W ubezpieczeniach grupowych ubezpieczającym – czyli podmiotem, który zawiera z ubezpieczycielem umowę ubezpieczenia – jest zakład pracy. Pracownik ma natomiast status ubezpieczonego, czyli osoby, która jest objęta ochroną ubezpieczeniową. To nakłada na pracodawcę kilka obowiązków związanych z umożliwieniem pracownikom przystąpienia do ubezpieczenia. Najpoważniejszym z nich jest przekazywanie za podwładnych składki. Może ona być potrącana z wynagrodzenia zatrudnionych lub też być fundowana przez zakład pracy.

Umowa grupowego ubezpieczenia pracowników na życie stanowi przykład umowy zawieranej na cudzy rachunek (regulowanej w art. 808 kc). W konsekwencji to pracodawca – a nie pracownik – obciążony jest zobowiązaniem płatniczym w postaci składki, nawet jeśli ciężar jej finansowania ponoszą pracownicy, którzy akceptując warunki ubezpieczenia, wyrażają jednocześnie zgodę na jej potrącanie z ich wynagrodzenia. Stroną umowy ubezpieczenia jest pracodawca, który przekazuje składkę zakładowi ubezpieczeń.

Do innych obowiązków, które leżą po stronie pracodawcy, należy stworzenie pracownikom warunków, które umożliwią im przystąpienie do ubezpieczenia i zapoznanie się z jego warunkami. Pracodawca musi m.in. udostępnić podwładnym warunki ubezpieczenia, na podstawie których została zawarta umowa (powinno to nastąpić przed odebraniem od nich deklaracji przystąpienia), czy też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie umowy ze strony ubezpieczającego i poinformować o tym ubezpieczonych. Może to być osoba wyznaczona przez pracodawcę albo też pracownik lub pośrednik towarzystwa ubezpieczeniowego.

Kolejne obowiązki są związane z dokumentacją umowy ubezpieczeniowej. Zakład pracy ma obowiązek przechowywania deklaracji przystąpienia, złożonych przez ubezpieczonych, przekazywania wraz ze składkami ich rozliczenia z wykazem ubezpieczonych oraz informowania zakładu ubezpieczeń o zmianie wszelkich danych dotyczących ubezpieczającego, a także ubezpieczonych czy uposażonych, jeżeli zmiany te nie zostały dokonane przez ubezpieczonych.

Warto zwrócić uwagę, że w tego typu umowach same zakłady ubezpieczeń bardzo często stosują bądź są skłonne stosować zapisy ułatwiające współpracę stron w celu realizacji wzajemnych zobowiązań. W ten sposób z pracodawcy może zostać zdjęta część wymienionych wyżej obowiązków. Ponieważ umowy grupowego ubezpieczenia na życie mają charakter dobrowolny, to pracodawca ma możliwość wpływania na ich treść. W tym celu można skorzystać z usług pośrednika ubezpieczeniowego (brokera).

Wywiązanie się z umów grupowego ubezpieczenia na życie dla pracowników w odpowiednio zorganizowanej i zarządzanej jednostce nie powinno być szczególnie trudne. Mimo to towarzystwa ubezpieczeniowe starają się ułatwić przedsiębiorstwom proces obsługi ubezpieczeń, stosując m.in. rozwiązania informatyczne.

PZU Życie SA udostępnia swoim klientom bezpłatnie aplikacje internetowe wspomagające obsługę ubezpieczeń grupowych po stronie zakładu pracy. Pozwala to na uproszczenie procesów związanych z zawarciem, modyfikacją i bieżącą obsługą ubezpieczeń. Praca osób po stronie klienta odpowiedzialnych za dane czynności jest dużo łatwiejsza. Dzięki aplikacjom zakład pracy otrzymuje bezpośredni wgląd w swoje dane oraz dane ubezpieczonych pracowników i ma możliwość ich bieżącej aktualizacji – mówi Anna Kwiatkowska, ekspert ds. ubezpieczeń grupowych w PZU Życie.

Ważne!

Pracodawca musi m.in. udostępnić podwładnym warunki ubezpieczenia, na podstawie których została zawarta umowa