Wykonujący przewozy w transporcie międzynarodowym nie są już uznawani za przebywających w podróży służbowej. Nie wypłaca im się więc ryczałtów i diet, ale trzeba zwiększyć pensję brutto.
Autorami artykułu są Łukasz Prasołek, były pracownik PIP i SN, specjalista z zakresu czasu pracy i czasu pracy kierowców oraz Łukasz Włoch, główny ekspert Grupy Inelo.
Od 2 lutego 2022 r. zgodnie z nowym art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców (dalej: ustawa) kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest już w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 par. 1 kodeksu pracy, ani w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy, który stosuje się już tylko do przewozów krajowych.
Brak podróży służbowych oznacza konieczność podniesienia pensji brutto, co niekoniecznie oznacza podwyżki zasadniczego wynagrodzenia. Można wprowadzić premie lub dopłaty do płac zagranicznych, ale koszty i tak mogą wzrosnąć nawet do 30 proc. Aby rozliczenie było wykonane poprawnie, warto się zabezpieczyć, występując o interpretacje indywidualne.
Jak było dotychczas...
Od wielu lat wygląd siatki płac w branży TSL (transport, spedycja, logistyka) jest niezmienny i na wynagrodzenia kierowców składają się następujące elementy:
- wynagrodzenie zasadnicze, które często jest równe minimalnemu lub niewiele większe, a więc w tym roku wynoszące 3010 zł,
- ryczałt za nadgodziny w kwocie kilkuset złotych,
- ryczałt za pracę w porze nocnej w kwocie 100‒200 zł,
- wynagrodzenie za dyżury często wypłacane w formie zaliczek w kwocie ok. 100 zł.
Suma tych czterech składników najczęściej nie przekracza 4000 zł brutto. Ponadto kierowcy dotychczas otrzymywali diety i ryczałty za noclegi z tytułu odbywania zagranicznych podróży służbowych, które były nieopodatkowane oraz wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS. Zatem składki ZUS i zaliczki na PIT były odprowadzane od kwoty poniżej 4000 zł, mimo że kierowcy zarabiali netto ok. 7000‒9000 zł. Kosztowo to rozwiązanie było zatem bardzo korzystne dla pracodawców.
W przypadku przewozów krajowych zasady wynagradzania nie uległy zmianie, a zatem firmy zajmujące się takimi przewozami nic nie muszą zmieniać w siatce płac. Wszystkie nowe regulacje wynikają z pakietu mobilności, czyli zmian prawa na poziomie Unii Europejskiej, i dotyczą przewozów międzynarodowych.
…a jak będzie teraz
W związku ze zmianami w ustawie automatycznie znikają dwa kluczowe składniki w siatce płac przewoźników, a więc diety i ryczałty za nocleg. Dlatego należy zmienić regulaminy wynagradzania oraz w małych firmach transportowych umowy o pracę, w których są odwołania do podróży służbowych zagranicznych, wypłaty diet i ryczałtów noclegowych, aby nie powstały roszczenia o ich wypłatę jako świadczeń dodatkowych, wynikających z regulacji wewnętrznych pracodawcy.
Jednocześnie od 2 lutego 2022 r. zaczęły obowiązywać zasady z pakietu mobilności, zgodnie z którymi kierowcom jako pracownikom delegowanym w przewozach kabotazowych oraz cross-trade należy naliczać wynagrodzenia według przepisów państw członkowskich, na obszarze których wykonują pracę, co oznacza konieczność podniesienia płac w Polsce, gdyż musi zostać wyrównane niewypłacanie diet i ryczałtów za nocleg, stanowiących dotychczas większość płacy kierowcy. [ramka]
Tak trzeba płacić od 2 lutego – kalkulacja przybliżona
Kierowca zatrudniony w przewozach międzynarodowych zarabiał miesięczne 7000 zł netto, na co składały się wszystkie składniki płacowe opisane powyżej, a więc kwota ta obejmuje również świadczenia z tytułu podróży służbowych. Stałe wynagrodzenie składa się ze stawki zasadniczej, ryczałtów za godziny nadliczbowe oraz za godziny pracy w nocy, a także wynagrodzenia za dyżur, co daje łączną kwotę 3500 zł brutto. Pozostałą część stanowią diety i ryczałty noclegowe wypłacane jako zwrot kosztów podróży służbowej.
Kierowca przebywa 20 dni poza Polską, a jego całkowite godziny pracy to 200 godzin (jazda, inna praca, dyspozycja), w tym 160 godzin pracy w kabotażu i cross-trade. Średnia stawka płacy zagranicznej to ok. 13 euro za godzinę. Przeciętna dieta wraz z ryczałtem za nocleg wypłacana kierowcy w podróży służbowej została przyjęta jako 49 euro za dzień pobytu poza granicami kraju.
Biorąc pod uwagę powyższe założenia dotychczasowe wynagrodzenie kierowcy wynosiło:
• wynagrodzenie brutto pracownika – 3500 zł,
• wynagrodzenie netto pracownika wraz z dietami/ryczałtami za noclegi – 7000 zł,
• całkowity koszt pracodawcy – 8700 zł.
Są to wartości przybliżone.
Płaca krajowa
Po zmianach w ustawie o czasie pracy kierowcy, aby utrzymać wynagrodzenie netto kierowcy, koszt pracodawcy wyniesie:
• wynagrodzenie brutto pracownika – 8800 zł,
• wynagrodzenie netto pracownika – 7000 zł,
• całkowity koszt pracodawcy – 10 000 zł.
Są to wartości przybliżone przy założeniach:
| Koszt uzyskania przychodu | Podwyższony |
| Udział w PPK | Nie |
| Kwota wolna od podatku PIT-2 | Tak |
| Ulga dla klasy średniej | Tak |
| Diety obniżające podstawę ZUS/PIT | 4480 zł |
Całkowity koszt pracodawcy po zmianach wzrośnie o ok. 15 proc. przy zachowaniu wynagrodzenia netto kierowcy na poziomie 7000 zł. Wyliczenie zakłada brak absencji w pracy, a należy dodać, że na całkowity wzrost kosztów wpłynie również wyższe wynagrodzenie za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym oraz zwolnieniu lekarskim.
Płace zagraniczne
Kolejnym elementem rozliczenia kierowcy będzie kontrola, czy wyliczone wynagrodzenie „wystarczy” na zagraniczne płace wynikające z pakietu mobilności.
Kierowca przepracował w przewozach podlegających płacy zagranicznej 160 godzin. Przyjmując, że średnia płaca poza Polską wynosi 13 euro za godzinę, wynagrodzenie kierowcy powinno wynieść co najmniej:
• wynagrodzenie brutto pracownika – 10 200 zł,
• wynagrodzenie netto pracownika – 8200 zł,
• całkowity koszt pracodawcy – 11 400 zł.
Są to wartości przybliżone przy założeniach:
| Koszt uzyskania przychodu | Podwyższony |
| Udział w PPK | Nie |
| Kwota wolna od podatku PIT-2 | Tak |
| Ulga dla klasy średniej | Tak |
| Wyrównanie płacy zagranicznej | 6700 zł |
| Diety obniżające podstawę ZUS/PIT | 4480 zł |
Całkowity koszt pracodawcy po zmianach w ustawie o czasie pracy kierowców oraz pakiecie mobilności wzrośnie o ponad 30 proc., przy czym kierowca otrzyma również wyższe wynagrodzenie netto niż w założeniach, wynikające z uzupełniania wynagrodzenia do płacy zagranicznej. ©℗
Podnosząc kierowcom wynagrodzenie brutto, nie warto jednak podnosić wynagrodzeń zasadniczych. Oznaczałoby to jeszcze większy wzrost kosztu płac, bo musiałyby wzrosnąć od razu ryczałty za nadgodziny oraz wynagrodzenie za dyżur, a większe byłyby także koszty urlopów czy innych absencji. Ponadto działanie takie byłoby ryzykowne z punktu widzenia okresów ze zmniejszonymi zleceniami międzynarodowymi lub ich brakiem, gdyż płaca byłaby utrzymywana stale na bardzo wysokim poziomie. Bezpieczniej jest więc wdrożyć nowy system premiowania za przewozy międzynarodowe lub po prostu dopłacać wynagrodzenie do stawek płac obowiązujących w państwach oddelegowania kierowców.©℗
Prawidłowe składki i zaliczki
W praktyce dużą zagadką jest odpowiedź na pytanie, jak opodatkować i oskladkować wynagrodzenie w sytuacji, gdy kierowcy pracują w wielu krajach UE i wracają kilka razy do Polski w ciągu jednego miesiąca. Z nowego art. 21b ust. 2 ustawy wynika co prawda, że do kierowców znajdą zastosowanie w zakresie ustalania podstawy wymiaru:
- zaliczek na PIT ‒ przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz
- składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.
Zgodnie z powyższymi przepisami odlicza się od podstawy opodatkowania/składek równowartości diet lub ich części za każdy dzień pobytu za granicą, co w przypadku kierowców nie jest łatwe do ustalenia, gdyż w jednym dniu może on być nawet w kilku państwach. Dla wyliczeń w przykładzie zostało w uproszczeniu przejęte 49 euro jako średnia dieta w UE, ale tak naprawdę sposób kalkulacji równowartości diety jest obecnie największą niewiadomą i od jego przyjęcia będzie zależała ostateczna wysokość kosztów płacowych ponoszonych przez pracodawcę. W tym zakresie możliwe jest analizowanie każdego odcinka podróży oddzielnie i naliczanie kolejno proporcjonalnych części diety za każde państwo. Można też sumować wszystkie odcinki w danym państwie w skali miesiąca albo naliczać diety proporcjonalnie do ich trwania w dobach podróży służbowej.
Uwaga! Z ustawy nie wynika zobowiązanie do wydania rozporządzenia wskazującego szczegóły postępowania przedsiębiorców, a więc zasady takie muszą się pojawić w praktyce stosowania prawa. Ważne w tym względzie są stanowiska ZUS i Ministerstwa Finansów, które powinny zostać uzgodnione, aby nie było w praktyce innych sposobów rozliczania pobytu za granicą na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS. Redakcja wystąpi o stanowiska w tej kwestii.
Warto wystąpić o interpretację
Ze względu na istnienie kilku różnych sposobów rozliczania długości okresów przebywania za granicą w praktyce dużym ryzykiem jest właściwe obliczenie podstawy opodatkowania oraz podstawy wymiaru składek ZUS. Przedsiębiorcy powinni się więc zabezpieczyć, występując o indywidualne interpretacje skarbowe i dotyczące składek ZUS. Ważnym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest próba zabezpieczenia przewoźników, jakiej podjął się Senat, w którym zgłoszono poprawkę do ustawy nowelizującej, która została odrzucona przez Sejm. Był to art. 11a ustawy nowelizującej, zgodnie z którym, jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie ustawy do 31 lipca 2022 r. przewoźnik wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe jako płatnik zgłosi nieprawidłowe dane w ramach składania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych ZUS, nie opłaci w terminie składek bądź udzieli w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień ZUS, to nie poniesie on odpowiedzialności oraz nie będą naliczane opłaty dodatkowe i naliczane odsetki za zwłokę, o ile odpowiednie dokumenty korygujące zostaną złożone, a składki prawidłowo potrącone i opłacone do 31 sierpnia 2022 r. Zgodnie z ust. 2 reguły powyższe miały być stosowane odpowiednio do zobowiązań przewoźnika wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe związanych ze składaniem miesięcznych deklaracji podatkowych oraz odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy kierowców.
Skoro na etapie prac legislacyjnych rozważano taki przepis, to oznacza, że autorzy ustawy nie wiedzieli do końca, jak prawidłowo oskładkować i opodatkować wynagrodzenia kierowców po wprowadzonych zmianach. A więc przedsiębiorcy tym bardziej nie będą mieli pewności, jak obliczyć prawidłowo pensje za luty 2022 r., a może i kolejne miesiące, dopóki nie będzie wiążących wykładni ZUS i MF w tym przedmiocie. Zatem mając na uwadze wielkie ryzyko, należałoby jak najszybciej wystąpić o interpretacje indywidualne, które zabezpieczą przedsiębiorcę.
Podstawą prawną do wystąpienie o interpretacje jest art. 34 ust. 1 prawa przedsiębiorców. Przepis ten określa ogólne zasady występowania o interpretacje, terminy ich wydania, a także koszt wydania interpretacji w kwocie 40 zł. Nie jest to duża kwota i warto się zabezpieczyć na wypadek nieprawidłowego ustalania wysokości zaliczek na podatek dochodowy lub składek ZUS.
W przypadku PIT szczegóły wystąpienia z wnioskiem o interpretację podatkową wynikają z art. 14b ordynacji podatkowej, a interpretacje takie wydaje dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Istnieje formularz, na którym należy złożyć wniosek o interpretację podatkową (ORD-IN), a szczegóły co do technicznego sposobu złożenia wniosku wyjaśnia administracja skarbowa na swojej stronie internetowej.
Zgodnie natomiast z art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ZUS wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 prawa przedsiębiorców, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek. Wprowadzone w ustawie zmiany dotyczą podstawy wymiaru składek, a więc jak najbardziej mieszczą się w zakresie przedmiotowym interpretacji.
Wniosek o interpretację należy złożyć do jednego z dwóch oddziałów ZUS ‒ w Gdańsku lub Lublinie (także przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS), a w przypadku interpretacji ZUS nie ma formalnego druku, na jakim należy złożyć wniosek. Szczegóły postępowania w tym zakresie wyjaśnia ZUS na swojej stronie internetowej. ©℗
Podstawa prawna
•art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. z 2022 poz. 209)
•art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 138)
•art. 21 i art. 83d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
•art. 34 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
•art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2328)