Obserwujemy w Polsce dynamiczny rozwój sektorów BPO (ang. business process outsourcing) i SSC (ang. shared service centre). Przedsiębiorcy powszechnie zlecają zewnętrznym partnerom outsourcingowym wykonywanie wybranych czynności związanych z obsługą ich działalności (np. księgowość, IT). Wiele podmiotów decyduje się również na utworzenie centrum usług wspólnych. Poniżej omawiamy wybrane problemy prawa pracy, z jakimi najczęściej mierzą się przedsiębiorcy z tej branży.
Młodszy może zarabiać więcej
Reklama
PROBLEM Sektor BPO i SSC zatrudnia w Polsce blisko 200 tys. osób. Coraz trudniej pozyskać wykwalifikowane kadry. Aby być atrakcyjnymi i przyciągnąć nowych pracowników, niejednokrotnie musimy oferować im wyższe pensje niż te, jakie otrzymują pracownicy z dłuższym stażem. Czy nowi, młodzi pracownicy mogą zarabiać więcej niż ci starsi?

Reklama
ODPOWIEDŹ Młodsi pracownicy mogą zarabiać więcej, o ile nie narusza to zasady równego traktowania. Jeżeli wykonują inną pracę niż ich starsi koledzy czy koleżanki, różniącą się co do rodzaju, ilości, zakresu zadań i poziomu odpowiedzialności, to zróżnicowanie pensji jest dopuszczalne. Natomiast jeśli praca jest taka sama lub podobna, młodszy może zarabiać więcej, o ile istnieją obiektywne kryteria inne niż staż pracy, uzasadniające takie zróżnicowanie (np. większa wiedza lub specjalizacja, wyższa jakość pracy). Staż jest tylko jednym z czynników, ze względu na które można ważyć wysokość wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że pracownik z dłuższym stażem musi zarabiać więcej. Jednak w każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać istnienie obiektywnego uzasadnienia zróżnicowania płac.
Jeżeli stanowiska pracy lub zakres obowiązków pracownika młodszego i starszego są takie same lub różnią się tylko nieznacznie, a dodatkowo nie zachodzą inne przesłanki uzasadniające zróżnicowanie wynagrodzeń, to może ono zostać uznane za nierówne traktowanie lub dyskryminację.
Programy referencyjne – uwaga na dane osobowe
PROBLEM Chcemy stworzyć program referencyjny, który ma być jednym ze sposobów pozyskiwania nowych kadr. Miałby polegać na polecaniu kandydatów do pracy przez naszych pracowników. Jeżeli dana osoba zostanie zatrudniona i pozytywnie przejdzie okres próbny, pracownik, który ją polecił, otrzyma w zamian świadczenie pieniężne w wysokości 5 tys. zł. Czy jest to dopuszczalne?
ODPOWIEDŹ Taki sposób rekrutacji jest dopuszczalny i powszechnie stosowany. Wiąże się jednak z istotnym ryzykiem bezprawnego przetwarzania danych osobowych osób polecanych. Dojdzie do tego już w momencie podania pracodawcy personaliów takiej osoby. Nie są to jeszcze kandydaci do pracy, a dopiero osoby polecone. Nie ma zatem podstawy w kodeksie pracy do przetwarzania ich danych przez pracodawcę. Dlatego rekomendujemy nałożenie na pracownika polecającego taką osobę obowiązku uzyskania od niej pisemnej zgody na przekazanie i wykorzystanie jej danych przez potencjalnego pracodawcę. Powinna być ona udzielona jeszcze przed przekazaniem pracodawcy informacji o tej osobie. Alternatywnie program referencyjny może być skonstruowany tak, aby osoby polecane same zgłaszały się do pracodawcy, już jako kandydaci. Wówczas podstawa do przetwarzania ich danych wynika z kodeksu pracy.
Zalecamy też dokładne opisanie mechanizmu polecania kandydatów do pracy oraz umieszczenie wzoru zgody na przetwarzanie danych osobowych w przepisach wewnątrzzakładowych. Możliwość wzięcia udziału w programie powinna być przy tym zapewniona na jednakowych zasadach każdemu pracownikowi. Pozwoli to na uniknięcie zarzutów związanych z arbitralnością oraz naruszaniem przepisów dotyczących danych osobowych.
Praca zdalna – jak ją uregulować i co z bhp
PROBLEM Chcielibyśmy umożliwić naszym pracownikom świadczenie pracy z domu przez dwa dni w tygodniu. Jak to uregulować? Jakie obowiązki ciążą na nas, zwłaszcza w zakresie bhp?
ODPOWIEDŹ W polskim prawie pracy nie ma pojęcia pracy zdalnej. Uregulowana została tylko telepraca, która dotyczy takich sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę i przekazuje jej wyniki za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a przy tym ma to charakter regularny. Regularność oznacza tu te same dni miesiąca czy tygodnia. Nie będzie zatem telepracą praca w domu tylko sporadycznie i nieregularnie. Wyklucza ją też przekazywanie efektów pracy osobiście.
Stosowanie pracy zdalnej niemieszczącej się w pojęciu telepracy wymaga więc uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych. Najlepiej zrobić to analogicznie do telepracy (m.in. w zakresie potwierdzania wyników pracy, kontroli jej wykonywania czy potwierdzania obecności). Problematyczne pozostają kwestie bhp. W przypadku telepracy pracodawca jest zwolniony z wielu obowiązków w tym zakresie. Brak uregulowania pracy zdalnej to duży problem, bo trudno od pracodawcy wymagać, żeby zapewniał szczegółowe warunki bhp w miejscu jej wykonywania. Przyjmuje się jednak, że na pracodawcy ciążą wyłącznie takie obowiązki w zakresie bhp, które – z uwagi na charakter i sposób wykonywania pracy – są możliwe do spełnienia. Ich zakres jest zatem bardziej ograniczony niż wobec pracujących stacjonarnie.
Pracownik CUW może zarabiać mniej
PROBLEM Utworzyliśmy centrum usług wspólnych w formie spółki zależnej. Czy w CUW możemy płacić mniej niż w spółce matce?
ODPOWIEDŹ Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, która zatrudnia pracowników. W tym przypadku są to spółka matka oraz spółka zależna – CUW. Porównywanie sytuacji pracowników (w kontekście równego traktowania) może się odbywać tylko w obrębie tego samego pracodawcy, a nie całej grupy kapitałowej. Każdy z tych pracodawców ma swobodę w określaniu warunków zatrudnienia, które mogą być kształtowane w różny sposób u każdego z nich, bez narażania się na zarzut naruszenia zasady równego traktowania. Zatem pracownik CUW może zarabiać mniej niż jego kolega czy koleżanka w spółce matce. Od tego są jednak wyjątki, jeśli celem jest przeciwdziałanie nadużyciom. Chodzi o sytuacje, w których spółka zależna została utworzona tylko po to, aby uniknąć płacenia pracownikom wyższych wynagrodzeń obowiązujących w spółce matce. Wówczas dopuszczalne jest porównywanie sytuacji pracownika spółki zależnej z sytuacją zatrudnionych w spółce dominującej (tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 18 września 2014 r., sygn. akt III PK 136/13, powołując się na zasadę tzw. przebijania zasłony korporacyjnej, ang. piercing the corporate veil). Dotyczy to jednak absolutnie wyjątkowych sytuacji nadużycia prawa. Utworzenie CUW ma zwykle głębokie uzasadnienie biznesowe i trudno w takich przypadkach mówić o nadużyciu.
Składki ZUS od podwykonawców
PROBLEM Nasza spółka korzysta z usług zewnętrznej firmy informatycznej. Dowiedzieliśmy się, że jeden z naszych pracowników podpisał umowę-zlecenie z tamtą firmą i dorabia sobie po godzinach, serwisując nasz sprzęt IT. Czy ZUS zażąda od nas zapłaty dodatkowych pieniędzy?
ODPOWIEDŹ Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ZUS zwróci się do pracodawcy o zapłatę zaległych składek od umowy-zlecenia z firmą informatyczną w zakresie, w jakim praca była faktycznie świadczona na rzecz tej spółki. ZUS uznaje bowiem, że kiedy pracownik danej firmy jednocześnie wykonuje na jej rzecz usługi poprzez inny podmiot na podstawie zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej, to płatnikiem wszystkich składek powinien być pracodawca, a nie zleceniodawca. Przychody z umowy cywilnoprawnej są wtedy oskładkowane tak, jak przychody z umowy o pracę. ZUS nakazuje zapłatę składek od łącznego przychodu uzyskiwanego z obu umów. Swoje działania opiera na ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.) oraz wykładni tego przepisu w uchwale Sądu Najwyższego z 2 września 2009 r., sygn. akt II UZP 6/09.
Tak szeroka wykładnia stosowana przez ZUS wydaje się nieuzasadniona. Celem art. 8 ust. 2a ustawy jest zapobieganie obchodzeniu prawa przez przedsiębiorców, którzy korzystali z pracy własnych pracowników zatrudnionych po normalnych godzinach pracy przez firmy zewnętrzne na podstawie umów cywilnoprawnych, aby uniknąć obciążeń związanych m.in. z nadgodzinami. Nie chodzi tu o karanie firm korzystających z pomocy podmiotów zewnętrznych. Dopóki jednak nie zmieni się opinia sądów co do wykładni przepisów, trudno liczyć na to, aby ZUS złagodził swoje stanowisko.
Elastyczne rozwiązania w zakresie czasu pracy
PROBLEM Nasi pracownicy oczekują coraz większej elastyczności w zakresie godzin i organizacji pracy. Jako spółka z branży IT jesteśmy gotowi im na to pozwolić. Nie muszą przebywać w biurze stale, ale często zdarza się tak, że potrzebujemy ich pilnie w różnych godzinach. Jak w takim przypadku rozliczać czas pracy, aby nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów?
ODPOWIEDŹ Niestety polskie prawo pracy nie odpowiada do końca potrzebom współczesnego rynku pracy, zwłaszcza w zakresie uelastyczniania godzin pracy. Regulacje dotyczące czasu pracy są nadmiernie rozbudowane i kazuistyczne, a istniejące systemy pracy dość sztywne i ograniczające. Każde z dostępnych rozwiązań stanowi pewien gorset, w który pracodawca jest zmuszony się wpasować. Podstawową kwestią jest wybranie przez niego systemu dostosowanego do rytmu i specyfiki danej pracy. Niekiedy dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z kilku systemów. Jeżeli w firmie różni pracownicy wykonują pracę o odmiennym charakterze, wymagającą innych godzin pracy, warto rozważyć połączenie dwóch systemów czasu pracy. W ten sposób np. konsultanci mogliby pracować w systemie zadaniowym, a księgowe w podstawowym. Jednak co do zasady zakazane jest stosowanie mieszanego czasu pracy w stosunku do tego samego pracownika. Każdy z zatrudnionych musi być przyporządkowany do jednego systemu czasu pracy, co powinno zostać precyzyjnie uregulowane w regulaminie pracy.
O czym warto pamiętać
! Stosowanie pracy zdalnej, która nie mieści się w pojęciu telepracy, w tym obowiązki pracodawcy w zakresie bhp, powinny być uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych.
! Zakazane jest stosowanie mieszanego czasu pracy w stosunku do tego samego pracownika. Każdego z zatrudnionych trzeba przyporządkować do jednego systemu czasu pracy.
! Wprowadzając program referencyjny, należy nałożyć na pracownika polecającego daną osobę obowiązek uzyskania od niej pisemnej zgody na przetwarzanie danych.
! Sam staż pracy nie musi decydować o wysokości wynagrodzenia. Młodszy pracownik może zarabiać więcej, o ile nie narusza to zasady równego traktowania.