Pracodawca (tak jak ZUS) może może przeprowadzać kontrole zaświadczeń lekarskich w dwóch zakresach:

  • bada prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy (na podstawie art. 59 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.), 
  • sprawdza prawidłowość wykorzystania zwolnień lekarskich (na podstawie art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Kontrola formalna zaświadczeń lekarskich

Pierwszy rodzaj kontroli ma charakter formalny. Płatnik składek, a więc także pracodawca, sprawdza, czy zwolnienie wystawione na druku ZUS ZLA zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich oraz czy nie zostało sfałszowane.

Pracodawca, który zauważy nieprawidłowości, powinien:

  • zwrócić zwolnienie do poprawki, jeśli jest ono błędnie wystawione, na przykład brakuje numeru PESEL ubezpieczonego,
  • wystąpić do lekarza wystawiającego zaświadczenie o wyjaśnienie sprawy, jeżeli zachodzi podejrzenie, że zostało ono sfałszowane,
  • wystąpić o wyjaśnienie do ZUS, jeżeli zachodzi podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało wydane niezgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Kontrola formalna należy przy tym do obowiązków każdego płatnika składek, bez względu na liczbę zatrudnianych osób.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich

Jednak już kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może przeprowadzić tylko pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, czyli o ile zatrudnia co najmniej 20 pracowników. W innych przypadkach ten obowiązek ciąży na ZUS.

Sama kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich polega na ustaleniu, czy dana osoba w okresie, w którym jest niezdolna do pracy:

  • nie wykonuje pracy zarobkowej,
  • nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Kontrolę może przeprowadzić osobiście pracodawca, zazwyczaj jednak deleguje do tego zadania innego pracownika, który musi w tym celu otrzymać specjalne upoważnienie.

Kontrola powinna zostać przeprowadzona w miejscu zamieszkania pracownika, miejscu jego czasowego pobytu lub w drugim miejscu pracy pracownika albo w miejscu, w którym prowadzi on działalność gospodarczą. Jeżeli kontrolujący nie zastanie pracownika w którymś z tych miejsc, kontrolę należy powtórzyć, a dana osoba musi usprawiedliwić swoją nieobecność - na przykład wizyta u lekarza, na rehabilitacji czy nawet w aptece nie jest zazwyczaj uznawana przez pracodawcę za nadużycie zwolnienia. Pracownik na złożenie wyjaśnień ma określony termin.

Jeśli osoba kontrolująca stwierdzi jednak, że pracownik niewłaściwie wykorzystuje zwolnienie, sporządza protokół kontroli, w którym musi podać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zaświadczenia lekarskiego. Protokół winna podpisać także osoba kontrolowana, która może również zamieścić w nim swoje ewentualne uwagi.

Sporządzony protokół stanowi podstawę do pozbawienia prawa do zasiłku chorobowego za cały okres objęty zaświadczeniem ZUS ZLA, chyba że w tym czasie przebywał w szpitalu. Za okres hospitalizacji świadczenia się nie odbiera.

Jeżeli natomiast pracodawca chciałby, aby zaświadczenie lekarskie zostało sprawdzone pod kątem prawidłowości orzeczonej w nim czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, musi zgłosić się w tej sprawie do właściwego oddziału ZUS. Jak wygląda kontrola ZUS przeczytasz tutaj >>

Podstawa prawna

Rozporządzenie MPiPS z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. nr 65, poz. 743 z późn. zm.).