Jak udzielać zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych i urlopu opiekuńczego?

Wielu naszych pracowników złożyło ostatnio wnioski o urlop opiekuńczy albo o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem na dni przypadające między świętami Bożego Narodzenia a Nowym Rokiem. Podejrzewamy, że chodzi głównie o wykorzystanie tych wolnych dni jeszcze w tym roku. Czy możemy odmówić udzielania takiego urlopu albo zwolnienia? Czy możemy żądać potwierdzenia informacji np. o chorobie członka rodziny, o której jedynie wspomniano we wniosku?

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem oraz urlop opiekuńczy to nowe uprawnienia przysługujące pracownikom od 26 kwietnia 2023 r., kiedy weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy implementująca do polskiego porządku prawnego m.in. dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE, a więc tzw. dyrektywę work-life balance. Jednym z założeń tej dyrektywy było zapewnienie pracownikom możliwości zwalniania się z pracy w sytuacji, gdy ich obecność niezbędna jest do zapewnienia opieki rodzinie w nagłych wypadkach. Co prawda w polskim systemie prawnym istnieje urlop „na żądanie”, jednak nie do końca spełnia on swoje zadanie, bo w orzecznictwie przyjmuje się, że pracodawca w pewnych przypadkach może go odmówić.

Niezbędna natychmiastowa obecność

Taką funkcję ma zatem spełniać m.in. obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r. art. 1481 k.p. Zgodnie z jego par. 1 pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Niewykorzystane dni zwolnienia nie przechodzą na następny rok kalendarzowy. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia, a wynagrodzenie to oblicza się je jak wynagrodzenie urlopowe. W związku z tym w kontekście wypłaty zasiłków dni zwolnienia traktowane są jak dni przepracowane, tak samo jak np. urlop wypoczynkowy.

Kodeks pracy wskazuje, że o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym takiego zwolnienia (czy chce je wykorzystywać w godzinach, czy w dniach) decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Istnieje bowiem możliwość zwolnienia się np. na cztery godziny danego dania roboczego. W takim przypadku pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za cztery godziny w pełnej wysokości, a za cztery pozostałe – połowę wynagrodzenia urlopowego.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, a złożył wniosek o udzielenie zwolnienia w wymiarze godzinowym, zwolnienie to ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Jak wskazuje art. 1481 par. 4 k.p., niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Zatem pracownik pracujący na pół etatu (cztery godziny dziennie) będzie miał prawo do zwolnienia przez dwa dni w roku, ale przez łącznie 8 godzin, a nie 16.

Taką samą zasadę należy zastosować do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin. Dotyczy to np. pracowników niepełnosprawnych, których dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin. Zatem zwolnienie od pracy będzie im przysługiwało w wysokości dwóch dni, ale przez łącznie 14 godzin, a nie 16.

W opisywanym przypadku problematyczna jest także kwestia wyrażenia zgody przez pracodawcę na skorzystanie przez pracownika z takiego zwolnienia. W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na art. 1481 par. 3 k.p. Zgodnie z nim pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Przepis mówi zatem wyraźnie, że pracodawca jest „obowiązany” udzielić tego zwolnienia od pracy. Z innej strony pojawia się jednak wątpliwość, czy skoro chodzi o „pilne sprawy rodzinne”, to pracownik może złożyć taki wniosek z wyprzedzeniem kilkudniowym? Kodeks pracy nie przewiduje jednak możliwości oceny zasadności wniosku pracownika i weryfikacji, czy pracownik nie ma prawa do takiego zwolnienie, bo tak naprawdę chce mieć po prostu dzień wolny po świętach. Odmowa udzielenia takiego zwolnienia mogłaby zostać uznana za naruszenie praw pracowniczych. Przepisy nie dają pracodawcy również podstaw do żądania danych osób, których choroba lub wypadek powoduje konieczność obecności pracownika.

Pojawiają się głosy niektórych prawników, którzy dopuszczają możliwość weryfikacji zasadności takiego wniosku. Moim zdaniem nie mają one jednak podstaw na gruncie obecnego brzmienia przepisów z uwzględnieniem także celu, w jakim zostały one wprowadzone. Jednocześnie trzeba zaznaczyć możliwość działania pracodawcy po skorzystaniu przez pracownika z takiego zwolnienia. Jeśli bowiem pracodawca udowodni, że pracownik zwolnienie to wykorzystał tak naprawdę np. na wyjazd turystyczny, to można rozważać nałożenie kary porządkowej, chociaż raczej już nie rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarkę). Jak zawsze, nie można jednak wykluczyć, że w okolicznościach danej sprawy sąd przychyliłby się do stanowiska pracodawcy.

Jak urlop bezpłatny

Kolejnym uprawnieniem pracowników, które zyskali w 2023 r. w związku z implementacją wspomnianej dyrektywy, jest urlop opiekuńczy. Zgodnie z art. 1731 par. 1 k.p. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze pięciu dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Co warte podkreślenia, inaczej niż w przepisach zasiłkowych, w tym przypadku za członka rodziny uważa się jedynie syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka.

Urlop ten udzielany jest na dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Wlicza się go do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Niewykorzystane dni zwolnienia nie przechodzą na następny rok kalendarzowy.

W przeciwieństwie do zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych za dni takiego urlopu nie przysługuje żadne wynagrodzenie. W kontekście przepisów zasiłkowych uważa się go za dzień usprawiedliwionej nieobecności pracy, podobnie jak np. urlop bezpłatny.

Aby z takiego urlopu skorzystać, pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Czyli tak naprawdę, pracownik może wystąpić o taki urlop z dnia na dzień. Przepisy kodeksu pracy stanowią jedynie, że we wniosku wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych oraz przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika. Jeżeli wniosek dotyczy członka rodziny, to trzeba określić stopień pokrewieństwa, a jeśli wniosek dotyczy osoby niebędącej członkiem rodziny, zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, należy wskazać adres zamieszkania tej osoby.

W tym przypadku również pojawia się pytanie, czy pracodawca musi takiego urlopu udzielić. Kodeks pracy stanowi, że urlopu „udziela się”, podczas gdy przy zwolnieniu od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych użyto wyrażenia „pracodawca jest obowiązany udzielić”. Nie wydaje się jednak, żeby prawo do urlopu opiekuńczego było „słabsze” i pracodawca mógł kwestionować okoliczności, które pracownik wskazuje we wniosku. Kodeks nie daje bowiem pracodawcy podstaw do żądania dowodów na to, że osoba, którą pracownik wskazuje we wniosku jako potrzebującą opieki, rzeczywiście jej wymaga. Pracodawca nie może zatem uzależnić udzielenia takiego urlopu od przedstawienia przez pracownika np. zaświadczenia lekarskiego dotyczącego stanu zdrowia podopiecznego. Podobnie jak w przypadku zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych, w praktyce możliwości reakcji pracodawcy sprowadzają się raczej do działania następczego. A więc jeśli pracodawca poweźmie informację, że pracownik nie wykorzystuje zwolnienia od pracy na opiekę nad członkiem rodziny, to można rozważać nałożenie kary porządkowej. Tak samo jak przy zwolnieniu od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych, tak i w tym przypadku rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia mogłoby zostać zakwestionowane przez sąd pracy jako środek zbyt daleko idący, ale oczywiście nie można wykluczyć, że w okolicznościach danej spraw sąd przyznałby pracodawcy rację.

Trzeba przy tym podkreślić, że naruszenie przez pracodawcę przepisów o urlopie opiekuńczym jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. To prowadzi do wniosku, że z punktu widzenia pracodawcy bezpieczniejszym rozwiązaniem jest udzielenie tego urlopu, nawet gdy podejrzewa, że tak naprawdę chodzi jedynie o dni wolne, ale nie ma na to dowodów. ©℗