Nowe przepisy nie weszły jeszcze w życie, ale firmy już dziś mogą się do tego przygotować. Wykonywanie takiej pracy będzie ułatwione, ale nie obędzie się bez kilku formalności, najlepiej takich samych dla wszystkich. Zagadnienie wyjaśniają Bartosz Tomanek i Michalina Lewandowska-Alama, prawnicy z PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global.

Nowelizacja kodeksu pracy, nad którą obecnie pracuje Sejm, zakłada wprowadzenie na stałe do porządku prawnego pracy zdalnej, przy jednoczesnym usunięciu w całości telepracy oraz pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Praca zdalna po nowemu to dodatkowe obowiązki administracyjne związane z jej rozpoczęciem, trwaniem oraz zakończeniem. Pracodawcy obawiają się, że nowa dokumentacja dotycząca pracy zdalnej spowoduje, że pojawią się dodatkowe dokumenty do podpisywania przez pracowników. Pandemia COVID-19 pokazała zaś, że uzyskiwanie odręcznych podpisów przez pracowników wykonujących pracę poza biurem nie jest proste.
Projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej na szczęście są bardziej przyjazne przedsiębiorcom i wprost wskazują, że wnioski i uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej mogą być zawierane w formie papierowej lub elektronicznej. Forma elektroniczna z pewnością ułatwi skuteczne i sprawne wdrożenie i zarządzanie pracą zdalną.

Forma pisemna

Obowiązujące dotychczas przepisy ogólne kodeksu pracy przewidywały konieczność zachowywania formy pisemnej m.in. dla zawarcia umowy o pracę lub jej zmiany. Co prawda żaden z przepisów nie zastrzegał nieważności danej czynności z powodu niewłaściwej formy, jednak niezachowanie formy pisemnej w momencie zawierania umowy lub potwierdzania warunków zatrudnienia mogło narazić pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową, a także w znacznym stopniu ograniczyć możliwości procesowe podczas ewentualnego sporu sądowego, w tym m.in. w sferze dowodowej.
!Ujednolicenie zasad postępowania i stosowanych w firmie formularzy pozwoli na sprawne przetwarzanie wniosków oraz oświadczeń, bez narażania się na zarzut nierównego traktowania lub faworyzowania określonej grupy pracowników.
Procedowany projekt ustawy przewiduje, że wszystkie procesy związane z uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej lub jej warunkami będą mogły odbywać się w pełni zdalnie, przy wykorzystaniu formy elektronicznej. Szczególnie interesująca regulacja została przewidziana dla uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej podczas zatrudnienia. Dlaczego? Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia stanowi zmianę istotnych postanowień umowy, dla których kodeks zastrzega zachowanie formy pisemnej. Projektowana ustawa dotycząca pracy zdalnej wyłączyła powyższy obowiązek, tj. art. 29 par. 4 kodeksu pracy. Co to oznacza w praktyce, szczególnie dla działu HR? Brak konieczności tworzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej, np. aneksu do umowy o pracę. Strony umowy o pracę przy uzgadnianiu wykonywania pracy zdalnej nie będą zobowiązane do zachowania formy pisemnej dla zmiany umów, co przekłada się na możliwość dokonania powyższych ustaleń w każdej innej zdalnej formie, w tym również za pośrednictwem wiadomości e-mail, komunikatorów internetowych czy nawet SMS.

Konieczne jednakowe traktowanie

Brak wymagań dotyczących formy pisemnej z pewnością ułatwi i usprawni korzystanie z formy pracy zdalnej przez pracodawców. Z praktycznej perspektywy rekomendujemy, aby zasady dotyczące składania wniosków i zawierania uzgodnień dotyczących pracy zdalnej były w danej firmie ujednolicone. Chodzi o to, żeby występowanie o pracę zdalną, jej udzielanie lub zakończenie odbywało się na podstawie standardowych formularzy. Celem takiego ujednolicenia jest uporządkowanie tych procesów i sprawienie, że wszyscy pracownicy traktowani są w ten sam sposób – każdy musi spełnić te same wymagania, nie ma miejsca na szybkie ścieżki. Takie postępowanie zapewni sprawne przetwarzanie wniosków oraz oświadczeń, bez narażania się na zarzut nierównego traktowania, faworyzowania określonej grupy pracowników lub stosowania wobec nich bardziej dogodnych warunków wykonywania pracy zdalnej.
Wzory nowych dokumentów
Projekt ustawy wdrażającej pracę zdalną do kodeksu pracy przewiduje, że pracodawcy powinni rozważyć przygotowanie, oprócz regulaminu i porozumienia dotyczących warunków pracy zdalnej, co najmniej następujących dokumentów:
• wzór polecenia pracy zdalnej,
• wzór wniosku o stosowanie pracy zdalnej,
• wzór uzgodnienia warunków pracy zdalnej,
• wzór oświadczenia pracownika dotyczącego spełnienia warunków świadczenia pracy zdalnej,
• wzór wniosku o zaprzestanie stosowania pracy zdalnej,
• zaktualizowana karta oceny ryzyka zawodowego.
Zachowanie jednolitych reguł przetwarzania dokumentacji pracowniczej pozwoli także zapewnić odpowiednią ochronę przetwarzanych danych osobowych i sposobu ich przechowywania, co w perspektywie tak elastycznych form uzgodnień w zakresie wykonywania pracy zdalnej będzie ważną kwestią.
Podstawa prawna
• art. 29 par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)