Przedsiębiorca, który wykazał spadek obrotów gospodarczych spowodowanych COVID-19, ma możliwość ograniczenia wymiaru czasu pracy pracownikom do 20 proc.
Po takim obniżeniu pracownik powinien być jednak zatrudniony na przynajmniej 0,5 etatu, a jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Pracownik (wiek ponad 26 lat) zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie stałe miesięczne: 4200 zł brutto, obowiązujące od stycznia 2019 r. Od 14 kwietnia 2020 r. pracodawca na podstawie tarczy antykryzysowej obniżył mu wymiar czasu pracy o 20 proc. i proporcjonalnie zmniejszył wysokość wynagrodzenia. W związku z epidemią COVID-19 pracownik złożył wniosek o wykorzystanie 14-dniowego dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 17 do 30 marca 2020 r. z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad siedmioletnią córką. Kolejny wniosek o wykorzystanie owego zasiłku zatrudniony złożył w kwietniu 2020 r., na okres sprawowania osobistej opieki nad córką od 3 do 16 kwietnia 2020 r. Następnie pracownik wystąpił o wypłatę zasiłku opiekuńczego za okres od 4 do 18 maja 2020 r. Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów. Nie złożył wniosku o pobieranie zaliczki na podatek w wysokości 32 proc. Wynagrodzenie za pracę wraz z premią miesięczną zadaniową i innymi składnikami płacowymi wypłacane jest w tym zakładzie pracy na koniec danego miesiąca. Jak będzie wyglądała lista płac tego pracownika za marzec, kwiecień i maj 2020 r.?
Przedsiębiorca, który wykazał spadek obrotów gospodarczych spowodowanych COVID-19, ma możliwość ograniczenia wymiaru czasu pracy pracownikom do 20 proc., zgodnie z art. 15g ust. 8 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; dalej: specustawa o COVID-19). Po takim obniżeniu pracownik powinien być jednak zatrudniony na przynajmniej 0,5 etatu, a jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Pracodawca może w takim przypadku skorzystać z dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia pracownika płatne przez pracodawcę. Dotacja ta obejmuje 50 proc. wynagrodzenia po obniżeniu wymiaru czasu pracy (a więc odnosi się ją do bieżącej pensji pracownika). Przy czym maksymalna jej wartość to 40 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z kwartału poprzedzającego złożenie wniosku o dofinansowanie (2079,43 zł brutto) + 100 proc. należnych pracodawcy składek na ubezpieczenie społeczne (372,84 zł). Maksymalnie więc pomoc wyniesie 2452,72 zł dla pracownika.
Uwaga! Pojęcie wynagrodzenia na potrzeby niniejszego przepisu i zależność pomiędzy jego wypłatą a otrzymaniem dofinansowania przez pracodawcę są identyczne jak w przypadku przestoju ekonomicznego i zostały szczegółowo opisane w naszym poprzednim tekście: „Jak wyliczyć płace, gdy w trakcie miesiąca wprowadzono przestój ekonomiczny”, opublikowanym 7 maja 2020 r. (DGP nr 88).

Płaca za część miesiąca a choroba i zmiana etatu

Wprowadzenie obniżonych wymiarów czasu pracy nie od początku miesiąca, lecz w jego trakcie, będzie w praktyce oznaczało konieczność obliczenia wynagrodzenia w dwóch częściach – za pierwszą część miesiąca z wyższej stawki wynagrodzenia oraz według stawki obniżonej za te dni miesiąca, w których etat został zmniejszony. Należy zastosować algorytm obliczania wynagrodzenia za część miesiąca wynikający z par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
W przypadku choroby w trakcie miesiąca należy dokonać drugiego pomniejszenia wynagrodzenia za taki czas stosownie do odmiennego algorytmu, w którym wynagrodzenie dzieli się przez 30 (zgodnie z par. 11 ww. rozporządzenia). Przy chorobie – i tak samo przy zasiłku opiekuńczym – pomniejszanie jest dokonywane w dniach, również zasiłki są bowiem wypłacane w dniach. Zatem wynagrodzenie dzieli się przez 30 i mnoży przez liczbę dni zwolnienia, a następnie otrzymany wynik odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Uwaga! Jeśli absencja związana z zasiłkiem chorobowym/opiekuńczym przypada zarówno przed, jak i po obniżeniu wymiaru czasu pracy, to pomniejszeń należy dokonać oddzielnie dla każdego okresu – tj. najpierw od normalnego, a następnie od obniżonego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Dopiero na koniec obliczeń należy odjąć od wynagrodzenia, które przysługuje za cały miesiąc, dwie kwoty pomniejszenia ustalone według dwóch różnych algorytmów i w ten sposób otrzymamy wynagrodzenie do wypłaty. Takie działanie wykonujemy dwukrotnie dla wynagrodzenia przed obniżeniem i po obniżeniu wymiaru czasu pracy. Szczegółowe wyliczenia do tej części zawarto w etapie I rozliczenia. [stanowisko]
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2006 r. w sprawie obliczania wynagrodzenia przy zmianie etatu w ciągu miesiąca (GPP-471-4560-24/09/PE/RP)
„…kwestia sposobu obliczania wysokości wynagrodzenia pracownika ze stałą stawką miesięczną, któremu w trakcie miesiąca został podwyższony lub zmniejszony wymiar czasu pracy, nie została wprost uregulowana w przepisach. W tej sytuacji należy stosować odpowiednio § 12 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Wówczas miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu (wynikających z wymiaru etatu, na którym był zatrudniony pracownik), a następnie otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin, jaką przepracował według dotychczasowego wymiaru czasu pracy. Tak obliczona kwota stanowi wynagrodzenie za część miesiąca przepracowanego według dotychczasowego wymiaru. Następnie takie same zasady stosuje się odpowiednio do obliczenia wynagrodzenia za drugą część miesiąca, w trakcie której pracownik świadczył pracę w innym wymiarze czasu pracy. Na końcu sumuje się tak obliczone kwoty, które stanowią razem wynagrodzenie przysługujące za cały miesiąc”.

Podstawa zasiłkowa

Zgodnie z ustawą z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568; dalej: ustawa zasiłkowa) podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego jest ustalana tak jak podstawa zasiłku chorobowego. Zatem zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej podstawę wymiaru zasiłku przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednak zgodnie z art. 40 ustawy zasiłkowej w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy.
Uwaga! Obniżenie wymiaru czasu pracy w trybie art. 15g specustawy o COVID-19 spełnia przesłankę z art. 40 ustawy zasiłkowej, a zatem po jego wprowadzeniu należy ustalać na nowo podstawę zarówno dla zasiłków chorobowych, jak i opiekuńczych.

Opodatkowanie i oskładkowanie

Rozwiązania tarczy antykryzysowej nie wprowadziły zmian dotyczących opodatkowania oraz podstawy wymiaru składek ZUS opisywanych świadczeń, a więc wszystkie dalsze przeliczenia dokonywane na liście płac w celu uzyskania kwoty wynagrodzenia netto są dokonywane na ogólnych zasadach. ©℗
Rozliczenie
Obliczając wartość wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika w opisanej sytuacji, należy policzyć wartość wynagrodzenia za czas przepracowany oraz kwotę należnego zasiłku opiekuńczego. W celu pokazania różnic w określaniu sum do wypłaty w marcu, kwietniu i maju 2020 r. wyliczenia zaprezentowane zostaną dla tych trzech miesięcy.
etap i. Ustalamy wartość składników płacowych za marzec, kwiecień i maj 2020 r.
1. Wynagrodzenie za pracę
Za marzec 2020 r.: pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze stałe miesięczne w wysokości 4200 zł brutto. Należy obliczyć wartość wynagrodzenia za czas przepracowany z uwzględnieniem nieobecności w pracy przez 14 dni pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego.
4200 zł : 30 = 140 zł; 140 zł × 14 dni = 1960 zł; 4200 zł – 1960 zł = 2240 zł (wynagrodzenie za czas przepracowany)
Za kwiecień 2020 r.: pracownikowi po obniżeniu wymiaru czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze stałe miesięczne w wysokości 3360 zł brutto (4200 zł – 20 proc. × 4200 zł = 3360 zł). Należy obliczyć wartość wynagrodzenia za czas przepracowany z uwzględnieniem zmiany wymiaru etatu oraz nieobecności w pracy przez 14 dni pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego. Wyliczenia będą podzielone na okres, gdy pracownik zarabiał 4200 zł brutto (w pełnym wymiarze czasu pracy) oraz 3360 zł brutto (po obniżeniu wymiaru czasu pracy). Opieka nad dzieckiem trwała przez 11 dni w okresie zatrudnienia pracownika na pełen etat i przez 3 dni po zmianie wymiaru czasu pracy, dlatego poniższe wyliczenia zawierają pomniejszenie stałej stawki miesięcznej w odniesieniu do 11 i 3 dni.
W pierwszej kolejności wyliczamy wartość pomniejszenia stałej stawki miesięcznej 4200 zł za okres nieobecności pracownika w pracy przypadający przed zmianą wymiaru czasu pracy:
4200 zł : 30 = 140 zł; 140 zł × 11 dni = 1540 zł (zmniejszona stała stawka miesięczna za okres sprawowania opieki nad dzieckiem).
Liczba godzin nieprzepracowanych w kwietniu według stawki 4200 zł w związku ze zmianą wymiaru etatu i wynagrodzenia wynosi 104 godz. Teraz obliczamy wartość wynagrodzenia, o jaką należy pomniejszyć stawkę 4200 zł z powodu nieprzepracowania części miesiąca z prawem do takiego wynagrodzenia z powodu zmiany wymiaru etatu i pensji pracownika w trakcie miesiąca.
4200 zł : 168 godz. = 25 zł/godz.; 25 zł × 104 godz. = 2600 zł (zmniejszona stała stawka miesięczna za okres po zmianie wymiaru czasu pracy)
4200 zł – 1540 zł – 2600 zł = 60 zł (wynagrodzenie za czas przepracowany przed obniżeniem wymiaru czasu pracy)
Podobne wyliczenia wykonujemy dla wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy. W pierwszej kolejności wyliczamy wartość pomniejszenia za czas nieobecności pracownika w pracy przypadający po zmianie wymiaru czasu pracy, a następnie obliczamy według nowego wymiaru etatu liczbę godzin nieprzepracowanych w kwietniu z prawem do wynagrodzenia 3360 zł.
3360 zł : 30 = 112 zł; 112 zł × 3 dni = 336 zł (zmniejszona stała stawka miesięczna za okres sprawowania opieki nad dzieckiem)
Po zmianie wymiaru czasu pracy pracownik powinien zamiast 168 godzin pracować przez 134,4 godz. Liczba godzin nieprzepracowanych w kwietniu według nowego wymiaru etatu i stawki 3360 zł przed zmianą wymiaru etatu i wynagrodzenia wynosi 51,2 godz.
3360 zł : 134,4 godz. = 25 zł/godz.; 25 zł × 51,2 godz. = 1280 zł (stała stawka miesięczna za okres przed zmianą wymiaru czasu pracy)
3360 zł – 336 zł – 1280 zł = 1744 zł (wynagrodzenie za czas przepracowany po obniżeniu wymiaru czasu pracy)
Wynagrodzenie za kwiecień 2020 r.: 60 zł + 1744 zł = 1804 zł brutto
Za maj 2020 r.: pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze stałe miesięczne w wysokości 3360 zł brutto. Należy obliczyć wartość wynagrodzenia za czas przepracowany z uwzględnieniem nieobecności w pracy przez 15 dni pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego.
3360 zł / 30 = 112 zł; 112 zł × 15 dni = 1680 zł, 3360 zł – 1680 zł = 1680 zł (wynagrodzenie za maj 2020 r. za czas przepracowany)
2. Zasiłki opiekuńcze
Wyliczając wartość zasiłku opiekuńczego, uwzględniamy zasady ogólne wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Podstawa wymiaru zasiłku wypłacanego za okres opieki sprawowanej w marcu zostanie ustalona według wysokości wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających marzec 2020 r. Ta podstawa zasiłkowa będzie kontynuowana do wypłaty świadczenia przysługującego za kwietniowy okres sprawowania osobistej opieki nad córką. Natomiast wartość zasiłku opiekuńczego przysługującego za majową opiekę wyliczona zostanie z wynagrodzenia za maj po uzupełnieniu (w związku ze zmianą wymiaru czasu pracy w kwietniu 2020 r.).
Za marzec 2020 r.:
Wynagrodzenie za pracę za okres marzec 2019 r.–luty 2020 r. w wysokości 4200 zł brutto uwzględnione w podstawie zasiłkowej po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne w łącznej wysokości 13,71 proc. podstawy wynosi 43 490,16 zł. Wartość przeciętna miesięczna podstawy zasiłkowej wynosi tym samym 3624,18 zł.
3624,18 zł : 30 = 120,81 zł; 120,81 zł × 80 proc. = 96,64 zł; 96,65 zł × 14 dni = 1353,10 zł brutto
Za kwiecień 2020 r.:
Wartość przeciętnej miesięcznej podstawy zasiłkowej uwzględnianej przy wyliczaniu zasiłku opiekuńczego za marzec będzie kontynuowana do wyliczeń na liście płac za kwiecień 2020 r.
3624,18 zł : 30 = 120,81 zł; 120,81 zł × 80 proc. = 96,65 zł; 96,65 zł × 14 dni = 1353,10 zł brutto
Za maj 2020 r.:
Wynagrodzenie za pracę za maj 2020 r. w wysokości 3360 zł brutto uwzględnione w podstawie zasiłkowej po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne w łącznej wysokości 13,71 proc. podstawy wynosi 2899,34 zł. Kwota ta stanowi wartość przeciętną miesięczną podstawy zasiłkowej.
2899,34 zł : 30 = 96,64 zł; 96,64 zł × 80 proc. = 77,31 zł; 77,31 zł × 15 dni = 1159,65 zł brutto
etap ii. Określamy podstawę obliczania wartości składek i przychodu do opodatkowania
Obliczając podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, pracodawca uwzględni wynagrodzenie za pracę. W podstawie tej nie bierze się pod uwagę zasiłku opiekuńczego.
Wartość składników płacowych podlegających składkowaniu: w marcu 2020 r. to 2240 zł;
w kwietniu 2020 r. to 1804 zł; w maju 2020 r. to 1680 zł.
Na potrzeby opodatkowania przychodem będzie zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i zasiłek opiekuńczy.
Suma składników płacowych podlegających opodatkowaniu: w marcu 2020 r. to 2240 zł + 1353,10 zł = 3593,10 zł; w kwietniu 2020 r. to 1804 zł + 1353,10 zł = 3157,10 zł; w maju 2020 r. to 1680 zł + 1159,65 zł = 2839,65 zł.
etap iii. Ustalamy wartości do wypłaty za marzec, kwiecień i maj 2020 r. (tabela)
Etap naliczeń Pozycja Składniki Działanie mające na celu wyliczenie kwoty poszczególnych składników płacowych Kwota (w zł) – lista płac za marzec 2020 r. Kwota (w zł) – lista płac za kwiecień 2020 r. Kwota (w zł) – lista płac za maj 2020 r.
1.1 Wartość wynagrodzenia za pracę za przepracowaną część miesiąca 2240,00 1804,00 1680,00
1.2 Zasiłek opiekuńczy 1353,10 1353,10 1159,65
KROK 1 – Składki na ubezpieczenia społeczne 2 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe Poz. 1.1. 2240,00 1804,00 1680,00
3 Składka na ubezpieczenie emerytalne – koszt pracownika Poz. 2 × 9,76 proc. 218,62 176,07 163,97
4 Składka na ubezpieczenia rentowe – koszt pracownika Poz. 2 × 1,50 proc. 33,60 27,06 25,20
5 Składka na ubezpieczenie chorobowe – koszt pracownika Poz. 2 × 2,45 proc. 54,88 44,20 41,16
6 Razem składki na ubezpieczenia społeczne – koszt pracownika Poz. 3 + poz. 4 + poz. 5 307,10 247,33 230,33
KROK 2 – Składka zdrowotna 7 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne Poz. 2 – poz. 6 1932,90 1556,67 1449,67
8 Składka zdrowotna w całości Poz. 7 × 9 proc. 173,96 140,10 130,47
9 Część składki zdrowotnej odliczana od zaliczki na podatek dochodowy Poz. 7 × 7,75 proc. 149,80 120,64 112,35
KROK 3 – Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 10 Przychód brutto ogółem na potrzeby podatkowe Poz. 1.1 + poz. 1.2 3593,10 3157,10 2839,65
11 Koszty uzyskania przychodów podstawowe 250,00 250,00 250,00
12 Dochód do opodatkowania (podstawa opodatkowania) Poz. 10 – poz. 11 – poz. 6; wynik po zaokrągleniu do pełnych zł 3036,00 2660,00 2359,00
13 Kwota zmniejszająca podatek złożony PIT-2 43,76 43,76 43,76
14 Podatek wyliczony według skali przed odliczeniem składki zdrowotnej (poz. 12 × 17 proc.) – poz. 13 472,36 408,44 357,27
15 Zaliczka na podatek do wpłacenia do urzędu skarbowego Poz. 14 ‒ poz. 9; wynik po zaokrągleniu do pełnych zł 323,00 288,00 245,00
KROK 4 – Wynagrodzenie do wypłaty 16 Wartość netto Poz. 1.1 + poz. 1.2. – poz. 6 – poz. 8 – poz. 15 2789,04 2481,67 2233,85
17 Potrącenia z wynagrodzenia 0,00 0,00 0,00
18 Dodatki do kwoty netto 0,00 0,00 0,00
19 Wartość do wypłaty Poz. 16 – poz. 17 + poz. 18 2789,04 2481,67 2233,85