Zarząd KZP nie przerzuci odpowiedzialności na księgową

Z przepisów wynika wyraźnie, że nawet gdy to ona popełniła błąd, odpowiedzialność poniosą członkowie zarządu. Wbrew powszechnemu wyobrażeniu ich rola nie może się zatem sprowadzać do zatwierdzania wniosków o pożyczkę.

Zarząd kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP) jest jedynym organem uprawnionym do reprezentowania kasy, podpisywania dokumentów, decydowania o środkach i zatwierdzania ich przelewów. Z jednej strony zarząd odpowiada za wszelkie działania i zaniechania KZP, ma przy tym dostęp do danych osobowych członków, może udzielać tego dostępu innym, podejmuje decyzje m.in. o członkostwie zatrudnionych. Jednak z drugiej strony członkowie zarządu nie mogą otrzymywać za wykonywanie tych czynności wynagrodzenia ani diety. Brakuje im zatem jednego z podstawowych motywatorów typowych dla członków zarządu w innych jednostkach.

Praca w zarządzie KZP kojarzy się więc z dodatkowymi obowiązkami, co najmniej czteroletnim zobowiązaniem i odpowiedzialnością, za co nikt nie zapłaci. Pracownicy, którym zależy na działaniu kasy, z reguły są zwykłymi, liniowymi pracownikami, rzadko rekrutują się z kierownictwa firmy lub działu kadr. Niekiedy bywają do tej roli mianowani, co jest niezgodne z przepisami ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych (dalej: ustawa o KZP). To wszystko powoduje, że na kandydatów do zarządu zgłaszają się jedynie pasjonaci, ale trafiają doń również osoby po prostu mniej asertywne lub nawet zupełnie przypadkowe. Niestety skutki bywają opłakane. Osoby te nie mają bowiem świadomości, jaka odpowiedzialność na nich ciąży, a często kontynuują nieprawidłową, ale od dawna istniejącą w danej kasie praktykę.

Nie można się zrzec

KZP (także MKZP – międzyzakładowe kasy zapomogowo-pożyczkowe) jako organizacje członkowskie opierają swą główną działalność na funduszach i nieodpłatnej pracy swych członków. Pracę tę zorganizowano na trzech zapisanych w ustawie o KZP organach: walnym zebraniu, komisji rewizyjnej i zarządzie. Z kolei same działania organów jako niewynagradzane i nieprofesjonalne ograniczone zostały jedynie do konsultowanego z ekspertami gremialnego podejmowania decyzji kierunkowych i jednostkowych w uchwałach. Pierwszą uchwałą walnego zebrania powołuje się samą kasę – tworzy odrębną organizację, ale też zatwierdza jej statut, w którym wymienia się sposób wyboru pozostałych organów i szczegółowy sposób działania KZP. Komisja rewizyjna (KR) również ma zdolność podejmowania swych uchwał, np. w sprawie skierowania wniosku do zarządu o nadzwyczajne walne zebranie. Jednak zasadniczo rola KR opiera się głównie na planowaniu i prowadzeniu kontroli w różnych obszarach organizacji i działania KZP, pracowników, przedstawicieli pracodawcy, zarządu kasy czy banku oraz sporządzaniu i przedstawianiu protokołów kontroli i ewentualnych zaleceń na walnych zebraniach.

Jednak to zarząd, jako główny organ operacyjny, bezzwłocznie podejmuje wszelkie decyzje i dla ich udokumentowania musi zawrzeć je również w swych uchwałach, a uchwały wraz z wnioskami w protokołach. Ustawa o KZP wymienia kilkanaście czynności zarezerwowanych do wyłącznej decyzji tego organu. Trzeba podkreślić, że pracodawca, jego prezes, dyrektor finansowy, kadrowa lub główna księgowa nie są w żaden sposób umocowani do podejmowania i wdrażania jakichkolwiek decyzji, rozwiązań lub zasad działania KZP w imieniu lub dla zarządu. Sam zarząd nie może również swych uprawnień delegować albo zrzec się np. na rzecz pracodawcy, podobnie jak nie może zrzec się zarówno częściowej, jak i całkowitej odpowiedzialności za swoje działania lub zaniechania.

Właścicielami kasy są członkowie zrzeszenia (członkowie KZP), którzy samodzielnie podczas walnego zebrania członków lub poprzez wybranych przez siebie delegatów zatwierdzają sprawozdania, powołują i odwołują członków zarządu, wprowadzają operacyjne propozycje zarządu jako przepisy wewnętrzne KZP – uchwały lub zmiany statutu. W tym kontekście trzeba przypomnieć, że zarząd jest ograniczony nie tylko przepisami ustawy o KZP, lecz także m.in. kodeksu cywilnego, kodeksu karnego, RODO i ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ale również przepisami wewnętrznymi wynikającymi z przyjętego statutu i uchwał obligacyjnych lub kierunkowych walnego zebrania. Ich niewypełnienie lub przekroczenie powinno zostać zauważone przez stałą kontrolę komisji rewizyjnej, a sam zarząd zostać wezwany do zorganizowania walnego zebrania i złożenia wyjaśnień, by WZ mogło przyjąć wyjaśnienia i usankcjonować je, wprowadzając zaproponowane zmiany, lub odwołać zarząd, który bez umocowania przekroczył swe uprawnienia.

Specjalistów deleguje pracodawca

Do KZP ma zastosowanie także ustawa o rachunkowości. Stwierdza ona w art. 3 ust. 1 pkt. 5a–6, że w tego rodzaju organizacjach to właśnie zarząd KZP jest wieloosobowym „kierownikiem jednostki” odpowiedzialnym za sporządzenie zasad rachunkowości (polityki rachunkowości), przyjęcie tych zasad (odpowiednią uchwałą), , a wcześniej za dostosowanie ogólnych zasad ustawy do specyfiki danej organizacji, do poprawnego działania w konkretnej kasie i w konkretnym kontekście gospodarczym uwzględniającym również specyfikę pracodawcy. Stąd nie może być mowy o identycznych dokumentach organizacyjnych dla każdej KZP. Chociaż w świadomości wielu pracodawców lub samych od lat niezmienionych zarządów KZP pokutuje wyobrażenie, że nic się nie zmieniło, a kwestie organizacji zasad rozliczeniowych to autonomiczna decyzja księgowej skierowanej do działań przez pracodawcę, to nic bardziej mylnego. Odpowiedzialność za to, jak działa kasa, ponosi przede wszystkim zarząd KZP.

Księgowa KZP ma obowiązek rzetelnego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, zgodnego z przepisami rachunkowymi i polityką wewnętrzną. Ale to zarząd jest odpowiedzialny za jej wprowadzenie i kontrolowanie księgowości KZP. To on odpowiada za wszelkie nieprawidłowości i to, niestety, również członków zarządów skazują sądy, gdy księgowe się mylą. Warto tutaj zrobić analogię do działań dyrektorów i zarządów w innych podmiotach gospodarczych.

Wprowadzenie lokalnej polityki rachunkowości zależy jedynie od nich, oni też wiedzą, jak powinny dane jednostki gospodarcze funkcjonować, gdzie się rejestrować, od kogo uzyskiwać zgody lub koncesje albo komu składać sprawozdania, jakie i z czego. Mimo że delegują te czynności na inne podmioty, to ostatecznie sami odpowiadają za ich realizację. Przykładowo, choć zarządzenia lub uchwały dotyczące wdrożenia polityki rachunkowości opracowywane są przez zespoły ekspertów i głównych księgowych, a nie przez samych dyrektorów, to muszą one zostać przez nich podpisane. Polityka rachunkowości corocznie podlega analizie, możliwej do wykonania jedynie przez ekspertów z zakresu rachunkowości, czasem podatków i prawa. Jednak wprowadzają ją dyrektorzy i prezesi – sami się pod tymi dokumentami podpisują.

Na takiej samej zasadzie kształtują się obowiązki zarządu KZP, co ważne – organu kolegialnego, a więc nie samego przewodniczącego ani nie prezydium zarządu, jeśli organ ten liczy kilkanaście osób, tym bardziej również nie dyrektora zakładu ani księgowej. Dlatego też członkowie zarządu KZP rekrutujący się spośród zwykłych członków kasy nie muszą mieć umiejętności i wiedzy księgowego, podobnie jak i specjalistów w wielu innych profesjonalnych dziedzinach. Pracodawca został bowiem zobowiązany do świadczenia kasie nieodpłatnie pomocy, w tym prawnej i rachunkowej. To pracodawca ma obowiązek zapewnić przygotowanie dla KZP propozycji dokumentów zgodnych z ustawami, ze statutem samej kasy, z uchwałami walnego zebrania, zaleceniami komisji rewizyjnej lub wytycznymi i poleceniami zarządu kasy. Mowa nie tylko o polityce rachunkowości, lecz także o wielu dalszych obowiązkowych dokumentach: polityce ochrony danych osobowych, treści klauzul informacyjnych, zasad bezpieczeństwa informatycznego, baz danych, instrukcjach operacyjnych, kancelaryjnych, kasowych czy archiwalnych. Propozycje te muszą być przedstawione w formie gotowych do wprowadzenia dokumentów jako załączniki do uchwał zarządu KZP zatwierdzających regulacje w danej sprawie. W praktyce zazwyczaj pracodawca zleca opracowanie takich dokumentów podmiotom zewnętrznym albo swoim pracownikom posiadającym odpowiednie kwalifikacje. Sama KZP obecnie nie ma takiej możliwości.

Co istotne, pracodawca nie może wprowadzić (narzucić) swoich własnych zasad rachunkowości, nie może również kontynuować prowadzenia rachunkowości wewnątrz własnych ksiąg rachunkowych, jak mogło to się odbywać przed reformą KZP, ani tym bardziej nie może wymagać niezgodnego z przepisami prowadzenia jej innego rodzaju, np. prowadzenia rachunkowości uproszczonej opartej na książce przychodów i rozchodów jak dla działalności jednoosobowej, czy tym bardziej do dalszego prowadzenia jedynie jej częściowo (analitycznie) z wykorzystaniem własnych systemów płacowych, co obecnie stanowi najczęstszą nieprawidłowość wśród pracodawców.

Konieczna umowa

Zarząd musi więc najpierw uświadomić sobie i pracodawcy własne potrzeby, następnie wynegocjować odpowiednie skorygowanie rodzajów świadczonych przezeń usług i obiegu dokumentów, a ostatecznie podpisać wymaganą ustawą o KZP umowę nieodpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz KZP (lub MKZP) regulującą formalnie odpowiedzialność i działania każdej ze stron. Zwykle w ramach aneksu lub umowy zależnej podpisuje się umowę dotyczącą przepływu danych osobowych, nadania uprawnień, co wiąże się z odebraniem zobowiązań imiennych dotyczących poufności, odpowiedzialności materialnej itd. Ale nawet po wypełnieniu tych formalnych obowiązków nadal to zarząd KZP m.in. odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie wszystkich operacji gospodarczych przez księgowość, wezwanie do sporządzania sprawozdania finansowego, zweryfikowanie kompletności dokumentacji organizacyjnej, rachunkowej i członkowskiej przed jej archiwizowaniem lub brakowaniem, nadzór nad prawidłową kontrolą tożsamości lub retencją danych osobowych, w tym, jeśli konieczne, obsługi IOD, informatyka, archiwisty itd. ©℗