bowiem z obniżonego 7/8 etatu wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mają prawo do urlopu wychowawczego. Przez co najmniej rok przysługuje im wówczas szczególna ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę.
Wymiar dni pracy zdalnej okazjonalnej nie zależy również od rozkładu czasu pracy pracującego zdalnie. Jeśli zatem jest on zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, będą mu przysługiwały w roku kalendarzowym 24 jego harmonogramowe dni pracy, w których może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej, niezależnie od liczby godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu.
Według mnie pracodawca może udzielić maksymalnie 24 dni każdemu pracownikowi, nawet temu, który korzystał z pracy zdalnej okazjonalnej w tym samym roku kalendarzowym u innego pracodawcy. Wynika to wprost z literalnego brzmienia przepisów. W art. 6733 par. 1 k.p. nie ma bowiem wskazania, które jest przy urlopie na żądanie (art. 1673 k.p.), że łączny wymiar pracy zdalnej okazjonalnej nie może przekroczyć 24 dni i przysługuje pracownikowi niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.
Należy zaznaczyć, że resort rodziny prezentuje odmienne stanowisko w tej kwestii, choć nie ma ono oparcia w przepisach. Wydaje się, że ministerstwo chce interpretacją nadrobić to, czego w przepisie zabrakło. Należy więc śledzić, jakie interpretacje i orzecznictwo ukształtują się w tym zakresie. Gdyby przeważyła interpretacja o 24 dniach niezależnych od liczby pracodawców (choć według mnie nie ma ona oparcia w treści przepisów), będzie to oznaczało dodatkowe obowiązki dla pracodawców. Będą oni musieli ewidencjonować pracę zdalną okazjonalną, co będzie generowało koszty i dodatkowe obowiązki dla działów personalnych, również przy wystawianiu świadectw pracy. Dziś ministerstwo prezentuje bowiem stanowisko (z którym się nie zgadzam), że informację o wykorzystanej liczbie dni pracy zdalnej okazjonalnej należy wskazać w świadectwie pracy (w jego ust. 6 pkt 12). Być może czeka nas nowelizacja przepisów, która da podstawę prawną do takiej interpretacji.
Przepisy nie regulują, jak korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej. Dni te mogą być wykorzystane pojedynczo, w pewnych odstępach czasu, ale nie ma przeszkód, by były kumulowane, np. jeśli pracownik źle się czuje i potrzebuje popracować zdalnie przez kilka dni, a w niektórych przypadkach – zgodnych z celem przepisu – nawet przez wszystkie 24 dni z kolei.
Bez kosztów i zbędnych formalności
Okazjonalna praca zdalna jest bezkosztowa dla pracodawców. Stosuje się do niej bowiem tylko niektóre przepisy regulujące typową pracę zdalną. Nie ma wśród nich regulacji nakazującej zwracanie zatrudnionemu kosztów niezbędnych do jej wykonywania. Nie ma również przepisu zobowiązującego firmy do wypłaty ryczałtu, jeśli zostanie on ustalony zamiast zwrotu kosztów. Pracodawca nie musi także wypłacać ekwiwalentu, jeśli zgodzi się na wykorzystywanie prywatnych narzędzi i materiałów pracownika. Jeśli jednak zdecyduje się takie koszty pokrywać, płacić ryczałt lub ekwiwalent, nie będzie to przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Wypłacane kwoty będą netto.
Okazjonalna praca zdalna jest pozbawiona niektórych formalności. By ją stosować, firma nie musi wprowadzać regulaminu ani porozumienia ze związkami zawodowymi lub porozumienia do umowy o pracę. Pracownik musi jednak potwierdzić, papierowo lub elektronicznie, że zapoznał się z procedurami ochrony danych osobowych i zobowiązuje się do ich przestrzegania. Jeszcze przed dopuszczeniem do okazjonalnej pracy zdalnej musi też złożyć, papierowo lub elektronicznie, oświadczenie, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego przygotowaną przez pracodawcę oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Składa też oświadczenie, w którym potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Dużym wyzwaniem dla firm będzie ewidencjonowanie okazjonalnej pracy zdalnej. Wymaga to bowiem zakupu odpowiednich narzędzi lub prowadzenia w innej formie ewidencji odrębnie dla każdego pracownika. Będzie to konieczne, by ustrzec się w przyszłości roszczenia podwładnego o zwrot poniesionych przez niego kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. ©℗
Okazjonalna praca zdalna może być stosowana tylko na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej
Czytaj też w dodatku dla prenumeratorów Kadry i Płace
Polecamy: Kodeks pracy 2023 z wyjaśnieniami ekspertów – najnowsze wydanie uwzględniające regulacje związane z pracą zdalną, kontrolą trzeźwości pracowników, umowami na czas określony, urlopami opiekuńczymi i rodzicielskimi Przejdź do sklepu
