Zdalne podpisywanie umowy o pracę jest dziś bardzo popularne, a do upowszechnienia tej praktyki przyczyniła się pandemia i obawa przed zakażeniem. Do tej pory było to realizowane na dwa sposoby. Dokumenty w postaci papierowej zazwyczaj wysyłano pocztą, zaś pracownik musiał po podpisaniu odesłać je pod wskazany adres. Inna metoda polegała na opatrzeniu umowy kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Od teraz można skorzystać z jeszcze innego sposobu, a mianowicie z aplikacji mObywatel.
Nowe rozwiązanie powstało z myślą o osobach, które nie mają kwalifikowanego podpisu. Pomysłodawcą była agencja zatrudnienia Trenkwalder, która nawiązała współpracę z Ministerstwem Cyfryzacji. Po podpisaniu porozumienia, pojawiła się możliwość wykorzystania dodatkowej funkcji aplikacji. To ukłon w stronę pracowników i pracodawców, którzy oczekiwali rozwiązania pozwalającego na bezkosztowe zawieranie umowy o pracę w formie elektronicznej.
Przyszłość rynku pracy to rozwój usług HR tech
Praca zdalna została uregulowana ustawowo w 2023 roku. Obecnie coraz więcej firm decyduje się na jej wprowadzenie, jednocześnie wdrażając własne rozwiązania technologiczne, umożliwiające pracownikom składanie wniosków i formularzy drogą elektroniczną. Stworzone w tym celu portale są też źródłem informacji o warunkach zatrudnienia oraz zapewniają dostęp do wszystkich dokumentów, m.in. PIT-ów, regulaminów, czy pasków płacowych. Dzięki temu pracownicy mają możliwość załatwienia większości spraw kadrowych zdalnie i w dowolnym momencie.
Niestety przez długi czas nie udało się znaleźć rozwiązań, które pozwalałyby na całkowicie zdalne i bezpłatne przeprowadzenie całego procesu. Opatrzenie dokumentów podpisem kwalifikowanym nie jest zbyt popularnym rozwiązaniem, gdyż wymaga poniesienia pewnych kosztów. W zależności od wybranej opcji, trzeba liczyć się z wydatkiem w granicach 200-600 zł. Do tej pory istniała zatem pewna luka, którą na szczęście udało się w pewnym stopniu wypełnić.
Podpisywanie umowy o pracę z mObywatelem - jak to wygląda?
Na pomysł wykorzystania rządowej aplikacji wpadła agencja Trenkwalder. mObywatel pozwala potwierdzić tożsamość, dzięki czemu można przeprowadzić cały proces w pełni zdalnie i przede wszystkim bezpiecznie. Poza tym, całość zajmie zaledwie kilka minut i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, czekaniem na kuriera, czy koniecznością podróży do siedziby firmy. W jaki sposób będzie działać nowa funkcja w aplikacji?
- Pracownik otrzyma na swojego maila kod QR generowany przez system informatyczny.
- Następnie należy zeskanować kod za pomocą mObywatela i wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
- Po przeprowadzonej autoryzacji, generowany jest jednorazowy podpis kwalifikowany.
- Na końcu pracownik podpisuje umowę online, korzystając z udostępnionego podpisu.
Jak przekonuje agencja Trenkwalder, która stoi za tym rozwiązaniem, jeśli przyszły pracownik i pracodawca będą obecni w tym samym czasie przed komputerem, cały proces podpisywania umowy zajmie maksymalnie 12 minut. Jest on szybki i prosty, co pozwala zwiększyć efektywność procesu zatrudnienia. Poza tym, firmy które będą korzystać z tej opcji, mogą poprawić swój wizerunek i zaprezentować się jako nowoczesny pracodawca. Jest to istotne zwłaszcza dla młodszego pokolenia.
Jakie są korzyści zdalnej rekrutacji?
Zmieniający się rynek pracy wymaga nieustannego rozwoju usług HR tech. W jaki sposób udało się stworzyć nową funkcję rządowej aplikacji? Wymagało to połączenia systemu informatycznego, którego używa Trenkwalder, systemu pozwalającego na wystawianie jednorazowych podpisów kwalifikowanych oraz aplikacji mObywatel, a dokładnie opcji potwierdzania tożsamości.
Póki co nowa funkcja nie została jeszcze upowszechniona. Na razie jest dostępna dla osób zatrudnionych poprzez wspomnianą agencję. Z czasem może ona zyskać na popularności, jednak wymaga to zespolenia rządowej aplikacji z wewnętrznymi systemami funkcjonującymi w innych firmach.
Możliwość cyfrowego podpisania umowy wydaje się być bardzo korzystnym rozwiązaniem dla pracodawców, którzy preferują pracę zdalną lub opierają swoje działania na pracy rozproszonych zespołów. To także odpowiedź na potrzeby pracowników, którym zależy na elastycznym podejściu oraz szybkim przeprowadzaniu procesów biznesowych. Cyfryzacja dokumentów jest też skutecznym sposobem na ich centralizację oraz na zapewnienie większego bezpieczeństwa danych. W tym przypadku wyeliminowane jest również ryzyko zniszczenia lub zagubienia papierowych umów.