Pożyczka z KZP nie jest pożyczką pracowniczą

Pierwsza z nich jest udzielana ze środków kasy, a druga ze środków pracodawcy. Mimo wejścia w życie nowych przepisów już jakiś czas temu wciąż się zdarza, że są one księgowane tak samo. To błąd.

Osoba, która została zatrudniona przez pracodawcę, ma możliwość skorzystania z kilku form pożyczek. Trzeba jednak pamiętać, że każda z nich jest inna, jeśli chodzi m.in. o kwotę, przeznaczenie, sposób spłaty lub formę zawarcia umowy. Pożyczki są od siebie niezależne i można uzyskiwać je jednocześnie, a o przyznaniu decydują różne okoliczności i osoby. Szczególnie trzeba jednak zaakcentować różnicę między pożyczką udzieloną z kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP) a tą udzieloną ze środków pracodawcy.

Nieuregulowany charakter

Pożyczkę udzieloną ze środków pracodawcy charakteryzuje indywidualny nieuregulowany wcześniej charakter i najczęściej jest stosowana w pewnych branżach u prywatnych przedsiębiorców. Przepisy powszechne, w tym w szczególności ustawa z 12 maja 2011 r. o kredycie konsumenckim (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1028; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1285) oraz ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2488), limitują wartość tej pożyczki. Natomiast ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) oraz przepisy związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi, a także podatkami, nakreślają ramy, w jaki sposób może być ona spłacana, by nie była traktowana jako zaliczka na wynagrodzenie przyszłe ani jako forma działalności gospodarczej, jak ma to miejsce w przypadku instytucji pożyczkowych. Każdy pracodawca (niezależnie od wielkości lub statusu), posiadając wolne środki obrotowe, może z nich swoim pracownikom udzielić takiej pożyczki. Pożyczki pracownicze należy odróżnić od stałych lub jednorazowych zaliczek udzielanych pracownikowi w związku z pełnionymi obowiązkami.

Trzeba pamiętać, że w przypadku kwoty pożyczki wyższej niż 1000 zł dochodzi obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych, same zaś pożyczki muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Ostatnie, o czym należy pamiętać, to stopa oprocentowania takiej pożyczki. Podmiot zarządzający udzielając takich pożyczek, nie może narażać na straty samej firmy, ale też nie powinna ona na tym się bogacić, więc najczęściej oprocentowanie jest bardzo niskie, dużo korzystniejsze od pożyczek bankowych.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Drugą najpowszechniejszą formą występującą we wszystkich większych zakładach pracy jest pożyczka z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Tym razem o wysokości pożyczki nie decyduje już bezpośrednio dyrekcja lub zarząd firmy, bo są one udzielane na podstawie wcześniej wypracowanego i przyjętego regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W ZFŚS środki pochodzą z okresowego odpisu od środków pracodawcy przeznaczonych na wynagrodzenia. Jego kwota jest ustalana adekwatnie do liczby pracowników i ich dochodów, sama wysokość pożyczek zaś, a także długość spłaty oraz oprocentowanie w przedziale od 0,5 do 2 proc. powiększające ten funduszu, są zależne od indywidualnej sytuacji bytowej chcącego wziąć pożyczkę pracownika, ale też emeryta, o ile regulamin ich obejmuje. Choć ZFŚS stanowi odrębny fundusz, to nadal są to środki, których właścicielem pozostaje firma, a dysponentem kierownik jednostki. Tego typu pożyczki nie podlegają obowiązkowi zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych, ale skorzystanie z preferencyjnej stawki odsetkowej może wiązać się z koniecznością przechowywania przez pracownika dokumentacji poświadczającej indywidualne uprawnienia do niej, np. konieczność sfinansowania operacji ratującej życie.

Ważna reforma

Trzecią formą udzielania pożyczek są pożyczki z KZP działających na podstawie ustawy z 11 sierpnia 2023 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666). Jeśli KZP u pracodawcy nie istnieje, a spośród zatrudnionych co najmniej 10 osób wyrazi chęć jej utworzenia, to pracodawca jest zobowiązany pokryć wszelkie koszty organizacyjne, udostępnić adres, pomieszczenie na siedzibę i oddelegować pracowników lub zapewnić zewnętrzną obsługę prawną, księgową, w tym kancelaryjną, i kasową, o ile sam już posiada kasę. Zatrudnieni mogą też wyrazić chęć dołączenia do już istniejącej KZP lub międzyzakładowej KZP, o ile te zgodzi się objąć swoją działalności kolejny zakład pracy. W obu przypadkach pożyczki udzielane są ze środków tej organizacji, a nie środków pracodawcy. Nie są to więc pożyczki pracownicze. Przy czym należy pamiętać, że KZP od reformy wprowadzonej ww. ustawą nie udzielają pożyczek tylko osobom zatrudnionym u pracodawców, ale także emerytom i rencistom, będącym kiedyś zatrudnionymi lub pracownikom innego pracodawcy, których międzyzakładowa KZP obejmuje.

Przed reformą wprowadzoną ww. ustawą poprawne było księgowanie tych pożyczek jako pożyczki od pracodawcy, czyli jako pożyczki pracownicze, tak jak ma to miejsce w przypadku ZFŚS. Obecnie jednak pożyczki udzielane członkom nie mogą być księgowane jako pożyczki pracownicze, bo członkowie kasy nie są pracownikami kasy zapomogowo-pożyczkowej, ale jej właścicielami. Należałoby porównać tego typu organizacje do innych zrzeszeń, które mają zdolność do udzielania pożyczek na rzecz swoich członków. Każda z udzielanych pożyczek podlega indywidualnej ocenie zarządu organizacji pod kątem spełnienia specyficznych, ujętych w statutach lub regulaminach zasadach. Zarząd kasy wobec biorących pożyczki nie jest pracodawcą, a wypłata pożyczki nie stanowi i nigdy nie będzie stanowić zaliczki na wynagrodzenie. Pożyczka z KZP lub MKZP jest zabezpieczana przez wkład członkowski, a czasem również przez poręczycieli będących zatrudnionymi przez tego samego pracodawcę, którzy wcale nie muszą być członkami kasy. Członek kasy, który zaciągnął pożyczkę, w dowolnym momencie może ją spłacić gotówką lub wykorzystując na ten cel zgromadzone własne wkłady. Będzie to jednak możliwe, o ile dopełni w danym roku obowiązku składkowego ustalanego ustawowo jako minimalny wkład miesięczny.

Muszę podkreślić, że nadal w bardzo wielu zakładach pracy ZFŚS i KZP są traktowane jak równorzędne fundusze zespołu kont 8 pracodawcy i nadal nieprawidłowo ewidencjonuje się pożyczki z KZP jako pożyczki pracownicze na kontach 232, co na kanwie aktualnych przepisów o rachunkowości jest niedopuszczalnym błędem prowadzącym do zafałszowania zdarzeń gospodarczych. Należy przypomnieć, że podstawową działalnością KZP jest zgodnie z PKD 94.99.Z działalność pozostałych organizacji członkowskich gdzie indziej niesklasyfikowana. Taka działalność polega m.in. na ustaleniu zasad pozyskiwania i gromadzenia pieniędzy, które zapisuje się na odpowiednie celowe fundusze. Fundusze te odpowiednio nazywa ustawa o KZP i nie mogą być one utożsamiane z kontem ZFŚS lub innymi celowymi funduszami pracodawcy.

Co najważniejsze, dla poprawnego ewidencjonowania rachunkowego w KZP i MKZP musi ono być odrębne od pracodawcy. Powinno odbywać się na kontach księgowych przystosowanych do rodzajów działalności kasy, tak by podwyższanie wkładu członkowskiego stanowiło zwiększenie kapitału jednostki, zaś pożyczka była ujmowana po stronie wierzytelności kasy i kosztu działalności operacyjnej adekwatnie do rodzaju udzielanej pożyczki, które w kasach mogą być profilowane.

Ujmowanie pożyczki z KZP jako pożyczki pracowniczej nie dość, że tworzy niepoprawny zapis, to nie daje możliwości śledzenia aktualności spłaty, niedopłaty lub nadpłaty, a także jej czasowego zawieszenia. Do 2021 r., gdy to pracodawca był dysponentem tych środków, mógł on sfinansować lub obciążyć wynagrodzenie pracownika, obecna ustawa mu to uniemożliwiła, oddając prawo i zasady dysponowania środkami, w tym zwolnieniami, organom kasy. Zawieszenie składek lub rat pożyczki jest możliwe jednak jedynie ze względu na indywidualne zdarzenia losowe, a nie jak było dotychczas przez brak wpłaty lub ze względu na urlop bezpłatny lub wychowawczy albo sytuację, gdy pracownik nie otrzymał od pracodawcy wystarczającego wynagrodzenia na odprowadzenie składki.

Inne formy

Dla porządku należy wymienić inne popularne formy pożyczkowe. Są one najczęściej obecne w służbach mundurowych lub instytucjach państwowych. Z resortowych funduszy celowych będących w dyspozycji pracodawcy, kierownika lub innego dysponenta środków wsparcie finansowe może być udzielane (nie tylko dla samych pracowników lub ich rodzin, lecz także dla sierot, wdów lub przesiedlonych) w formie bezzwrotnej, a także w formie zwrotnej, czyli właśnie pożyczek. Warunki tworzenia tych funduszy oraz sposób korzystania z nich określają odrębne przepisy i najczęściej uzupełniają je lokalne regulaminy.

Jako ostatnią formę pomocy należy wymienić możliwość uzyskania przez pracownika pożyczki z funduszy stowarzyszeń, fundacji, zrzeszeń, izb lub innych organizacji przyzakładowych lub międzyzakładowych albo związkowych. Choć warunki ich uzyskiwania i kwoty będą się istotnie różniły, nie będą to również formalnie pożyczki pracownicze, bo podobnie jak w przypadku KZP, tego typu pożyczki są udzielane z funduszy odrębnej organizacji. ©℗