Jeśli strony stosunku pracy zmieniły podstawę rozwiązania umowy, to pracodawca ma wydać nowy dokument. Nie wystarczy korekta poprzedniego
Marcin Nagórek radca prawny / Dziennik Gazeta Prawna
Zawarłem z pracownikiem ugodę pozasądową o sprostowaniu świadectwa pracy. Czy muszę wpisywać jakąś podstawę do sprostowania, skoro ustalono, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpi na mocy ugody? Czy ma to być nowe świadectwo, czy poprawione wcześniejsze? Czy data wydania świadectwa ma być aktualna?
Szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania i prostowania określa rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Zgodnie z jego par. 1 ust. 1 pkt 1a w świadectwie powinno się zamieścić podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W podanym stanie faktycznym nową podstawę rozwiązania umowy o pracę stanowi ugoda zawarta między pracodawcą a pracownikiem. Ugoda została zawarta za zgodną wolą stron. W konsekwencji można uznać, że ma ona cechy porozumienia stron, o którym mowa w art. 30 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.). To właśnie porozumienie (ugodę pozasądową) traktować należy jako nową podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę.
Warto zauważyć, że rozporządzenie zawiera nie tylko zakres danych, które winien uwzględnić w nim pracodawca, lecz także wzór świadectwa pracy. Ma on charakter obowiązujący, co oznacza, że pracodawca nie może go zmodyfikować wedle własnego uznania. Skoro zaś w świadectwie pracy należy wskazać podstawę rozwiązania stosunku pracy, to pracodawca winien umieścić w podanym stanie faktycznym wspomniany wyżej art. 30 par. 1 pkt 1 k.p. ze wskazaniem na porozumienie stron.
Tak jak przy wniosku
Jeśli chodzi o to, jakie świadectwo pracy powinien wydać pracodawca po dokonanych uzgodnieniach (nowy dokument lub poprzedni z uzupełnieniem), w zakresie nowej podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę posiłkowo można zastosować par. 5 ust. 1 rozporządzenia. Posiłkowo dlatego, że w istocie rzeczy ten przepis dotyczy sposobu postępowania pracodawcy w razie uwzględnienia wniosku pracownika w zakresie żądania sprostowania świadectwa pracy. W zdaniu drugim tego paragrafu wskazane jest zaś, że w razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie (7 dni) nowe świadectwo pracy.
Gdyby więc przyjąć, że w podanym stanie faktycznym, ugoda pozasądowa jest konsekwencją wniosku złożonego przez pracownika, to pracodawca obowiązany jest wydać nowy dokument świadectwa pracy. Nie jest więc wystarczające dokonanie korekty świadectwa uprzednio wystawionego.
Warto zwrócić także uwagę na par. 5 ust. 5 rozporządzenia. Wskazano tam, że pracodawca jest obowiązany, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo. Dodatkowo (jeśli strony ustaliły tak w ugodzie pozasądowej) w nowym świadectwie pracy może znaleźć się informacja, że jest to sprostowane świadectwo pracy.
Dbając o szczegóły
Przepisy nie przewidują jednak wprost, gdzie wpisać taką informację, dlatego przyjmuje się, że ewentualnie może znaleźć się ona w punkcie 6 świadectwa pracy, czyli w informacjach uzupełniających. Pamiętać jednak należy, że niedopuszczalne jest zamieszczanie w świadectwie pracy – chodzi o wspomniany punkt 6 – jakichkolwiek elementów ocennych pracownika, chociażby dotyczyły one jego pracy i były dla niego korzystne.
W interesie pracodawcy jest także, aby w aktach osobowych przechowywać kopię nowego świadectwa pracy oraz notatkę służbową informującą o wydaniu tego nowego świadectwa pracownikowi na skutek zmiany okoliczności stanowiących podstawę rozwiązania stosunku pracy. Taka praktyka powinna uchronić pracodawcę przed ewentualnym zarzutem naruszenia przepisów o wydawaniu świadectw pracy przez niezachowanie wymogu z art. 97 par. 1 k.p., tj. powinności niezwłocznego wydania tegoż dokumentu.
Z przepisów prawa pracy nie wynika, jaką datę należy wpisać na nowym dokumencie świadectwa pracy. Wskazane jest jednak, aby pracodawca sporządził dokument od nowa i opatrzył go datą rzeczywistego, tj. bieżącego wydania.
Uzupełniająco dodać należy, że jeżeli pracodawca odmawia wydania świadectwa pracy, pracownik może domagać się nakazania jego wydania w postępowaniu przed sądem pracy (tak Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 18 grudnia 1979 r., sygn. akt I PR 75/79, OSN 1980, nr 6, poz. 125).
Podstawa prawna
Art. 97 par. 1 i 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Par. 1 i 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.).