Obowiązujące od wiosny przepisy o pracy zdalnej nadal budzą wiele wątpliwości pracodawców co do ich praktycznego stosowania. Zastosowanie to jest o tyle trudne, że kodeks pracy przewiduje obecnie kilka trybów świadczenia pracy spoza siedziby pracodawcy.
Jak się okazuje, doraźny tryb przewidziany przez ustawodawcę, tj. praca zdalna okazjonalna, mimo że na pierwszy rzut oka daje dużą swobodę w jego stosowaniu, w rzeczywistości powoduje nie mniej wątpliwości praktycznych, zarówno pracodawców, jak i zainteresowanych nim pracowników, niż standardowe zasady pracy zdalnej określone wewnętrznym regulaminem. Przedstawiamy najczęstsze tego rodzaju pytania.
Okazjonalna praca zdalna uregulowana w art. 6733 k.p. jest trybem niezależnym od tego, czy u pracodawcy obowiązuje regulamin (porozumienie ze organizacjami związkowymi lub z indywidualnym pracownikiem) pracy zdalnej określający jej „standardowej” formę. Pracownicy, którzy wykonują pracę w tzw. trybie hybrydowym (np. 2/3 dni), mogą doraźnie zawnioskować o świadczenie okazjonalnej pracy zdalnej w dni będące dla nich dniami pracy stacjonarnej. Jednak, co ważne, taki wniosek nie jest dla pracodawcy wiążący, w szczególności jeśli stwierdzi on, że obecność pracownika w dni pracy stacjonarnej jest potrzebna. Może on również określić w regulaminie, że ustalony limit pracy zdalnej w tygodniu lub miesiącu jest dla pracownika górną granicą i stosowanie okazjonalnej pracy zdalnej uzupełniająco jest niedopuszczalne.
Kodeks pracy wskazuje maksymalny limit okazjonalnej pracy zdalnej, jaki pracownik może wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Ten górny limit uzasadniony jest tym, że okazjonalna praca zdalna wiąże się z wyłączeniem wielu obowiązków po stronie pracodawcy (w szczególności dotyczących zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycia kosztów energii elektrycznej i łącza internetowego itp.), a więc wiązać się może z większym obciążeniem po stronie pracowników.
Należy jednak pamiętać, że nowe przepisy nie wprowadziły gwarancji 24 dni pracy zdalnej dla pracownika. W związku z tym pracodawca nie ma obowiązku udzielenia ich w całości, a nawet w części, jeśli stwierdzi potrzebę obecności pracownika w zakładzie pracy. Zatem możliwe jest, by pracodawca przyjął, że w jego organizacji praca zdalna okazjonalna w ogóle nie znajdzie zastosowania albo dopuszczalna jest wyłącznie w mniejszym niż 24 dni w roku wymiarze.
Przepisy o okazjonalnej pracy zdalnej nie wskazują, by wymiar 24 dni liczony był dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie odwołują się też do innym przepisów przewidujących proporcjonalne stosowanie poszczególnych rozwiązań od wymiaru etatu. Dlatego też wydaje się, że z pełnych 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej skorzystać może zarówno pracownik zatrudniony na cały etat, jak i na jego część, o ile zgodzi się na to pracodawca.
W tym kontekście warto zauważyć, że jakiekolwiek różnicowanie sytuacji pracowników w przysługującym im wymiarze pracy zdalnej (niezależnie od tego, czy ma ona okazjonalny, czy też standardowy tryb) powinno się opierać na obiektywnych i uzasadnionych kryteriach, w szczególności uwzględniać charakter pracy i potrzeby pracodawcy. W przeciwnym razie pracodawca może się narazić na zarzut nierównego traktowania i dyskryminacji. Brak jest również jasnych przepisów co do tego, czy maksymalny wymiar 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje pracownikowi u każdego z pracodawców, u których pracuje kolejno w ciągu jednego roku, czy też łącznie nie może przekroczyć tego limitu.
Biorąc pod uwagę, że wprowadzony górny limit ma charakter ochronny dla pracownika, jak również to, że liczba dni wykorzystanej przez pracownika w danym roku okazjonalnej pracy zdalnej zamieszczana jest obecnie w świadectwie pracy, należy przyjąć, że jest to maksymalny limit, niezależnie od tego, ile razy w ciągu roku pracownik zmieni miejsce zatrudnienia.
Jak już wskazano wcześniej, nowe przepisy k.p. nie przyznały pracownikom gwarancji 24 dni pracy zdalnej rocznie. Nie ma tu analogii do innych rozwiązań jak urlop wypoczynkowy (w tym urlop na żądanie), zwolnienie na opiekę nad dzieckiem itp.
Dlatego też – niezależnie od tego, czy u pracodawcy zostały przyjęte jakiekolwiek rozwiązania dotyczące tzw. standardowego trybu pracy zdalnej (regulamin, porozumienie z organizacjami związkowymi lub z samym pracownikiem), a więc w szczególności od tego, czy wyłonił grupy pracowników mogących w ogóle korzystać z pracy zdalnej – wniosek pracownika o świadczenie pracy okazjonalnej nie jest dla niego wiążący. Musimy bowiem pamiętać, że przyjęte do k.p. rozwiązania stanowią jedynie jedną z możliwości uelastycznienia formy wykonywania pracy tymczasowo z innej lokalizacji. Nie wymuszają one jednak na pracodawcy zmiany trybu działania jego organizacji, zwłaszcza jeśli miałoby to wpłynąć niekorzystnie na organizację całego procesu pracy, nawet w obrębie jednej komórki.
Pracodawca nie ma obowiązku uzasadnienia decyzji odmownej. Jeśli jednak różnicuje w jakikolwiek sposób sytuację pracowników znajdujących się w podobnej sytuacji (np. na podobnych stanowiskach lub wykonujących pracę o podobnym charakterze) dla celów dowodowych i zabezpieczenia się przed potencjalnym zarzutem nierównego traktowania, dobrze jest, by podał (przynajmniej w postaci elektronicznej) pracownikowi motywy nieuwzględnienia jego wniosku. Co więcej, pracodawca, który nie dopuszcza w ogóle możliwości świadczenia w organizacji pracy zdalnie, w jakiejkolwiek konfiguracji, może wprost przewidzieć to w wewnętrznych regulacjach, np. regulaminie pracy.
Kluczowe jest, byśmy pamiętali, że świadczenie pracy zdalnie w żaden sposób nie modyfikuje podstawowych obowiązków pracownika, a więc w szczególności pozostawania do dyspozycji pracodawcy, efektywnego wykonywania zadań, przestrzegania obowiązującego czasu pracy itp. Nie pozwala też na wykonywanie prywatnych czynności w czasie pracy – jest to szczególnie ważne w kontekście bhp i ochrony informacji.
Celem okazjonalnej pracy zdalnej nie jest zapewnienie pracownikom w godzinach pracy prawa do opieki nad bliskimi (w tym dzieckiem), ale takie zorganizowanie sobie dnia pracy, by móc łatwiej pogodzić obowiązki służbowe z osobistymi, które pojawiają się przed lub po godzinach pracy – a za zgodą pracodawcy – również w trakcie dnia roboczego.
O ile więc uzasadniony będzie wniosek o pracę zdalną, by zaoszczędzić czas na dojazd do lub z pracy np. na wizytę u lekarza lub odebranie dziecka z przedszkola, wizytę elektryka itp., to praca zdalna (w tym okazjonalna) nie powinna zastępować urlopu wypoczynkowego, opiekuńczego, zwolnienia na opiekę nad dzieckiem i innych rozwiązań, z jakich na bazie przepisów prawa pracy skorzystać może pracownik i jakie zostały przewidziane w celu zapewnienia przerwy od pracy.
Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana tylko na wyraźny wniosek pracownika. Pracodawca więc nie ma możliwości wyjścia z inicjatywą skorzystania z tego trybu. Tym bardziej nie może więc wydać mu polecenia świadczenia pracy zdalnej w tej postaci. Przepisy k.p. dotyczące pracy zdalnej wyraźnie limitują sytuacje, kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną – są to: stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii oraz okres, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
W takich jednak okolicznościach możliwość pracy zdalnej po pierwsze uzależniona jest od uprzedniego oświadczenia pracownika, że posiada ku temu odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. W przeciwieństwie do pracy zdalnej okazjonalnej nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku zapewnienia niezbędnych narzędzi pracy, pokrycia kosztów energii elektrycznej czy dostępu do internetu.
Tym samym nie jest możliwe czasowe ograniczenie obowiązków pracodawcy, np. w zakresie zapewnienia odpowiedniej przestrzeni biurowej lub infrastruktury w obrębie organizacji poprzez polecenie pracownikom okazjonalnej pracy zdalnej, dodatkowo np. z wykorzystaniem ich prywatnego sprzętu.
Jak już podkreślono, praca zdalna nie modyfikuje istoty stosunku pracy. Tym samym nie zmienia obowiązku pracownika pozostawania w dyspozycji pracodawcy, a pracodawcy nie zwalnia z obowiązku dopuszczenia do pracy tylko takiego pracownika, który jest zdolny do jej wykonywania.
Wydaje się do zaakceptowania, by pracownik, który mimo choroby jest w stanie normalnie i prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, jednak w obawie przez ewentualnym zarażeniem innych osób infekcją zawnioskował od kilka dni pracy z domu. W takich jednak okolicznościach musi mieć na uwadze, że praca zdalna – nawet w jej okazjonalnym charakterze – nie stanowi rozwiązania pośredniego między normalnym dniem pracy a dniem zwolnienia lekarskiego lub urlopu.
Biorąc pod uwagę, że ten wariant pracy zdalnej przerzuca część kosztów i odpowiedzialności na pracownika, przyjmuje się, że 24 dni w roku kalendarzowym to maksimum, jakie pracodawca może zapewnić.
Tym samym każdy kolejny dzień pracy zdalnej powinien się odbywać z uwzględnieniem przepisów dotyczących jej „standardowego” trybu, a więc z uwzględnieniem reguł określonych w regulaminie pracy zdalnej, w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub samym pracownikiem, oraz spełnieniem wymogów przewidzianych w k.p.
Przepisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej co prawda zdejmują z pracodawcy część obowiązków oraz poluzowują wymogi dotyczące bhp, to jednak nie ograniczają go w zrównaniu standardów okazjonalnej pracy zdalnej z jej „zwykłym” trybem określonym w regulaminie, porozumieniu z organizacjami związkowymi lub pracownikiem. W szczególności więc, chociaż nie wymaga tego k.p., pracodawca może uzależnić zgodę na okazjonalną pracę zdalną od wcześniejszego oświadczenia pracownika, że posiada odpowiednie warunki techniczne, lokalowe, spełnia ustalone na poziomie zakładowym standardy bezpieczeństwa informacji i higieny pracy. Co więcej, jeśli uzna to za uzasadnione, może również warunkować ją taką lokalizacją zaproponowaną przez pracownika, która w razie potrzeby pozwoli na jego kontrolę lub wezwanie do osobistego stawienia się w biurze. Należy pamiętać jedynie, by wszelkie ograniczenia w udzielaniu zgody na pracę zdalną miały uzasadnione i obiektywne podstawy i nie różnicowały pracowników według kryteriów, które mogłyby zostać uznane za dyskryminujące.
Jak już wskazano wcześniej, okazjonalna praca zdalna może funkcjonować niezależnie od tego, czy u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy zdalnej, który obowiązkowo powinien zawierać katalog osób, w stosunku do których praca zdalna może być stosowana.
Tym samym pracownik, który nie należy formalnie do żadnej z grup wymienionych w regulaminie pracy zdalnej, może co prawda złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną, lecz jego skuteczność będzie uzależniona będzie od decyzji pracodawcy, w szczególności od tego, czy charakter pracy pracownika i aktualne potrzeby organizacji pozwalają na czasową pracę na odległość. Wyjątkiem byłaby tu sytuacja, w której pracodawca np. w regulaminie pracy zdalnej wprost wskaże, że nie dopuszcza możliwości okazjonalnej pracy zdalnej. ©℗
