Na liście osób zgłoszonych do PPK stanowiącej załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którą nasza firma zawarła 12 listopada, wskutek błędu znalazły się dane kilku osób, które na ten dzień już u nas nie pracowały. Na szczęście nie odprowadziliśmy za nich wpłat do PPK. Chcielibyśmy jednak wiedzieć, czy jest możliwe wykreślenie tych osób nie tylko z listy uczestników PPK, która trafiła do instytucji finansowej, ale także np. z ewidencji uczestników programu prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju?
Tak. W każdej sytuacji, w której pracownicy (i nie tylko) zostali zapisani do PPK, mimo że nie powinni, bo nie są już zatrudnieni w danym podmiocie albo np. skończyli już 55 lat i nie złożyli wniosku o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, możliwe jest wykreślenie ich z prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju ewidencji uczestników programu wraz z anonimizacją ich danych. Wystarczy, że pracodawca zgłosi ten fakt instytucji finansowej, z którą ma zawartą umowę o zarządzanie PPK.
Podmiot zatrudniający, który zorientuje się, że wskutek pomyłki zgłosił instytucji finansowej osoby, które nie chciały być zapisane do PPK (złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat przed zawarciem umowy o prowadzenie) albo nie mogą być zapisane do tego programu, bo nie spełniają definicji osoby zatrudnionej (np. wykonują obowiązki na podstawie umowy zlecenia, z której podlegają wprawdzie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie obowiązkowo, a dobrowolnie), powinien jak najszybciej złożyć do instytucji finansowej, z którą ma zawartą umowę o zarządzanie PPK, wniosek o wycofanie przesłanych jej przez pomyłkę danych (i ich anonimizację). Musi on zawierać również uzasadnienie, czyli podanie powodu dlaczego według niego taka anonimizacja jest konieczna. Jest to istotne, bo nie w każdej sytuacji instytucja finansowa zgodzi się na realizację takiego wniosku. Nie może np. zgodzić się na wykreślenie danych uczestników PPK, którzy po prawidłowym zapisaniu ich do programu złożyli po prostu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat.