Czy pracownik może zablokować polecenie pracy zdalnej?

Aby pracodawca mógł nakazać jej wykonywanie, pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Jeśli tego nie zrobi, nie można go do tego zmusić.

Przepisy wprowadzające do ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240; dalej: k.p.) zasady świadczenia pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 r., zastąpiły dotychczasowe regulacje specustawy covidowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240). Specustawa jako pierwsza wprost przewidziała możliwość wydania przez pracodawcę wiążącego polecenia pracownikowi świadczenia pracy z innego miejsca – w szczególności z jego miejsca zamieszkania. Nowe przepisy również taką możliwość przewidują, ale z istotną zmianą, która powoduje, że pracownik, który nie będzie chciał pracować zdalnie, może takie polecenie zablokować.

Co się zmieniło

Zgodnie z obowiązującym dotychczas art. 3 ust. 1 specustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Możliwość wydania takiego polecenia była uwarunkowana posiadaniem przez pracownika umiejętności i możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy. Nie było wymagane natomiast wprost, by pracownik składał oświadczenie w tym przedmiocie.

Przepisy kodeksu pracy, które zastąpiły przepisy specustawy w tym zakresie, sformułowano jednak nieco inaczej. Zgodnie z art. 6719 par. 3 k.p. pracodawca będzie mógł wydać wiążące polecenie pracy zdalnej:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

‒ jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł – przed uzyskaniem od pracownika aktualnego oświadczenia – polecić mu pracy zdalnej w razie zaistnienia jednej z wymienionych okoliczności (np. pożaru lub katastrofy budowlanej w budynku, w którym znajduje się miejsce pracy pracownika; ogłoszenia stanu klęski żywiołowej, która uniemożliwia dotarcie do miejsca pracy lub jej bezpieczne świadczenie w normalnym miejscu).

Nie można zakwestionować

Co ważne, ocena tego, czy pracownik posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania swojej pracy zdalnie, należy jedynie do niego samego. Pracodawca nie ma narzędzi do jej zakwestionowania, jeśli pracownik oświadczy, że takowych warunków nie ma. To zadaniem pracownika jest bowiem zorganizowanie sobie stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Pamiętać zaś musimy, że pracownik w takiej sytuacji będzie wykonywać pracę w większości przypadków w miejscu zamieszkania, które może nie zapewniać standardów bezpieczeństwa i higieny pracy lub poufności (brak osobnego pomieszczenia, w którym mógłby świadczyć pracę, lub miejsca, które można zagospodarować na bezpieczną instalację i montaż sprzętu niezbędnego do pracy).

Tym samym nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzają rozwiązanie pozwalające na swego rodzaju uprzednie zablokowanie przez pracownika możliwości polecenia mu pracy zdalnej w sytuacjach wskazanych w kodeksie pracy. Pracownik nie musi w żaden sposób uzasadniać oświadczenia o braku warunków ani też wykazywać, że dokonywał w tym zakresie jakiejś szczegółowej analizy.

Co więcej, także w sytuacji, kiedy pracownik złożył oświadczenie o posiadaniu warunków do świadczenia pracy zdalnej, ale w trakcie jej wykonywania na podstawie polecenia pracodawcy warunki te uległy zmianie i nie pozwalają już na jej świadczenie, to będzie miał obowiązek niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy. Ten zaś będzie obowiązany, w odpowiedzi na sygnał ze strony pracownika, niezwłocznie wycofać polecenie pracy zdalnej.

Co da się zrobić

Jeśli zatem pracodawca znajdzie się w sytuacji pozwalającej mu na wydanie polecenia pracy zdalnej, a pracownik oświadczy, że nie ma warunków do jej wykonywania lub w ogóle nie złoży żadnego oświadczenia, to należy sięgnąć do dotychczas obowiązujących już instytucji kodeksu pracy.

Pracodawca w zależności od okoliczności danego przypadku oraz posiadanych warunków:

• powinien zapewnić pracownikowi warunki do świadczenia pracy zdalnej na dotychczasowym lub zastępczym miejscu;
• może na podstawie art. 42 par. 4 k.p. powierzyć pracownikowi tymczasowo (maksymalnie na trzy miesiące w ciągu roku kalendarzowego) wykonywanie pracy innego rodzaju niż wynikająca z jego umowy o pracę;
• powinien zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, jeśli w danej sytuacji będziemy mieć do czynienia z przestojem, a więc okolicznością, w której pracownik pozostaje w gotowości do pracy, jednak nie może jej świadczyć z przyczyn dotyczących pracodawcy; za czas ten przysługuje mu wynagrodzenie postojowe; również w tych okolicznościach pracodawca na czas przestoju może powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę.

Rozwiązania te są ściśle powiązane z ryzykiem gospodarczym, z jakim pracodawca jako podmiot profesjonalny musi się liczyć, zatrudniając pracowników świadczących pracę na jego polecenie i pod jego nadzorem.

Co ważne, bierna postawa pracownika nie może być interpretowana jako oświadczenie o posiadaniu odpowiednich warunków złożone w sposób dorozumiany. Pracodawca powinien traktować ją jako niespełnienie warunku pozwalającego mu na wydanie pracownikowi polecenia pracy zdalnej. Jednak pracownicy powinni pamiętać, że sam brak współpracy z pracodawcą i niezłożenie żadnego oświadczenia może się spotkać z jego odpowiednią reakcją.

Brak wyraźnego pozytywnego oświadczenia pracownika nie może skutkować poleceniem wykorzystania przez niego w zamian za pracę zdalną urlopu wypoczynkowego, a tym bardziej bezpłatnego. Ten pierwszy może zostać polecony przez pracodawcę tylko wtedy, gdy jeśli jest urlopem zaległym, którego pracownik jeszcze nie wykorzystał. O urlop bezpłatny zaś może występować wyłącznie sam pracownik.

Zła wola

Na koniec warto rozpatrzyć jeszcze jeden przypadek, w którym pracownik odmawia złożenia oświadczenia o posiadaniu warunków do pracy zdalnej, przez co uniemożliwia pracodawcy wydania mu polecenia w tej sprawie. Chodzi o sytuację, w której pracownik dotychczas korzystał z tego sposobu świadczenia pracy, co więcej – sam o nią wnioskował, ale gdy takie polecenie zostało wydane przez pracodawcę, stwierdza, że już odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej nie ma. Przy czym nie doszło po jego stronie do żadnej zmiany okoliczności, która nagle obiektywnie uniemożliwiałaby wykonywania takiej pracy.

Takie zachowanie pracownika, podyktowane jedynie złą wolą, mogłoby zostać ocenione przez pryzmat naruszenia zasady lojalności wobec pracodawcy oraz zasad współżycia społecznego w organizacji i potraktowane jako nadużycie prawa podmiotowego w rozumieniu art. 8 k.p. Zgodnie z tym przepisem nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Należy bowiem pamiętać, że ustalenie zasad i wykonywanie pracy zdalnej, niezależnie od jej wariantu, wymaga współpracy i poszanowania wzajemnych interesów przez każdą ze stron. W szczególności pracownik nie powinien wymuszać ani blokować stosowania pracy zdalnej przez pracodawcę wbrew celom, jakim ma ona służyć w danych okolicznościach.©℗