Kasa zapomogowo-pożyczkowa nie może działać jak ZFŚS

Wbrew istniejącej praktyce instytucje te muszą być zarządzane na zupełnie innych zasadach. Niestety mimo upływu terminu na dostosowanie kas do nowych przepisów nieprawidłowości wciąż istnieją.

Z biegiem lat w wielu firmach i urzędach zarządzanie pracowniczą kasą zapomogowo-pożyczkową (PKZP) zaczęło przypominać mechanizmy stosowane przy tworzeniu i wydatkowaniu środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), a zarząd kasy stał się wręcz ubezwłasnowolnioną lub nawet nieobecną komisją socjalną bis. W praktyce PKZP stały się w pełni zależne od decyzji księgowych lub pracodawcy zarówno w zakresie udzielanych kwot pożyczek lub wysokości deponowanych wkładów, jak i tworzenia dokumentacji organizacyjno-finansowej. Co gorsze, w wielu przypadkach w miejsce poprawnej dokumentacji prowadzi się jedynie szczątkowe zapiski – albo w programach płacowych, albo w tzw. zeszycikach. Niedochowanie staranności przez lata stało się swoistym zwyczajem, którego przełamanie wymaga dodatkowej pracy i poniesienia kosztów. Tymczasem prowadzenie KZP jak ZFŚS nie jest niewielkim uchybieniem, lecz poważnym błędem i należy się liczyć z konsekwencjami. Choć ustawodawca dał kasom i pracodawcom 18 miesięcy (termin upłynął 11 kwietnia 2023 r.) na dostosowanie się do nowej ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: KZP), to dla wielu podmiotów ten czas nadal okazał się za krótki. Przyjrzyjmy się bliżej wciąż jeszcze występującym nieprawidłowościom.

Zarząd tylko teoretyczny

Nierzadko w KZP występuje pozbawiony własnej dokumentacji zarządczej i niewytwarzający wymaganej prawem dokumentacji formalnej organizacji. Do tego, podobnie jak komisja rewizyjna, nie ma on dostępu do deklaracji członkowskich, danych osobowych, rachunków bankowych, umów, wykonywania przelewów itp. A to powoduje, że organ ten nie kontroluje kasy ani pod względem organizacyjnym, ani finansowym. Nie są też w stanie realnie kształtować polityki oszczędnościowo-pożyczkowej i strategii rozwojowych różnych obszarów KZP, o kontroli nie wspominając. Zdarzało się nawet, że środki gromadzone były na rachunkach bankowych założonych przez pracodawcę, który, mógł sobie bezprawnie te środki nawet „pożyczać” bez wiedzy zarządu albo też zabezpieczać własne bankowe kredyty obrotowe na tych środkach. Przy opisywanym tu nieprawidłowym sposobie funkcjonowania i właściwie nieprowadzenia rachunkowości bardzo łatwo jest to ukryć. Takie operacje nie są bowiem uwidocznione w dokumentacji kasy.

Kolejną nieprawidłowością jest wykonywanie czynności zarządczych KZP przez delegowanych przez pracodawcę pracowników kadr, płac lub księgowości, którzy za realizowanie tych obowiązków otrzymują niewielkie dodatki. Tymczasem takie działanie jest sprzeczne z zasadami funkcjonowania KZP. Chodzi tu nie tylko o ustawę o KZP, lecz także o ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295), ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), RODO, kodeks cywilny, przepisy określające warunki prowadzenia określonej działalności, przepisy dotyczące ewidencjonowania podmiotów gospodarki narodowej i ich obowiązków statystycznych, ustawę z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2324; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1407) oraz ustawę z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124) etc. Taki sposób prowadzenia KZP naraża bezpieczeństwo danych, bezpieczeństwo pieniędzy członków, a uczestnictwo w takiej kasie sprowadza odpowiedzialność cywilną, a czasem również karną na jej członków.Z kolei bezumowne korzystanie KZP z rachunku bankowego lub czasem również REGON pracodawcy podlega sankcjom karnym i karno-skarbowym. Na szczęście kasy nie są jeszcze powszechnie ścigane, a urzędy traktują to raczej jako uchybienia niż świadome działanie. Sprawy jednak się komplikują w przypadku ujawnienia malwersacji lub bankructwa kasy. Wówczas winą obarcza się osoby, które postępowały wbrew przepisom.

Dobrowolne zrzeszenie

Jak już wspomniałem, nieprawidłowości w działaniu KZP, mają – przynajmniej częściowo – źródło w tym, że niektórzy pracodawcy traktują zarządzenie KZP jak zarządzenie środkami w ZFŚS. Jeszcze raz trzeba podkreślić, że są to dwie różne instytucje. Zacznijmy od podstawy prawnej. Funkcjonowanie zarówno KZP, jak i międzyzakładowych kas zapomogowo-pożyczkowych (MKZP) ) – obejmujących zawsze więcej niż jednego pracodawcę – reguluje ustawa o KZP, zaś kwestie związane z ZFŚS reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 998). Chociaż pracownik zarówno z kasy, jak i z ZFŚS, może uzyskać pożyczkę lub zapomogę, to w zasadzie na tym ich podobieństwa się kończą. Sposób organizacji, działania, prowadzenia rachunkowości, obsługi zainteresowanych lub też uprawnienia kontrolne dla obu tych tworów są całkowicie różne.

ZFŚS dotyczy wszystkich pracowników danego pracodawcy. Z kolei KZP obejmuje tylko osoby zatrudnione przez pracodawcę, którzy świadomie i dobrowolnie zrzeszyli się w niezależnej od pracodawcy organizacji (KZP). Co warto podkreślić, różnych form zrzeszenia się może być u pracodawcy wiele – np. stowarzyszenia branżowe, związki zawodowe, fundusze ubezpieczenia wzajemnego, fundacje opieki nad rodzinami, związki stowarzyszeń, fundusze celowe itd. Każda z tych form działa na własnych, specyficznych zasadach opisanych różnymi przepisami – jednak innych od ustawy o KZP. Choć większość z nich może udzielać pożyczek i pomagać zapomogami, jeśli taki zakres uwzględniły w swoim profilu działalności, to nie będą to warunki identyczne jak dla KZP. Względem wszystkich tych form KZP korzysta z najbardziej uprzywilejowanej pozycji, unikalnej względem pozostałych, więc pożyczki czy zapomogi z KZP będą zawsze najtańsze.

Ponadto zrzeszeni w kasie przekazali swoją zgodę, dane osobowe, uprawnienia do rozporządzania częścią swojego mienia na zasadach ujętych w statucie KZP, wpłacili wpisowe i regularnie wpłacają składki na swoje depozyty (wkłady), aby z nich powstały fundusze kasy, z których będą później mogli skorzystać na warunkach określonych w ustawie o KZP, a nie o ZFŚS. Warto też zauważyć, że o ile budżet ZFŚS jest pojedynczym (lub kilkukrotnym) odpisem w ciężar kosztów obrotowych (lub pracowniczych) danego pracodawcy, przeznaczonym – co do zasady – na wydatkowanie w ramach danego roku obrachunkowego, o tyle środki KZP są środkami w całości zwrotnymi, pochodzącymi z indywidualnych wkładów członkowskich osób fizycznych i w całości im zwracane. Nie mogą więc zostać wydatkowane w danym roku obrachunkowym ani w ich ciężar nie wolno wrzucić np. umorzonej niespłaconej pożyczki lub udzielonej zapomogi. Takie działania prowadziłoby do tego, że w KZP zabrakłoby środków na zwrot wkładów właścicielom (deponentom), czego skutkiem byłoby bankructwo kasy.

Kto może obsługiwać

Kolejna kwestia to obsługa KZP. Pracodawcy przyzwyczaili się ponosić koszty związane z zatrudnieniem obsługi KZP na takich samych zasadach, jak robią to dla ZFŚS. Jednak charakter zatrudnienia jest całkowicie odmienny i wymaga formalnych, znacznie dokładniejszych regulacji. Pracownik ewidencjonujący potrącenia i pożyczki z ZFŚS wykonuje to na polecenie i bezpośrednio pod nadzorem pracodawcy, w ramach jego polityki rachunkowości, na kontach pracodawcy oraz zgodnie z zasadami rozliczania jego funduszy. Uzyskuje on dostęp do danych nadany przez pracodawcę i za ewentualne szkody odpowiada bezpośrednio przed nim.

Z kolei osoba wykonująca podobną czynność dla KZP musi realizować ją zgodnie z zasadami rachunkowości i na podstawie odpowiednich przepisów dotyczących funkcjonowania KZP, a nie pracodawcy, i traktować ją podobnie jak inne zewnętrzne potrącenia, np. dochody lub zajęcia z ZUS. KZP nie jest bowiem pracodawcą, a potrącenia na rzecz KZP to nie potrącenia na rzecz pracodawcy z konsekwencjami wynikającymi z kodeksu pracy dotyczącymi kolejności potrąceń.

Podobnie jest w przypadku prowadzonej rachunkowości. Mimo że konta księgowe KZP i ZFŚS mogą wyglądać podobnie, nie wolno ich łączyć, mylić lub mieszać. Są to dwa odrębne podmioty, rozliczane według odrębnych zasad w osobnych księgach rachunkowych, na podstawie indywidualnych rejestrów dokumentów księgowych, tworzące różne sprawozdania finansowe, działające na podstawie rozbieżnych przepisów.

Ustawa o rachunkowości stwierdza, że kierownikiem jednostki takiego typu jak KZP nie jest pracodawca (dyrektor czy prezes), u którego ona działa, i który formalnie zatrudnia personel, ale właśnie zarząd tej jednostki, czyli zarząd KZP. Muszą więc zostać opracowane podobne zasady obsługi, jak w przypadku prowadzenia rachunkowości przez podmiot zewnętrzny. Nie ma jednak obowiązku rejestracji dodatkowego PKD lub konieczności ubezpieczenia OC, które dotyczy przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe na czyjąś rzecz. I chociaż formalnie jest to usługa zewnętrzna (na rzecz innej jednostki), ponieważ nie następuje rozliczanie i nie wystąpi dochód podlegający opodatkowaniu po stronie KZP, jej koszt należy zaliczyć w koszty ogólne prowadzenia działalności przez pracodawcę. Wynika to wprost z ustawy o KZP. Przy istniejącej KZP kosztów tych pracodawca nie może uniknąć i są one warunkiem legalnego prowadzenia przez niego zatrudnienia.

Poza samą obsługą musi pojawić się zarówno odrębna dokumentacja finansowo-księgowa dla każdego roku obrachunkowego (dla KZP jest to zawsze rok kalendarzowy), jak i odpowiednia dokumentacja operacyjna, która ureguluje właściwy sposób realizacji rachunkowości i obiegu wszystkich pozostałych dokumentów formalnych. Stąd właśnie konieczność zawarcia umowy pracodawca-KZP lub pracodawcy-MKZP, w przypadku kasy operującej u więcej niż jednego pracodawcy.

Przechowywanie danych osobowych

Kolejnym kompletnie rozdzielającym ZFŚS od KZP obszarem jest retencja danych osobowych. Przypomnijmy, że zarówno każdy pracodawca, który kogokolwiek zatrudnia, jak i każda KZP/MKZP jako organizacja zrzeszająca osoby fizyczne, jest administratorem danych osobowych (ADO). Podstawy prawne zdolności do przetwarzania danych przez obu ADO są różne. Dla pracodawcy jest nim zazwyczaj kodeks pracy lub kodeks cywilny (często oba), zaś dla KZP/MKZP ustawa o KZP, ale nie tylko.

Również zakres i czas przetwarzanych przez te podmioty danych nie jest jednakowy, wręcz przeciwnie – KZP będzie przetwarzała dane członków nawet wtedy, gdy pracodawca nigdy nimi nie będzie dysponował (osoby uprawnione, członkowie innego pracodawcy w MKZP) lub gdy pracodawca będzie musiał je usunąć (członkowie będący nadal w KZP, którzy stali się już emerytami lub rencistami i dla których upłynął okres ich obowiązkowej retencji u pracodawcy). Również cele przetwarzania tych danych oraz konieczność uzyskiwania zgód tworzenia klauzul informacyjnych lub nie jest różna i oparta na różnych przesłankach. KZP może np. przetwarzać dane dłużników i poręczycieli dłużników po wycofaniu ich zgody lub wręcz przy pisemnym sprzeciwie na ich przetwarzanie, gdyż stanowi to uzasadniony interes prawny i gospodarczy kasy.

Pomoc socjalna a pomoc finansowa

Analizując zaś sam cel powstania obu funduszów, trzeba zauważyć, że w przypadku ZFŚS głównym celem jest pomoc socjalna pracownikom i ich rodzinom, natomiast w przypadku KZP – pomoc finansowa członkom. Z pozoru podobnie brzmiące stwierdzenia są całkowicie różne w swoim charakterze. Pomoc socjalna jest zawsze skierowana do osób, które z różnych przyczyn potrzebują dodatkowych środków (najczęściej finansowych, ale niekoniecznie) z powodu np. trudnej sytuacji materialnej, niepełnosprawności lub poradzenia sobie ze skutkami jakichś zdarzeń losowych.

Z kolei pomoc finansowa (z reguły świadczona przez KZP jedynie w pieniądzu) jest głównie realizowana na rzecz osób niewymagających pomocy socjalnej. Osoba nieposiadająca odpowiedniego wkładu, własnego majątku, wynagrodzenia, zabezpieczenia od poręczycieli itd. nie skorzysta z pożyczki w KZP lub jedynie z niewielkiej części możliwości pożyczkowych kasy. Nie jest to więc instytucja pomocy socjalnej, choć ze względu na spółdzielczy charakter i niedochodowy cel zrzeszenia – jest przykładem typowej , wręcz wzorcowej, organizacji społecznej.

Bez oprocentowania

Warto pamiętać też o celach szczegółowych samego ZFŚS, jakimi są finansowanie przedsięwzięć kulturalnych, dofinansowania do wypoczynku, integracji pracowniczej, zakupu bonów, udzielanie pożyczek lub zapomóg z tego funduszu w przypadku zdarzeń losowych. Zależnie od przeznaczenia środków, a także sytuacji materialnej beneficjenta niektóre działania są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, inne obciążane, ale po przekroczeniu konkretnych – limitowanych w przepisach o podatku dochodowym – kwot, a jeszcze inne nawet obciążane oprocentowaniem na rzecz funduszu.

Natomiast w KZP wszystkie pożyczki i zapomogi nie podlegają oprocentowaniu. Kasa ma bowiem zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, nie może więc pobierać opłat lub prowizji, oprocentowywać pożyczek, jak również opodatkowywać udzielanych świadczeń. Ma za to obowiązek ponosić koszty bankowe swojej działalności, choć może przyjmować na ten cel od pracodawcy lub innych osób darowizny. KZP – korzystając z podmiotowego zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych, przyjmując darowizny i pożyczając niewykorzystane środki finansowe bankom (poprzez lokaty) – uzyskuje dochody, których nie może jednak podzielić pomiędzy członków, jak dzieje się w przedsiębiorstwach czy funduszach inwestycyjnych. Środki te mogą zostać jednak wykorzystane zarówno w nowych, powołanych przez KZP, celowych funduszach obsługi wydatków lub też – odmiennie od środków z ZFŚS – do udzielenia w pełni bezpłatnej zapomogi. Odmiennie od ZFŚS, ponieważ nie ma tu zastosowania limit (6 tys. zł lub 10 tys. zł) wynikający z przepisów o podatku dochodowym osób fizycznych (art. 21 ust. 26), jeśli tylko osoba, której jest udzielana taka pomoc, uległa kwalifikującemu się do zwolnienia podatkowego tzw. indywidualnemu zdarzeniu losowemu i jest członkiem KZP. Co więcej, osoby otrzymujące zapomogę z KZP mogą liczyć na jej przelew lub wypłatę w gotówce bez obaw o jej zajęcie, ponieważ – znów odmiennie od ZFŚS – zapomogi z KZP zostały one wyłączone spod egzekucji administracyjnej i sądowej, w tym oczywiście również komorniczej.

Trzeba podpisać umowę

Na koniec warto wspomnieć o pewnej niezrozumiałej praktyce związanej z niepodpisywaniem umów pożyczki. O ile wszystkie umowy z ZFŚS są sporządzane w formie pisemnej i podpisywane przez dyrekcję firmy (lub upoważnionego pracownika), pożyczkobiorcę i poręczycieli, o tyle w dawnych PKZP wykształcił się i często do dziś przetrwał nieprawidłowy zwyczaj, że umowa nie jest potrzebna, a formalnym dokumentem rozliczeniowo-pożyczkowym jest wniosek. Nic bardziej mylnego. Wniosek o pożyczkę, podobnie jak uchwała zarządu ją przyznająca, są dokumentami towarzyszącymi i tworzącymi warunki do podpisania umowy pożyczki. Umowa może zostać zawarta w jednej z trzech form (pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej). Teoretycznie można by domniemywać, że wniosek i uchwała to też forma dokumentowa, ale gdy zajdzie konieczność przeprowadzenia windykacji, szybko się okaże, że bez umowy pożyczki nie można wnieść sprawy do e-sądu, a niewielkie uchybienia mogą zadecydować o nieważności samej domniemanej umowy. ©℗