Obowiązek wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z tytułu nieosiągania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynika z art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 558; dalej: u.r.o.n.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON. Ich wysokość jest uzależniona od wysokości aktualnego przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego dla celów emerytalnych oraz liczby zatrudnianych osób niepełnosprawnych. Mimo że przepisy te obowiązują już wiele lat, wciąż wywołują wątpliwości pracodawców. Dzisiaj wyjaśniamy najważniejsze z nich i podpowiadamy, jak obniżyć kwotę wpłat do PFRON.

kogo dotyczy obowiązek
Przede wszystkim należy ustalić, czy dany podmiot w ogóle podlega generalnemu obowiązkowi wpłat na PFRON. W tym celu konieczne jest określenie czy:
  • podmiot jest pracodawcą (wpłaty dotyczą tylko pracodawców),
  • pracodawcy nie dotyczą wyłączenia od obowiązku wpłat (art. 21 ust. 6 u.r.o.n.),
  • pracodawca osiąga zatrudnienie co najmniej 25 etatów (pracodawcy o mniejszym zatrudnieniu nie podlegają obowiązkowi wpłat na PFRON).
Jeśli któraś z powyższych przesłanek nie będzie spełniona, to podmiot nie jest zobowiązany do dokonywania wpłat. Nie jest konieczna zatem analiza kolejnych obowiązków związanych ze wpłatami na PFRON. Podmiot nie musi także wykonywać żadnych obowiązków sprawozdawczych związanych z wpłatączy z osiąganiem wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Pracodawca spełniający powyższe przesłanki podlegania generalnemu obowiązkowi odprowadzania wpłat powinien zaś przeanalizować, czy rzeczywiście musi je odprowadzać (o czym w dalszej części poradnika). Jeśli jest zobowiązany do wpłat, to składa deklarację wpłat (DEK-1-0, DEK-1-a lub DEK-1-b). Jeśli jest zaś zwolniony, to składa informację INF-1.
Dokumenty te składa się w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Na przykład, jeżeli pracodawca jest zobowiązany do wpłaty za czerwiec 2022 r. na podstawie art. 21 ust. 1 u.r.o.n., to do 20 lipca 2022 r. złoży deklarację DEK-1-0 (za ten miesiąc nie złoży informacji INF-1). Gdyby pracodawca był zwolniony z wpłat za czerwiec 2022 r., to do 20 lipca 2022 r. złożyłby informację INF-1, a nie składałby deklaracji DEK-1-0.

Status pracodawcy

Punktem wyjścia analizy obowiązku dokonywania wpłat jest ustalenie, czy dana osoba lub podmiot jest pracodawcą. Zgodnie z art. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655; dalej: k.p.) pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie miała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. W doktrynie prawa pracy uznaje się, że dla przypisania przymiotu pracodawcy niezbędne jest posiadanie przez dany podmiot lub osobę zdolności samodzielnego zatrudniania pracowników i czynienie z tej zdolności użytku. Trzeba przy tym pamiętać o rozróżnieniu pracodawcy i zakładu pracy.
Poprawne określenie statusu pracodawcy w praktyce powoduje niejednokrotnie problemy. Jako przykład można wskazać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w różnych przedsiębiorstwach lub zakładach pracy (np. cukiernia, kwiaciarnia i żłobek), które zapominają, że w takim przypadku są pracodawcą dla wszystkich pracowników zatrudnionych we wszystkich wspomnianych zakładach pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 22 sierpnia 2003 r., sygn. akt I PK 284/02). Mają obowiązek rozliczania wpłat łącznie dla wszystkich swoich zakładów pracy (sumowanie stanów zatrudnienia ze wszystkich zakładów pracy na dalszym etapie wpływa zarówno na podleganie obowiązkowi wpłat, jak i na ich wysokość).
Trzeba ponadto pamiętać, że pracodawcą, a więc potencjalnie i zobowiązanym do wpłat na PFRON, może być także osoba fizyczna, która zatrudnia wyłącznie lub przede wszystkim pracowników do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością ekonomiczną (np. osoby zatrudnione w charakterze asystentów, przewodników, opiekunów, ogrodników, strażników itd.). Jest tak dlatego, że objęcie obowiązkiem wpłat nie zależy od rodzaju prowadzonej działalności ani od celu zatrudnienia pracowników. We wszystkich przypadkach, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna, która zatrudnia pracowników zarówno w celach niezwiązanych z prowadzoną działalnością ekonomiczną, jak i w celach związanych z tą działalnością, należy ustalić łączne stany zatrudnienia, uwzględniając w nich tak pracowników zatrudnionych przy działalności ekonomicznej, jak i zatrudnionych w celach niezwiązanych z taką działalnością.
Natomiast w przypadku pracodawców o złożonej strukturze organizacyjnej należy ustalić, czy pracodawcą w rozumieniu art. 3 k.p. jest ogół tej struktury (np. centrala łącznie z oddziałami), czy odrębnie każda jednostka lub niektóre z nich (np. odrębnie centrala i odrębnie każdy z oddziałów, odrębnie centrala z niektórymi oddziałami). Spełnienie tego warunku umożliwia bowiem uznanie ich za odrębnych pracodawców, jeżeli faktycznie pracowników zatrudniają (por. uchwała SN z 16 listopada 1977 r., sygn. akt I PZP 47/77). Jeżeli podmiotem wpłat na PFRON jest wewnętrzna jednostka organizacyjna, a dotychczas nie wypełniła ona deklaracji DEK-Z, to powinna to zrobić i zaznaczyć pkt 2 w poz. 27. Dzięki temu PFRON dowie się, że pracodawcą jest wewnętrzna jednostka organizacyjna, a nie całość struktury. Deklaracja DEK-Z jest deklaracją ewidencyjną i składa się ją jednokrotnie lub w przypadku zmiany danych, które zostały w niej wykazane.

Podmioty wyłączone

Przepisy u.r.o.n. przewidują wyłączenia dla niektórych grup pracodawców. Zgodnie z art. 21 ust. 6 u.r.o.n. obowiązek wpłat na PFRON nie dotyczy placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych, przedstawicielstw i misji zagranicznych. Wyłączenie to stosuje się tylko do podmiotów prawa międzynarodowego publicznego, a więc nie do przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 września 2015 r., sygn. akt II GSK 1794/14).
Obowiązek wpłat na PFRON nie obejmuje podmiotów spełniających warunki z art. 3 k.p., a będących podmiotami zagranicznymi zlokalizowanymi poza terytorium Polski i podlegającymi prawu obcemu albo oddziałami polskiego pracodawcy zlokalizowanymi poza terytorium Polski. Jeżeli jednak oddział lub wewnętrzna jednostka organizacyjna podmiotu zagranicznego zlokalizowanego na terytorium Polski spełnia definicję pracodawcy w rozumieniu art. 3 k.p., a osiąga on co najmniej 25-etatowe zatrudnienie ogółem, podlega obowiązkowi omawianych wpłat.
Pracodawca, który na terenie innego państwa ma oddział niebędący samodzielnym pracodawcą w rozumieniu art. 3 k.p., może być zobowiązany do uiszczania zdublowanych, polskich i obcych, wpłat tego rodzaju. Jest tak dlatego, że w niektórych państwach wpłaty te mogą być powiązane nie tyle z pracodawcą w ujęciu podmiotowym, ile z miejscem zatrudniania pracowników, tj. zakładem pracy. Może więc się okazać, że pracodawca będzie zobowiązany do wpłat zarówno na podstawie art. 21 u.r.o.n. (łącznie w odniesieniu do centrali i oddziału), jak i na podstawie prawa obcego (tylko w odniesieniu do oddziału). Wpłaty na PFRON, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., stanowią quasi-podatkową należność publiczną, która nie podlega harmonizacji, wyłączeniu w ramach unikania podwójnego opodatkowania ani kompensatom z wpłatami uiszczonymi na terytorium innych państw (zob. np. wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z: 15 stycznia 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 938/19; 14 października 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 2543/19).

Zatrudnienie ogółem

Jeśli dany podmiot spełnia definicję pracodawcy i nie podlega wyłączeniom, to należy ustalić, jaki osiągnął poziom zatrudnienia ogółem. Ustalenia należy dokonać zgodnie z zasadami określonymi w u.r.o.n. Jeśli poziom ten wyniósł co najmniej 25 etatów, to pracodawca jest generalnie zobowiązany do odprowadzania wpłat albo składania informacji INF-1.
Osoby wliczane do stanu zatrudnienia ogółem wyznacza wprost art. 21 ust. 1 u.r.o.n. Chodzi wyłącznie o osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, tworzących stosunek pracy o cechach z art. 22 k.p. Dlatego w stanie zatrudnienia ogółem nie wykazuje się osób zatrudnionych w ramach:
  • stosunku administracyjnego lub zbliżonego (praktyki uczniowskie, pozapracownicze zatrudnianie osób pozbawionych wolności, odbywanie służby zastępczej u pracodawcy, zatrudnienie pracownika tymczasowego u pracodawcy użytkownika, pracowników podwykonawcy wykonujących pracę w zakładzie pracy pracodawcy rozliczającego się z wpłat);
  • stosunku służby (wojskowi, policjanci);
  • umów cywilnoprawnych (umowa pracy nakładczej, umowa o dzieło, umowa zlecenia, umowa agencyjna, kontrakt menedżerski, kontrakty B2B z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospo darczą).
Nie ma przy tym znaczenia ani tryb świadczenia pracy (zdalna/stacjonarna), ani to, czy zatrudnienie jest czasowe, czy na czas nieokreślony.

Przykład 1

Różne formy zatrudnienia
Ośrodek Popularyzacji Nauki Amoniciątka zatrudnia 46 osób, w tym 26 na podstawie umowy o pracę (w tym 9 jest zatrudnionych na czas określony, a 17 pracuje zdalnie), 12 zleceniobiorców, 4 na podstawie umowy o dzieło, 4 podwykonawców kontraktowych (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Wszyscy pracownicy są zatrudnieni na cały etat przez cały miesiąc. Stan zatrudnienia ogółem to 26.
Zatem wpisujemy 26 w DEK-1-0, DEK-1-a i DEK-1-b poz. E1 i poz. O1, albo w INF-1 poz. 17 i poz. 19.
Artykuł 21 ust. 5 u.r.o.n. przewiduje jednak, że niektóre grupy pracowników nie są wliczane do stanu zatrudnienia ogółem. Do tego stanu nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym (bez względu na to, czy urlopy te są udzielane fakultatywnie czy obligatoryjnie). Ponadto w stanie zatrudnienia ogółem nie uwzględnia się także osób niebędących osobami niepełnosprawnymi w następujących przypadkach:
  • zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (do osób tych zalicza się osoby młodociane zatrudniane na podstawie art. 190 i nast. k.p.; wyłączenia tego nie stosuje się np. w odniesieniu do stażystów zawodów medycznych),
  • przebywanie na urlopie rodzicielskim (bez względu na płeć osoby uprawnionej),
  • przebywanie na urlopie wychowawczym (bez względu na rodzaj pobieranego świadczenia w tym okresie i płeć osoby uprawnionej),
  • przebywanie na urlopie bezpłatnym (jednak tylko obligatoryjnie udzielonym; np. w związku z wyborem pracownika do rad samorządowych lub parlamentu, w związku z działalnością związkową czy zwalczaniem epidemii),
  • nieświadczenie pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
  • bycie uczestnikiem ochotniczych hufców pracy,
  • nieświadczenie pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego.
Katalog przesłanek uprawniających do wyłączenia pracownika ze stanu zatrudnienia ogółem jest katalogiem zamkniętym. Nie jest rozszerzany o inne okresy długotrwałego niewykonywania pracy ‒ np. o okresy długotrwałych zwolnień lekarskich, okresów przebywania na zwolnieniu lekarskim, kwarantannie w związku z COVID-19, urlopie macierzyńskim czy nieobecności w pracy z innych powodów.

Przykład 2

Incydentalne zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy
Pracodawca 29 i 30 października 2020 r. zwolnił pracowników (w tym osobę niepełnosprawną Julię K. oraz osobę sprawną Andreę M.) z obowiązku świadczenia pracy, aby mogli uczestniczyć w protestach społecznych. Podobne incydentalne zwolnienia od pracy nie wpływają na wyłączenie ze stanów zatrudnienia. Wszyscy pracownicy zwolnieni od pracy będą nadal wliczani do stanu zatrudnienia ogółem: Julia K. ‒ do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i do stanu zatrudnienia ogółem, a Andrea M. ‒ do stanu zatrudnienia ogółem ‒ tak jakby nie korzystali z tego zwolnienia.

Przykład 3

Nieobecność na dłużej
Grzegorz Z. i Sylwia C. korzystają ze zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy: Grzegorz Z. od 15 marca 2019 r., a Sylwia C. od niespełna trzech miesięcy. PFRON ma wątpliwości co do rzeczywistego charakteru zatrudnienia Grzegorza Z. i Sylwii C. Stosowanie długotrwałych zwolnień od pracy bez obowiązku jej świadczenia może budzić wątpliwości co do faktycznego wykonywania pracy przez pracownika, istnienia stosunku pracy, a w konsekwencji może sugerować fikcyjność zatrudnienia (zob. wyroki NSA z: 3 marca 2022 r., sygn. akt III FSK 4775/21; 22 listopada 2018 r., sygn. akt II FSK 3359/16; 27 czerwca 2019 r., sygn. akt II GSK 179/19). PFRON zbadał sprawę z uwzględnieniem art. 199a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1301) i stwierdził, że Grzegorz Z. nie był w rzeczywistości zatrudniony, a jego czynności jako pracownika ograniczały się do pobierania wynagrodzenia. Sylwia C. została zaś zwolniona z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. PFRON nie dopatrzył się pozorności zatrudnienia, ponieważ praktyka ta jest powszechnie stosowana m.in. w celu zapewnienia ochrony poufności bieżącej działalności pracodawcy.
Przesłanką wyłączenia danej osoby ze stanu zatrudnienia nie jest również jej pochodzenie etniczne ani narodowość. Ma to znaczenie w przypadku zatrudniania obcokrajowców, w tym uchodźców z Ukrainy. Osoby te mogą uzyskać orzeczenia potwierdzające ich niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n. Jednocześnie tej grupy osób nie wyłącza się ani ze stanu zatrudnienia ogółem, ani ze stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jeżeli nie zajdą dodatkowe okoliczności wymienione w art. 21 ust. 5 u.r.o.n.

Przykład 4

Cudzoziemcy także wliczani
SikraH SA zatrudnia 60 pracowników, w tym obywateli Ukrainy: Margaritę M. i Dmytra S. (są to osoby pełnosprawne, a Dmytro jest młodocianym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego). Nie ma przesłanek do wyłączenia ze stanu zatrudnienia Margarity M. Dmytro S. jako pełnosprawny młodociany zatrudniony na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego podlega zaś wyłączeniu ze stanu zatrudnienia ogółem na podstawie art. 21 ust. 5 pkt 1 u.r.o.n. Wyłączenie to nie ma związku z jego obywatelstwem. Stan zatrudnienia ogółem SikraH SA to zatem 60 ‒ 1 = 59.
Katalog wyłączeń nie zawiera warunków dotyczących minimalnego czasu trwania przesłanek wymienionych w art. 21 ust. 5 u.r.o.n. Wyłączenie zostanie zastosowane w odniesieniu do części wymiaru czasu pracy pracownika. Jest to ważne w przypadku osób korzystających z urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego. Przebywanie na takim urlopie stanowi przesłankę do zastosowania wyłączenia z art. 21 ust. 5 u.r.o.n. Należy jednak zauważyć, że kodeks pracy w:
  • art. 1821e par. 1 ‒ przewiduje możliwość przebywania na urlopie rodzicielskim w niepełnym wymiarze czasu pracy;
  • art. 1867 par. 1 ‒ przewiduje możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu wychowawczego.
Wpływa to na sposób stosowania wyłączeń w związku z korzystaniem z tych urlopów. Wyłączenie obejmuje bowiem tylko część etatu pracownika objętą danym urlopem.

Przykład 5

Zmniejszenie etatu w trakcie urlopu wychowawczego
Adam M. jest osobą pełnosprawną zatrudnioną na cały etat od lipca 2022 r. W okresie od 1 do 31 lipca 2022 r. przebywa on na urlopie wychowawczym. Od 11 lipca 2022 r. Adam M. korzysta z możliwości obniżenia wymiaru czasu pracy do połowy etatu. Od 1 do 10 lipca 2022 r. włącznie Adam M. pracuje na cały etat i w tym wymiarze korzysta z urlopu wychowawczego, więc jego wyłączenie ze stanu zatrudnienia ogółem obejmuje w tym okresie cały etat. Natomiast od 11 lipca 2022 r. wskutek zastosowania uprawnienia z art. 1867 k.p. Adam M. nie jest już pełnoetatowym pracownikiem, lecz jest zatrudniony na pół etatu. W odniesieniu do pozostałej połowy etatu Adam M. nie korzysta z urlopu wychowawczego. Dlatego jego nominalny wymiar czasu pracy w tym okresie to 1/2, a zakres wyłączenia to 0. Zatem przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy Adama M., z którym zostanie wliczony do zatrudnienia ogółem, prezentuje się następująco: 1 x (10 ‒ 10) : 31 + 0,5 x (21 - 0) : 31 = 0,34.

Przykład 6

Urlop rodzicielski na część etatu
Karolina P. jest osobą pełnosprawną zatrudnioną na cały etat od czerwca 2022 r. W okresie od 1 do 30 czerwca 2022 r. przebywała ona na urlopie rodzicielskim. Od 13 czerwca 2022 r. Karolina P. korzystała z możliwości przebywania na urlopie w niepełnym wymiarze czasu pracy (na pół etatu). Będąc osobą pełnosprawną na urlopie rodzicielskim, Karolina P. podlega wyłączeniu ze stanu zatrudnienia ogółem na podstawie art. 21 ust. 5 pkt 1a u.r.o.n. Przez cały miesiąc Karolina P. jest zatrudniona na cały etat, jednak od 13 czerwca 2022 r. korzysta z urlopu w połowie wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że w od 1 do 12 czerwca 2022 r. Karolina P. jest zatrudniona na cały etat i w odniesieniu do całego jej wymiaru czasu pracy zachodzi przesłanka wyłączająca (korzystanie z urlopu rodzicielskiego), zatem zakres jej wyłączenia w tym okresie obejmuje cały etat. Z kolei od 13 czerwca 2022 r. tylko połowa jej etatu jest objęta urlopem rodzicielskim. W związku z tym zakres wyłączenia Karoliny P. ze stanu zatrudnienia ogółem w tym okresie obejmuje tylko połowę etatu. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy Karoliny P., z którym zostanie uwzględniona w stanie zatrudnienia ogółem, prezentuje się więc następująco: (1 ‒ 1) x 12 : 30 + (1 ‒ 0,5) x 18 : 30 = 0,3.
Do szczególnej sytuacji dochodzi, gdy pracownik jest zatrudniony w wymiarze czasu pracy przekraczającym jeden etat. SN w uchwale z 19 kwietnia 1994 r., sygn. akt I PZP 13/94, wskazał, że jest to dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy praca w wymiarze czasu pracy ogółem przekraczającym jeden etat jest świadczona na podstawie dwóch odrębnych umów o pracę dotyczących znacząco różniących się zakresów pracy (np. frezer i strażnik, ogrodnik i tłumacz, operatorka dźwigu i kosmetolożka). Przekłada się to również na zaliczanie pracowników do stanu zatrudnienia ogółem oraz na wyłączanie ich z tego stanu. Pracownik zatrudniony na podstawie jednej umowy o pracę w wymiarze o,75 etatu i drugiej umowy o pracę w wymiarze 0,5 etatu będzie wliczany do stanu zatrudnienia ogółem w wymiarze 1,25 etatu. Z drugiej strony, jeżeli zajdą w stosunku do pracownika przesłanki uzasadniające wyłączenie go ze stanu zatrudnienia ogółem, to należy odrębnie analizować każdą z tych umów. To ważne, ponieważ przesłanki te mogą występować zarówno w odniesieniu do obu umów, jak i w odniesieniu tylko do jednej z nich. Wówczas wyłączeń tych dokonuje się tylko w zakresie dotyczącym tej umowy.
Natomiast gdy pracownika dotyczą dwie przesłanki z art. 21 ust. 5 u.r.o.n., to wyłącza się go ze stanu zatrudnienia tylko jednokrotnie w danym dniu.

kto jest zwolniony z wpłat

Podmioty, które spełniły powyższe przesłanki (mają status pracodawcy, nie podlegają wyłączeniom ogólnym z art. 21 ust. 6 u.r.o.n. oraz osiągają stan zatrudnienia ogółem wynoszący co najmniej 25 etatów), co do zasady są zobowiązane do dokonywania wpłat na PFRON. Zgodnie z art. 21 ust. 1 u.r.o.n. wpłaty te stanowią iloczyn 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia ustalanego dla celów emerytalnych i liczby etatów brakujących do osiągnięcia wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6 proc.). Przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w tym przepisie, w odniesieniu do wpłat za czerwiec, lipiec i sierpień 2022 r. wynosi 6235,22 zł. Definicja wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych została zawarta w art. 2 pkt 6 u.r.o.n., zgodnie z którym to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Oznacza to dla pracodawców konieczność ustalenia stanów dziennych i sumowania ich oraz podzielenia przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu sprawozdawczym albo sumowania przeciętnych miesięcznych stanów zatrudnienia pracowników wliczanych do danego stanu zatrudnienia (przy czym przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracownika to iloczyn nominalnego wymiaru czasu pracy, np. z umowy o pracę, oraz ilorazu liczby dni wyliczania do ustalonego stanu zatrudnienia i liczby dni kalendarzowych w miesiącu).
Ze wzoru i objaśnień do formularzy wynika, że dane dotyczące stanów zatrudnienia należy podawać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (np. 0,338 = 0,34 a 0,333 = 0,33). Stan zatrudnienia ogółem i stany zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., służą m.in. do obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Stan zatrudnienia ogółem ustala się nie tylko w przeliczeniu na etaty, co wynika z art. 21 u.r.o.n., lecz także w wartościach przeciętnych miesięcznych. Oznacza to konieczność ustalenia nominalnego wymiaru czasu pracy pracownika (wynikającego z umowy o pracę), ale również tego, przez ile dni w okresie sprawozdawczym pracownik był zatrudniony.
U.r.o.n. przewiduje jednak dodatkowo trzy grupy zwolnionych od obowiązku dokonywania wpłat, mimo że spełniają wymienione wyżej przesłanki:
1) zwolnieni całkowicie bez konieczności ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia (art. 21 ust. 2e i 3 u.r.o.n.);
2) zwolnieni całkowicie lub częściowo w związku z zatrudnianiem osób pozbawionych wolności (art. 6 ustawy z 28 sierpnia 1997 r. o zatrudnianiu osób pozbawionych wolności; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 179);
3) zwolnieni całkowicie w związku ze strukturą zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2, 2a i 2b u.r.o.n.).

Niezależne od struktury zatrudnienia

Podmioty, które korzystają ze zwolnienia bez konieczności ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia, zostały wymienione w zamkniętym katalogu w art. 21 ust. 2e u.r.o.n. Są to niedziałające w celu osiągnięcia zysku:
  • domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
  • hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej (bez względu na formułę, w której są prowadzone),
  • zakłady opiekuńczo-lecznicze (zwolnienie nie obejmuje więc zakładów pielęgnacyjno-opiekuńczych),
  • publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi (oznacza to, że co do zasady wyłącznymi klientami tych podmiotów powinny być osoby niepełnosprawne; wyjątek stanowią tu działania z zakresu rehabilitacji społecznej nastawione także np. na otoczenie osób niepełnosprawnych ‒ zob. art. 9 ust. 2 pkt 4 u.r.o.n.).
Pracodawcy ci składają INF-1 z dodatkowymi danymi w bloku D, w którym informują PFRON o prowadzonych działaniach (kody A1-C0) lub o typie pracodawcy (kody D1, E1 i F1).
Do tej grupy zwolnionych z wpłat należą również pracodawcy, co do których ogłoszono upadłość (art. 21 ust. 3 u.r.o.n.). Pracodawcy ci nie składają informacji INF-1 ani deklaracji DEK-1-0, DEK-1-a czy DEK-1-b. Natomiast jeżeli upadłość ogłoszono w trakcie miesiąca, za który pracodawca składał też inną deklarację (np. DEK-W), to może złożyć również deklarację DEK-Z.

Osoby pozbawione wolności

Pracodawcami zwolnionymi z wpłat na PFRON są także przywięzienne zakłady pracy korzystające ze zwolnienia określonego w art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu osób pozbawionych wolności. Może ono być zwolnieniem całkowitym lub częściowym w zależności od wskaźnika zatrudnienia osób pozbawionych wolności. Zwolnienie wynosi:
  • 25 proc. ‒ przy co najmniej 20-proc. wskaźniku zatrudnienia osób pozbawionych wolności,
  • 50 proc. ‒ przy co najmniej 30-proc. wskaźniku zatrudnienia osób pozbawionych wolności,
  • 75 proc. ‒ przy co najmniej 40-proc. wskaźniku zatrudnieniu osób pozbawionych wolności,
  • 100 proc. ‒ przy co najmniej 50-proc. wskaźniku zatrudnienia osób pozbawionych wolności.
Wskaźnik ten ustala się w wartości średniorocznej za rok poprzedzający rok z okresem sprawozdawczym (np. rozliczając wpłatę za lipiec 2022 r., pracodawca posługuje się wskaźnikiem z 2021 r). Jest on równy 1/12 sumy wskaźników miesięcznych, które z kolei oblicza się, dzieląc stan zatrudnienia osób pozbawionych wolności przez stan zatrudnienia ogółem. Inaczej niż ma to miejsce w przypadku wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych wykazywanych dla celów wpłat na PFRON, do stanów zatrudnienia służących do obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób pozbawionych wolności wlicza się nie tylko pracowników, lecz także osoby pracujące na innych podstawach wymienionych w otwartym katalogu w art. 121 par. 2 ustawy z 6 czerwca 1997 r. ‒ Kodeks karny wykonawczy; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 53; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655 (tj. skierowanie do pracy, umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o pracę nakładczą).

Przykład 7

Wskaźnik zatrudnienia osób pozbawionych wolności
Przywięzienny zakład pracy w okresie od stycznia do czerwca 2021 r. zatrudniał 80 osób ogółem, w tym 60 pracowników (z tego 30 pracowników będących osobami pozbawionymi wolności) i 20 osób pozbawionych wolności zatrudnionych na podstawie skierowania. Natomiast w okresie od czerwca do grudnia 2021 r. włącznie zakład ten zatrudniał łącznie 100 osób, w tym 70 pracowników (z tego 30 pracowników będących osobami pozbawionymi wolności) i 30 osób pozbawionych wolności zatrudnionych na podstawie skierowania. Wskaźnik zatrudnienia osób pozbawionych wolności oblicza się zatem jako 1/12 x (6 x (30+20) : 80 + 6 x (30 + 30) : 100) = 0,6125. Pracodawca osiągnął co najmniej 50-proc. wskaźnik zatrudnienia osób pozbawionych wolności. Dlatego będzie całkowicie zwolniony z wpłat na PFRON w każdym z miesięcy 2022 r.
Wszyscy pracodawcy zwolnieni z wpłat na PFRON w związku z zatrudnieniem osób pozbawionych wolności składają deklaracje wpłat na PFRON, a nie informacje INF-1. Korzystanie z tego zwolnienia wpłat na PFRON polega bowiem na wykazaniu wskaźnika zatrudnienia osób pozbawionych wolności w poz. 16 DEK-1-0 lub DEK-1-a albo w poz. 18 DEK-1-b i pomniejszeniu kwoty naliczonej wpłaty należnej w poz. 19 DEK-1-0 i DEK-1-a lub poz. 21 DEK-1-b.

Zatrudnienie osób niepełnosprawnych

Pozostali pracodawcy rozliczają się z wpłat, ustalając struktury zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Dotyczy to podmiotów, o których mowa w art. 21 ust. 2b u.r.o.n. (m.in. uczelnie, szkoły - pominięte w dalszych przykładach), i wymienionych w art. 21 ust. 2 i 2a u.r.o.n. (pozostali pracodawcy). Co do zasady w przypadku pracodawców wymienionych w art. 21 ust. 2 i 2a u.r.o.n. zwolnienie przysługuje, gdy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi minimum 6 proc. Jeśli jest niższy, to wpłat należy dokonywać, choć możliwe są ich zmniejszenia, o czym w dalszej części poradnika.
Ważne jest, kogo uznaje się za osoby niepełnosprawne w rozumieniu u.r.o.n. oraz kiedy są wykazywane jako osoby w tym stanie. Niepełnosprawność dokumentują orzeczenia o niepełnosprawności (art. 4a u.r.o.n.) lub o stopniu niepełnosprawności (art. 3 u.r.o.n.), orzeczenie o ustaleniu stopnia niepełnosprawności dla celów korzystania z ulg i uprawnień (art. 5a u.r.o.n.), względnie orzeczenia traktowane na równi z orzeczeniami o zaliczeniu do jednego ze stopni niepełnosprawności. Przełożenie tych orzeczeń na stopnie niepełnosprawności prezentuje tabela. [tabela 1]
Tabela 1. Stopnie niepełnosprawności
Podstawa prawna Znaczny (E2, E3) Umiarkowany (E4, E5) Lekki (E6)
art. 5 u.r.o.n. • niezdolność do samodzielnej egzystencji• całkowita niezdolność do pracy i niezdolność do samodzielnej egzystencji• całkowita niezdolność do pracy* • całkowita niezdolność do pracy • częściowa niezdolność do pracy* • częściowa niezdolność do pracy i celowość przekwalifikowania• celowość przekwalifikowania*
art. 62 ust. 2 u.r.o.n. I grupa inwalidztwa (cywilna/resortowa z ogólnego stanu zdrowia)** II grupa inwalidztwa (cywilna/resortowa z ogólnego stanu zdrowia)** III grupa inwalidztwa (cywilna/resortowa z ogólnego stanu zdrowia)**
art. 62 ust. 2 u.r.o.n. I grupa inwalidztwa (w związku ze służbą)** II grupa inwalidztwa (w związku ze służbą)** ‒
art. 62 ust. 3 u.r.o.n. stała lub długotrwała niezdolność do pracy w gospodarstwie rolnym (z zasiłkiem pielęgnacyjnym)** ‒ stała lub długotrwała niezdolność do pracy w gospodarstwie rolnym (bez zasiłku pielęgnacyjnego)**
* Dotyczy orzeczeń lekarza orzecznika ZUS wydanych w okresie od 1 stycznia do 16 sierpnia 1998 r.
** Dotyczy osób będących osobami niepełnosprawnymi przed 1 stycznia 1998 r., bez względu na to, czy obecne orzeczenie z tym rozstrzygnięciem zostało wydane po tej dacie, oraz niezależnie od przerw między orzeczeniami (zob. wyrok WSA w Warszawie z 6 czerwca 2019 r., sygn. akt III SA/Wa 3069/18), a także orzeczeń wydanych przed 1 stycznia 1998 r. ©℗
Dla udokumentowania niepełnosprawności w rozumieniu u.r.o.n. nie jest konieczne, aby dokumenty te były prawomocne, muszą być jednak ostateczne. W przeciwnym wypadku nie wywołają skutków prawnych wobec osób trzecich.
Dokumentem potwierdzającym niepełnosprawność w rozumieniu ustawy może być również wyrok wydany w trybie odwoławczym od rozstrzygnięć dotyczących orzeczeń dotyczących wydawanych przez zespołu do spraw orzekania o niepełnosprawności, a także wyroki wydawane przez sąd pracy i zabezpieczeń społecznych w sprawach dotyczących świadczeń, jeżeli w trakcie tego postępowania są podnoszone argumenty dotyczące rozstrzygnięcia lekarza orzecznika zus.
Dokumenty potwierdzające niepełnosprawność wydane w innych państwach nie potwierdzają niepełnosprawności w rozumieniu u.r.o.n. Obcokrajowcy mogą uzyskać orzeczenie w polskich organach orzeczniczych na takich samych zasadach jak Polacy. Dotyczy to również obywateli Ukrainy, którzy stopniowo uzyskują potwierdzenie swojej niepełnosprawności w zespołach do spraw orzekania o niepełnosprawności. Natomiast orzeczenia z państw trzecich mogą mieć zastosowanie do dokumentowania szczególnych schorzeń. Oprócz niepełnosprawności i jej stopni warto właściwie udokumentować również szczególne schorzenia występujące u osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Zatrudnienie tych osób wpływa na pomniejszenie wpłat na PFRON, ponieważ obniża ustawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Szczególne schorzenia to schorzenia potencjalnie zmniejszające wydajność pracy lub nadal spotykające się z niechętnym odbiorem społecznym. Zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania. (Dz.U. poz. 820; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. nr 125, poz. 1162) należą tu: choroba Parkinsona, stwardnienie rozsiane, paraplegia, tetraplegia, chemiplegia, znaczne upośledzenie widzenia, ślepota, niedowidzenie, głuchota, głuchoniemota, nosicielstwo wirusa HIV, choroba aids, epilepsja, przewlekła choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, miastenia i późne powikłania cukrzycy.
Pracodawcy są zachęcani do zatrudniania osób z tymi schorzeniami możliwością obniżenia ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. W praktyce obniżenie tego wskaźnika polega na wielokrotnym uwzględnieniu tej samej osoby przy obliczaniu wpłaty. Osoba o znacznym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach, wykazywana w E2, jest uwzględniana dodatkowo trzykrotnie, osoba o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach, wykazywana w E4, jest zaś uwzględniana dodatkowo dwukrotnie. Dzięki temu pracodawcy przy realnie niskim poziomie zatrudnienia osób niepełnosprawnych mogą łatwiej uzyskać zwolnienie z wpłat. [tabela 2]
Tabela 2. Przykładowe rozliczenia wpłat w innych przypadkach (w zł)
ZOG (E1) ZON (suma E2‒E7) 6 proc. z E1 Wariant 1: E2 = 0, E4 = 0 Wariant 2: E2 = 0,5 Wariant 3: E2 = 1 Wariant 4: E4 = 0,5 Wariant 5: E4 = 1
etaty brakujące wpłata na PFRON etaty brakujące wpłata na PFRON etaty brakujące wpłata na PFRON etaty brakujące wpłata na PFRON etaty brakujące wpłata na PFRON
100 0 6 6 15 208 6 15 208 6 15 208 6 15 208 6 15 208
100 1 6 5 12 673 3,5 8871 2 5069 4 10 138 3 7604
100 2 6 4 10 138 2,5 6337 1 2535 3 7604 2 5069
100 3 6 3 7604 1,5 3802 0 0 2 5069 1 2535
100 4 6 2 5069 0,5 1267 0 0 1 2535 0 0
100 5 6 1 2535 0 0 0 0 0 0 0 0
100 6 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
50 0 3 3 7604 3 7604 3 7604 3 7604 3 7604
50 1 3 2 5069 0,5 1267 0 0 1 2535 0 0
50 2 3 1 2535 0 0 0 0 0 0 0 0
50 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
30 0 1,8 1,8 4562 1,8 4562 1,8 4562 1,8 4562 1,8 4562
30 1 1,8 0,8 2028 0 0 0 0 0 0 0 0
30 1,8 1,8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
25 0 1,5 1,5 3802 1,5 3802 1,5 3802 1,5 3802 1,5 3802
25 1 1,5 0,5 1267 0 0 0 0 0 0 0 0
25 1,5 1,5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ZOG ‒ zatrudnienie ogółem.
ZON ‒ zatrudnienie osób niepełnosprawnych ogółem.
E2 ‒ zatrudnienie osób o znacznym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach.
E4 ‒ zatrudnienie osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach. ©℗
Szczególne schorzenia mogą być dokumentowane orzeczeniami potwierdzającymi niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n., w tym orzeczeniami niewybranymi przez pracodawcę do dokumentowania stopnia niepełnosprawności w danym okresie, innymi orzeczeniami (w tym orzeczeniami i dokumentami wydanymi winnych państwach), wyrokami, zaświadczeniami lekarza specjalisty. Niezalecane jest wskazywanie konkretnego schorzenia w zaświadczeniu lekarza specjalisty oraz posługiwanie się dokumentacją medyczną. Rozwiązania te niosą za sobą nieproporcjonalną ingerencję w sferę prywatności pracownika. Przy stosowaniu przepisów o obniżeniu wskaźnika ustawowego nie jest istotne, które z tych schorzeń wystąpiło, lecz to, że w ogóle wystąpiło którekolwiek z nich.
Nie ma również wymagań dotyczących tego, z którego elementu danego dokumentu ma wynikać stwierdzenie wystąpienia tych schorzeń u pracownika. Mogą być potwierdzone np. symbolem przyczyny niepełnosprawności (O, U, E), w tym w połączeniu z długim okresem ważności orzeczenia (P), wynikać z uzasadnienia do dokumentu, ze wskazań.
Bardzo ważne jest również wyznaczenie ram czasowych, w których dana osoba może być wliczana do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Określa to art. 2a u.r.o.n. Wynika z niego, że pracownik jest wliczany do stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych i do stanu osób o szczególnych schorzeniach od dnia przedstawienia tego orzeczenia pracodawcy. Oprócz tego art. 2a przewiduje dwa przypadki, w których stosuje się wsteczne zaliczenie pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, gdy pracownik przedstawia pracodawcy kolejne orzeczenie. Aby zastosować pierwszy przypadek wstecznego zaliczenia, muszą być spełnione dwa warunki:
  • wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia złożony nie później niż w dniu następującym po utracie ważności poprzedniego orzeczenia,
  • z kolejnego orzeczenia musi wynikać, że w dniu złożenia wniosku pracownik był niepełnosprawny (nie ma tu znaczenia stopień niepełnosprawności, lecz sam status osoby niepełnosprawnej).
W tym przypadku pracodawca wstecznie zalicza pracownika do stanu osób niepełnosprawnych od dnia złożenia przez pracownika wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia. Okres między dniem przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia a dniem utraty ważności przez poprzednie orzeczenie może być dowolnie długi. Jednak moment, od którego zalicza się wstecznie pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jest wyznaczony w sposób sztywny.
Jeżeli nie będą spełnione warunki do zastosowania wspomnianego wariantu wstecznego zaliczenia, to pracodawca nadal może wstecznie wliczyć pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w okresie, w którym z kolejnego orzeczenia wynika, że pracownik był osobą niepełnosprawną. Okres wstecznego zaliczenia w tym wariancie nie może być dłuższy niż trzy miesiące poprzedzające dzień przedstawienia kolejnego orzeczenia. Jednocześnie żaden z przepisów w art. 2a u.r.o.n. nie odnosi się do stopni niepełnosprawności. Umożliwia to pracodawcy wybranie wyższego stopnia niepełnosprawności, z którym pracownik zostanie zaliczony do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w okresie, w którym rozstrzygnięcia z dwóch orzeczeń się pokrywają.
Kolejną kwestią, na którą trzeba zwrócić uwagę, jest analiza treści orzeczeń, które mogą być modyfikowane przez akty prawne. Z reguły dotyczy to daty ważności orzeczenia, ewentualnie trwałego lub czasowego charakteru orzeczenia. Z ustawową modyfikacją okresu ważności orzeczenia mieliśmy już do czynienia w przepisach wydłużających wiek emerytalny. Ważną modyfikacją w tym zakresie była również ta wynikająca z art. 15h i 15zc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1370.). Zgodnie z art. 15h tej ustawy orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, wydane na czas określony, którego ważność:
  • upłynęła do 8 grudnia 2019 r. (gdy w tym terminie złożony wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia) ‒ zachowuje ważność do upływu 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności;
  • upływa w terminie 8 marca 2020 r. ‒ zachowuje ważność do upływu 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
Przepis ten ma zastosowanie tak długo, jak długo będzie obowiązywał którykolwiek ze stanów wymienionych w tych przepisach wydłużony o przewidziany w nich okres przejściowy. Dodatkowo należy wskazać, że dzień wydania nowego orzeczenia, o którym mowa w art. 15h, to dzień wydania ostatecznego orzeczenia. W związku z tym, gdy osoba niepełnosprawna odwołuje się od orzeczenia powiatowego zespołu do spraw orzekania o niepełnosprawności, jej dotychczasowe orzeczenie pozostaje ważne do czasu wydania orzeczenia przez wojewódzki zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności.

należna wpłata

Jak wspomniano wyżej, zgodnie z art. 21 ust. 1 u.r.o.n. wpłaty na PFRON stanowią iloczyn 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia ustalanego dla celów emerytalnych i liczby etatów brakujących do osiągnięcia wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych (z reguły 6 proc.).
Liczba brakujących etatów wykazywana w poz. 17 DEK-1-0 i DEK-1-a to różnica między liczbą etatów wymaganych ustawowo (E1 x 0,06) pomniejszoną o etaty obniżające (3 x E2 + 2 x E4) i o etaty rzeczywiście zapewniane (E2 + E3 + E4 + E5 + E6 + E7).

Przykład 8

Rozliczenie wpłat w przedsiębiorstwie (wariant 1)
Najpierw należy ustalić, ile etatów osób niepełnosprawnych powinno być zapewnionych przy wskaźniku ustawowym. W tym celu należy pomnożyć wskaźnik ustawowy (0,06) przez stan zatrudnienia ogółem pracodawcy z poz. E1 w DEK-1-0. Załóżmy, że pracodawca zatrudnia 100 pracowników w przeliczeniu na etaty, zatem liczba etatów osób niepełnosprawnych odpowiadająca wskaźnikowi ustawowemu to 0,06 x 100 = 6. Jeżeli pracodawca nie zatrudnia żadnej osoby niepełnosprawnej, to rzeczywiste zatrudnienie osób niepełnosprawnych (suma poz. E2-E7 w DEK-1-0) wynosi 0. Pracodawcy brakuje więc 6 etatów do osiągnięcia ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6 ‒ 0 = 6). Zatem wpłata będzie równa 0,4065 x 6235,22 zł x (6 - 0) = 15 208 zł.
Gdyby pracodawca ten zatrudniał jedną osobę, wpłata wyniosłaby 12 673 zł, tj. 0,4065 x 6235,22 zł x (6 ‒ 1). Zatem zatrudnienie pierwszej osoby zmniejszyło wpłatę o prawie 20 proc. Gdyby zatrudnił 4 osoby, to wpłata byłaby równa 5069 zł, tj. 0,4065 x 6235,22 zł x (6 ‒ 4).

Przykład 9

Rozliczenie wpłaty w przedsiębiorstwie (warianty 2‒5)
Pracodawca z poprzedniego przykładu chciałby obniżyć wpłatę dzięki zatrudnieniu osób o szczególnych schorzeniach. Ustawowo wymagana liczba etatów nie zmienia się i wynosi nadal 6, tj. 100 x 0,06.
Jeżeli w jednym etacie:
• pół etatu należałoby do osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach, to pracodawca uiściłby wpłatę w wysokości 10 138 zł; liczba brakujących etatów to (0,06 x 100 ‒ 2 x 0,5 ‒ 1) = 4; wpłata to 4 x 0,4065 x 6235,22 zł;
• pół etatu należałoby do osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach, to pracodawca uiściłby wpłatę w wysokości 8871 zł; liczba brakujących etatów to (0,06 x 100 ‒ 3 x 0,5 ‒ 1) = 3,5; wpłata to 3,5 x 0,4065 x 6235,22 zł.
Jeżeli jedyną osobą zatrudnioną na cały etat byłaby osoba o szczególnych schorzeniach i stopniu:
• umiarkowanym, to pracodawca uiściłby wpłatę w wysokości 7604 zł; liczba brakujących etatów to (0,06 x 100 ‒ 2 x 1 ‒ 1) = 3; wpłata to 3 x 0,4065 x 6235,22 zł;
• znacznym, to pracodawca uiściłby wpłatę w wysokości 5069 zł; liczba brakujących etatów to (0,06 x 100 ‒ 3 x 1 ‒ 1) = 2; wpłata to 2 x 0,4065 x 6235,22 zł.
Więcej przykładowych wariantów wyliczenia wpłat w tabeli. [tabela 2]
Przy obecnej wysokości kwot minimalnego i przeciętnego wynagrodzenia kwota 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego dla celów emerytalnych wynosi 2535 zł. Można więc stwierdzić, upraszczając, że kwoty „zaoszczędzone” w przypadku zatrudnienia osób o szczególnych schorzeniach są odpowiednio cztero- i trzykrotne wyższe (wynoszą odpowiednio ok. 10140 i 7605 zł). Wydaje się zatem, że jest to dobry moment, aby spojrzeć na ekonomiczną stronę zatrudniania osób niepełnosprawnych, zwłaszcza o szczególnych schorzeniach. W każdym przypadku, a w szczególności w przypadku osób o szczególnych schorzeniach, wydaje się, że nawet hipotetycznie niska wydajność tych pracowników, której mogą obawiać się niektórzy pracodawcy, a nawet koszty wdrożenia racjonalnych usprawnień, są w znacznym stopniu rekompensowane oszczędnościami wynikającymi ze zmniejszonej wpłaty na PFRON.

obniżenie wpłaty

U.r.o.n. przewiduje jednak sposoby obniżenia wpłaty na PFRON inne niż zatrudnianie osób niepełnosprawnych. Pracodawca może bowiem skorzystać z dwóch mechanizmów: ulgi za zakupy (art. 22 u.r.o.n.) i ulgi za dostępność (art. 21 ust. 8 u.r.o.n.).

Ulga za zakupy

Za nabycie produkcji lub usług (z wyłączeniem handlu) wytworzonych przez sprzedającego uprawnionego do wystawiania ulg przysługuje ulga za zakupy. Takim sprzedającym jest pracodawca z co najmniej 25-etatowym zatrudnieniem ogółem, który osiąga 30-proc. wskaźnik zatrudnienia osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub o stopniu umiarkowanym ze szczególnymi schorzeniami (upośledzenie umysłowe, choroby psychiczne, epilepsja, ślepota, całościowe zaburzenia rozwojowe). Projekt ustawy o ekonomii społecznej (druk nr 2321), nad którym pracuje Sejm, rozszerza krąg sprzedających o zakłady aktywności zawodowej i przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników (w etatach). Zakłady te nadal będą musiały utrzymywać 30-proc. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Listy nowych sprzedających będą dostępne u wojewodów, którzy przyznają statusy tym jednostkom.
Warunkiem nabycia ulgi jest terminowa i pełna zapłata za zakup (w dowolnej formie). Sprzedający domyślnie wystawia ulgi każdemu kontrahentowi, jednak wraz z pierwszą fakturą potwierdzającą uprawniający zakup sprzedawca informuje kontrahenta o zasadach nabywania i korzystania z ulg oraz o możliwości złożenia i odwołania oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z ulg. Wbrew nazwie oświadczenie to jest wyłącznie prośbą o nieprzesyłanie ulg przez sprzedającego. Jeżeli nabywca nie złożył tego oświadczenia, to do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności, nabywca może się spodziewać informacji INF-U, którą będzie mógł wykazać w deklaracji DEK-1-u załączanej do DEK-1-0, DEK-1-a lub DEK-1-b i tym samym obniżyć wpłatę.
Kwota ulgi zależy od tego, jaką część przychodów sprzedającego stanowią zakupy nabywcy, od struktury zatrudnienia sprzedającego i od minimalnego wynagrodzenia w poprzednim roku. Kwota ulgi nie może przekroczyć połowy należności za zakup (po korektach i zwrotach).
Obecnie korzystanie z ulgi polega na pomniejszeniu wpłaty należnej np. z poz. 19 DEK-1-0 o kwotę ulgi z poz. 26 DEK-1-0. Każda wpłata należna jest pokrywana tym rodzajem ulgi maksymalnie w 50 proc., a ulga niewykorzystana przechodzi na następne okresy.

Przykład 10

Wykorzystanie ulgi za zakupy
Nabywca ma 6600 zł ulg, a wpłata należna, którą chce obniżyć, wynosi 4000 zł. Wpłata jest więc pokrywana ulgami do kwoty 2000 zł (0,5 x 4000). Nabywca wykorzystał tę kwotę do obniżenia wpłaty. Do zapłaty pozostało 2000 zł (4000 zł ‒ 2000 zł), a do wykorzystania ma jeszcze 4600 zł ulg (6600 ‒ 2000).
Ze sposobem wyliczania wpłat, które można obniżyć za pomocą danej informacji INF-U, wiązało się wiele nieporozumień, które zostały usunięte w DEK-1-u. Nowa konstrukcja tego formularza pomaga wyznaczyć początkowy i końcowy okres, za który można wykorzystać ulgi. Rozwiązuje to również problemy interpretacyjne związane z korektami dokonywanymi po upływie sześciomiesięcznego okresu na wykorzystanie ulgi zgodnie ze stanowiskiem Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych. W związku z tym w DEK-1-u pojawiły się dane o zdatności INF-U oraz początkowy i końcowy okres sprawozdawczy, za które można korzystać z ulg. Korekty za te okresy można łatwo złożyć także po ich upływie.
Okresem początkowym jest okres sprawozdawczy pierwszej deklaracji, której termin składania upływa nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON. Natomiast okresem końcowym jest okres sprawozdawczy deklaracji, której termin składania lub poprzedzająca go data złożenia deklaracji przypada nie później niż w dniu następującym po dniu, z którym upływa okres na wykorzystanie obniżenia (obecnie jest to okres sześciomiesięczny wynikający z art. 22 ust. 4 u.r.o.n.).

Przykład 11

Okres początkowy i końcowy
Pracodawca otrzymał INF-U 16 czerwca 2022 r. Pierwszym terminem składania deklaracji DEK-1-0 przypadającym po dniu otrzymania informacji dotyczącej maja 2022 r. jest 20 czerwca 2022 r. Od dnia uzyskania INF-U może z niej korzystać do 17 grudnia 2022 r., po której to dacie INF-U stanie się nieprzydatna. Jeżeli do 16 grudnia 2022 r. pracodawca złoży INF-U za listopad 2022 r., to miesiąc ten będzie miesiącem końcowym, jeżeli do tego czasu złoży on DEK-1-0. W przeciwnym razie miesiącem końcowym będzie październik, za który termin dokonania wpłaty przypada 20 listopada 2022 r.

Ulga za dostępność

Ponad dwa lata temu została wprowadzona do u.r.o.n. ulga za dostępność, jednak funkcjonuje od około miesiąca, kiedy to wyłoniono podmioty certyfikujące. Jeżeli pracodawca niebędący podmiotem publicznym w rozumieniu ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079) posiada certyfikat dostępności, to obniża wpłatę należną o 5 proc. Ulga ta przysługuje w stałej wysokości (bez względu na liczbę posiadanych certyfikatów), a skorzystanie z niej nie pomniejsza 50-proc. limitu pokrywalności wpłaty, lecz powiększa go o punktów 5 procentowych.
Aby skorzystać z ulgi za dostępność, należy np. w DEK-1-0 w pozycji 20 zaznaczyć pole 1, w pozycji 21 ‒ pole 2, a w pozycji 22 wpisać kwotę równą 5 proc. kwoty z pozycji 19.

Przykład 12

Sprawdzenie prawidłowości wyliczeń
Pracodawca oblicza, czy prawidłowo obniżył wpłaty za lipiec, sierpień i wrzesień 2022 r. o ulgę za dostępność. Wpłata należna za lipiec to 1000 zł, za sierpień 1200 zł, za wrzesień zaś 1100 zł. Kwota ulgi za lipiec to 1000 zł x 0,05 = 50 zł, sierpień: 1200 zł x 0,05 = 60, a za wrzesień: 1100 zł x 0,05 = 55 zł.
Dodatkowo w deklaracji DEK-1-u należy podać szczegółowe informacje o certyfikacie wykorzystywanym do obniżenia bieżącej wpłaty z DEK-1-0 (należy określić rodzaj obniżenia (D0), nazwę i NIP jednostki certyfikującej, datę i znak certyfikatu).
Certyfikat jest dokumentem potwierdzającym spełnianie minimalnych wymagań dotyczących dostępności architektonicznej, cyfrowej i informacyjno-komunikacyjnej. Wydaje się go na okres czterech lat, po przeprowadzeniu audytu na podstawie umowy zawartej pomiędzy jednostką certyfikującą a wnioskodawcą. Certyfikat może zostać cofnięty, jeśli podmiot certyfikowany przestał spełniać wymagania potwierdzone tym dokumentem.
Tak jak w przypadku ulg za zakupy, ulga za dostępność wymaga dysponowania dokumentem uprawiającym do obniżenia wpłat w momencie stosowania ulgi. Okresem początkowym korzystania z ulgi za dostępność jest miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym pracodawca zawiadomił PFRON w deklaracji DEK-1-u o uzyskiwaniu certyfikatu dostępności. Dzięki temu pracodawca może wykorzystać certyfikat od razu po jego uzyskaniu. Jeżeli uzyskał certyfikat np. 15 czerwca, to, wypełniając 20 czerwca deklaracje DEK-1-0 i DEK-1-u, będzie mógł zgłosić ten certyfikat i od razu skorzystać z niego do obniżenia wpłaty za maj.
Okresem końcowym, za który można korzystać z ulgi za dostępność po raz ostatni, jest okres sprawozdawczy deklaracji, której termin składania lub poprzedzająca go data złożenia deklaracji przypada nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upływa czteroletni okres ważności certyfikatu dostępności lub certyfikat dostępności został cofnięty.

Przykład 13

Ważny moment składania deklaracji
Pracodawca utracił certyfikat 14 lipca 2022 r. Od 15 lipca nie ma już certyfikatu. Najbliższy termin złożenia DEK-1-0 to 20 lipca 2022 r. (za czerwiec 2022 r.). W tej deklaracji już nie może korzystać z ulgi za dostepność, bo stała się on niezdatna kilka dni wcześniej. Zatem okresem końcowym był maj 2022 r. (termin składania tej deklaracji to 20 czerwca 2022 r.) Byłoby inaczej, gdyby pracodawca złożył deklarację za czerwiec np. 12 lipca 2020 r., wtedy okresem końcowym byłby czerwiec. ©℗
poleca