Projektem w sprawie akt zatrudnionych wkrótce ma zająć się rząd. Wcześniej doprecyzuje go komisja prawnicza RCL.
Pracodawcy mogą odetchnąć z ulgą – rząd nie rezygnuje ze zmian w k.p., które umożliwią firmom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (i skrócą okres jej przechowywania). Ostatnia wersja projektu w tej sprawie (z 19 września 2017 r.) jest mocno okrojona w porównaniu z tą pierwotną (z listopada 2016 r.), ale przewiduje najważniejszą dla firm możliwość – zakładanie akt pracowniczych nowozatrudnionych osób w formie elektronicznej lub digitalizację dokumentacji zatrudnionych już osób. Zrezygnowano za to – zgodnie z zapowiedziami – z wykorzystania na szerszą skalę komunikacji elektronicznej w stosunkach pracy (np. nie będzie można złożyć wypowiedzenia umowy w formie e-mailowej).
Omawianym projektem zajmował się już Komitet Stały RM, który zdecydował o skierowaniu go do komisji prawniczej (ma ona m.in. doprecyzować definicje zawarte w nowych przepisach). Zmodyfikowane propozycje trafią pod obrady Rady Ministrów, a następnie do Sejmu. Jeśli ustawa zostanie uchwalona, zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.
Reklama
Skan i druk
Zgodnie z nowymi przepisami to pracodawca zdecyduje o tym, czy prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Zmianę w tym zakresie (np. z formy papierowej na elektroniczną) będzie mógł przeprowadzić zarówno w trakcie zatrudnienia pracownika, jak i po jego zakończeniu (w okresie przechowywania akt osobowych podwładnego).

Reklama
Konwersja z wersji papierowej na elektroniczną będzie polegała na sporządzeniu skanu dokumentów i opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej osoby. Następnie dokument elektroniczny zostanie zapisany w systemie teleinformatycznym firmy lub na nośniku danych wykorzystywanym przez pracodawcę do prowadzenia akt pracowniczych (szczegółowe zasady, w tym gwarantujące bezpieczeństwo i poufność danych, zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy). Z kolei zmiana wersji elektronicznej w papierową będzie polegać na sporządzeniu wydruku dokumentu cyfrowego, który pracodawca opatrzy podpisem.
To właśnie kwestie związane z definicją poszczególnych form doprecyzuje jeszcze komisja prawnicza (np. zgodnie z tymi przepisami można kwestionować, czy oryginał dokumentu spełnia wymóg wersji papierowej, skoro nie jest zeskanowany i opatrzony podpisem; powstaje też np. wątpliwość co do faksów lub ksero dokumentów).
Z punktu widzenia firm istotne znaczenie ma też ograniczenie biurokratycznych obowiązków. Dla przykładu, jeśli firma ponownie przyjmie do pracy tę samą osobę (w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie), będzie mogła kontynuować prowadzenie istniejącej już i przechowywanej dokumentacji (nie musi przygotowywać nowej).
Zabezpieczone będą także interesy pracowników. Firmy zostaną zobowiązane do informowania podwładnych o każdorazowej konwersji akt i możliwości odbioru przez nich poprzedniej ich postaci (np. dokumentów papierowych po przejściu na wersję elektroniczną).
Obaw nie brakuje
Omawiane zmiany zdecydowanie popierają pracodawcy.
– W XXI w. możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji powinna być standardem. Brak takich regulacji negatywnie wpływa na konkurencyjność polskich firm – tłumaczy Wioletta Czaplicka-Żukowska, ekspert Pracodawców RP.
Podkreśla, że zatrudniający liczą na wprowadzenie omawianych modyfikacji i ich akceptację przez wszystkie zainteresowane strony.
– W szczególności mamy nadzieję na to, że elektronicznych dokumentów nie będzie kwestionować Państwowa Inspekcja Pracy – dodaje.
Znacznie bardziej sceptyczne stanowisko przedstawiają związki zawodowe.
– Na etapie konsultacji tych zmian zabrakło szczegółowych informacji. Akta osobowe pracowników zawierają istotne i wrażliwe dane, a projekt – choćby w ogólny sposób – nie określa sposobów ich zabezpieczenia. Tymczasem zagrożeń jest wiele – firma może utracić te dokumenty np. w wyniku ataku hakerskiego lub awarii systemu teleinformatycznego – zauważa Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ.
Jego zdaniem zmiany mogą też utrudnić kontrole PIP.
– Dostęp inspektorów do dokumentów elektronicznych może być ograniczony – podsumowuje.
Jak obecnie należy prowadzić dokumentację pracowniczą / Dziennik Gazeta Prawna