- Ryczałt musi być prawidłowo policzony, bo jego stawki mogą być kwestionowane przez organy kontroli. Tymczasem jest pokusa, by go obniżyć, aby uniknąć wzrostu kosztów, albo wywindować w związku z presją pracowników na podwyżki. Jest to ryzykowne - mówi dr Iwona Jaroszewska–Ignatowska z kancelarii Raczkowski.
Wdrożyła Pani pracę zdalną już w kilkuset firmach na zasadach wynikających z przepisów antycovidowych. Jak idą przygotowania do zmian wynikających z nowelizacji wprowadzającej ją na stałe do kodeksu pracy?
Wielu pracodawców przygotowuje się do jak najszybszego wdrożenia nowych zasad. Mają już gotowe zręby nowych porozumień i regulaminów, a także innych koniecznych dokumentów. Przygotowują też swoje systemy. Jednak data wejścia w życie nowych przepisów ciągle się przesuwa. Nie wiadomo też, jaki będzie ich ostateczny kształt. Pracodawcy czekają więc z rozpoczęciem negocjacji na ten temat ze związkami i przedstawicielami pracowników. Przedsiębiorcy mają spory problem z nowymi przepisami, bo muszą już teraz określić, ile będzie kosztowało ich wdrożenie nowych zasad pracy zdalnej, a dokładnie wypłata ryczałtów czy zwrot faktycznie ponoszonych kosztów pracy w domu. W wielu firmach trwa właśnie okres budżetowania, a w niektórych za chwilę się rozpocznie. To oznacza, że już dziś trzeba wskazać w budżecie kwotę, którą przeznaczy się w przyszłym roku na te cele.
Jak obecnie są liczone ryczałty dla pracowników za pracę z domu?
Różnice są kolosalne. Znam firmy, w których pracownicy otrzymują 280 zł miesięcznie i takie, w których ten ryczałt wynosi tylko 32 zł. Trzeba pamiętać, że obecnie wypłata ryczałtu nie jest obowiązkowa. Większość pracodawców nie płaci nic, uznając możliwość pracy z domu jako wystarczający benefit. Poza tym większość pracodawców ryczałt na pokrycie kosztów pracy z domu traktuje dziś jako świadczenie, które należy opodatkować i ozusować, choć trzeba zaznaczyć, że w tym zakresie są różne interpretacje i praktyki.
Po wejściu w życie noweli kodeksu pracy ryczałt ma być zwolniony z podatku i składek. Wielu ekspertów już wieszczy, że będą z tym ogromne problemy, bo takie wypłaty będą mogły być zakwestionowane jako zbyt wysokie przez urząd skarbowy czy kontrolerów ZUS.
Faktycznie, może być z tym spory problem. Należy spodziewać się kontroli w tym zakresie. Dlatego ryczałt musi być prawidłowo policzony. Tymczasem jest wielka pokusa, by go uprościć i mocno obniżyć, aby uniknąć drastycznego wzrostu kosztów, albo wywindować mocno w górę, bo w związku z coraz większą inflacją jest ogromna presja pracowników na podwyżki. W wielu firmach rozważa się wykorzystanie ryczałtu za pracę zdalną jako formy ukrytej podwyżki, którą łatwo będzie uzasadnić przed wspólnikami, czy międzynarodową centralą. Obowiązek wypłaty ryczałtu będzie bowiem narzucony przez przepisy. Pracownicy zyskaliby wyższe kwoty netto całkowitego wynagrodzenia, więc byliby zadowoleni, a pracodawcy wydaliby mniej. Tymczasem to bardzo ryzykowne dla przedsiębiorców ze względu na możliwość kwestionowania zbyt wysokich stawek ryczałtu przez organy kontroli. A trzeba pamiętać, że w razie konieczności dopłaty składek, kwoty rozłożą się prawie po równo między pracodawcę i pracownika. Także zatrudnieni muszą się więc liczyć z tym, że w przyszłości mogą dopłacić do tych ryczałtów z własnej kieszeni.
Jak więc liczyć ryczałt zgodnie z nowymi przepisami?
W tym problem, że nie do końca to wiadomo. Wysokość ryczałtu ma, według projektowanych przepisów, odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przez te koszty rozumie się koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Mamy zatem dwa rodzaje kosztów, które trzeba uwzględnić. Przy obliczaniu kosztów energii elektrycznej przepis zawarty w projekcie nakazuje brać pod uwagę normy zużycia tej energii. Przy kosztach usług teleinformatycznych nie ma żadnej dodatkowej informacji. Pojawia się więc np. pytanie, czy ryczałt należy regionalizować – moim zdaniem tak, bo ceny energii i usług internetowych są różne w różnych częściach Polski. Ale idąc tą drogą, obliczanie ryczałtu bardzo się komplikuje, zwłaszcza w firmach, które mają odziały lub których pracownicy pracują zdalnie w różnych miejscach w Polsce. Na pewno trzeba zweryfikować, czy wszyscy mają telefony służbowe, czy mają finansowany przez pracodawcę wystarczający przesył danych przez internet w tych telefonach lub w inny sposób. Jeśli tak, to ryczałt będzie zawierał w sobie tylko koszty energii elektrycznej. Nie wiadomo jednak, czy trzeba go różnicować, ustalać indywidualnie dla każdego pracownika, czy dla wszystkich ma być taki sam, czy ma być miesięczny, czy dzienny. Ma to kluczowe znaczenie dla zatrudnionych w systemie hybrydowym Skoro na on podlegać kontroli różnych organów, to warto, by pracodawcy znali klarowny i nieskomplikowany sposób jego obliczania.
Skąd wątpliwości co do różnicowania stawek ryczałtu?
Osoba zatrudniona wyłącznie zdalnie ponosi przecież większe koszty takiej pracy w domu, niż osoba, która pracuje w ten sposób wyłącznie przez dwa lub trzy dni w tygodniu. Może to jednak rodzić po stronie pracowników zatrudnionych hybrydowo głębokie poczucie niesprawiedliwości. Nie dość, że tracą benefit w postaci pracy zdalnej, muszą ponosić koszty dojazdu do biura, to jeszcze dostaną mniej pieniędzy niż osoby wykonujące pracę tylko zdalnie. Już dziś słyszymy takie głosy i choć nie są one uzasadnione prawnie, pracodawca to społeczne poczucie niesprawiedliwości musi zaadresować. Powstaje więc pytanie, czy można wyrównać te stawki, bez obawy, że zostanie to zakwestionowane przez kontrolerów skarbówki czy ZUS. Wydaje się, że nie.
To może pracodawca powinien wprowadzić wyłącznie pracę hybrydową, wtedy uniknie wielu problemów. Czy to możliwe?
W praktyce będzie to niemożliwe. Po pierwsze, są pewne grupy zawodowe, np. informatycy, którzy obecnie chcą pracować wyłącznie zdalnie. Możliwość takiej pracy, a także związaną z nią wysokość ryczałtów traktują jako konieczny benefit. Może on zaważyć na ich decyzji o zmianie pracodawcy, a w przypadku rekrutacji – o podjęciu pracy. Po drugie, nowe przepisy przewidują, że m.in. rodzice wychowujący dzieci do czwartego roku życia mogą złożyć pracodawcy wiążący wniosek o pracę zdalną. Pracodawca na stanowiskach, gdzie możliwa jest praca zdalna nie będzie mógł im, co do zasady, odmówić.
Czy wypłacanie tego ryczałtu wiąże się z jakimś jeszcze wyzwaniem?
Tak. Pracodawcy nawet jeśli pogodzili się już z kosztami związanymi z ryczałtem, nie chcą komplikować sposobu jego naliczania. Nie chcą też wydawać dodatkowych pieniędzy na nowy system lub zatrudnienie kolejnej osoby, która będzie się tym zajmowała. Jeśli dla przykładu wyobrazimy sobie firmę zatrudniająca ok. 700 pracowników pracujących zdalnie, na stałe i hybrydowo, chodzących na urlopy i inne absencje, zmieniających wymiar etatu w trakcie roku kalendarzowego, to od razu widać, jak dużo zmiennych mających wpływ na wysokość ryczałtu musi być ewidencjonowanych. System lub człowiek będzie musiał to zrobić. Jeszcze trudniej może być w branży bankowej i ubezpieczeniowej, gdzie standardem wynikającym z przepisów jest zatrudnianie pracowników w kilku spółkach. Naliczanie ryczałtu w takich firmach będzie dużym wyzwaniem.
Czy pracodawcy przymierzyli się już do wyliczenia ryczałtu w myśl nowych przepisów?
Przymiarka do wyliczeń zaczęła się od ustalenia kto powinien się tym zajmować: prawnicy, księgowość czy dział personalny? Stanęło na tym, że powinny to być osoby odpowiedzialne za bhp, ponieważ one zajmują się zapewnieniem przez pracodawców bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zdalnej, w tym odpowiednich narzędzi pracy. Z ich wyliczeń wynika, że pracownicy nie mają co liczyć na super wysokie ryczałty, bo pracodawcy mają rekompensować wyłącznie dodatkowe koszty energii elektrycznej i koszt usługi teleinformatycznej, czyli prywatnego telefonu, czy łącza z internetem, którego nie zapewnił pracodawca, a który wykorzystywany jest do pracy zdalnej.
Rozpoczęcie pracy zdalnej nie zwiększy zwykle rachunku za łącze internetowe. Pracujemy tak od dłuższego czasu i prawie każdy je ma. Skoro nie będzie tu dodatkowych kosztów, to dlaczego pracodawca, który nie zapewni zatrudnionemu zdalnie służbowego internetu, ma płacić jego rachunek za internet domowy?
Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi np. telefon służbowy i za pomocą tego telefonu pracownik może korzystać z internetu, to nie musi pokrywać kosztów innego łącza. Tak samo jest, gdy możliwość łączenia z internetem daje laptop udostępniony przez pracodawcę. Oczywiście zakładając, że taki przesył danych jest wystarczający. To należy sprawdzić. Jeśli jest niewystarczający lub nie ma zapewnionego przez pracodawcę łącza, a pracownik musi z niego korzystać, to nie ma znaczenia, że pracuje zdalnie już od dwóch lat i nie otrzymuje z tego tytułu zwrotu kosztów. Projektodawca przyjął, że pracodawca powinien zapłacić rachunek za internet wykorzystywany do pracy zdalnej, ale nie w celach prywatnych. Pracodawca może zwrócić pracownikowi koszt poniesiony faktycznie na pracę zdalną, ale tego raczej nie będzie robił, bo skala pracy operacyjnej po jego stronie byłaby ogromna. Proszę sobie wyobrazić te faktury za internet, telefon, dyskusje, co i kiedy jest wykorzystywane do pracy zdalnej itp. Aby tego uniknąć, pracodawca będzie ustalać ryczałt. W takim przypadku uwzględni wyłącznie średnią stawkę kosztu łącza internetowego, a nie rzeczywistą ponoszoną przez danego pracownika.
Czy pracownicy będą mogli kwestionować stawki ryczałtu?
Tak. Na pewno w pierwszej kolejności będą go kwestionować związki zawodowe. Najpierw będzie bowiem musiał nastąpić etap uzgadniania wysokości ryczałtu z nimi – tu należy spodziewać się długich negocjacji. Inaczej będzie w przypadku firm, gdzie związki nie działają i nowe przepisy o pracy zdalnej będą podlegały konsultacji z przedstawicielami pracowników. Tu będzie łatwiej i szybciej. Ostatecznie, jeśli pracodawcy nie uda się uzgodnić treści porozumienia, będzie mógł wprowadzić regulamin i podjąć decyzje o wysokości ryczałtu sam. Niezadowoleni związkowcy mogą zawiadomić PIP i inne organy, które dokonają kontroli w tym zakresie. Ogłoszenie porozumienia ze związkowcami czy regulaminu pracy zdalnej będzie stanowiło moment, w którym poszczególni pracownicy poznają wysokość ryczałtu i będą mogli kwestionować stawkę, która nie będzie przystawała do ich indywidualnych, przewidywanych wydatków. Powodów może być kilka, choćby wyższe koszty pracy zdalnej takiego pracownika wynikające ze specyfiki regionu, w którym mieszka i pracuje. Myślę, że pracodawcy mogą spodziewać się skarg niezadowolonych pracowników, np. do Państwowej Inspekcji Pracy, która w odpowiedzi przeprowadzi kompleksową kontrolę w takim przedsiębiorstwie. Miejmy nadzieję, że w tym zakresie zostanie wypracowana rozsądna praktyka, uwzględniająca to, że mamy do czynienia właśnie z ryczałtem, a nie zwrotem kosztów faktycznie ponoszonych przez indywidualnego skarżącego.
A co z kontrolami skarbówki i ZUS?
Można spodziewać się, że kontrolerzy będą kwestionować zbyt wysokie ryczałty, zwłaszcza tam, gdzie gołym okiem widać, że są one ukrytą podwyżką. Problem będzie również wówczas, gdy zostaną one ustalone w wysokiej kwocie, pod presją negocjacji. Zapewne będzie silny nacisk związków zawodowych i innych przedstawicieli pracowników, by zrekompensować pracownikom koszty, które ponosili z tytułu pracy zdalnej przez ostatnie dwa lata, w firmach, które żadnych benefitów z tego tytułu nie wypłacały. Wówczas uzasadnianie wysokości ryczałtu może być sporym wyzwaniem. Dlatego ważne jest, aby ustawodawca się zdecydował: albo przepisy powinny być w tym zakresie precyzyjne – wówczas będzie bardzo niewielkie pole do negocjacji, w zasadzie jedynie do uzasadnionej korekty wyliczeń, albo przepisy będą bardzo ogólne ze wskazaniem, że stawka ryczałtu ma podlegać negocjacjom. Ale wówczas ich wynik nie powinien być kwestionowany później przez skarbówkę i ZUS. Pracodawca nie może bowiem z jednej strony być pod presją pracowników, a z drugiej zostać ukarany za to przez organy kontroli. Dobrze by było, gdyby nowe przepisy w takim przypadku ograniczały swobodę ich interpretacji na niekorzyść pracodawców i pracowników.
Nowe przepisy przewidują 24 dni tzw. pracy zdalnej okazjonalnej. Związkowcy chcą mniej, a pracodawcy więcej. Wszystko dlatego, że taka praca nie będzie związana z obowiązkiem ustalania i wypłaty ryczałtu. Ile Pani zdaniem powinno być tej pracy okazjonalnej w kodeksie?
Uważam, że powinno być to 52, tak by mogła się ona odbywać w firmach przez cały rok, przez jeden dzień w tygodniu. Ten jeden dzień, np. poniedziałek albo piątek, przysługujący na wniosek pracownika, bez zbędnych formalności, niepotrzebnych rozliczeń i kosztów, stanowiłby racjonalne rozwiązanie dla pracodawców i wygodne dla pracowników. Ci pracodawcy, którzy myślą o rezygnacji z pracy zdalnej ze względu na koszty, spojrzeliby na nią przychylnym okiem i stosowali w firmach, a pracownicy zyskaliby jeden dzień w tygodniu bez dojazdów do biura. Myślę, że wielu zatrudnionych chętnie by z tego skorzystało.
/>
