Pracodawca, który zapomniał zapisać pracownika do PPK, mimo że miał taki obowiązek, powinien zrekompensować mu poniesioną z tego tytułu szkodę. Nie może jednak przekazać do instytucji finansowej zaległych wpłat za tego pracownika – nawet, jeśli ten wyraziłby na to zgodę.
Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, co w praktyce oznacza „zapisanie jej do PPK”, nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia. I co do zasady, aby to zrobić, nie musi uzyskać jej zgody. W programie tym obowiązuje bowiem tzw. automatyczny zapis. Przyjmuje się zatem, że jeśli osoba zatrudniona nie złoży deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK powinna zostać zapisana do programu z automatu. Pod warunkiem, że nie ukończyła jeszcze 55 lat. Jeśli ma już ten wiek, ale nie ukończyła 70 lat, aby przystąpić do tego programu, powinna złożyć pracodawcy wniosek o zawarcie w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK.
Konkretny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK ustawa o PPK pozostawia do decyzji pracodawcy. Ważne tylko, aby zmieścił się w widełkach czasowych określonych w ustawie. Czasami zdarza się jednak, że pracodawca - z jakiś powodów - „zapomina” o zgłoszeniu pracownika do PPK w terminie.
Uczestnik z mocy prawa
Konsekwencje takiego zaniechania pracodawcy opisuje art. 17 ustawy o PPK. Zgodnie z nim, jeżeli pracodawca nie dopełnił obowiązku zawarcia - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy tą osobą a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się wówczas za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.
Przykład
Spółka „zapisuje” osoby zatrudnione do PPK w ostatnim dniu przewidzianego na to terminu. W przypadku pracownika zatrudnionego 2 stycznia 2024 r. czas na „zapisanie go do PPK pracodawca miał zatem do 10 kwietnia br., ale nie zrobił tego. Oznacza to, że od 11 kwietnia pracownik ten stał się uczestnikiem PPK z mocy prawa.
Wpłaty do PPK
Data powstania stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK ma decydujące znaczenie przy ustaleniu, od którego wynagrodzenia pracownika pracodawca oblicza i pobiera pierwsze wpłaty do PPK.
Ważne
Pierwsze wpłaty do PPK oblicza się i pobiera od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK. Ten stosunek prawny może powstać na skutek zawarcia przez podmiot zatrudniający - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - umowy o prowadzenie PPK albo z mocy prawa.
Wpłaty finansowane przez pracodawcę są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaty obliczone i pobrane, które nie zostały przekazane w terminie do instytucji finansowej, są wpłatami spóźnionymi i pracodawca powinien jak najszybciej dokonać tych wpłat. Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca w terminie wypłaty wynagrodzenia uczestnikowi PPK, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie obliczył i nie pobrał od tego wynagrodzenia wpłat do PPK, nie może już później dokonać tych zaległych wpłat do PPK.
Zostaje tylko rekompensata
Przepisy ustawy o PPK nie przewidują bowiem możliwości wstecznego dokonywania zaległych wpłat w sytuacji, w której pracodawca nie dopełnił tego obowiązku w ustawowym terminie. Taka regulacja mogłaby okazać się uciążliwa dla osoby zatrudnionej, np. w przypadku, gdy należałoby pobrać i dokonać jednorazowo wpłat do PPK za kilka lub nawet kilkanaście miesięcy, co mogłoby okazać się dość istotnym obciążeniem finansowym dla zatrudnionej osoby. Co istotne, pracodawca nie może tego zrobić nawet za zgodą takiej osoby.
Zgodnie natomiast z art. 29 ust. 1 ustawy o PPK, do wpłat dokonywanych do PPK w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zapłaty odsetek za czas opóźnienia w spełnieniu świadczenia pieniężnego przez dłużnika (481 k.c.). Odsetki te należy naliczyć również od wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika i w całości powinny one zostać sfinansowane przez podmiot zatrudniający.
Przykład
Pracownik zatrudniony 2 stycznia br., który - na skutek zaniechania pracodawcy - nie został „zapisany” do PPK w terminie, 11 kwietnia stał się uczestnikiem tego programu z mocy prawa. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie zasadnicze 9 kwietnia, a następnie premię regulaminową 15 kwietnia. Gdyby obliczył i pobrał wpłaty do PPK od wynagrodzenia wypłaconego 9 kwietnia, a następnie przekazał je do instytucji finansowej, to byłyby to wpłaty nienależne, podlegające zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę na zasadach określonych w art. 28a ustawy o PPK (9 kwietnia pracownik nie był jeszcze uczestnikiem PPK). Natomiast obliczenie i pobranie wpłat do PPK od premii wypłaconej pracownikowi 15 kwietnia, a następnie przekazanie tych wpłat do instytucji finansowej, jest zgodne z przepisami ustawy o PPK (15 kwietnia pracownik był już uczestnikiem PPK).
Gdyby jednak pracodawca zorientował się, że nie „zapisał” pracownika do PPK dopiero po kilku miesiącach np. na początku lipca, co oznaczałoby, że nie obliczał, nie pobierał i nie dokonywał wpłat do PPK od wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi od 11 kwietnia do końca czerwca - to pracodawca nie mógłby już później obliczyć i pobrać zaległych wpłat do PPK przy wypłacie pracownikowi kolejnych wynagrodzeń. W takim przypadku szkodę wyrządzoną pracownikowi niedokonaniem wpłat do PPK pracodawca powinien naprawić na zasadach określonych przepisami kodeksu cywilnego.
Więcej na temat PPK na www.mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.htm.
Podstawa prawna:
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 427).