Na początek warto przypomnieć, że - zgodnie z Kodeksem pracy - wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 Kodeksu pracy). Kodeks stanowi również, że wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Gdy zażąda tego pracownik, pracodawca jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wypłata jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy (konto w banku), chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (w gotówce).

W określonych przez Kodeks pracy przypadkach wynagrodzenie pracownika może zostać pomniejszone o potrącenia. Żeby dokonać potrącenia najpierw należy ustalić kwotę od jakiej nastąpi potrącenie (czyli ustalamy podstawę potrącenia).

Podstawa potrącenia to wynagrodzenie pracownika po odliczeniu składki na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłaty na PPK (pracowniczy plan kapitałowy), jeśli dotyczy to danego pracownika.

Po wyliczeniu podstawy potrącenia można pomniejszyć wynagrodzenie pracownika o odpowiednią kwotę.

Jakie należności można potrącić z pensji?

Pracodawca zobowiązany jest przy potrącaniu stosować przepis art. 87 § 1 Kodeksu pracy, który określa, że z wynagrodzenia za pracę podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

  1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (należności alimentacyjne);
  2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (długi inne niż alimentacyjne);
  3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
  4. pieniężne kary porządkowe za nieprzestrzeganie przez pracownika np. organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp, ppoż, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia (chodzi o kary przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy - zobacz więcej na ten temat: Kodeks pracy 2020: Kary porządkowe. Co grozi pracownikowi za niewykonanie obowiązków służbowych >>>).

Ważne: Inne należności mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 Kodeksu pracy).

Powyższa kolejność należności, które wolno potrącić z pensji pracownika, ma ogromne znaczenie. Pracodawca musi stosować ową kolejność, jeśli np. w danym przypadku trzeba potrącić dwie lub nawet więcej należności (świadczenie alimentacyjne, inny dług, zaliczkę oraz karę porządkową).

Wynagrodzenie pracownika podlega ochronie, dlatego dokonywanie potrąceń z pensji ma swoje granice.

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

  • w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych - potrącenie możliwe do wysokości trzech piątych (60 proc.) wynagrodzenia;
  • w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - potrącenie możliwe do wysokości połowy wynagrodzenia.

Ponadto Kodeks pracy stanowi, że potrącenia na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia. Z kolei łączne potrącenie: alimentacyjne, należności innej niż alimenty oraz zaliczki - nie może w sumie przekroczyć trzech piątych (60 proc.) wynagrodzenia.

Jeśli pracownik jest zobowiązany do świadczenia alimentacyjnego, wówczas musi mieć na względzie, że - zgodnie z Kodeksem pracy - egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości podlegają: nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.

Czytaj więcej w: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami >>>

Kwota wolna od potrąceń

Zgodnie z art. 871 § 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

  • minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłat do PPK) - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (dług inny niż alimentacyjny);
  • 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
  • 90% minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu pieniężnych kar porządkowych.

Uwaga: Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy (pół etatu, 1/4 etatu, inny ułamkowy wymiar czasu pracy), powyższe kwoty ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

W przypadku należności alimentacyjnej ochrona w postaci kwoty wolnej od potrąceń nie ma zastosowania. Potrącenie alimentacyjne może wynieść nawet 60 proc. wynagrodzenia (także 60 proc. wynagrodzenia minimalnego).