Pracodawca nie musi automatycznie akceptować wniosku rodzica o obniżenie etatu

Zakończyłam urlop rodzicielski, a obecnie – do 13 marca 2024 r. – przebywam na urlopie wypoczynkowym. Od 1 kwietnia 2024 r. chciałabym pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy (19/20) na podstawie art. 1867 k.p. – w ten sposób, że w czwartki i piątki pracowałabym siedem godzin dziennie.

W związku z tym mam kilka pytań, a mianowicie:

• W jakim terminie powinnam złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy?

• Czy muszę taki wniosek uzasadnić?

• Czy pracodawca może zakwestionować taki wymiar czasu pracy i odrzucić wniosek, zarzucając mi, że w ten sposób chcę jedynie uzyskać ochronę, bo tylko nieznacznie obniżam wymiar etatu?

• Jak należy liczyć terminy ochrony, jeśli pracodawca poprosi o zmianę wnioskowanego wymiaru czasu pracy na inny?

• Czy pracodawca może zgodzić się na wymiar czasu pracy (19/20), a jednocześnie nie wyrazić zgody na wnioskowany rozkład czasu pracy, więc może lepiej połączyć wniosek o obniżony wymiar z wnioskiem o pracę elastyczną?

• Czy w związku z tym, że ww. rozkład czasu pracy może wiązać się z niedopracowaniem lub nadpracowaniem w miesięcznym okresie rozliczeniowym, należy określić z góry taki rozkład; czy można zawrzeć we wniosku propozycje porozumienia w tej kwestii?

• Czy wnioskując o obniżenie etatu, w oświadczeniu o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich mogę jednocześnie wyrazić zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych?

• Czy pracując w niepełnym wymiarze czasu u jednego pracodawcy, nie mogę podjąć już żadnej pracy u innego pracodawcy – nie tylko na etacie, ale również na umowie zlecenie lub o dzieło?

Odpowiadając na zadane pytania, przede wszystkim należy odwołać się do art. 1867 kodeksu pracy. Wynika z niego, że pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracownik musi złożyć ww. wniosek na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, zaś pracodawca jest obowiązany go uwzględnić.

Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
• oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.

Jeśli wniosek został złożony bez zachowania ww. terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku. Gdyby pracownik już korzystał z urlopu wychowawczego, prawo do obniżonego wymiaru czasu pracy przysługuje przez okres, przez który pracownik mógłby jeszcze korzystać z urlopu wychowawczego, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Co ważne, korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy nie obniża wymiaru urlopu wychowawczego.

Można złożyć wcześniej

W doktrynie [„Kodeks pracy. Komentarz”, red. dr hab. Krzysztof Walczak] wskazuje się na specyficzny charakter prawny terminu na składanie wspomnianego wniosku. Otóż w podanym komentarzu stwierdzono m.in., że złożenie przez uprawnionego pracownika wniosku skutkuje tym, że pracodawca obniża wymiar czasu pracy w terminie 21 dni od dnia złożenia wniosku. Pracownik musi więc dokładnie przemyśleć, kiedy złożyć taki wniosek, aby nie zostać zaskoczonym przedwczesną zmianą. Autorzy komentarza dopuszczają jednak wcześniejsze złożenie wniosku ze skutkiem na określony dzień. Zatem w opisywanym przypadku pracownica powinna złożyć wspomniany wniosek najpóźniej 11 marca 2024 r. Jeśli zaś wniosek zostanie złożony przed 11 marca 2024 r., to pracownica powinna w nim wyraźnie zaznaczyć, że chce skorzystać z obniżenia czasu pracy od 1 kwietnia 2024 r.

Kluczowe są okoliczności

Z art. 186 par. 8 k.p. wynika, że pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o:

• udzielenie urlopu wychowawczego – do dnia zakończenia tego urlopu;
• obniżenie wymiaru czasu pracy – do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy.

Co ważne, rozwiązanie przez pracodawcę umowy jest dopuszczalne tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Z orzecznictwa wynika, że pracodawca jest co do zasady związany wnioskiem, co oznacza, że ma obowiązek jego uwzględnienia. Co więcej, pracodawca od dnia złożenia przez pracownika wniosku nie może wypowiedzieć umowy o pracę, a jedynie rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym, czyli na podstawie art. 52 k.p lub w sytuacji ogłoszenia upadłości albo likwidacji pracodawcy.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, na wyrok Sądu Najwyższego z 17 sierpnia 2016 r. (sygn. akt I PK 235/15), w którym sąd stwierdził, że wniosek jest co do zasady wiążący dla pracodawcy, a więc że stosunek pracy pracownika korzystającego z uprawnienia do obniżenia wymiaru czasu pracy podlega szczególnej ochronie, takiej samej jak pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego. Jednak zdaniem SN pracodawca nie będzie zawsze bezwzględnie związany wnioskiem. Taka wykładnia prezentowana jest także w doktrynie. Na uwagę zasługuje komentarz [A. Sobczyk (red.), „Kodeks pracy. Komentarz”, wyd. 6, Warszawa 2023], w którym m.in. podano, że nie jest wykluczona odmowa uwzględnienia wniosku. W komentarzu wskazano, że „w takim przypadku możliwe do przyjęcia są dwa stanowiska. Pierwsze, zgodnie z którym pracodawca wprawdzie naruszy prawo, jednak będzie mógł się ekskulpować instytucją stanu wyższej konieczności. Drugie stanowisko, jak się wydaje równie zasadne, sprowadza się do tego, że korzystanie przez pracownika z «symbolicznego» obniżenia wymiaru może nie spełniać celu tej instytucji, a nawet stanowić nadużycie prawa, i z racji tego wniosek pracownika w takim kształcie nie będzie dla pracodawcy wiążący”. W komentarzu tym zauważono, że każdy przypadek wymaga oceny indywidualnej. Zaakcentowano, że w jednej sytuacji symboliczne obniżenie wymiaru etatu może być realne i potrzebne pracownikowi, a w innym przypadku wniosek o obniżenie może być pozorny.

Zatem nie jest możliwe udzielenie jednoznacznej odpowiedzi, czy pracodawca może zakwestionować wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy. Kluczowe będą okoliczności uzasadniające jego złożenie. W przypadku jednak, gdy wniosek będzie argumentowany rzeczowo, jak np. skróceniem opieki ze strony opiekunki, to wniosek powinien być uwzględniony, przy czym warto przedstawić pracodawcy jakąś namiastkę tego uzasadnienia, np. oświadczenie opiekunki. Tak uzasadniony wniosek nie może być potraktowany jako nadużycie prawa, a tym samym winien być uwzględniony.

Trzeba odnieść się także do wyroku SN z 21 czerwca 2022 r. (sygn. akt II PSKP 97/21), który potwierdza powyższy pogląd. W wyroku tym wskazano m.in., że w praktyce problem polega na tym, że pracownicy wnioskują o obniżenie wymiaru czasu pracy w zakresie wręcz symbolicznym (często w podtekście wniosku jest chęć skorzystania z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę). Reguły wykładni systemowej uzasadniają więc twierdzenie, że w przypadku, gdy skutki organizacyjne są dla pracodawcy bardzo duże, a wnioskowane obniżenie wymiaru czasu pracy nie wnosi szczególnej zmiany do organizacji opieki nad dzieckiem, pracodawca może odmówić uwzględniania takiego wniosku. Zdaniem SN korzystanie przez pracownika z symbolicznego obniżenia wymiaru może nie spełniać celu tej instytucji, a nawet stanowić nadużycie prawa i z racji tego wniosek pracownika w takim kształcie nie będzie dla pracodawcy wiążący. SN podkreślił, że samo złożenie wniosku – bez formalnej akceptacji ze strony pracodawcy – nie prowadzi zatem do korzystania przez pracownika z obniżonego wymiaru czasu pracy.

Trudno zatem powiedzieć, jaki powinien jest dopuszczalny zakres obniżonego wymiaru czasu pracy, bo jak wyżej wskazano, decydują okoliczności konkretnego stanu faktycznego. Najważniejsze jest to, aby pracownik dysponował argumentem (np. organizacja pracy opiekunki, dojazd z pracy do domu), który uzasadniałby wnioskowane obniżenie etatu.

Gdyby się okazało, że pracodawca nie zgadza się na zaproponowany wymiar etatu (co jak wskazano co do zasady jest niedopuszczalne), bo twierdzi, że jest to nadużycie prawa, a pracownik zgadza się na zmianę wymiaru wnioskowanego etatu, to termin ochrony nie zmienia się. Zatem oznacza to, że w podanym stanie faktycznym ewentualny okres ochronny zapoczątkowany 1 kwietnia 2024 r. będzie trwał nieprzerwanie przez 12 miesięcy i nie będzie podlegał przerwaniu wskutek kolejnych zmian w wymiarze etatu (kolejnych wniosków).

Inny wymiar etatu

Z przyczyn już wyżej opisanych trudno zająć również jednoznaczne stanowisko, czy pracodawca może – z jednej strony zgodzić się na wymiar obniżonego czasu pracy, a z drugiej strony – nie zgodzić się na wnioskowany rozkład czasu pracy. Jak już wyżej sygnalizowano, będą decydowały okoliczności konkretnej sprawy, a przede wszystkim – uzasadnienie takiego wniosku. Udzielenie zgody na obniżony wymiar bez zgody na proponowany rozkład czasu pracy byłoby działaniem wbrew pracownikowi, a w istocie rzeczy takie działanie można by ocenić jako zgodę pozorną. W tym zakresie ponownie warto przytoczyć stanowisko doktryny [„Kodeks pracy. Komentarz”, red. dr hab. Krzysztof Walczak], gdzie podano, że „ze względu na cel, jakiemu służy omawiane obniżenie wymiaru czasu pracy, czyli umożliwienie sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca powinien w tym zakresie porozumieć się z pracownikiem, np. nie narzucać 8 godzin pracy w niektóre dni tygodnia, jeśli pracownik dysponuje opieką nad dzieckiem przez 5 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. W tym zakresie możliwe jest ustalenie przez strony umowy indywidualnego rozkładu czasu pracy w trybie art. 142 k.p.”.

W tym miejscu warto wspomnieć, że pracownik może skorzystać z innych elastycznych form organizacji pracy, o których mowa w art. 1881 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Za elastyczną organizację pracy uważa się m.in. indywidualny czas pracy oraz ruchomy czas pracy. Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Z konstrukcji art. 1881 k.p. należy wnioskować, że tak naprawdę obejmuje on również uprawnienie z art. 1867 k.p. Pracownica w opisywanej sytuacji może zatem skorzystać nie tylko z obniżonego wymiaru czasu pracy, ale warto rozważyć zastosowanie alternatywy, np. ruchomego czasu pracy albo indywidualnego czasu pracy.

Z art. 1401 k.p. zaś wynika, że rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. I tak rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. Z kolei art. 142 k.p. stanowi, że na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Może okazać się, że pracownik zyska więcej, wybierając jeden z tych mechanizmów niż ten z art. 1867 k.p.

Okres rozliczeniowy

Odnośnie do wyboru okresu rozliczeniowego trzeba podkreślić, że o tym decyduje już samodzielnie pracodawca. Pracownik może we wniosku zaproponować określone rozwiązanie, jednak pracodawca nie musi się zgodzić.

Co do zasady pracodawca powinien stosować zasady z art. 129 i następnych k.p. Z tych przepisów zaś wynika, że to pracodawca ustala liczbę godzin i dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, czyli wymiar czasu pracy pracownika. Warto jednak przypomnieć, że w opisanych wyżej systemach czasu pracy – ruchomym i indywidualnym – ustawodawca w art. 129 par. 4 k.p. wprowadził użyteczne rozwiązanie. Postanowiono tam, że pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p.;
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

W tych przypadkach pracodawca nie musi przygotowywać pracownikowi rozkładu czasu pracy.

Godziny nadliczbowe

W kwestii ewentualnych godzin nadliczbowych w przypadku obniżonego wymiaru czasu pracy na podstawie art. 1867 k.p. trzeba wspomnieć o art. 151 k.p. Zgodnie z nim praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Z par. 5 tego artykułu wynika, że strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 par. 1 k.p.

Ta regulacja ma związek z wyrokiem Trybunały Sprawiedliwości UE z 19 października 2023 r. (sprawa C-660/20 Lufthansa CityLine). Jednak to, w jakim stopniu ten wyrok może oddziaływać na sytuację pracowników w Polsce, jest problematyczne, gdyż poglądy na ten temat nie są spójne. Abstrahując jednak od mocy wiążących orzeczeń TSUE, należy zauważyć, że istotą tego orzeczenia jest to, że może ono stanowić przeciwwagę dla art. 151 par. 5 k.p., podważając możliwość jego dalszego stosowania w praktyce. W świetle tego wyroku można podejrzewać, że przepis ten pozwala na gorsze traktowanie pracowników w niepełnym wymiarze czasu w zakresie wynagrodzenia za nadgodziny. Może się zdarzać sytuacja, w której pracownik może nie otrzymywać dodatku do wynagrodzenia, mimo że ustalony dla niego czas pracy (obniżony) z powodu potrzeb pracodawcy jest stale przekraczany. W dzisiejszych realiach pracodawca z ostrożności powinien więc uwzględnić założenia wynikające z tego orzeczenia. Te kwestie powinny być odzwierciedlone w dokumentacji pracowniczej, tj. w umowie o pracę lub informacji o warunkach zatrudnienia, co można wnioskować uwarunkowaniami systemowymi (w tym zakresie par. 5 nie budzi wątpliwości).

Co do samego sposobu ujęcia zapisów dotyczących wspomnianych nadgodzin, to uniwersalnym rozwiązaniem może być zastosowanie ogólnego zapisu, np. w postaci: „Godziny pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy i wykonującego obowiązki pracownicze ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy będą rozliczane na zasadach właściwych dla pracowników wykonujących pracę w pełnym wymiarze czasu pracy”.

Dodatkowa praca

Co do zaś łączenia pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy u jednego pracodawcy z wykonywaniem pacy na rzecz innych podmiotów na podstawie różnych umów, to zasadniczo przepisy nie przewidują w tym zakresie ograniczeń. Kwestia ta jednak może być problematyczna. Jak bowiem wyżej już wskazano, co do zasady wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami z tytułu urlopu wychowawczego jest co prawda dla pracodawcy wiążący, to jednak jego uwzględnienie jest uzależnione od sytuacji osobistej pracownika. Ponadto to pracodawca decyduje o rozkładzie czasu pracy. Skoro zatem pracownica składa wniosek o obniżenie czasu pracy z powodu konieczności opieki nad dzieckiem, to podejmowanie przez nią zatrudnienia u innego pracodawcy mogłoby zostać ocenione przez pracodawcę jako nadużycie prawa, skutkujące dla pracownicy konsekwencjami w rozumieniu art. 5 k.p. A zgodnie z tym przepisem nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta on z ochrony.

Trzeba podkreślić, że powyższe założenie należy traktować jako ogólną podstawową zasadę, od której możliwe są jednakże pewne wyjątki. Nie jest bowiem wykluczone, żeby pracownik korzystający z obniżonego wymiaru czasu pracy jednocześnie wykonywał zadania w ramach umowy cywilnoprawnej np. poza godzinami, w których normalnie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, który zgodził się na obniżony wymiar czasu pracy, albo wręcz w inne dni tygodnia. Wówczas nie doszłoby do wypaczenia idei art. 1867 k.p. Jak już wyżej wspomniano, do każdej sprawy należy podejść indywidualnie.

Podsumowanie

Prawo do obniżonego wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego nie jest prawem bezwzględnym. Wdrożenie tego mechanizmu wymaga obustronnej współpracy pracodawcy i pracownika. Co kluczowe, każda sytuacja musi być rozpatrywana indywidualnie z uwzględnieniem celu, jakim uprawnienie to ma służyć, a więc – opieki nad dzieckiem. Nie można więc założyć, że wnioskowany wymiar etatu (19/20) jest dopuszczalny lub nie, bo to zależy od okoliczności danej sprawy. Pracodawca nie może jednak bez badania okoliczności stwierdzić, że wymiar etatu rzędu 19/20 jest niedopuszczalny.

Alternatywą dla złożenia wniosku w trybie art. 1867 k.p. są inne formy elastycznej organizacji pracy, w tym przede wszystkim ruchomy czas pracy albo indywidualny czas pracy, które w równym stopniu mogą zapewnić dostosowanie pracy do potrzeb pracownika, w tym warunkowanych uprawnieniami rodzicielskimi. ©℗