Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadziła obowiązek określenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Jak w praktyce wdrożyć taką ewidencję godzinową dla zleceniobiorców?
Nowelizacja ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2015 r. poz. 2008) nie określiła sposobu potwierdzania liczby godzin wykonanych usług, dlatego forma i częstotliwość takiej czynności zależy od woli umawiających się stron. Obowiązuje tu zasada swobody umów wynikająca z kodeksu cywilnego. Istnieją dwa podstawowe sposoby potwierdzania liczby godzin. W pierwszym przypadku taką ewidencję sporządza zleceniobiorca, a zleceniodawca ją akceptuje. Z kolei w drugim role się odwracają.
W tym kontekście za wystarczający należy uznać każdy sposób prowadzenia ewidencji, który w razie przeprowadzenia kontroli pozwoli na rzetelne wykazanie czasu poświęconego przez zleceniobiorcę na realizację zlecenia.
Częstotliwość strony powinny dostosować do okoliczności danego przypadku. W praktyce, jeżeli umowę zawarto na stosunkowo krótki okres i za jednorazową wypłatą wynagrodzenia, to zwykle zleceniobiorca przedkłada zestawienie godzin na koniec jej obowiązywania. Z kolei w sytuacji, gdy pieniądze mają być wypłacane w określonych odstępach czasu, przyjętą praktyką jest przedkładanie takiego zestawienia na koniec miesiąca albo do określonego dnia następnego miesiąca (np. do 10. dnia następnego miesiąca).
Taka ewidencja godzin jest zwykle podstawą do wypłaty wynagrodzenia, ale po wejściu w życie nowych regulacji służy również weryfikacji, czy przepisy o stawce minimalnej są w praktyce przestrzegane tj. czy ustalone w umowie wynagrodzenie (np. ryczałtowe), w przeliczeniu na liczbę godzin pracy, daje kwotę minimalnej stawki godzinowej.
Natomiast w sytuacji, gdy wynagrodzenie określane jest w stawce godzinowej, to wówczas konieczność ewidencjonowania godzin pracy pozostaje bez znaczenia, jeśli ustalona stawka jest wyższa niż minimalna.